ÅRSMELDING 2015 FOR KONTROLLUTVALET I VOSS KOMMUNE

Transkript

1 ÅRSMELDING 2015 FOR KONTROLLUTVALET I VOSS KOMMUNE

2 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Samansetnad av kontrollutvalet Fakta om verksemda i Sekretariatsordninga Opplæring Voss kommune sin valde revisor - IHR Personalsituasjonen Oppfølging av revisor Særskilt om Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Den økonomiske situasjonen i Voss kommune Årsrekneskapen Voss idrettshall KF Årsrekneskapen Voss kommune Rekneskapsrevisjon Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Analyse og plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon innan sjukefråvær Gjennomførte selskapskontrollar Analyse og plan for selskapskontroll Byggjerekneskap rehabilitering av Voss ungdomsskule Midtfløyen Uttale frå kontrollutvalet Andre saker kontrollutvalet har handsama Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar Oppfølging av selskapskontroll av eigarskaps-forvaltninga i Voss kommune Forvaltningsrevisjon innan omsorgstenesta i og utanfor institusjon Forvaltningsrevisjon innan kommunale innkjøp i Voss kommune Selskapskontroll av Hardangerbrua AS

3 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar er ein viktig basis for kontrollutvalet si verksemd. Ansvaret omfattar m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har også ansvar for å innstille til kommunestyret på val av revisjonsordning og val av revisor. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eiga forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. 2. Samansetnad av kontrollutvalet For valperioden vart kontrollutvalet sett saman slik: Leiar Oddvar Martin Jansen (FrP) Nestleiar Siv Anita Jønsson (Ap) Medlem Bjarne Gjerme (KrF) Medlem Tore Eikeland (R) Medlem Audhild Rygg (V) Siv Anita Jønsson (Ap) og Tore Eikeland har hadde sete i kommunestyret. For valperioden er kontrollutvalet sett saman slik: Leiar Oddvar Martin Jansen (FrP) Nestleiar Torstein Gunnarson (V) Medlem Siv Anita Jønsson (Ap) Medlem Bjarne Gjerme (KrF) Medlem Derya Ciftci (H) Derya Ciftci (H) har sete i kommunestyret 3. Fakta om verksemda i 2015 Kontrollutvalet hadde 5 møter Kontrollutvalet handsama 62 saker Ordførar har møterett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med forslag til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o rekneskapsrevisjon gjennomførd av IHR o forvaltningsrevisjonar gjennomførd av IHR o skriftleg og munnleg informasjon frå IHR o møteprotokollar frå andre utval o orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjonen det vart bede om 3

4 4. Sekretariatsordninga I Kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eige forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Roald Breistein har vore sekretær på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er sekretariat for kontrollutvala i kommunane: Voss, Odda, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Kvam, Fusa, Fitjar, Stord, Bømlo, Kvinnherad, Austevoll, Tysnes, Øygarden, Sund, Samnanger og Os. 5. Opplæring Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, har sekretariatet planlagt ei 2 dagars folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland på Solstrand Hotell og Bad i januar Det er tre av medlemmene i kontrollutvalet som har meld seg på denne opplæringa. 6. Voss kommune sin valde revisor - IHR 6.1. Personalsituasjonen Det er Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR), som er kommunen sin valde revisor. IHR har ved utgangen av 2015 ein noko dårlegare personalsituasjon i høve til Dette skuldast at ein medarbeidar for tida er ute i svangeskapspermisjon. IHR har nå 4 revisorar inkl. revisjonssjefen, samt 1 revisor tilsett i ein deltidsstilling til disposisjon. Av desse 4 er styreleiar i IHR tilsett for å gjennomføre forvaltningsrevisjonar for selskapet i løpet av året Oppfølging av revisor Kontrollutvalet har ikkje haldepunkt for anna enn at rekneskapsrevisjonen er utført på ein god måte. Kontrollutvalet har hatt eit godt samarbeid med IHR gjennom heile Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halde seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. På grunnlag av revisjonen sine rapportar og anna informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføre ein systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlane, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørane i

5 Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredsstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må vise ei aktiv haldning. Ansvarleg revisor har vore Odd Jakob Storebø og han har levert eigenvurdering vedrørande at IHR er uavhengig i forhold til Voss kommune, som utvalet tok til etterretning. I samband med at kontrollutvalet evaluerte eige arbeid i valperioden i møte kom det m.a. fram dette spørsmålet: «Er det i orden ift. uavhengighet at Arne Gilbakken jobbar i IHR samstundes som han sit i kommunestyret og i styret i IHR?» På bakgrunn av dette gjorde det nye kontrollutvalet slikt vedtak i sak PS 51/15 i møte : «Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak om Arne Gilbakken si rolle som tilsett i IHR samstundes som han sit i kommunestyret i Voss kommune og er styreleiar i IHR, jf. punkt 11 i evalueringa.» 7. Særskilt om 7.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Voss kommune er medlem i FKT. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen i tidsrommet Kontrollutvalet i Voss kommune hadde denne gongen leiar Oddvar Jansen som deltakarar på konferansen. Konferansen inneheld desse hovudtemaa: Stortingets kontrollarbeid, Kontrollutvalg i perspektiv, Kontrollutvalget som ressurs, Antikorrupsjonsarbeid i kommunene, Hvorfor bør du velge et verv i kontrollutvalget, Kommunelovutvalgets arbeid i sluttfasen og Evaluering av kontrollutvalg og sekretariat Den økonomiske situasjonen i Voss kommune Årsrekneskapen Voss idrettshall KF Årsrekneskapen for Voss Idrettshall KF er å betrakte som ein del av årsrekneskapen for Voss kommune. Av rekneskapen for 2014 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr og negativt driftsresultat på kr Det gjev eit driftsresultat på 1,12 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 1,1 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent fram til 2014 for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Frå 2014 er dette talet nedjustert til 1,75%. For Voss idrettshall KF var netto resultatgrad i 2010 ( 7,7 %), 2011 ( - 3,71 %), 2012 ( 5,97 %), 2013 ( 4,94 %) og 2014 ( - 1,12 %). Vi ser av dette at Voss Idrettshall KF i 2014 ligg monaleg under både resultatet i heile kommunesektoren og tilrådinga til TBU. 5

6 Kontrollutvalet gav slik uttale til rekneskapen for Voss idrettshall KF for 2014 i sak PS 14/15 i møte : 1. Kontrollutvalet oppmoder Voss Idrettshall KF å syta for at budsjettendringar, som er omtala i årsoppgjersbrev frå IHR, for framtida vert implementert i årsrekneskapen. 2. Kontrollutvalet støttar seg til IHR sin uttale om den økonomiske situasjonen for Voss Idrettshall KF for året 2014, og har ikkje øvrige merknader til denne Årsrekneskapen Voss kommune Av rekneskapen for 2014 har sekretariatet merka seg at netto driftsrekneskap er positivt med kr , dvs. netto resultatgrad på 5,14 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Gjennomsnitt for alle kommunane i Noreg (utanom Oslo) ligg ifølgje opplysningar frå SSB på netto resultatgrad på 1,1 % i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent fram til 2014 for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Frå 2014 er dette talet nedjustert til 1,75%. For Voss kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste 5 åra: 2010 (- 1,62 %), 2011 ( - 0,98 %), 2012 ( - 2,29 %), 2013 ( + 4,2 %) og 2014 ( + 5,14 %). Som vi ser av desse tala har kommunen eit resultat som i 2014 er monaleg betre enn tilrådinga frå TBU og monaleg over snittet i kommunane. Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Driftsresultatet påverkar i stor grad kommunen sin handlefridom og evne til å tåle svingingar i økonomien. Kontrollutvalet gav slik uttale til rekneskapen for Voss kommune for 2014 i sak PS 15/15 i møte : «Kontrollutvalet tilrår at Voss kommune heretter prioriterer å sette fokus på etikk i årsmeldinga, i tråd med det som går fram av kommunelova 48.5.» 7.3. Rekneskapsrevisjon IHR orienterte kontrollutvalet i gjennom heile året om status når det gjeld rekneskapsrevisjonen. Dei presenterte revisjonsstrategien for 2015 for kontrollutvalet på hausten. Vidare vart førebels resultat av den gjennomførte interimsrevisjonen for 2015 presentert i siste møte. IHR har i samband med interimsrevisjonen gjort særskilde vurderingar av rutinar innan delar av intern kontrollen i kommunen. Det vart levert eit nummerert brev frå IHR i 2013 som gjaldt feil og manglar i rutinane når det gjeld drivstoffkort i Voss kommune. Kontrollutvalet følgde saka vidare opp utover i 2013 og i 2014, men rutinane er enno ikkje komne heilt på plass. På bakgrunn av dette laga IHR eit notat om saka som vart handsama i kontrollutvalet i møte og send kommunestyret som gjorde slikt vedtak : «På bakgrunn av notat frå IHR, «Bruk av bil- og sjåførkort Voss kommune», ber kommunestyret rådmannen syta for at: 1. Voss kommune har betre oversikt over korta ved at einingane jamleg, f. eks. årleg eller halvårleg, avstemmer sine eigne oversikter mot oversikten frå leverandøren. Dette inkluderer også å sikre at personar som ikkje skal ha kort, ikkje har det. 2. Kommunen utarbeider skriftlege rutinar med krav til føring av kjørebøker og loggføring av drivstoffkort. Det bør også vurderast om det kan vera føremålstenleg å innføre elektronisk løysing for kjørebok. 3. Kjørelister vert oppbevart i 5 år, i samsvar med bokføringsregelverket for kjørelister, når denne inneheld oppbevaringspliktig informasjon som elles ikkje kjem fram på grunnlagsdokumentasjonen (faktura/kvittering). 6

7 4. Rutinen for fylling av drivstoff vert generell slik at den omfattar alle rammeavtaler som kommunen har for fylling av drivstoff. Kontrollutvalet gjorde vidare slikt vedtak i samband med referatsak RS 18/15 i møte slikt vedtak: «Kontrollutvalet ber rådmannen om å melde attende innan kva tiltak som er/skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» I samband med referatsak RS 32/15 «Svar i høve rutinar av bil- og sjåførkort» gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i møte : «Denne referatsaka vart send til kontrollutvalet som vedlegg til e-post I tillegg vart den lagt fram på papir i møtet. Kontrollutvalet er meir nøgd med svaret på denne saka no, men ber IHR følgje dette vidare opp i samband med den laupande revisjonen.» 7.4. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap Analyse og plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. På bakgrunn av dette gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak PS 56/15 i møte : 1. Kontrollutvalet ber IHR innan , lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Voss kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten

8 Forvaltningsrevisjon innan sjukefråvær Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak PS 41/15 i møte : 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan sjukefråvær. 2. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, ressursbruk og tidspunkt for levering av revisjonsrapport. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har i denne forvaltningsrevisjonen engasjert Rogaland Revisjon IKS til å gjennomføre arbeidet. Kontrollutvalet gjorde vidare slikt vedtak i sak PS 58/15 i møte : «Det er ønskjeleg at IHR, i samband med at revisjonsrapporten vert send på høyring til rådmannen, ber om at han tar stilling til korleis forslag til tiltak som ligg i rapporten bør prioriterast.» 7.5. Gjennomførte selskapskontrollar Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd m.a. slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll Analyse og plan for selskapskontroll På bakgrunn av det som går fram over gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sa PS 57/15 i møte : 1. Kontrollutvalet ber IHR innan lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Voss kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten

9 7.6. Byggjerekneskap rehabilitering av Voss ungdomsskule Midtfløyen Uttale frå kontrollutvalet Kontrollutvalet handsama i sak PS 29/15 Byggjerekneskap rehabilitering av Voss ungdomsskule midtfløyen Uttale frå kontrollutvalet» i møte og det vart vedteke slikt vedtak og uttale: Vedtak: «Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for kva som er årsaken til det store meirforbruket i byggjeprosjektet rehabilitering av Voss ungdomsskule spesialromsfløyen.» Uttale: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjonane frå IHR og tar dei til etterretning. 2. Kontrollutvalet har merka seg at det i byggjerekneskapen ikkje er gjort greie for kva som er årsaken til det store avviket og det vil vera ei føremon om ein i framtida kan finne fram til rutinar som sikrar at dette skjer. 3. Kontrollutvalet registrerer at det ikkje er gjort greie for det store meirforbruket og at det heller ikkje er levert evalueringsrapport som ein del av denne prosjektrekneskapen, jf. vedlegg til økonomireglementet. 4. Kontrollutvalet ber om at denne uttalen vert lagt ved saka til kommunestyret Rådmannen orienterte kontrollutvalet om denne byggjerekneskapen i sak PS 40/15 i møte og det vart gjort slikt vedtak: «Informasjonen vart teken til orientering.» 7.7. Andre saker kontrollutvalet har handsama Kontrollrapport 2014 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen Finansrapportar Budsjettforslag for kontroll og tilsyn i 2016 Kvartalsrapportar Orientering om oppfølging av tilsynsrapportar Orientering om arbeid med etikk i Voss kommune Ordførar orienterte om påståtte arbeidsmiljøproblem i Voss kommune Orientering om dobbeltrom vs. enkeltrom på sjukeheimar Bygg og eigedom presenterte verksemda si for kontrollutvalet Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden Teieplikta for kontrollutvalet i valperioden

10 7.8. Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av dette er det rutine å be rådmannen om skriftleg attendemelding på kva tiltak som er sett i verk i høve tilrådingane i tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar Oppfølging av selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Voss kommune Kontrollutvalet bestilte hausten 2013 selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Voss kommune. Revisjonsrapport vart handsama i kommunestyret som gjorde slikt vedtak: «Kommunestyret ser det som uheldig at Voss kommune enno ikkje har følgt opp anbefalingane frå rapportar om eigarskapsforvaltning i 2009 og 2010, som vart handsama i kommunestyret seinast i sak 09/11. På bakgrunn av selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Voss kommune, ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. Etablere rutinar som sikrar at prinsipp som ligg til grunn for eigarstrategien blir lagt til grunn for kommunen si eigarforvaltning 2. Utarbeide eigarskapsmelding der ein tydeleg får fram formålet med eigarskapsmeldinga og nyttar eigarskapsmeldinga som eit levande dokument 3. Gjennomføre årleg gjennomgang og evaluering av eigarstyringa 4. Å utarbeide retningsliner for valnemnda 5. Melda attende innan kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» Som eit ledd i arbeidet med eigarskapsforvaltninga i Voss kommune vedtok kommunestyret i sak 87/14, Eigarskapsmelding 2013 for Voss kommune, i desse to punkta: 1. Kommunestyret tek eigarskapsmeldinga til orientering. 2. Kommunestyret gir fylgjande signal for framtidige eigarskapsmeldingar: o Det skal vera jamlege møter med dei viktigaste selskapa. o Selskapa blir bedne om å syta for god og kontinuerleg opplæring i styreansvar og plikter, i selskapet sine aktivitetar og kommunen sin eigarskapsstrategi o Opplæring i eigarskapstilhøve skal vera ein viktig del av folkevaldopplæringa for neste periode Kontrollutvalet har følgd opp denne selskapskontrollen ved tre høve, seinast i samband med handsaming av sak RS 42/15 «Ny status på oppfølging av 10

11 selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Voss kommune» i møte i kontrollutvalet , der det vart gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet registrerer at Voss kommune i all hovudsak har fått på plass rutinar i tråd med det som vart vedteke i samband med kommunestyret si handsaming etter selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Voss kommune. Utvalet er difor nøgd med tilbakemeldinga og seier seg ferdig med saka.» Forvaltningsrevisjon innan omsorgstenesta i og utanfor institusjon Kontrollutvalet bestilte forvaltningsrevisjon innan «Omsorgstenesta i og utanom institusjon». Revisjonsrapport med innstilling frå kontrollutvalet vart handsama i kommunestyret som sak 101/14 der det vart gjort slikt vedtak: «På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Omsorgstenesta i og utanfor institusjon, ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. vurdere om tal på tilsette, korttidsplassar, sjukeheimsplassar og omsorgsbustader med heildøgnsbemanning for eldre 80 år og over, dekker behovet. Det er kommunestyret sin intensjon at antalet plassar skal dekkja behovet. 2. sikre at tildelingskontoret etterlever bestemmingar om sakshandsaming i Forvaltningslova. 3. sikre at krav i internkontrollforskrifta 4 vert følgd. 4. styrke og profesjonalisere arbeidet med internkontroll. 5. sikre at eigne tilsette får påkravd vidare- og etterutdanning, 6. tilretteleggje slik at tilstrekkeleg fagkompetanse sikrast i tenestene 7. sikre tilsette tilgang til og opplæring i aktuelle lover og forskrifter. 8. å ha prosedyrar/rutinar/system for å innhente erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane. 9. overhalde krav om brukarmedverknad og -oppfølging i regelverket. 10. fullføre arbeidet med å etablere rutinar for samhandling mellom institusjon, heimeteneste og leiing. 11. snarast mogleg får koordinerande eining i funksjon. 12. Avklare venteliste/opphoping av brukarar med behov, slik at kommunen heile tida har oversyn over omfanget av behov som ikkje blir møtt 13. Det vert meldt attende innan kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» Kontrollutvalet har følgd opp denne forvaltningsrevisjonen ved to høve, seinast i samband med handsaming av sak PS 43/15 «Oppfølging - Forvaltningsrevisjon omsorgstenesta» i møte , der kontrollutvalet gjorde slikt vedtak: «Kontrollutvalet registrerer at rådmannen no har sett i verk tiltak på dei fleste av punkta i vedtaket frå kommunestyret om forvaltningsrevisjon innan omsorgstenesta, men at det i punkta 1, 3, 4, 6 og 10 framleis er noko som ikkje er ferdig gjennomført. Etter den motekne planen skal det meste vera på plass innan På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet om ny status i form av skriftleg tilbakemelding på dei nemnde punkta innan » 11

12 Forvaltningsrevisjon innan kommunale innkjøp i Voss kommune Kommunestyret handsama i møte i sak 83/14 - Kjøp av konsulenttenester i kommunalavdeling helse og omsorg, og det vart gjort slikt samrøystes vedtak: 1. Kommunestyret ber om eiga sak om kommunen sine innkjøp. Saka skal visa: korleis kommunen sine innkjøp må gjennomførast for å vera i tråd med regelverket kva moglegheiter kommunen har til å setja vilkår ved innkjøp kva moglegheiter ein ha for å sikra effektive og fornuftige innkjøp på same tid som ein sikra openheit om innkjøpa 2. Kommunestyret meiner at det er trong for ei systematisk vurdering og gjennomgang av kommunen sine innkjøpsrutinar, og ber difor kontrollutvalet om å tinga forvaltningsrevisjon, med fokus på innkjøpsrutinane i alle dei kommunale avdelingane. Hovudføremålet med revisjonen skal vere å undersøke om kommunen følgjer gjeldande lovar og reglar for offentlege innkjøp av varer og tenester. På bakgrunn av punkt i vedtaket over gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak PS 57/14 i møte : 1. Med bakgrunn i kommunestyrevedtak tingar kontrollutvalet forvaltningsrevisjon innan «Kommunale innkjøp». 2. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Prosjektplanen vart vedteke i møte i kontrollutvalet og av den går det fram at forvaltningsrevisjonen har slikt føremål og slike problemstillingar: «Undersøke om kommunen følgjer gjeldande lovar, reglar og politiske føringar for offentlege innkjøp av varer og tenester i alle avdelingar i kommunen. Problemstillingane i prosjektet vil vera: 1. Organisering av innkjøp i kommunen a. Korleis er innkjøp organisert i kommunen, og er organiseringa føremålstenleg? b. I kva grad er det etablert skriftlege rutinar for innkjøp i kommunen? c. Er det inngått rammeavtalar i tilstrekkeleg grad? d. I kva grad er det etablert internkontroll for å avdekke og følgje opp brot på rutinar og regel-verk? e. Er etablerte IT-verktøy på området tenlege, og i kva grad vert dei nytta? f. Har tilsette som er involvert i innkjøp naudsynt kompetanse, og i kva grad er det etablert rutinar for opplæring som sikrar dette? 2. Etterleving av regelverk, rutinar og rammeavtalar a. I kva grad vert regelverket og rutinar følgd? b. I kva grad vert rammeavtalene følgd?» Revisjonsrapporten vart handsama i kontrollutvalet i sak PS 30/15 med slik innstilling til kommunestyret: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Kommunale innkjøp i Voss kommune, ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. Setje ned ei bredt samansett gruppe tilsette på tvers av avdelingar, som er involvert i innkjøp, for å vurdere korleis innkjøp i kommunen, i eit bredt perspektiv, kan verta organisert meir 12

13 føremålstenleg. Det vil sei at føresetnadane for at organiseringa skal kunne fungere, bør vera på plass. 2. Tydeleggjera ansvaret for policy og rutinar samt ansvaret for kontrollar for å sikre etterleving av prosesskrav og avtalar som kommunen har inngått. 3. Utarbeide skriftlege overordna instruks for innkjøp 4. Utarbeide ein innkjøpsstrategi 5. Sikrar at dei som skal gjennomføre avrop på rammeavtalar har tilgang til gjeldande rammeavtalar. 6. Inngå flest mogeleg rammeavtalar 7. I større grad etablerer rutinar for å sikra at kommunen følgjer anskaffingsregelverket og inngåtte rammeavtalar. 8. Implementerer e-handel snarast mogeleg. 9. Etablerer rutinar for opplæring som sikrar at involverte i innkjøp har naudsynt kompetanse 10. At leiarane må utarbeide ein plan for større anskaffingar i budsjettåret. 11. Tydeleggjere kor viktig det er at konkurransegrunnlaget er i samsvar med anskaffingsregelverket. 12. Å melde attende til kontrollutvalet innan kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kontrollutvalet har ansvar for å følgje opp at tilrådingar som er vedteke av kommunestyret vert følgd opp. I samband med at kontrollutvalet handsama sak PS 59/15 «Tilbakemelding Forvaltningsrevisjon kommunale innkjøp i Voss kommune» i møte vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet registrerer at Voss kommune har fått på plass mange gode rutinar for å sikre at innkjøp på ein betre måte enn før vert gjort i tråd med regelverket. Likevel er det framleis nokre av punkta, der tiltaka ikkje er heilt på plass, eller det ikkje er sagt noko om tidspunkt for når dei skal vera på plass. Dette gjeld punkta 4, 8, 9 og Tilbakemeldinga vert å sende sekretariatet innan Selskapskontroll av Hardangerbrua AS Kontrollutvalet mottok våren 2014 invitasjon frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune om å delta i felles selskapskontroll av Hardangerbrua AS. Voss kommune samt Eidfjord kommune, Ulvik herad, Ullensvang herad og Kvam herad takka ja til å delta i denne felles selskapskontrollen. Revisjonsrapport vart handsama i kommunestyret i Voss kommune i sak 15/15 der det vart gjort slikt vedtak: «På bakgrunn av gjennomført selskapskontroll av Hardangerbrua AS, ber kommunestyret om at: Hardangerbrua AS syter for å: 1. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Gjennomgå selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir 13

14 gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 3. Gjennomgå sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 5. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» Kontrollutvalet handsama referatsak RS 44/15 Handlingsplan Hardangerbrua i møte og det vart gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet ser positivt på at Hardangerbrua AS har sett i verk nokre av tiltaka som går fram av vedtaket i kommunestyret i Voss kommune. På bakgrunn av at det er planlagt at fleire av tiltaka, punkt 1 og 4, skal setjast i verk i samband med hhv. valet hausten 2015 og for rekneskapsåret 2016, ber kontrollutvalet om ny status i form av skriftleg tilbakemelding innan » Svar vart ikkje motteke innan den fastsette fristen. Kopi av purring på sama sak frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune dagsett er motteke. 14

15 15

16 Voss kommune Kontrollutvalet c/o Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune Postboks 7900, 5020 Bergen telefon: / / / , telefaks: e-post: hogne.haktorson@hfk.no e-post: roald.breistein@hfk.no e-post: kari.nygard@hfk.no e-post: kjartan.haugsnes@hfk.no e-post: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no e-post: kontrollutvalet@hfk.no 16