i54.2_-1q ÅMLI KOMMUNE KONTROLLUTVALET

Transkript

1 i54.2_-1q ÅMLI KOMMUNE KONTROLLUTVALET ÅRSPLANFOR 2013

2 AMLI KOMMUNE KONTROLLUTVALET ÅRSPLAN2013 FOR KONTROLLUTVALET Bakgrunn Åmli kontrollutval legg med dette fram ein eigen årsplan for kommunestyret for godkjenning. Årsplanen er ikkje å forstå som ei fullstendig framstilling av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å sjå nærare på. I tillegg til dei saker som vert lagt fram for kontrallutvalet gjennom året, vil det av erfaring alltid dukke opp spørsmål som vert gjenstand for debatt i utvalet. Enkelte saker er og av ein slik karakter at dei vert handsama unnanteke offentligheit. I spesielle saker er det direkte kontakt/drøftingar med berørte (eks. ordførar, rådmann, revisor). Kontrollutvalet har valgt å legge fram årsplaner for kommunestyret, framfor å utarbeide ein samla plan for verksemda i valperioden. Årsplanen er inndelt i ni kapittel, herunder oversikt over prosjekter innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Årsplanen for 2013 er ein samla plan som etter handsaming i kommunestyret tilfredsstiller forskriften av 01, Møteplan Februar: Tysdag 26. kl April: Tysdag 23. kl September: Tysdag 24. kl Oktober Tysdag 22. kl November: Tysdag 26. kl Dette er planlagte møter i Ein tek atterhald om at enkelte møtedatoer kan verte endra i løpet av året, blant anna på grunn av saker som skal vidare til kommunestyret for handsaming. Opplæring og kurs Det blir stadig stilt større krav og forventningar til kontrollutvalet sin kompetanse, både frå det politiske miljøet og innbyggjarane i kommunen. Endra regelverk gjer det naudsynt å leggje til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlemmar av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalet si rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåvene som går fram av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet blir blant anna invitert årleg til landskonferanse for kontrollutvalet i regi av Norges kommunerevisorforbund i februar månad. Dette er ei viktig samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmar ny kunnskap, og er ein arena der kontrollutvalet sine medlemmer frå heile landet rnøtast og drøftar saker og arbeidsmetodar. Kontrollutvalet ynskjer i framtida å setje fokus på opplæringstiltak, og ser nødvendigheita av å avsetje middel til kurs for valde medlemmar. 2

3 Generelle oppgåver Kontrollutvalet skal føre tilsyn med den kommunale forvaltninga og siå til at kommunen har ei forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalet skal etter kommunelova og instruks avgje uttale til kommunestyret i rekneskapssaken. Utvalet kan og handsame saker som vert oversend frå kommunestyret eller gje uttale i saker frå enkeltmedlemer av utvalg/kommunestyre dersom utvalet finn grunn til det. Kontrollutvalet kan på eige initiativ sette i verk granskning eller undersøkingar, eller vedta at revisjonen skal utføre konkrete oppgåver. Kontrollutvalet fører tilsyn med revisjonen sitt arbeid. Kontrollutvalet er ikkje et ankeorgan for enkeltpersoner, medlemmer av kommunestyret eller politiske utval og partier. Om forvaltningsrevisjon Kommunal- og regionaldepartementet har med heimel i kommunelova fastsett forskrift for kontrollutval med ikrafttreden med merknader. Av forskriften går det fram at kommunestyret skal fastsette plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst ein gong i valperioden. Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon er omtalt i forskriften kapittel 5. Dei aktuelle paragrafane vert gjengitt her: 9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 510 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst din gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11 Rapportering om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jfr. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 512 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan 3

4 kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Revisjonen la fram overordna analyse for Åmli kommune for kontrollutvalet den Føremålet med analysen var å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på dei ulike sektorar og verksemder i kommunen. Kontrollutvalet handsama plan for forvaltningsrevisjon for perioden den Åmli kommune har en ramme på 2 prosjekter i valperioden, avhengig av storleiken på de ulike prosjekta. Planen er godkjent av kommunestyret i møte IKT - sikkerhet og sårbarhet (prosjektet er starta opp hausten 2012) Tilpassa opplæring og spesialundervisning 6. Merknader til dei prioriterte oppgåver Bruken av IKT er omfattande i kommunen. Tilgjengelighet, sårbarhet, sikkerhet, sikring m.v. Ønskast kartlagd. Lova om personopplysningar og forskrifta om personopplysningar si kap. 2 (krav til system for styring) danner grunnlaget for prosjektet. Forvaltningsrevisjonsprosjektet vil ha som formål å kartlegge årsakene til kommunens betydelige bruk av ressursar på spesialundervisning. Gjennomføringa vil hovudsak basere seg på en vurdering av om kommunens handsaming av vedtak om spesialundervisning er i henhold til førmålsbeskrivinga, i tillegg til å sjå på kommunens praktisering av tilpassa opplæring i undervisninga. Ein føreset at prosjektet vert gjennomført i perioden I tillegg til ordinære prosjekter, ønsker kontrollutvalet å ha fokus på kommunen sin Økonomi ved ei generell oppfølging og orientering i kontrollutvalets møter. 7. Om selskapskontroll I forskriften for kontrollutval er selskapskontroll tatt med som særskild oppgåve. KRDpålegg kontrollutvalet i medhald av kommunelova 80 å sørge for å utarbeide ein plan for selskapskontroll og å påse at det vert ført kontroll med eigarinteressa i selskap. Planen skal utarbeidast i løpet av det første året i valperioden. Det er ikkje noko til hinder for at kommunestyret vedtar at det skal utarbeidast slike planer oftare. Det er gjeven merknadar til paragrafane i forskriften. Der er det vist til bestemmelsene i kommunelova 80 om innsynsrett for kontrollutval og revisor. Denne heimelen omfatter først og framst interkommunale selskap (IKS-er) og aksjeselskap der ein kommune/fylkeskommune åleine eller saman med andre kommunar/fylkeskommunar eig alle aksjane, og i heileigde dotterselskap av slike selskap. Kommunelova åpner og for at det kan utførast forvaltningsrevisjon i slike selskap. Etter at forskriften vart skriven, er det på nytt åpna adgang til å etablere interkommunalt samarbeid etter KL 27 som eigne juridiske einingar og med eigen rekneskapsføring. Vi antar at forskriftene gjeld tilsvarande for desse. Selskapskontrollen er omtala i forskriften kapittel 6. Dei aktuelle paragrafane vert gjenngitt her: 4

5 513 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser iselskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst èn gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, Ifr. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Kommunen har eigarinteresse i følgjande selskap: Indre Agder Avfallsselskap (IATA) Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS Arendal Revisjonsdistrikt IKS Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder IKS Det er gjennomførd eigarskapskontroll (fase 1) i Aust-Agder kulturhistoriske senter IKSog Arendal Revisjonsdistrikt IKSi 2007 og ein utvida kontroll i Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder IKSog Indre Agder Avfalsselskap i Det vil bli utarbeidd ein ny plan for selskapskontroll etter forskriftas 13 for inneverande valperiode med framlegg for kontrollutvalet i februar Selskapskontroll som vert utførd i samsvar med planen vert vedtatt av kontrollutvalet og innarbeidd i årsplanen. 8. Sekretariatstenesta Frå og med har sekretærhjelp og saksførebuing til kontrollutvalet vært kjøpt frå Aust-Agder fylkesrevisjon. Dette har heng saman med at forskrift for kontrollutval ble endra, med den følgje at kommunens utøvande revisor ikkje lenger kunne være sekretær for utvalet. Ordninga er etter ein anbodsprosess i 2011 og vedtak i kommunestyret forlenga fram til I løpet av 2013 må ein ta stilling til sekretariatsordninga frå

6 9. Arbeidsfordeling i kontrollutvalet For 2013 vil kontrollutvalet oppretthalde den praksis at kontakten med politiske utval blir fordelt mellom utvalet sine medlemer. Oppgaven omfatter oppfølging av vedtak, og forutsett at innkalling, saksliste og protokoll etter møtene vert send til utvalets medlemer. Dokumenta og ansvar for oppfølging vert fordelt slik: Kommunestyret : Tobias Wessel-Hansen Tangen Angrim Flaten Formannskapet : Siv Annie Dale 10. Videre handsaming Kontrollutvalet sin årsplan for 2013 vert lagd fram for kommunestyret for godkjenning. Kontrollutvalet ber om fullmakt frå kommunestyret til å foreta omprioriteringar i årspian for forvaltningsrevisjon og selskapskontrolt Amli, 05. desember 2012 Tobias We el-han en Tangen Leiar 6