Statusrapport for omstillingsprogrammet, hovedstadsprosessen. Overføringsprosjektene OUS AHUS, OUS - Vestre Viken og AHUS Vestre Viken Delrapport 5 for overføringsprosjektet mellom OUS og AHUS Rapportperiode Pr. 20.09.2010 Ansvarlig Adm. dir Siri Hatlen 1 Overordnet status Tabellen under viser overordnet status per hovedområde. Det vises til punkt 2 for detaljer. 1 2 3 4 5 6 7 Område Resultat Tid Forankring/dialog med ulike interessenter Overføring av pasienter HR- Overgang av personale Økonomi / eiendom IKT FOU Omdømme Samlet avtale for overføring Lite symbol markerer siste rapportering til Helse Sør Øst 20.08.2010. Side 1 / 11
2. Detaljer per område Område 1 Overføring av pasienter: Omforent plan for ut- og innfasing/ plan for å snu pasientstrømmer presenteres for styret i OUS 30.09. og for styret i Ahus 01.10. For at plan skal kunne gjennomføres betinges det at personell er på plass i Ahus fra. 01.01.2011. Risiko knyttet til resultat er gult og tid er fortsatt i rødt da personellsituasjonen ved Ahus er uavklart. Område 2 HR Overgang av personale: Pr 18.august var det 155 personer som hadde takket ja til stilling ved Ahus (120 fra OUS og 35 Ahus). Ahus lyser ut stillinger internt i OUS og Ahus, 16.09. med søknadsfrist 30.09. Fremdeles vil fast ansatte ha førsteretten til stillingene, men nå kan også vikarer og midlertidig ansatte med ansettelsesforhold ved de to helseforetakene søke. Hvis ingen fast ansatte har søkt stillingen eller takker nei til tilbud vil vikarer/midlertidig ansatte få tilbud om fast ansettelse. Hovedfordeing av legehjemler (bruttotall) er nå avklart med bistand fra Helse Sør-Øst. OUS ledelsen har iverksatt interne tiltak og ledelsesmessig oppfølging for å motivere ansatte til å søke ledige jobber ved Ahus, og følger dette tett. Det er fortsatt en utfordring internt i OUS at det ikke foreligger tilstrekkelig avklaring om fremtidig bemanniingsbehov for ulike grupper. Område 3 Økonomi/eiendom: Forventet resultat er fortsatt varslet i rødt pga omstillingskostnader og manglende omstillingsmidler. Forankring/dialog med ulike interessenter og tid er varslet gul da OUS ser det som nødvendig å endre gjestepasientoppgjøret fra 80% -100% DRG finansiering i forbindelse med ut- og innfasing av pasienter. Finansiering av BUP og TSB er uavklart. Område 4 IKT: I all hovedsak vil relevante pasientopplysninger vil være klargjort for øverføring både medisinskfaglig og juridisk til AHUS innen 1.1.2011.Det er pågående faglige og juridiske prosesser for å avklare hvilken pasientinformasjon som er relevant og nødvendig for overføring, samtidig som man skal ivareta pasientsikkerhet/personvern. Parallelt arbeides det med praktisk IKT tilrettelegging av slik overføring Område 5 FoU og utdanning: Utdanningsaktivitet vil generelt overføres Ahus der fordelingsmodellene følger omfanget av behandlingsaktivitet med unntak for universitetets fordeling av medisinstudenter, hvor andre forhold spiller inn. OUS har en sammenfallende vurdering med UiO av at flytting av professorater og andre forskerstillinger jevnt over vil svekke allerede små og sårbare forskningsgrupper. Flere miljøer i OUS ønsker og ser behov for et tettere samarbeid om forskningsprosjekter og pasientmateriale ved Ahus som følge av endringene. Risikobildet er fortsatt markert gult da noen avklaringer gjenstår. Område 6 Omdømme: Prosjektets uavklarte fremdrift utsetter vår evne til tydelig kommunikasjon internt og eksternt, som igjen øker sannsynligheten for svekket omdømme Side 2 / 11
Område 7 Samlet avtale for overføring: Gjennomføres i hht. plan. Avtale om virksomhetsoverdragelse til Ahus styrebehandles 29.09.10. 3. Fremdrift Figuren under viser status på de viktigste milepælen. Milepælsplanen justeres ved mer detaljert planlegging av høstens aktiviteter innen 16.06.2010. Milepælene viser sluttdato. Milepælene er markert med farge alt etter status på aktiviteten. Grønn indikerer i hht. plan. Gul indikerer forsinkelse, der korrigerende tiltak er iverksatt. Uten farge indikerer milepæl der startdato ikke er passert. Nærmere omtale av særskilte områder vil være under punkt 3. Aktiviteter Januar Februar Mars April Mai Juni 2.halvår 1. Overføring av pasienter 1.1Avklare omfang av aktiviteter for overføring 1.2 Plan for ut- og innfasing av pasienter 1.3 Plan for å endre pasientstrømmer i samarbeid med bydeler og kommuner 2. HR overgang av personell 2.1 Fastsette modell og prosedyre for overgang 2.2 Identifisere personell for overgang 2.3 Gjennomføre virksomhetsoverdragelser og overgang av personell 3. Økonomi /eiendom 3.1 Transportere aktuelle avtaler fra OUS til Ahus ifm overdragelser 3.2 Identifisering av anleggsmidler som skal overføres i virksomhetsoverdragelsen og formelt behandle de regnskapsmessige balanseforhold 3.3 Identifisere evt andre økonomiske forpliktelser; leieavtaler, rettighetspasienter, personal etc ifm overdragelse 4. IKT 4.1 Beslutte hvilket klinisk informasjonsgrunnlag som skal være tilgjengelig fra overføringsdato og hvordan denne informasjonsoverføringen skal gjennomføres 4.2 Etablere teknisk infrastruktur for å sikre overføring av pasientinformasjon 5. FOU 5.1 Avklare omfang UiO og høgskoler 5.2 Plan for overføring av studenter og undervisning 6. Ømdømme 6.1 Etablere felles plan for kommunikasjon 6.2 Gjennomføre felles informasjon om overføringsprosjektet 7. Samlet avtale om overføring 7.1 Etablere ramme for samlet avtale om personell, økonomiske forutsetninger, disponering av bygg, førsteutkast Side 3 / 11
4. Risikovurdering av overføringsprosjektet OUS - Ahus sett fra OUS`s perspektiv 4.1 Risikomatrise KONSEKVENS SANNSYNLIGHET NR Betegnelse 1. Meget liten 2. Liten 3. 4. Stor 5. Svært stor 5 Svært alvorlig 1 6 4 5 4 Alvorlig 3 2 Lav 1 Ubetydelig 3 2 8 7 1. Akuttberedskap ved ut- og innfasing av pasientstrømmer 2. Økning i ventelister 3. Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen 4. Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale 5. Kompleks og krevende HR prosess.med fare for overtallinghet 6. Kostnadskontroll/gjennomføringskostnader 7. Fremdrift innen angitt plan 8. Omdømme Pilene angir endringer fra forrige rapportering Side 5 / 11
4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi omdømme Nye mulige årsaker/ begrunnelser konsekvenser er merket blått Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 1. Akuttberedskap ved ut- og innfasing av pasientstrømmer Kommunikasjon om pasientstrøm for akuttpasienter Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse 2 Økning i ventelister Omstillingsprosessen tar tid og fokus fra pasientbehandlingen/-omsorg Ulike kulturer og måter å organisere tjenestene på Store ventelister innen enkelte fagområder, kan ta lang tid å avvikle med redusert bemanningssituasjon fra 2011 3 Manglende kontinuitet i Endret behandlingsrelasjon pasientbehandlingen for kronisk syke Overføring av pasienter under behandligsforløp IKT overføring av pasientinformasjon Endring av samhandlingsstruktur for kommuner/bydel og foretak Mulige konsekvenser Pasienter tilhørende Ahus blir feilsendt til OUS Redusert kapasitet for akuttberedskap Midlertidig redusert behandlings tilbud Forlenget ventetid og eventuelle fristbrudd Midlertidig redusert behandlingstilbud og kontinuitet Opplevd utrygghet hos pasienter Pasienter kan falle ut av behandlingssystemet Tap av gode samarbeidsrelasjoner Meget liten Liten stor Svært stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig Side 6 / 11
4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi omdømme Nye mulige årsaker/ begrunnelser konsekvenser er merket blått Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 4 Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale Stor arbeids belastning på ansatte og ledere Meget liten Mulige konsekvenser Dårlig arbeidsmiljø Økt sykefravær Liten stor Svært stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig 5. Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet 6. Kostnadskontroll/gjennomføri ngskostnader Ansattes usikkerhet om egen arbeidssituasjon Motstand mot endring Ikke nok leder- og HR støtte knyttet til kompetansekartleggings-prosess og innplasserings-prosess før Dag 3 Differensiert ut- og innfasing IKT pga overføring av pasientdata Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse Økt sykefravær Manglende omstillingsmidler 7 Fremdrift innen angitt plan Stort omfang av komplekse aktiviteter innen kort tidsramme krever stort fokus fra klinikklederne Redusert ledelsesmessig kapasitet til gjennomføring for Dag 3 planlegging Side 7 / 11 Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse Overtallighet Økte kostnader på grunn av behov for reservekapasitet i utog innfasingsperioden Økte lønnsutgifter for å erstatte /supplere nøkkelpersonell /fagkompetanse, spesielt ved ut- og innfasing Redusert aktivitet Forsinket framdrift i delprosesser kan ha konsekvens for overordnet masterplan, særlig areal- og flytteprosess knyttet til samlokalisering av OUS for Dag 3
4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi omdømme Nye mulige årsaker/ begrunnelser konsekvenser er merket blått Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse Arealer for psykisk helse Ahus i OUS lokaler Mulige konsekvenser Meget liten Liten stor Svært stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig 8. Omdømme Brukere, ansatte, eksterne aktører og media opplever mangelfull og ikke konsistent informasjon om omstillingsprosessen Unødig usikkerhet for brukerne og ansatte Uheldig påvirkning på arbeidsmiljøet Negativ relasjon til eksterne samarbeidspartnere Svekket OUS omdømme Side 8 / 11
4.3 Tiltak ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko Nye tiltak er merket blått 1 Akuttberedskap ved ut og innfasing av pasientstrømmer Revidere veiviseren innen 01.12.2010. OUS har fått ansvar fra Helse Sør Øst Informasjon og dialog fastleger, kommuner og bydeler Faglig utvalg ved OUS og Ahus gjennomgår fordeling av nøkkelpersonell mellom OUS og Ahus for å sikre kapasitet 2 Økning i ventelistene Vurdere differensiert ut- og innfasing av elektiv virksomhet Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus ifht overlappende områder Følge utvikling i ventetid på poliklinikkene og elektive ventetider 3 Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen Involvere avdeling for samhandling for å kartlegge og planlegge aktiviteter innen å snu pasientstrømmer Møteserie mellom berørte klinikker og avdelinger i OUS og Ahus for å sikre omforent plan for ut- og innfasing av aktiviet innen øyeblikkelig hjelp og elektiv virksomhet Overføringsrutiner for pasienter o Kontaktpersoner og prosedyrer ved henvisning behandling, og etter utskrivning revideres og tilpasses o Utarbeide retningslinjer for overføring/ivaretagelse av kronisk syke / alvorlig syke pasienter med tett relasjon til behandlere ved OUS IKT løsninger som sikrer overføring av pasientinformasjon Informasjon til befolkningen om endringene o Dialog og informasjon mot fastleger, avtalespesialister, legevakt, bydeler og kommuner Se til erfaringene fra tidligere overføringsprosesser Side 9 / 11
ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko Nye tiltak er merket blått 4 Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale Vurdere innleie av ekstra ressurser ved behov Tett dialog og samspill med TV/ VO Følge nøye med sykefravær statistikk både kort- og lantgtids fravær Oppdatert relevant informasjon til linjeledere på alle nivå Benytte eksisterende varslingssystemer AMU følger opp arbeidsmiljøkonsekvenser 5 Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet Begge foretak har eierskap og lojalitet til HR metoden og totalprosessen Tett dialog og samspill med TV/ VO Opplæring av linjeledere Estimere behov for HR kompetanse og kartlegge tilgjengelige ressurser Raske avklaringer Kartlegging av ansatte som ønsker overføring Årvåkenhet og særlig vurdering mht potensiell oppsplitting av fagmiljøer som kan bli for små for å opprettholde god behandlingskvalitet. Opprette faglig utvalg mellom OUS og Ahus Ferdigstille bemanningsplaner i OUS innen 15.10.2010. 6 Kostnadskontroll/gjennomføringskostnader Konkret oversikt over differensierte ut- og innfasingsplaner gir mulighet for å kostnadsberegne personellressurser og eventeuelle andre merkostnader i overføringsperioden Styrt arbeide med aktivitetene innen HR og IKT Kartlegging av konsevenser i berørte klinikker, oppfølging på aktivitet, sykefravær og turnover på nøkkel personell Involvere OUS personale i kompetanseoverføringsplaner i Ahus Oversikt over hvilke funksjoner som ikke blir overført Avtaler vedr økonomisk oppgjør ved ut- og innfasing Gjestepasientoppgjør økes fra 80% til 100% i overgangsperioden (kortest mulig tid) Side 10 / 11
ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko Nye tiltak er merket blått 7 Fremdrift innen angitt plan Følge fremdriftsplanen Samkjøre areal og overføringsprosjektet ut- og innfasing av aktivitet i henhold til Dag 3 redesign Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus 8 Omdømme Fortløpende faktaorientering om status i prosessen på intra- og internettet Felles informasjonsplan OUS - Ahus Informasjon via hensiktsmessige kanaler, tilstrekkelig og riktig til alle interessenter internt og eksternt Tettere dialog med bydelsoverlegene 5. Oppfølgingspunkter 6. Beslutningspunkter Beskrivelse av forestående avklaringer/beslutninger for å sikre fremdrift Referansegruppen Styrene i helseforetakene Helse Sør-Øst RHF Side 11 / 11