Voss kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Voss kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Voss tinghus Dato: Tidspunkt: 09: Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Oddvar Martin Jansen Leiar FRP Torstein Gunnarson Nestleiar V Bjarne Gjerme Medlem KRF Derya Ciftci Medlem H Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Siv Anita Jønsson Medlem AP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Kristian Østrem Siv Anita Jønsson V Merknader Andre som møtte: Navn Stilling Leiargruppa i Voss kommune I prosessmøte 1 Hans Erik Ringkjøb Ordførar, i prosessmøte 1 Else Berit Kyte Kommunalsjef, sak PS 37/16 Marianne Røynesdal Barnevernleiar, sak PS 37/16 Odd Jakob Storebø Revisjonssjef IHR Roald Breistein Sekretariat for kontrollutvalet, Hordaland fylkeskommune Oddvar Martin Jansen utvalsleiar Roald Breistein utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 33/16 PS 34/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 35/16 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosessmøte 1 PS 36/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Prosessmøte / /137 PS 37/16 PS 38/16 PS 39/16 Rådmannen orienterer om oppfølging av tilsynsrapport innan barnevern Selskapskontroll av Voss Energi AS - Status i arbeidet ved IHR Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar - Aktuelle selskap 2016/ / /137 PS 40/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/132 PS 41/16 RS 14/16 RS 15/16 RS 16/16 RS 17/16 PS 42/16 Referatsaker Revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for 2017 Vedtak i KST Forvaltningsrevisjon av sjukefråvær i Voss kommune Vedtak i KST Årsrekneskap og årsmelding 2015 for Voss Idrettshall KF Vedtak i KST Årsrekneskap og årsmelding 2015 for Voss kommune Eventuelt 2016/ / / /142 PS 33/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Sakliste og innkalling vart samrøystes vedteke. PS 34/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Møteprotokoll frå forrige møte vart samrøystes vedteke. 2

3 PS 35/16 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosessmøte 1 Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for forvaltningsrevisjon så langt til orientering. IHR leia arbeidet med prosessmøte 1 der det vart diskutert og vurdert risikoar innanfor kommunens teneste-/ansvarsområde, basert på deltakarane sin kompetanse og erfaringar. Ordførar og leiargruppa i Voss kommune deltok i dette arbeidet saman med kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for forvaltningsrevisjon så langt til orientering. PS 36/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Prosessmøte 1 Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for selskapskontrollen så langt til orientering. IHR leia arbeidet med prosessmøte 1 der det vart diskutert og vurdert risikoar innanfor kommunens eigarskap i selskap basert på deltakarane sin kompetanse og erfaringar. Ordførar og leiargruppa i Voss kommune deltok i dette arbeidet saman med kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for selskapskontrollen så langt til orientering. PS 37/16 Rådmannen orienterer om oppfølging av tilsynsrapport innan barnevern Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kommunalsjef Else Berit Kyte og barnevernleiar Marianne Røynesdal orienterte om kva som er gjort/vil verta gjort i høve lukking av avvik som kom fram i fylkesmannen sin tilsynsrapport innan barnevern i Voss kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 3

4 Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 38/16 Selskapskontroll av Voss Energi AS - Status i arbeidet ved IHR Informasjonen vert teken til orientering. Revisjonssjef Odd Jakob Storebø orienterte om status i arbeidet med selskapskontroll av Voss Energi AS og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. PS 39/16 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar - Aktuelle selskap Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Revisjonssjef Odd Jakob Storebø orienterte om oversikt over selskap som Voss kommune har eigarskap i og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. PS 40/16 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Følgjande møteprotokollar vart gjennomgått i dette møtet: Kommunestyret Formannskap/plan- og økonomiutval , , og Utval for miljø og kultur og Utval for nærings og tiltaksarbeid og Utval for levekår Ingen Kraftfondet Ingen 4

5 vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 41/16 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering. PS 42/16 Eventuelt E-post, vedlagt notat, dagsett frå Torstein Gunnarson (V) og e-post dagsett frå Bjarne Gjerme (KrF) vart drøfta. Notat frå Torstein Gunnarson (V) vert lagt ved protokollen. Gunnarson trekte attende forslaget som ligg i siste setning i notatet. Kontrollutvalet drøfter saka vidare på slutten av neste møte. Etter felles diskusjon vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Informasjonen i drøfting av innspel frå Gunnarson og Gjerme vart teken til orientering. 2. Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. 5

6 T. Gunnarson Vedlegg til protokoll for sak 42/16, Eventuelt, i møte i Voss kontrollutval. KONTROLLUTVALET; BEHANDLING AV AKTUELLE SAKER 1. Behandlingsmåte og manglande informasjon har medført at kontrollutvalet (KU) no i vårhalvåret 2016 ikkje har kunna drøfta eit par svært aktuelle saksfelt i Voss kommune på basis av ajourført informasjon. Dette utløyser prinsippielle spørsmål ved kontrollutvalet sin rett og mulighet til å kunna følgja med i aktuelle saker, for slik m.a. å kunna vurdera om sakstilhøva tilseier særskild oppfølging. 2. Det aktuelle saksfeltet er eit par svært sentrale element i kommunen si helsetenesta; kommunal legeteneste og legevaktenesta. Status og utvikling i desse tenesteområda siste året har ført til mange spørsmål i politiske organ, svært mange avisinnlegg i lokalavisa Hordaland og spørsmål til underteikna som medlem av KU. Leiar og sekretær har så langt avvist å henta inn tilstrekkeleg informasjon frå administrasjon/politikarar til at KU kunne føra ein informert diskusjon. 3. Kort om bakgrunn og behandling i kontrollutvalet: a) To kommuneoverlegar sa i 2015 opp stillingane sine etter svært kort teneste.. Dei 2 ordinære kommunelegane gjekk også ut av tenesta då den andre av dei to kommuneoverlegane sa opp. Underteikna bad i epost av til leiar om at kontrollutvalet måtte få tilsendt aktuelle dokument, event. at planlagt møte blei framskunda til tidleg januar med informasjon om status for saksfeltet. Utvalsleiar ønskte ikkje å be administrasjonen om kopi av aktuelle dokument, og ville heller ikkje framskunda møtet. Underteikna oppfatta i samtale med leiar at ei eiga sak om behandlingsmåte av aktuelle saker skulle leggjast fram i komande møte. Dette skjedde ikkje. Rett nok fekk KU tilsendt kopi av brev frå fylkeslegen som sa seg tilfreds med korleis ledige stillingar/funksjonar var dekka av vikarar. b) Drøfting av saksområdet i ordinært møte under Eventuelt synleggjorde så usemje mellom utvalsleiar og sekretær på den eine sida, og underteikna og repr. Bjarne Gjerme på den andre i kva grad KU kan eller bør kunna få informasjon frå administrasjonen om aktuelle saker, og event. korleis. Drøftinga enda med at KU samrøystes vedtok at Aktuelle saker tema til drøfting skulle stå på sakslista i kvart møte, og at KU-medlemer kunne melda inn tema under denne sakstittelen til leiar og sekretær 3 veker før møtet. c) Til neste møte, melde så underteikna i Epost av til leiar og sekretær (med kopi til dei andre utvalsmedlemene), at eg ønskte Kommunehelseteneste og Legevaktsaka; status og prosess siste tida, ført opp under sak Aktuelle saker tema til drøfting, og at eg rekna med at utvalsleiar og sekretær tok kontakt med administrasjon og politisk leiing i kommunen for å få belyst spørsmåla. Informasjon vart ikkje innhenta. Sekretæren har følgjande saksutgreiing til møtet : Innspela har vore diskutert med leiar i kontrollutvalet. Slik leiar, i samråd med sekretariatet ser det, er det kontrollutvalet som organ som skal ta stilling til om saker skal handsamast av utvalet. Ei slik vurdering bør m.a. gjerast på bakgrunn av om innspela bør prioriterast i høve andre presserande pågåande saker, om det bør prioriterast av budsjettmessige omsyn og om dette er saker som det er rett at kontrollutvalet 6

7 skal befatte seg med. Det vil difor normalt sett ikkje vera rett av utvalsleiar eller sekretariat å ta kontakt med administrasjon og politisk leiing for å få belyst spørsmåla før dei har vore førelagt kontrollutvalet til drøfting. Konklusjon: På bakgrunn av det som går fram over vert innspela frå Torstein Gunnarson lagt fram til drøfting med tanke på om dette er saker som kontrollutvalet kan og vil prioritere å handsame. Saka vert difor lagt fram utan forslag til vedtak. Drøftinga i møtet gjekk i hovudsak på sekretæren si utsegn om at kontrollutvalet først måtte drøfta saka før ein kunne be om informasjon, og svært lite om dei etterlyste sakstilhøva. Eg understreka at før KU kunne ta stilling til om eit saksfelt skulle eller burde følgjast, opp, måtte utvalet ha informasjon. Etter ei relativt lang og sprikande drøfting bad underteikna om at utvalet berre skulle konkludera med at saka vart tatt til informasjon. Underteikna og Bjarne Gjerme la (deretter) inn følgjande protokolltilførsel: Vi beklagar at leiar og sekretariat ikkje fann å vilja innhenta informasjon frå administrasjonen i den aktuelle saka på sakskartet: Aktuelle saker tema til drøfting. d) I Epost av bad så underteikna om at same tema som i møtet vart ført opp til informasjon og drøfting i møtet , og under same sakstittel.. I brev av skriv sekretær: Ditt innspel er drøfta med leiar i kontrollutvalet. I samråd med han har vi tenkt to alternative måtar for vidare handtering: 1. Du kan ta opp innspela i prosessmøte 1 som skal haldast i samband med analyse og plan for forvaltningsrevisjon i møtet I dette prosessmøtet skal rådmannen og leiargruppa i Voss kommune også delta. Rådmannen har sagt at han vil kunne svare på nokre korte og enkle spørsmål i høve dine to innspel i prosessmøtet. 2. At saka vert avvist av di ho vart handsama og teken til orientering i førre møte. Antar at alternativ 1 både er å føretrekka frå di side, og at det også er ei føremålstenleg løysing no som prosessen med analyse og planarbeid pågår. I svarepost av repeterer underteikna først at..det er viktig at kontrollutvalet held seg à jour med desse sakstilhøva, med tanke på mogleg seinare sak om nærmare vurdering/undersøking, og vidare at sjølve sakstilhøva p.g.a manglande informasjon ikkje vart reelt drøfta i møtet For å koma vidare aksepterer likevel underteikna at saksområdet blir drøfta i samband med sak Analyse og plan for forvaltningsrevisjon (sak 35), føresett at KU får ei rimeleg grundig orientering om tema... I epost av seier så sekretær På vegne av og i samråd med leiar i kontrollutvalet at det i møtet ikkje vil vera tid til til ei rimeleg grundig orientering. Dvs. at sakstilhøva må event. spelast inn i den generelle diskusjonen i sak om nemnde sak om prosessmøte 1 for plan for forvaltningsrevisjon Problemet er her sjølvsagt at KU så langt ikkje har fått tilstrekkeleg informasjon om sakstilhøva til kunna føreta ei reell vurdering om det ut frå risiko-og vesentlighetsvurderinger bør koma ei nærmare undersøking, for eksempel ved ein forvaltningsrevisjon, og at det i møtet heller ikkje er lagt opp til det. I sakslista for møtet er det elles ikkje ført inn at underteikna sitt framlegg om tema under Aktuelle saker.. er overført til drøfting i samband med sak a) Gjennom å ikkje vilja henta inn tilgjengeleg informasjon opplever underteikna så langt at leiar og sekretær ikkje ønskjer å leggja til rette for at KU kan halda seg oppdatert på og drøfta 7

8 aktuelle saker i politiske organ eller i ålmenta. dvs. m.a. for å kunna ha sakstilhøve under observasjon jamvel om saksområdet ikkje er moge for meir formell behandling i KU. Dette er i så fall alvorleg, og etter underteikna si meining i strid med intensjonen i kommunelova 77,.1, om kontrollutvalet sin overordna og utøvande tilsynsfunksjon på vegne av kommunestyret. b) Underteikna er elles noko overraska over sekretæren jamvel om det er. i samråd med leiar - svarar på framlegg frå KU-medlem om saker m.v., dvs. i spørsmål som etter mi meining ligg til leiars ansvarsområde (f.eks. ansvar for kva saker som skal stå på sakslista, og om saksutgreiing er tilstrekkeleg for informert behandling). Eg vil derfor be om at det i neste møte blir lagt til rette for sak/ein prinsippiell debatt om problemstillingane framfor, jfr. særleg punkt 1, 2 og 4a. Bjarne Gjerme gjev full tilslutning til vurderingar og krav om prinsippiell drøfting i neste møte. 8