Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse, del III om kontrakt for levering av Overvåking- og telemetriutstyr til Sykehuset Innlandet HF Divisjon Tynset Sak nr.: 201301093 Tilbudsfrist: 28.08.2013 kl: 12.00
Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER... 3 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE... 3 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET... 3 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 4.1 Tilbudsbefaring... 4 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget... 4 4.3 Saksbehandler for Oppdragsgiver... 4 4.4 Adresse for tilbud... 4 4.5 Tilbudsfrist... 4 4.6 Tidsplan... 4 4.7 Språkkrav... 5 4.8 Kostnader... 5 4.9 Offentlighet... 5 4.10 Taushetsplikt... 5 4.11 Etiske retningslinjer... 6 5 ORIENTERING OM KONTRAKT... 6 5.1 Planlagte kontrakter og kontraktsperiode... 6 5.2 Kontraktsvilkår... 6 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår... 6 6 UTFORMING AV TILBUDET... 6 6.1 Tilbudsbrev... 7 6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav... 7 6.3 Besvarelse av kravspesifikasjon... 7 6.4 Priser... 7 6.5 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget... 7 6.6 Alternative tilbud... 7 6.7 Endre og tilbakekalle tilbud... 7 7 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 7.1 Generelt... 7 7.2 Organisering... 8 7.3 Skatteattest... 8 7.4 Finansiell og økonomisk stilling... 8 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v.... 8 7.7 Kvalitetssikringssystem... 8 8 TILDELINGSKRITERIER... 8 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 9.1 Avlysning og totalforkastelse... 9 9.2 Avvisning pga. av forhold ved leverandør eller tilbud... 9 9.3 Meddelelse om valg av tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt... 9 10 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 2 av 10
1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag 8.500 ansatte. SI har en bygningsmasse på 360 000 kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For mer informasjon se http://www.sykehuset-innlandet.no For informasjon om Helse Sør Øst, se http://www.helse-sorost.no 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet HF, divisjon Tynset ved medisinsk avdeling inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende kjøp av overvåking- og telemetriutstyr for overvåking av inntil 10 intensivpasienter og 6 pasienter på telemetri, med tilhørende utstyr og tjenester, samt nødvendige opsjoner for eventuell utvidelse av systemet. Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Det presiseres at forhandlinger ikke er tillatt. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se www.doffin.no. 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. Alle publiseringer blir sendt til den e-postadressen som oppgis ved registrering og nedlasting av konkurransegrunnlaget på Doffin. Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 3 av 10
4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Tilbudsbefaring Det er ikke avsatt tid til befaring av arealene. Ved behov for befaring, avtales det direkte med saksbehandler, Erlend Hansen, pr. e-post; erlend.hansen@sykehuset-innlandet.no. 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig per e- post til vår saksbehandler senest 9 dager før utløpet av tilbudsfristen. 4.3 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Erlend Hansen Telefon: +47 922 10 833 E-post: Erlend.hansen@sykehuset-innlandet.no 4.4 Adresse for tilbud Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke: Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen v/ Erlend Hansen Furnesveien 26 2380 Brumunddal Postadresse: Konvolutten/pakken merkes: 201301093 Overvåking og Telemetri Erlend Hansen - Åpnes kun av adressat. Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Att: Erlend Hansen Postboks 104 2381 Brumunddal Konvolutten/ pakken merkes: 201301093 Overvåking og Telemetri Erlend Hansen - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : 28.08.2013, kl. 12.00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.4., innen tilbudsfristens utløp. 4.6 Tidsplan Prosess etter innlevering av tilbud vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Dato / frist Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 4 av 10
1. Tilbudsåpning To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. 28.08.2013 Kl. 13.00 Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 2. Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til dato som oppgitt i kolonnen 28.02.2014 Kl. 12.00 til høyre. 3. Avklaring med tilbydere og evaluering av tilbudene Uke nr. 36-40 4. Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev Uke nr. 40 5. Kontraktsinngåelse Uke nr. 42 4.7 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.8 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4.9 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. 4.10 Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandets og leverandørens ansatte har taushetsplikt slik at ikke andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 5 av 10
4.11 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbyder, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter og kontraktsperiode Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Enkeltkontrakt Det vil bli inngått avtale om kjøp av Overvåkings- og telemetriutstyr med tilhørende utstyr og tjenester. Service- og vedlikeholdsavtale Service- og vedlikeholdskontrakt, nivå 1, vil bli inngått ved kontraktsinngåelse, med gyldighet fra utløp av garantitiden. Kontraktens varighet vil være 7 år med opsjon om forlengelse i 1 + 1 år. 5.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlegg til konkurransegrunnlaget. 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA 20-13 (1) d. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til egne leveringsvilkår eller andre standardiserte leveringsvilkår vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra oppdragsgivers kontraktsvilkår. 6 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal oppstilles slik: 1. Tilbudsbrev 2. Besvarelse av kravspesifikasjon 3. Priser 4. Produktdatablader, brosjyrer og annen tilleggsdokumentasjon 5. Besvarelse av kvalifikasjonskrav Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 3 eksemplar. Kopi av tilbudet leveres elektronisk på CD, DVD eller minnepinne i pdf-format. Prisskjema, kravspesifikasjonen og evt. prislister skal i tillegg leveres i excel-format og word-format. Papirversjonen anses som originalversjonen. Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 6 av 10
6.1 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. 6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.3 Besvarelse av kravspesifikasjon I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Dokumentet skal besvare de krav og spørsmål som fremgår av vedlagte kravspesifikasjonen se vedlegg 1. 6.4 Priser Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. Leverandøren skal gi tilbud på alt forbruksmateriell som hører til. Prisliste skal utarbeides. Leverandøren skal gi tilbud på vedlikehold/service, se vedlegg. Leverandøren skal vise hvordan man kommer frem til totalprisen, ved å oppgi de enkelte priselementer (timepris, reisekostnader, deler, mv.). 6.5 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Det åpnes ikke for å gi tilbud på deler av oppdraget. 6.6 Alternative tilbud Det er anledning til å gi alternative tilbud som innebærer andre løsninger enn de som framgår av Oppdragsgivers tekniske beskrivelse, dersom det alternative tilbudet ivaretar Oppdragsgivers behov, konferer kravspesifiseringen. Alternative tilbud skal prises slik at de uten videre lar seg sammenligne med øvrige tilbud. 6.7 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes iht. konkurransegrunnlaget. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 7 av 10
7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Det skal fremlegges organisasjonskart for tilbyders firma, med navn og funksjoner på adm. dir./ daglig leder og nærmeste ansatte. Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.3 Skatteattest Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 7.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal fremlegge utdrag av årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. Tilbyder skal fremlegge ansvarsforsikring. 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal gi en oversikt over nøkkelpersoner med relevante kvalifikasjoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktsutførelse. Gjelder for varekontrakter: o Tilbyder skal fremlegge beskrivelser og/eller fotografier av varer som skal leveres. o Tilbyder skal fremlegge offentlig godkjente sertifikater som attesterer at varen er i samsvar med oppgitt kvaliteter eller standard. Spesifiser for aktuell vare. 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. o Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA 20-12. 7.7 Kvalitetssikringssystem Spesifiser hvis det kreves et visst kvalitetssikringssystem. Se FOA 17-12. o Tilyder skal dokumentere sitt kvalitetssikringssystem 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Nr Kriterier Vekt (%) Mak antall poeng A Pris 40 240 Samlede pris basert på priser oppgitt i Tilbudsskjema med Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 8 av 10
justeringer etter gjennomførte forhandlinger. Levetidskostnader, beregnes ut fra servicenivå 3. B Systemets egnethet og funksjonalitet 40 240 Tilbyders dokumentasjon (svar på vår vedlagte kravspesifikasjon), samt våre vurderinger / erfaringer etter eventuelt gjennomført demonstrasjon og besiktigelse av tilsvarende anlegg, vil bli tillagt stor vekt i denne vurderingen. C Serviceorganisasjon, service og tjenester 20 120 Tilbyders dokumentasjon av service, kurs og opplæring vil bli lagt til grunn for vurderingen. I tabellen er det angitt hvilken prosentvis vekt de enkelte tildelingskriterier vil få i den totale vurderingen. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi karakterer for tilbyders oppfyllelse av hvert enkelt forhold som står oppført i tabellen. Det vil tildeles karakter på en skala fra 1 til 6, der 1 er dårligste karakter og 6 er beste karakter. Deretter blir alle karakterer tillagt den vekt som står oppført i tabellen og regnet om til en poengsum 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering og/eller det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 22-1(1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1(2). 9.2 Avvisning pga. av forhold ved leverandør eller tilbud Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av leverandør framkommer av FOA 20-12. Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA 20-13 og FOA 20-14. Dersom en leverandør ønsker å påklage oppdragsgivers beslutning om avvisning må klagen fremsettes innen 15 dager fra meddelelsen om avvisning er sendt. 9.3 Meddelelse om valg av tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt Valg av tilbyder vil bli meddelt elektronisk til samtlige deltakere i konkurransen senest 10 dager før kontrakt inngås, regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, jfr. FOA 20-16 (1) og endelig frist for å påklage beslutningen, jfr. 22-3. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 10 VEDLEGG Vedlegg 1) Kravspesifikasjon Vedlegg 2) Prisskjema Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 9 av 10
Vedlegg 3) Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av varer - GIV/HSØ 05/08 Vedlegg 4) Aks aktuelle punkter Vedlegg 5) SI - Serviceavtale m/vedlegg Vedlegg 6) Tegninger Vedlegg 7) Akseptanseprotokoll Vedlegg 8) SI - Kjøpsavtale for MTU Konkurransegrunnlag i sak nr 201301093 Side 10 av 10