UNIVERSITETET I BERGEN Universitetsmuseet i Bergen Arkivkode: Styresak: 2/2016 Sak nr.: 16/xxxxxx Møte: Tirsdag 2. februar Regnskap per 31. desember 2015 SAMMENDRAG Ved utgangen av året 2015 er budsjetterte midler på grunnbevilgningen (GB) ikke brukt opp men viser et positivt avvik på kr 7,7 mill. Regnskap viser at vi kan be om å overføre 6,2% av bevilgningen for 2015 til 2016. Kostnadene har utgjort kr 120 249 089 mot budsjettert 128 123 000. Rapportert prognose pr november tilsa en overføring på kr 2,4 mill. Det inkluderte ikke prognose for lønnsbudsjett. Avviket på kr 7,7 mill fordeler seg på følgende kostnadsområder og budsjettposter: Lønn: Sentraladministrasjonen Vakter 352 000 Formidlingsavdeling 355 000 Avd for Kultur 600 000 Avd for Natur 1 200 000 Driftsutgifter: Sentraladministrasjonen 60 000 Formidlingsavdelingen 238 000 Avd for Kultur 900 000 Avd for Natur 80 000 Avd for Natur Milde 150 000 Øremerkede midler: Stipendiater 1 477 000 Ny Hage Milde 957 000 MUSIT 217 000 Museprosjekt Nye utstillinger 249 000 Flytteprosjekt samlinger - 165 077 GRUNNLØYVING (GB), TALL I TUSEN: Tabell 1: Inntekter og utgifter per 31. desember 2015, totalt: Universitetsmuseet i Bergen Årsbudsjett Budsjett pr Regnskap pr Avvik pr Avvik % pr GB 2015 31. desember 31. desember 31. desember 31. desember Inntekter 124 984 124 984 124 817-167 -0,1 % Lønn 62 993 62 993 61 234 1 759 2,8 % Andre driftskostnader 20 846 20 846 14 808 6 037 29,0 % Interne transaksjoner 44 285 44 285 44 207 78 0,2 % Kostnader 128 123 128 123 120 249 7 874 6,1 % Driftsresultat -3 139-3 139 4 568 7 707 245,5 % Overført fra i fjor 3 139 3 139-4 568-7 707-245,5 % Overført videre -3 139-3 139 4 568-7 707-245,5 % Resultat 3 139 3 139-4 568 0 Tabellen inkluderer også avskrivingsinntekter og kostnader, samt øremerkede midler. 1
Budsjett, avvik: Inntektsavviket er kr 167.384 over budsjettet, fordelt slik: Avskrivingene: kr - 46 639 Prosjekt 000000: kr - 120 745 Øremerkede midler: kr + 0 Kostnadsavviket er kr 7.873.911 under budsjettet, fordelt slik: Avskrivinger: kr + 46.639 Prosjekt 000000: kr + 4.557.299 Øremerkede midler: kr + 3.269.974 Merknader: Prosjekt 000000: Inntekter litt lavere enn budsjettet: Det var budsjettert med 200 000 inntekt museumsbutikk mot faktisk overskudd kr 119 000. mindre inntekter enn budsjettert ellers fordeler seg på de andre avdelingene. Kostnader endte opp betydelig lavere enn budsjettert pr 31.12. Det er fordi noen aktiviteter er blitt forsinket. Det er også på grunn av forsiktighet med tanke på å kunne overføre midler til 2016 og dermed dermed ha bedre handlefrihet til neste år. En annen årsak er tilsetting i stillingene som Avdelingsleder på avdeling for naturhistorie samt seksjonsleder for Aboretet på Milde og for Konserveringsseksjonen som stadig er blitt fremskutt. Øremerkede midler (prosjekt 7xxxxx) Kostnader: Museumsprosjektet nye utstillinger er ca kr 240.000 lavere enn budsjettet fordi prosjektlederen har endret litt på planene som dermed går utover året. Utbygging av Botanisk hage Milde er ikke kommet i gang og mesteparten av midlene gjenstår kr 957.000 under budsjettet: Midlene skal brukes på et forprosjekt. Planen var at dette skulle starte opp før sommeren, men er blitt forsinket. Avdelingen er nå i kontakt med et firma som skal tegne nytt utstillingsområde og kostnadsberegne dette. Det kalkuleres med å overføre alle midler til neste år. MUSIT er ca kr 217.000 lavere enn budsjettet aktivitet. Stipendiater har hatt noen i fødselspermisjon og vi har dermed midler å overføre som sikrer midlene til perioden løper ut. Fig. 1: Lønskostnader per 31.desember 2013, 2014 og 2015 inkl. øremerkede midler.. Det har vært nedgang i antall stillinger fra 2013 til 2014 fordi flere tilsette har gått av med pensjon i perioden. I løpet av 2015 er noen av disse stillingene igjen besatt. 2
I 2015 har museet hatt flere stipendiatstillinger enn i 2014. Avdelingene har brukt mer av egne midler til lønn i 2015 enn året før. Iverksetting av ny organisasjon gir økt stillingstall fra 2014 til 2015. Hittil er følgende på plass: Seksjonsleder ved Avdeling for kulturhistorie samt en professor og en førsteamanuensis. To førsteamanuenser ved Avdeling for naturhistorie, 0,5 stilling er overført fra eksternt finansiert virksomhet til GB for seksjonslederstillingen ved Forminneseksjonen. Lønnskostnadene har vært høyere i 2015 enn 2014. Lønnsbudsjettet var betydelig økt på grunn av ny organisasjon, da alle stillingene enda ikke er besatt har det resultert i at hele budsjettetpost lønn ikke er benyttet. Tabell 2: Kostnadsregneskap per 31.desember 2015 per kostnadssted GB, inkl. lønn, øremerkede midler og avskrivingskostnader på utstyr. Rekneskap Avvik % Universitetsmuseet i Bergen (tal i 1000) Årsbudsjett Budsjett pr Avvik pr pr pr GB kostnader pr eining 2015 31.des 31.des 31.des 31.des 3400 Universitetsmuseet felles 4 933 4 933 1 976 2 957 59,90 % 3410 Direktørens stab 62 955 62 955 64 593-1 638-2,60 % 3420 Formidlingsavdelinga 7 131 7 131 6 047 1 084 15,20 % 3430 Avd. for kulturhistorie 16 896 16 896 14 495 2 401 14,20 % 3440 Avd. for naturhistorie 36 208 36 208 33 185 3 023 8,30 % Sum 128 123 128 123 120 296 7 827 6,10 % Tabell 2 viser totalkostnader per avdeling innenfor grunnbevilgning (GB). Avviket på 7 827 er kommentert ovenfor. (3400 UM Felles og 3410 Direktørens stab må sees i sammenheng.) Fig. 2: Kostnader per enhet prosjekt 000000 (annum), inkludert lønn og avskrivingskostnader utstyr. (Husleie for hele Universitetsmuseèt budsjetteres og bokføres på sted 3410 Direktørensstab) Tabell 3: Netto driftsbudsjett og regnskap GB prosjekt 000000 per 31. desember, ekskl. avskrivinger per enhet (dvs. sum klasse 3 inntekter, klasse 4 varekostnader, klasse 6-7 andre driftskostnader og klasse 8-9 anna.) 3
Avdeling Årsbudsjett Budsjett per 31. Rekneskap per Avvik 2015 des 2015 31. des 2015 Avd. for 2.295.300 2.295.300 1.390.208 905.092 kulturhistorie Avd. for 2.703.600 2.703.600 2.464.393 239.207 naturhistorie Formidlingsavd. 1.348.600 1.348.600 1.110.809 237.791 UM Sentraladm. 47.769.300 47.769.300 47.826.243 56 943 Lønn klasse 5 er ikke med i denne tabellen fordi avdelingene ikke har ansvar for denne posten. Avdelingene kan velge å bruke egne driftsmidler til lønn i engasjement. Disse lønsskostnadene er med i tabellen. *)Tall fra Fornminneseksjonen er ikke med i denne tabell da hele seksjonen er finansiert av eksterne midler. Avdeling for kulturhistorie: Underforbruket i høve til budsjettet skyldes avvik mellom aktivitet og budsjettperiodisering. Prognose tilseier at det på grunn av forsinkelser i aktivitet kan være nødvendig å overføre 900 000 til neste år. Det dreier seg om ikkje benyttede søknadsmidler, forsinkelse ombygging 5. etg og planlagt innkjøp av utstyr. Avdeling for naturhistorie: Noe underforbruk i forhold til budsjett. Avdelingens aktivitetsplan for resten av året tilsier at mindre sum må overføres til neste år. Det dreier seg om planlagt og igangsatt innkjøp av mikroskop. Avd Milde har hatt ikke budsjetterte inntekter av hageboken. Formidlingsavdelinga: Avdelingen regner hadde et underforbuk ved årets slutt som ønskes overført til neste års utstillingsaktiviteter. UM Sentraladm.: Summen inneholder husleie for hele UM. Prognose tilsier et mindre underforbruk ved årsslutt. Årsaken er blant annet etterbetalt RBO-midler. Disse vil bli overført til 2016 og fordelt forholdsmessig på avdelingene. BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA): Tabell 4: BOA per 31.desember 2015 Universitetsmuseet i Bergen Årsbudsj Rekneskap Avvi (tal i 1000) ett Budsjett pr pr k pr Avvik % pr 31. BOA 2015 31. desember 31. desember dese mber 31. desember Oppdragsinntekt 240 240 1 075 835 348,1 % NFR-inntekt 2 800 2 800 3 143 343 12,3 % EU-inntekt 620 620 194-426 -68,6 % Annan bidragsinntekt 36 200 36 200 41 786 5 586 15,4 % Inntekter 39 860 39 860 46 199 6 339 15,9 % Løn 22 117 22 117 21 949 168 0,8 % Andre driftskostnader 18 280 18 280 18 714-434 -2,4 % Interne transaksjonar -537-537 5 537-6 073-1131,8 % 39 860 46 199-6 -15,9 % Kostnader 39 860 339 Resultat 0 0 0 0 4
Oppdrag: Inntektene er kr 6,3 mill over budsjettet. Årsak er at nye prosjekt er kommet til etter at budsjettet ble utarbeidet. NFR: Inntektene er kr 343 000 over budsjettet. EU: Inntektene er kr 426 000 lavere enn budsjettet. Dette skyldes at aktiviteten har vært mindre enn planlagt og blir utsatt på grunn av at ansatte har vært i permisjon. Annen bidragsaktivitet: Inntekten er kr 5,6 mill høyere enn budsjettert. Årsaken er prosjekt kommet til etter budsjetteringstidspunkt. Forslag til vedtak: Styret godkjenner enstemmig regnskapet per 31. desember 2015. Under forutsetning av at Universitetsstyret godkjenner at hele det positive budsjettavviket for Universitetsmuseet overføres til 2016, vil vi anbefale at den enkelte avdeling ved Universitetsmuseet får overført et beløp tilsvarende mindreforbruk av sine driftsmidler til 2016. Videre foreslår vi, under samme forutsetning, at fordeling/bruk av de lønnsmidler som ikke ble benyttet i 2015 blir lagt frem som sak for Universitetsstyret i neste møte. 5