MØTEPROTOKOLL Nes kontrollutvalg Dato: 15.03.2017 kl. 08:15 Sted: Formannskapssalen, Nes rådhus Arkivsak: 15/00022 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Liv Gustavsen (leder), Øystein Smidt, Tone Roalkvam Randi Benterud, Halvor Grøndahl Siv Anita Hagen (nestleder), Oddbjørn Nilsen Andre: Kommunalsjef Lars Uglem (under sak 8/17) Personalsjef Martin Oterholt (under sak 8/17) Kommunalsjef Ingar Døhlen (under sak 8/17) Daglig leder Nina Neset, Romerike revisjon IKS Protokollfører: SAKSKART Rådgiver Kjell Nordengen, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Side Saker til behandling 8/17 15/00069-14 Orientering fra administrasjonen 3 9/17 17/00032-1 10/17 16/00085-12 Eierskapskontroll Øvre Romerike brann og redning IKS (ØRBR) Justert prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av forebyggende arbeid overfor barn og unge 4 5 11/17 15/00059-13 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS 6 12/17 15/00215-21 Orientering ved revisjonen 7 13/17 15/00214-22 Eventuelt 8 1
Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet hevet kl. 10.25 Årnes, 15.03.2017 Liv Gustavsen Øystein Smidt Tone Roalkvam Leder Randi Benterud Halvor Grøndahl 2
Saker til behandling 8/17 Orientering fra administrasjonen 1 Nes kontrollutvalg 15.03.2017 8/17 Saken tas til orientering Kommunalsjefer og personalsjef orienterte. Saken tas til orientering 3
9/17 Eierskapskontroll Øvre Romerike brann og redning IKS (ØRBR) 1 Nes kontrollutvalg 15.03.2017 9/17 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber om at: 1. Kommunens representant i ØRU-styret bidrar til at styret i ØRU vurderer behovet for et temamøte i regi av KS der temaet er eierstyring og rollen som eierrepresentant i kommunale selskaper, og om det er hensiktsmessig at ØRU er arrangør av et slikt temamøte. 2. Kommunens representant i representantskapet i ØRBR bidrar til at det gjennomføres styreevaluering i henhold til eiermeldingen. 3. Kommunens representant i representantskapet i ØRBR bidrar til at det utarbeides rutiner for rapportering av styreevalueringen til representantskapet. 4. Kommunens representant i representantskapet bidrar til at det blir utarbeidet styreinstruks i ØRBR. 5. Eierne vurderer om det er behov for at selskapet utarbeider en egen selskapsstrategi. 6. Eierne, ved en eventuell revidering av selskapsavtalen, må vurdere om delegeringen er hensiktsmessig. 7. Kommunens representant i representantskapet bidrar til at selskapet slutter seg til KS styrevervregister. Kontrollutvalget ønsker et tilleggsnotat om: - Kompetansen i styret og om medlemmene eventuelt representerer noen. - Instruks for valgkomiteen - Representantskapets sammensetning Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber om at: 4
1. Kommunens representant i ØRU-styret bidrar til at styret i ØRU vurderer behovet for et temamøte i regi av KS der temaet er eierstyring og rollen som eierrepresentant i kommunale selskaper, og om det er hensiktsmessig at ØRU er arrangør av et slikt temamøte. 2. Kommunens representant i representantskapet i ØRBR bidrar til at det gjennomføres styreevaluering i henhold til eiermeldingen og at det etableres rutiner for rapportering av styreevalueringen til representantskapet. 3. Kommunens representant i representantskapet bidrar til at det blir utarbeidet styreinstruks i ØRBR. 4. Eierne vurderer om det er behov for at selskapet utarbeider en egen selskapsstrategi. 5. Eierne, ved en eventuell revidering av selskapsavtalen, må vurdere om delegeringen er hensiktsmessig. 6. Kommunens representant i representantskapet bidrar til at selskapet slutter seg til KS styrevervregister. 5
10/17 Justert prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av forebyggende arbeid overfor barn og unge 1 Nes kontrollutvalg 15.03.2017 10/17 Justert prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av forebyggende arbeid overfor barn og unge vedtas. Justert prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av forebyggende arbeid overfor barn og unge vedtas. 6
11/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS 1 Nes kontrollutvalg 15.03.2017 11/17 Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. 7
12/17 Orientering ved revisjonen 1 Nes kontrollutvalg 15.03.2017 12/17 Skriv inn forslag til vedtak Daglig leder orienterte om at man på regnskapssiden holdt på med årsoppgjørsrevisjonen. Når det gjaldt forvaltningsrevisjon pågikk prosjektet ØRU/ØRIK. Saken tas til orientering 8
13/17 Eventuelt 1 Nes kontrollutvalg 15.03.2017 13/17 Skriv inn forslag til vedtak I møteplanen gjøres følgende endringer: - Neste møte blir 18. april - Møtet 3. mai flyttes til 16. mai - Møtet 7. juni flyttes til 20. juni 9