Vedlegg sak 06/13 til KU 19.2.2013 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET I BØMLO KOMMUNE Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Innhald 1. Kontrollutvalet sine oppgåver... 3 2. Samansetnad av utvalet i valperioden 2011-2015... 3 3. Fakta om verksemda i 2012... 3 4. Sekretariatsordninga... 3 5. Opplæring... 4 6. Bømlo kommune sin valde revisor Deloitte AS... 4 7. Aktivitetar i 2012... 4 8. Særskilt om... 5 8.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT)... 5 8.2. Den økonomiske situasjonen i Bømlo kulturhus KF... 5 8.3. Den økonomiske situasjonen i Bømlo kommune... 6 8.4. Rekneskapsrevisjon... 7 8.5. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar... 7 8.5.1. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2016... 7 8.6. Selskapskontroll... 8 8.6.1. Plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016... 8 8.6.2. Selskapskontroll Bømlo Kommunale Eigedomsselskap AS... 8 8.6.3. Selskapskontroll Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM)... 8 8.7. Andre saker... 9 8.7.1. Kontrollrapport 2011 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen... 9 8.7.2. Kontrollutvalet på heimesida til Bømlo kommune... 9 9. Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar...10 9.1. I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.:...10 9.2. Forvaltningsrevisjon av internkontrollsystemet...10 9.3. Forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen...11 9.4. Forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune...11 9.5. Status på tiltak som er sett i verk ved overgangen til 2013...11 9.5.1. Forvaltningsrevisjon innan PP tenesta og Barne og familietenesta...11 9.5.2. Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS...11 2
1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. kommunelova 77. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar regulerer kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver og gjer reglar om sakshandsaming mm. Ansvaret omfattar m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har også ansvar for å innstille til kommunestyret på val av revisjonsordning og val av revisor. Møta i kontrollutvalet vert haldne for opne dører. 2. Samansetnad av utvalet i valperioden 2011-2015 Kontrollutvalet i Bømlo kommune har 6 medlemmer. Frå og med førre valperioden skal minst ein av medlemene veljast blant kommunestyret sine faste medlemmer. I denne valperioden består kontrollutvalet av desse personane: Leiar Sonja Hellen Sele (H) Nestleiar Georg Lønning (H), også medlem av kommunestyret Medlem Kåre Habbestad (SP) Medlem John-Kåre Torkelsen (Krf) Medlem Svanhild Vespestad (Ap) Medlem Terje Olav Nesse (V) Vara i denne valperioden: Første vara for Hellen Sele og Lønning, er Vidar Onarheim (H) Andre vara for Hellen Sele og Lønning, er Wenche Benum (H) Tredje vara for Hellen Sele og Lønning, er Kjetil Hus (H) Fjerde vara for Hellen Sele og Lønning, er Christin Dahl (H) Første vara for valteknisk samarbeid, er Mariann Risøy Barane (Ap) Andre vara for valteknisk samarbeid, er Dagmar Meling (SP) Tredje vara for valteknisk samarbeid, er Petter Andreasen (Ap) Fjerde vara for valteknisk samarbeid, er Kristen M. Stokka Karlsen (KrF) 3. Fakta om verksemda i 2012 Kontrollutvalet hadde 6 møter. Kontrollutvalet handsama 47 saker. Møta vart haldne for opne dører. Ordførar har møterett i kontrollutvalet. Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med forslag til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o rekneskapsrevisjon gjennomførd av Deloitte o forvaltningsrevisjonar gjennomførd av Deloitte o selskapskontroll gjennomførd av Deloitte o skriftleg og munnleg informasjon frå Deloitte o skriftlege og munnlege orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjon det vart bede om. 4. Sekretariatsordninga I Kommunelova 77 pkt. 10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. 3
Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har 15.06.04 gjeve ei eige forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. Hordaland Fylkeskommune har vore sekretariat for kontrollutvalet i Bømlo kommune frå og med 1.1.2008. Kontrollutvalet har også i 2012 kjøpt sekretariatsteneste frå sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Roald Breistein har vore sekretær på dei to første møta og Elin Molven har vore sekretær på resten av møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er sekretariat for kontrollutvala i kommunane: Bømlo, Øygarden, Odda, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Kvam, Voss, Fusa, Fitjar, Stord, Kvinnherad, Austevoll, Tysnes, Sund, Samnanger og Os. Sekretariatet er og sekretariat for Forum for Kontroll ot Tilsyn (FKT), som er eit landsdekkande interesseorgan for kontrollutvala og deira sekretariat. 5. Opplæring Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, arrangerte sekretariatet ei 2 dagars folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland på Solstrand Hotell og Bad 23. og 24. januar 2012. Representantar frå Deloitte stod for alle føredraga, med utgangspunkt i Kontrollutvalsboka, som dei har utarbeidd på oppdrag av Kommunal- og regionaldepartementet. Alle medlemmene i kontrollutvalet deltok på opplæringa. Som ledd i folkevaldopplæringa er det og gjennomført ein presentasjon av kontrollutvalet for kommunestyret 12.11.12. Sekretariatet orienterte om rollar, ansvar og oppgåver som er mellom aktørane i kontroll- og tilsynsarbeidet; kontrollutvalet, revisjonen, kommunestyret og administrasjonen i kommunen. 6. Bømlo kommune sin valde revisor Deloitte AS Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. På grunnlag av revisjonen sine rapportar og anna informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i 2012. 7. Aktivitetar i 2012 Av dei viktegaste sakene kan nemnast: a) Rekneskapen for Bømlo kommune 2011 b) Rekneskap for Bømlo kulturhus KF 2011 c) Kvartalsrapportar d) Interimsrevisjonsrapport e) Kontrollrapport vedr. skatteoppkrevjar funksjonen 4
8. Særskilt om f) Forvaltningsrevisjon innan Vurdering av internkontrollsystem 2012 g) Selskapskontroll av Bømlo kommunale eigedomsselskap AS 2012 h) Selskapskontroll av Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS 2012 i) Plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016 j) Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar k) Budsjett for kontroll og tilsyn i 2013 l) Referat m) Meldingar n) Orienteringar og Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 8.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Bømlo kommune er medlem i FKT. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte i Trondheim, tidsrommet 6. 7.6.2012. Bømlo kommune hadde denne gongen med tre deltakar på konferansen. Konferansen inneheld desse hovudtema: Sivilombudsmannens funksjon overfor kommuner og fylkeskommuner v/ Arne Fliflet, sivilombudsmann. Statlig og kommunalt samarbeid, sett fra et fylkesmannsembete v/ Petter Lodden, seniorrådgiver, Fylkesmann i Vestfold. Roller og samspill, slik ordføreren ser det v/ Inga Balstad, ordfører i Selbu kommune. Roller og samspill, sett med rådmannens øyne v/ Katrine Lereggen. Roller og samspill / Hvordan lykkes som kontrollutvalgsleder? V/ Siri Holm Lønseth, kontrollutvalsleder i Sør- Trøndelag fylkeskommune. Transparency International Norge Korrupsjon og antikorrupsjonsarbeid i offentlig sektor, med eksempler. Forvaltningsrevisjon fra A til Å v/ Stein Ove Songstad, hovedansvarlig for forvaltningsrevisjon i Deloitte AS og medforfatter av Kontrollutvalgshandboken og av Veileder i forvaltningsrevisjon. Stat og kommune styring og samspill v/ Aksel Hagen, stortingsrepresentant fra SV. Samhandlingsreformen v/ Per Olav Nilsen, kommunerevisor i Trondheim og styreleder i Norges Kommunerevisorforbund. Med skråblikk på kommunesektorene v/ Gunnar Flikke, tidligere sjefredaktør i Adresseavisen. 8.2. Den økonomiske situasjonen i Bømlo kulturhus KF Av rekneskapen for 2011 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr. 6 528 105,- og netto driftsresultat på kr. 116 037,-. Det gjev eit driftsresultat på 1,78 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 28.3.12 til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i 2011. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kulturhus KF har netto driftsresultat vore slik dei siste åra: 2006 (- 2,77 %), 2007 (- 20,3 %), 2008 (-2,04 %), 2009 (+ 5,49 %), 2010 (+1,09 %) og 2011 (+1,78 %). Vi ser av dette at Bømlo kulturhus KF ligg under resultatet i heile kommunesektoren og godt under tilrådinga til TBU. Styret skreiv m.a. dette i si årsmelding: 5
Det 6. året kan seiast å ha vore det store kinoåret for Bømlo kulturhus. Med nytt digitalt utstyr har ein hatt moglegheit til å tilby store filmpremierar gjennom heile året, noko som har vist att på besøkstalet. Dei lokale aktørane har som vanleg fylt salane i 2011 og vist oss mange lokale talent. Det er og gledeleg å sjå eit teaterinteressert Bømlo publikum har brakt to av Riksteateret sine framsyningar opp på kulturtoppen. Ved sida av billettarrangementa har det vore ein høg aktivitet med skuleframsyningar, kurs og konferansar, kunstutstillingar og foajéarrangement. Kontrollutvalet handsama denne saka i møte 24.04.12 som sak 20/12 og gjorde då slikt vedtak: Kontrollutvalet vedtar forslag til uttale om Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for 2011. 8.3. Den økonomiske situasjonen i Bømlo kommune Av rekneskapen for 2011 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 0,-, medan netto driftsresultat er positivt med kr. 12 557 000,-, dvs netto resultatgrad på 1,86 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 28.3.12 til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i 2011. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 (+1,16 %) 2005 (-1,35 %), 2006 (+2,94 %), 2007 (+0,57 %), 2008 (-1,63 %), 2009 (+1,39 %) og 2010 (+0,80 %) og 2011 (1,86 %). Som vi ser har Bømlo kommune i år eit dårlegare resultat både i høve tilrådinga frå TBU og i høve landsgjennomsnittet, men betre resultat enn for 2010. Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Rådmannen skreiv m.a. dette i si årsmelding: Resultatet for 2011 er eit greitt resultat. I forhold til å kunne utvikle eit økonomisk handlingsrom, samt å innfri statlege normtall, er resultatet ikkje godt. Bømlo kommune nådde eit netto driftsresultat på 12.5 millionar kroner, (1,8 % i forhold til netto budsjett) mot eit budsjettert netto driftsresultat i revidert budsjett på 7,9 millionar kroner. Statleg måltall for netto driftsresultat i forhold til netto budsjett, er på 3 %. Det tilsvarar om lag 21 millionar kroner. Skatteinntektene til kommunen vart noko betre enn budsjettert prognose. Drifta av Bømlo kommune har eit meirforbruk på knappe 4 millionar kroner. Det største negative avviket i forhold til budsjett finn me i område for helse og omsorg. Det har vore ein årviss trend, og er ikkje ein god situasjon. Bømlo kommune sitt økonomiske handlingsrom vart ikkje betra gjennom 2011, og kommunen sin likviditet utvikla seg negativt. Dette skapar grunn til bekymring, og me må finne løysing på det. Det handlar kort og godt om kommunen sin evne til å klara sine økonomiske forpliktingar. Me har gjennom 2011 hatt sterk fokus på arbeidet med inkluderande arbeidsliv. Samla sjukefråvær i 2011 var på 6,45 % mot eit fråvær på 7,03 % i 2010. Det er ei fin utvikling. Målsettinga er 5,4 %, slik at me har eit godt stykke att. Rådmannen opplever det slik at me har eit godt arbeidsmiljø og kommunen sine tilsette trivest i arbeidet sitt. Det er eit godt utgangspunkt for framleis å ha sterk fokus på arbeidet vårt med inkluderande arbeidsliv og slik auka motivasjonen til å gjera ting både betre og kanskje på andre måtar. Rådmannen er likevel ottefull for at kommunen sin vanskelege økonomiske situasjon lett kan påverke denne motivasjonen negativt. Utfordringa vert å finne balansegangen i samspelet mellom ein vanskeleg økonomisk situasjon og motivasjonen / evna til å finna dei tiltak som likevel set oss i stand til å yte gode kommunale tenester. 6
Rådmannen er takksam for at me har flinke og gode medarbeidarar, som kvar dag gjer sitt beste for å produsere gode tenester til det beste for kommunen sine innbyggjarar. Så må me akseptere at me til tider ikkje lukkast like godt med alt. Rådmannen vil takke alle tilsette for godt utført arbeid i 2011. Deloitte beskreiv i revisjonsrapport nr. 11 resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve ein del tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan forbetras. Tilrådingane gjeld m.a. dei områda som går fram av desse punkta i rapporten: Det er forbetringspotensiale knytte til at kommunen legger fram underliggjande dokumentasjon av balansepostane i rekneskapet. Det er viktig at kommunen er særleg merksam på dei krav som bokføringslova stiller til dokumentasjonen. Alle betydelege balansepostar skal vere tilfredsstillande dokumentert. Kontrollutvalet handsama denne saka i møte 24.4.12 som sak 21/12 og gjorde då slikt samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for 2011. 8.4. Rekneskapsrevisjon Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte interimsrevisjonen for 2012 for kontrollutvalet i møte 27.11.12 i sak 44/12. Orienteringa vart teken til vitande. 8.5. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 8.5.1. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2016 I kontrollutvalsmøte den 16.5.2012 fatta utvalet slik samrøystes innstilling til kommunestyret: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. I kommunestyremøte den 24.9.2012 vart kontrollutvalet si innstilling samrøystes vedteken. 7
8.6. Selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg 13 Selskapskontroll lyd m.a. slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 8.6.1. Plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 I kontrollutvalsmøte den 16.5.2012 fatta utvalet slikt samrøystes innstilling til kommunestyret: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre med tillegg. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. I kommunestyremøte den 24.9.2012 vart kontrollutvalet si innstilling samrøystes vedteken. 8.6.2. Selskapskontroll Bømlo Kommunale Eigedomsselskap AS I kommunestyremøtet den 12.3.2012 vart det fatta slik samrøystes vedtak: Kommunestyret ber rådmannen og/eller generalforsamlinga syta for at det for Bømlo kommunale Eigedomsselskap AS vert: 1. gjeve tilstrekkeleg ansvar og mynde til å kunne oppfylle målsettingar i kommunale vedtak og føringar får eigar 2. vurdert om det er behov for å konkretisere ansvarsforhold i større grad i hovudavtalen 3. avklart ansvaret for handtering av husleigerestansar 4. vurdert om effektmåla for selskapet framleis er aktuelle 5. gjennomført ei evaluering av selskapet og om føresetnadane for å oppnå vedtekne målsettingar for selskapet er til stades 6. etablert ordningar som sikrar at husleiga for dei aktuelle utleigebustadane representerer marknadsleige 7. vurdert finansieringsordningar som kan gje selskapet eit stabilt økonomisk fundament 8. lage ein handlingsplan innan 01.06.2012 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltak skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Rådmannen orienterte kontrollutvalet om saka i møte den 19.9.2012. Utvalet var nøgd med orienteringa. 8.6.3. Selskapskontroll Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) I kommunestyremøtet den 12.11.2012 vart det fatta slik samrøystes vedtak: 8
PKT 1 Kommunestyret ber rådmannen syta for; 1. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 2. Sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 3. Etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 4. Det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggjast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til 01.01.13. PKT 2 Kommunestyret ber Bømlo kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. Alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for auke moglegheita for styring og kontroll. a. Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prisipiell eller politisk karakter) b. Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t. d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter/dotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter-/dotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. 8.7. Andre saker 8.7.1. Kontrollrapport 2011 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen Kontrollutvalet handsama kontrollrapport 2011 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i sak 13/12 i møte 21.3.12, og gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Bømlo kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk. Bømlo kommune sin skatterekneskap og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 8.7.2. Kontrollutvalet på heimesida til Bømlo kommune I kontrollutvalsmøte 14.2.12 sak 08/12 vart slikt vedtak samrøystes vedteke: Kontrollutvalet ber om at utvalet sine saker vert lagt inn på møteplanen til Bømlo kommune på same måte som dei andre politiske utvala. 9
Kontrollutvalet ber også om at informasjon om medlemene i kontrollutvalet må supplerast med e-post, telefonnummer mv. Utvalet ber vidare om at det vert lagt ut informasjon om kva kontrollutvalet sin rolle er, inkl. link til lover og forskrifter, Deloitte og sekretariatet. Sekretariatet kjem med forslag til tekst til neste møte i utvalet I kontrollutvalsmøte 21.3.12 sak 14/12 vart slikt vedtak samrøystes vedteke: Kontrollutvalet sine saker vert lagt inn på møteplan til kommunen, på same måte som dei andre politiske utvala. Informasjon om medlemmene i kontrollutvalet vart supplert med både e-post og tlf. nr. med meir. Det vart også lagt ut informasjon om kva rolle utvalet har, samt link til aktuelle lover og forskrifter, Deloitte AS og sekretariatet. Kontrollutvalet sine møter vert no lagt inn på felles møtekalender for kommunen, men det er ikkje lykkast å få dette til på same måte som for dei ande politiske utvale. Innkallinga er ikkje tilgjengeleg i forkant av møta, slik det er for dei andre utvala. Møteprotokollane er tilgjengeleg. Informasjon om medlemmane i kontrollutvalet er oppdatert på nettsida til kommunen, samt kva rolle utvalet har, link til aktuelle lover og forskrifter, Deloitte AS og sekretariatet. 9. Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar 9.1. I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av dette er det rutine å be rådmannen om skriftleg attendemelding på kva tiltak som er sett i verk i høve tilrådingane i tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar. 9.2. Forvaltningsrevisjon av internkontrollsystemet Kommunestyret gjorde samrøystes vedtak i samsvar med kontrollutvalet si innstilling i sak 17/12 den 12.3.12: Kommunestyret ber rådmannen syta for å: 1. arbeide vidare med å sikre at internkontrollarbeidet har eit sterkt fokus i kommuneorganisasjonen 2. sikre at internkontrollarbeidet er basert på systematiske og heilskaplege risikovurderingar 3. gå gjennom styrande dokument knytt til internkontroll for å sikre at desse er i samsvar med og dekkjer krav i relevant regelverk 4. gå gjennom rutinar for å sikre at dei er dekkjande og føremålstenlege for det daglege arbeidet innanfor kommunen sine ulike tenesteområde 5. sikre at dei tilsette får systematisk opplæring og støtte i bruk av internkontrollsystemet 6. etablere rutinar for leiinga si gjennomgang av internkontrollsystemet 7. lage ein handlingsplan innan 01.06.2012 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 10
I kontrollutvalsmøte den 19.9.12 i sak 34/12 orienterte rådmannen om status i saka. Kontrollutvalet var nøgd med orienteringa. 9.3. Forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen Kontrollutvalet gjorde slikt samrøystes vedtak i møte 21.02.11: Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Bømlo kommune har sett i verk i høve forvaltningsrevisjon innan regeletterleving i grunnskulen og ønskjer å følgje opp saka vidare. Dette vert gjort ved at rådmannen vert beden om å kome i kontrollutvalet i neste møte for å orientere om status i høve iverksetting av tiltak etter denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ber også om at rådmannen kjem i møte i utvalet 11.5.11 for å gje ein ny status på området. Kontrollutvalet gjore slikt samrøystes vedtak i møtet 11.5.2011: Informasjonen vart elles teken til orientering. 9.4. Forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune Kontrollutvalet gjorde slik samrøystes vedtak i møte 11.5.11: 1. Kontrollutvalet ber om å få handlingsplan når det gjeld forvaltningsrevisjon innan psykisk helse lagt fram som melding på neste møte. 2. Informasjonen vart elles teken til orientering. Handlingsplan for psykisk helse vart lagt fram som melding i kontrollutvalet sitt møte den 13.9.11. Meldinga vart teken til orientering. 9.5. Status på tiltak som er sett i verk ved overgangen til 2013 9.5.1. Forvaltningsrevisjon innan PP tenesta og Barne og familietenesta Kontrollutvalet gjorde slik samrøystes vedtak i møte 27.11.2012: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan PP tenesta og Barne og familietenesta. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 29.1.2013. 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. 9.5.2. Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS Kontrollutvalet gjorde slik samrøystes vedtak i møte 19.9.2012: Kontrollutvalet ynskjer ny orientering om status vedrørande Sentralidrettsanlegget AS i januar møtet 2013. Bømlo, 19.2.2013 Sonja Hellen Sele Utvalsleiar 11
Bømlo kommune Kontrollutvalet c/o Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune Postboks 7900, 5020 Bergen Telefon: 55 23 94 53 / 55 37 80 81 / 55 23 94 47 / 55 23 94 06 / 55 23 94 18 Telefaks: 55 23 94 99 e-post: hogne.haktorson@hfk.no e-post: elin.molven@hfk.no e-post: roald.breistein@hfk.no e-post: kari.nygard@hfk.no e-post: kjartan.haugsnes@hfk.no e-post: kontrollutvalet@hfk.no 12