kl i kommunestyresalen i Bømlo rådhus. NB! Merk tid og stad

Transkript

1 1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet kl i kommunestyresalen i Bømlo rådhus NB! Merk tid og stad Møteplan: Kl Rådmannen orienterer Kl Sakshandsaming, andre saker Kl Lunsj Kl (ca) Sakshandsaming, andre saker Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven, tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Sonja Hellen Sele (s) Kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 40/12 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 41/12 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 42/12 Rådmannen orienterer Vedlegg 43/12 Meldingar Vedlegg 44/12 Orientering Vedlegg 45/12 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune 46/12 Oppstart av prosjekt innan forvaltningsrevisjon Vedlegg 47/12 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Bømlo kommune si heimeside Ymse 2

3 3 Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Møterom på Bømlo sjukeheim Saknr.: 32/12 39/12 MØTELEIAR Sonja Hellen Sele ( H ) DESSE MØTTE Georg Lønning (H) Svanhild Vespestad (Ap). Kåre Habbestad (SP) Terje Olav Nesse (V) John-Kåre Torkelsen (Krf) FORFALL DESSUTAN MØTTE Ordførar Odd Harald Hovland var med i sak 32/12 36/12. Rådmann Sverre Olav Svarstad og økonomisjef Jarle Nakken var med i sak 34/12. Dagleg leiar Bømlo Kulturhus, Hanne Jacobsen var med i sak 34/12. Seniorkonsulent Tone Mari Dahle frå Deloitte AS, var med i heile møtet. Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/ Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 32/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 33/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Rådmannen orienterer 35/12 Budsjettforslag 2013 for kontroll og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune 36/12 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk Rapport etter selskapskontroll 37/12 Meldingar 38/12 Orientering 39/12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 32/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom nokre redaksjonelle merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend, med dei redigeringane som kom fram i møtet. 4 33/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 34/12 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET 1. Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS: Rådmann Sverre Olav Svarstad orienterte om status i saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ynskjer ny orientering i januar møtet tertialrapport 2012: Rådmann Sverre Olav Svarstad, økonomisjef Jarle Nakken og dagleg leiar Bømlo Kulturhus Hanne Jacobsen, presenterte tertialrapportane og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ynskjer framleis at rådmannen kjem og presenterer tertialrapportane for utvalet etter kvart som dei ligg føre. Utvalet ser seg nøgd med orienteringa vedrørande tertialrapportar frå Bømlo Kulturhus, og dei ser ikkje behov for ny orientering slik drifta er no. Dagleg leiar vert såleis innkalla ved eit anna høve. 3. Forvaltningsrevisjon innan internkontroll: Rådmann Sverre Olav Svarstad orienterte om status i saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 4. Selskapskontroll i form av utvida eigarskapskontroll av Bømlo kommunale eigedom: Rådmann Sverre Olav Svarstad orienterte om status i saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet ynskjer ny orientering om status vedrørande Sentralidrettsanlegget AS i januar møtet Kontrollutvalet ynskjer framleis at rådmannen kjem og presenterer tertialrapportane for utvalet etter kvart som dei ligg føre. Utvalet ser seg nøgd med orienteringa vedrørande tertialrapportar frå Bømlo Kulturhus, og dei ser ikkje behov for ny orientering slik drifta er no. Dagleg leiar vert såleis innkalla ved eit anna høve. Kontrollutvalet tok elles orienteringa til vitande. 2

5 35/12 BUDSJETTFORSLAG 2013 FOR KONTROLL OG TILSYNSARBEIDET I BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Bømlo kommune for vidare handsaming. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet og sekretariatet gjekk gjennom budsjettforslaget. Utvalet hadde ingen vesentlege merknader til saka. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Bømlo kommune for vidare handsaming. 5 36/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK - RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL INNSTILLING PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen. 2. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 3. Forslag til kommunestyret om kriterium for kva som skal vektleggast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap kommunen har eigarskap i. 4. Praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlings-representantar. 5. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 6. Sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 7. Etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 8. Det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til PKT 2 Kommunestyret ber Bømlo kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: - Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 3

6 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. HANDSAMING I MØTET Tone Mari Dahle v/ Deloitte AS presenterte rapporten og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet og ordførar. Innstillinga var samrøystes. INNSTILLING PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen. 2. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 3. Forslag til kommunestyret om kriterium for kva som skal vektleggast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap kommunen har eigarskap i. 4. Praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlings-representantar. 5. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 6. Sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 7. Etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk Det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til PKT 2 Kommunestyret ber Bømlo kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: - Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4

7 7 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. 37/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 21 Fylkesmannen Budsjettbrev 2012 frå fylkesmannen. 22 Rådmannen Årsrekneskap og årsmelding 2011 for Bømlo Kulturhus KF. Vedtak i kommunestyret. 23 Rådmannen Årsrekneskap 2011 for Bømlo kommune. Vedtak i kommunestyret. 24 Rådmannen Årsmelding 2011 for Bømlo kommune. Vedtak i kommunestyret. 25 Rådmannen Oppfølging av årsrekneskapen 2011 Investeringar. Vedtak i kommunestyret. 26 Rådmannen Revidert budsjett Vedtak i kommunestyret. 27 Rådmannen Oppfølging budsjett 2012 Framtidig økonomisk handlingsrom for Bømlo kommune. Vedtak i kommunestyret. 28 Rådmannen Reglement for politisk organ i Bømlo kommune Delegering for peroden Rådmannen Kvalitetshandbok Bømlo kommune 30 Rådmannen Revisjon av Bømlo kommune si eigarskapsmelding Ymse HANDSAMING I MØTE Nr. Melding frå: Melding vedr.: 21 Fylkesmannen Budsjettbrev 2012 frå fylkesmannen. Kontrollutvalet ynskjer at rådmannen kjem i neste møte for å orientera. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Melding nr. 21: Budsjettbrev 2012 frå fylkesmannen Kontrollutvalet ynskjer at rådmannen kjem i neste møte for å orientera. Meldingane vart elles tekne til orientering. 5

8 8 38/12 ORIENTERINGSSAKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert handsama i kommunestyret etter sumarferien 2 Sekretariatet Slå saman kontrollutvalsmøta den og til eit møte. 3 Sekretariatet Status ipad bruk Ymse HANDSAMING I MØTET Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert handsama i kommunestyret etter sumarferien Planane er sett opp på kommunestyremøte måndag Kontrollutvalet ynskjer at Deloitte skal vera tilstades på møtet for å gje ei kort orientering om planane og svara på spørsmål frå kommunestyret. Representant frå Deloitte skal avklara dette og gje tilbakemelding til sekretariatet. Ordførar er kontakta vedrørande saka og han har sett av 15 min. i møtet for presentasjonen. 2 Sekretariatet Slå saman kontrollutvalsmøta den og til eit møte. Kontrollutvalet bestemte å slå saman dei to neste møta, slik at møtedatoen vert gjeldande. 3 Sekretariatet Status ipad bruk VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Utvalet meiner det går betre å nytta ipad no, men at dei framleis ynskjer innkallinga og sakstilfang på papir. Spørsmålet skal takast opp igjen på neste møte. 39/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet har merka seg at kommunen ikkje har utarbeida ny rusmiddelpolitisk handslingsplan, men at arbeidet med dette no er sett i gang og skal utførast i løpet av Utvalet ynskjer å fylgja med i saka i høve dette arbeidet. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 6

9 YMSE Kontrollutvalet har eit ynskje om å nytta møterom på rådhuset i kommande møter. Sekretariatet tek kontakt med kommunen for å avklara saka. 9 Sonja Hellen Sele Leiar Elin Molven Sekretær 7

10 10 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. nov Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 42/12 42/12 RÅDMANNEN ORIENTERER 1. Budsjettbrev 2012 frå fylkesmannen: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte i sak 37/12: VEDTAK Melding nr. 21: Budsjettbrev 2012 frå fylkesmannen Kontrollutvalet ynskjer at rådmannen kjem i neste møte for å orientera. På bakgrunn av dette har vi gjort avtale med rådmannen at administrasjonen kjem i dette møte i kontrollutvalet for å orientera og svare på spørsmål frå utvalet. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. nov Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 43/12 43/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 31 Kommunestyret Plan for selskapskontroll i perioden Vedtak i KST. 32 Kommunestyret Plan for forvaltningsrevisjon i perioden Vedtak i KST. 33 Kommunestyret Sjukefråværet til og med juli Kommunestyret Revisjon av Bømlo kommune si eigarskapsmelding. 35 Kommunestyret Tertialrapport Kommunestyret Revidering av budsjett halvår. 37 Formannskapet Arbeidsmiljøundersøking Formannskapet Arbeidsmiljøprisen 2012 til Bømlo kommune. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: 8 meldingar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. nov Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 44/12 44/12 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Status ipad bruk 2 Sekretariatet Første kontrollutvalsmøte Deloitte AS Presentasjon av revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2012, vedlegg. 4 Deloitte AS Presentasjon av interimsrevisjon Sekretariatet NKRF`s kontrollutvalgskonferanse, Gardermoen feb Sekretariatet FKT fagkonferanse, Gardermoen juni 2013 Sekretariatet Studietur til Brussel Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

53 53

54 54

55 55

56 56 Møre og Romsdal Fylkeskommune, si nettsida. Lagt ut av kontrollsjef Hans Blø. Link til nettsida: Kontrollutvalets studietur til Brussel sept Medlemmene i kontrollutvalet gjennomførte i dagane sept ein studietur til Brussel, der hovudfokus var å få kjennskap til EUs oppbygging og verkemåte, og om måten den norske representasjonen mot EU arbeider. Studieturen var eit samarbeidprosjekt mellom kontrollutvala i Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Hordaland og Rogaland fylkeskommunar, og var tilrettelagt og gjennomført med god hjelp av dei tilsette ved Vest-Norges Brusselkontor. Deltakarar frå kontrollutvala m. fl. i dei fire Vestlandsfylka i Europaparlamentet. Studieturen omfatta orienteringar i den norske EU-delegasjonen, frå tilsette i delegasjonen, EFTA, KS og Vest- Norges Brusselkontor, og om korleis Tollvesenet og Statnett arbeider. Det var i tillegg lagt inn besøk og orienteringar i ESA (EFTAs overvakingsorgan), OLAF (EUs antikorrupsjonsbyrå), i Europaparlamentet og i EUs økonomiske og sosiale komite (EESC). Parlamentets besøkssenter, Parlamentarium, vart og vitja. Det vart gitt følgjande presentasjonar (dei fleste presentasjonane er lagt inn under vignetten "Dokument" til høgre): Fung. direktør John Tveit, Vest-Norges Brusselkontor: Vest-Norges Brusselkontors arbeid. Konsulent Matilda Brostrøm, Stavangerregionens Brusselkontor: Stavangerregionens Brusselkontor. Informasjonsrådgivar Camilla Langsholt, Den norske EU-delegasjonen: Den norske EU-delegasjonen og Norges forhold til EU, EUs institusjoner. Leiar Åse Erdal, KS Europakontor: KS i Brussel og EFTA-forumet Brussels. Informasjons- og kommunikasjonsrådgivar Tore Grønningsæter, EFTA: EØS og EFTA. Spesialrådgivar Finn Myrstad, Statnett: Statnetts arbeid i Brussel. Korleis påverke i EU? Rådgivar Roy Skårslette, Tollvesenet: Tollvesenet i Brussel. Tollsamarbeidet i EU. Informasjonssjef Trygve Mellvang-Berg, ESA: ESAs oppgåver og verkemåte. Regelverket for statsstøtte og offentlege anskaffelsar.

57 57 Regional- og kommunalråd Jan Edøy, Den norske EU-delegasjonen: EUs påverknad på norske regionar og fylker. Johan Wullt, OLAF: OLAFs oppgåver og verkemåte. Ved besøket i EUs økonomiske og sosiale komite fekk deltakarane møte komiteens president, svenske Staffan Nilsson, og drøfta med han aktuelle utfordringar i tilhøvet mellom Norge og EU. Ein rapport frå studieturen er lagt ut i menyen til høgre.

58 58 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. nov Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 45/12 45/12 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE BØMLO KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte, Else Holst-Larsen har no sendt over ei slik eigenvurdering dagsett Denne ligg ved saka. Drøfting: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dei spesifikke lovheimlar om uavhengighet, jf. kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, 13-14, er medtekne i eigenerklæringa. Sekretariatet kan ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Bømlo kommune. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

59 59 Konklusjon: Ut frå innhaldet i eigenerklæringa, vert det tilrådd å ta denne til etterretning. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte dagsett

60 60

61 61

62 62

63 63 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. nov Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 46/12 46/12 OPPSTART AV PROSJEKT INNAN FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn for saka: Kommunestyret i Bømlo kommune handsama forslag til plan for forvaltningsrevisjon i Bømlo kommune for perioden i sak 74/12, og gjorde slikt vedtak: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa 6. Kontrollutvalet skal rapportera resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart I den vedtekne planen er det desse 7 prosjekta som er sett opp i prioritert gruppe: 1. Forvaltningsrevisjon av PP-tenesta og Barne og familietenesta 2. Forvaltningsrevisjon av organisering, ressursbruk og samordning av tenester innan helse, sosial og omsorg 3. Forvaltningsrevisjon av arealbruk (teknisk avdeling) 4. Forvaltningsrevisjon av innkjøp 5. Forvaltningsrevisjon av tildeling av pleie- og omsorgstenester 6. Forvaltningsrevisjon av legetenesta 7. Forvaltningsrevisjon av arbeid med psykisk helse og rus Drøfting: Kontrollutvalet bør på bakgrunn av den vedtekne planen vurdera om kva prosjekt som nå skal gjennomførast. Ettersom planen nyleg er vedteken, finn sekretariatet det mest naturleg å prioritera det prosjektet som ligg øvst i prioriteringa, altså prosjekt nr. 1. Forvaltningsrevisjon av PP-tenesta og Barne og familietenesta. Kontrollutvalet kan også vurdera om dei bør velja andre av dei prioriterte prosjekta, dersom aktualiteten skulle tilseie det. For å velja ut dei områder som det vil vera aktuelt å sjå nærare på i ein forvaltningsrevisjon innan dette tenesteområdet, vert det vist til utgreiinga som er gjort i Overordna analyse til plan for forvaltningsrevisjon : Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

64 64 Frå denne analysen er det trekt ut nokre avsnitt som bakgrunn i denne saka: «4.3 Barne og familietenesta Barne- og familietenesta løyser oppgåver innanfor; lov om sosialtenester, kommunehelsetenestelova og opplæringslova. Barne- og familietenesta består av helsestasjon, PPT, skulehelsetenesta, sosiale tenester (utanom NAV) og avlastingsbustaden. Av årsmeldinga 2011 går det fram at Bømlo kommune prioriterer arbeidet med dei yngste borna og at dette samsvarer godt med statlege føringar for tidleg innsats. Av undersøkinga går det fram at dek kan vere utfordrande å etterleve regelverket innan Barne og familietenesta sine område. Det går vidare fram at Barne- og familietenesta skal vere ein støttefunksjon for ei rekke andre tenester (t.d. grunnskule og barnevern), og at dek kunne ha vore nyttig å undersøke om samordninga av tenester til barn og unge er tilstrekkeleg god og organisert på ein føremålstenleg måte PP-tenesta Av årsmelding 2011 går det fram at PP-tenesta i 2011 mottok over 80 saker i hovudsak einskildsaker. Av undersøkinga går det fram at PP-tenesta sliter med å overhalde tidsfristar for sakkunnig vurdering og fleire meiner PP-tenesta har eit stort etterslep. Det blir opplyst at på grunn av låg bemanning hjå PPT har det vore eit problem for skulane å få nye sakkunnige vurderingar for å ha eit godt nok grunnlag for å gjere vedtak om spesialundervisning. Det blir vidare opplyst at det er sett inn tiltak og at forholda er i ferd med å betre seg. Fleire meiner PP-tenesta er eit utfordrande område fom bør undersøkast nærare.» Dersom kontrollutvalet vil drøfta nokon av dei andre prosjekta som kan vera aktuelle for forvaltningsrevisjon ut frå vedteken plan, vert det vist til utgreiing som er gjort for dei einskilde prosjekta i Overordna analyse. Konklusjon: Kontrollutvalet må i møtet drøfta val av prosjekt for forvaltningsrevisjon. Når det er føretatt val av prosjekt, må utvalet drøfta formulering av føremål med prosjektet, samt definera avgrensing og problemstillingar som det er ynskje om å sjå på i prosjektet. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar 2

65 65 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. nov Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 47/12 47/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: I denne saka er tanken at kontrollutvalet skal gjera ei vurdering av saker i møteprotokollar frå andre politiske utval i Bømlo kommune. Møteprotokollane kan lastas ned frå heimesida til kommunen. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse i protokollane. I møte i kontrollutvalet blei det gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Georg Lønning Terje Olav Nesse Kåre Habbestad Svanhild Vespestad John Kåre Torkelsen Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret og Formannskapet og Utval for oppvekst, kultur og idrett og Utval for helse og omsorg og Utval for areal og samferdsel og FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.