Workshop for oppgaver i prosjektet «Klinisk Kommunikation» Bakgrunn Som utgangspunkt for prosjektet klinisk kommunikation ble det holdt en Workshop med klinikerne i Region Sjælland i Desember 2011 i forhold til å kartlegge hvilke arbeidsområder man ønsket å jobbe videre med i et eventuelt nytt prosjekt. Følgende arbeidsområder kom frem som ønskede arbeidsområder å jobbe videre med: Bedre kommunikation og samhandling mellom avdelinger og spesialiteter som behandler pasienter Bedre kommunikation og samhandling mellom avdelinger og støttefunksjoner som de enkelte avdelinger benytter Bedre kommunikation og informationsflyt mellom sykehus og primærhelsetjeneste og pasient Bidra til smartere planlegging av ressurser i forhold til pasienter og deteksjon av flaskehalser Bedre utnyttelse av kunnskap i ressursdatabase og oppslagsverk i behandling av pasinter På bakgrunn i dette ble det jobbet med å etablere prosjektet «Klinisk kommunikation» hvor det ble tatt utgangspunkt i de overstående punkter, og punktene ble ytterligere nedbrudt i arbeidspakker. Den 14.01.2013 ble det avholdt en workshop med utvalgte klinikere i Region Sjælland der man tok utgangspunkt i flere ulike arbeidspakker som så ble prioritert. I tillegg var det anledning til å komme med andre ønsker og forslag. Kapittel 1 til 7 viser de ulike oppgavene som ble prioritert, mens kapittel 8 viser de punkter som ble foreslått under workshop. I kapittel 9 vises brukernes prioritering av oppgavene 1 Bedre kommunikation og samhandling mellom avdelinger og spesialiteter som behandler pasienter 1.1 Støtte nye krav til overføring av pasienter mellom avdelinger. Det forventes nye krav i forbindelse med at pasienter overføres mellom avdelinger i et pasientforløp. Foreløbig mangler det klare tilbakemeldinger på disse kravene, men spesielt fra Nykøbing Falster forventer vi å få en del innspill ettersom systemet blir brukt på flere avdelinger. Kommentar fra Workshop: Man må ta høyde for at pasienter kan være registrert på flere avdelinger samtidig (f.eks dersom pasienten gjennomfører en røntgenundersøkelse mens pasienten tilhører en kirurgisk avdeling. Det må da taes høyde for at det f.eks kan være registrert to behandlende leger for pasienten. (En behandlende lege på stamavdelingen og en lege på avdelingen som foretar røntgenundersøkelse)
2 Bedre kommunikation og samhandling mellom avdelinger og støttefunksjoner som de enkelte avdelinger benytter 2.1 Booking av ressurser IMATIS Visi viser i dag øyeblikksbilde (livebilde) for de enkelte avdelinger. For en god arbeidsflyt innad på sykehuset eller på tvers av sykehus er det behov for å booke ressurser fremover i tid. De bookede ressurser vil så overføres til IMATIS Visi. Se vedlagte designforslag «Designforslag Booking» for en første utkast til design Figur 1: Booking av person, rom og utstyr
Figur 2: Booking av Portør, Servicefunksjoner og vasketjenester 2.2 Sykesignal Det foreslås at sykesignalanlegg som brukes på de enkelte avdelinger integreres med IMATIS Visi på en slik måte at statusen på syksignalanlegget også vises på de enkelte rom. Dette er noe Imatis allerede har gjort på andre sykehus. 2.3 Integrasjon mot instrumenter Det foreslås at IMATIS integreres mot instrumenter på avdelingene. Det er da tenkt at data fra instrumenter vises i IMATIS Visi og at dersom instrumentene viser verdi som er utenfor normale grenser så markeres dette. Det kan også tenkes at man kan klikke på cellen som viser instrumentdata og få opp en grafisk visning av instrumentdataene. 3 Bedre kommunikation og informationsflyt mellom sykehus og primærhelsetjeneste og pasient 3.1 Rompanel / Pasientens eget Whiteboard Det foreslås å lage en visning for å kunne sette opp enkeltceller i et Whiteboard for en bestemt pasient. Bruksområder for dette kan være flere, men muligheter kan være: - Visning av informasjon for et bestemt rom (Dørdisplay) på fastmonterte devicer. Denne visningen kan da være til hjelp for klinikere og støttepersonell som typisk går rundt mellom
- de ulike stuer. F.eks kan vaskepersonell som har vasket et rom kvittere for dette inne på rommet. Pasienten eller pasientens pårørende kan se sitt eget Whiteboard slik at pasienter kan følge med på status etc for sin egen behandling. Dette kan også brukes til å inndra pasienten å aktivt involvere seg i sin egen behandling. Man kan tenke at pasienten selv skal registrere informasjon i enkelte celler som så blir synlig for avdelingen.
Figur 3: Prinsippet med oppsett av Romdisplay/Pasientvisning
3.2 Informationstavle for pasienter på venterom Det er behov for å kunne ha en dynamisk side for å gi pasienter informasjon. I dag henges plakater ut rundt på sykehus. F.eks. henger det i Nykøbing Falster plakater i forhold til fugleinfluensa på oppholdsrom for pasienter. 3.3 Beregne ventetider IMATIS Visi har i dag nok informasjon til å beregne generelle ventetider på avdelingen og presentere dette for pasienter. Dette er aktuelt å vise på mange avdelinger. Visning på informasjonstavle på venterom kan være aktuelt 3.4 Patient/Pårørende involvering/informering Flere ønsker i forhold til pasient/pårørendeinvolvering 3.5 Selvinnsjekk Det ble i prosjektet satt opp en selvinnsjekkterminal som kunne brukes av pasienter til å registrere ankomst og noe informasjon om pasient. Dette ble ikke utprøvd i tilstrekkelig skala. Imatis har kunder som bruker selvinnsjekksterminaler og som har stor nytte av dette.
3.6 Kommunikasjon med pasienter i pasientens hjem 3.7 Innhenting av data fra instrumenter tilkoplet pasienten, mens pasienten er i sitt hjem. Det foreslås å se på muligheten for at data kan innsamles fra pasienter som har ekstra behov for oppføling mens de er i sitt hjem (f.eks mens de er på Orlov) og overføres til de avdelinger som behandler pasienten.
4 Bidra til smartere planlegging av ressurser i forhold til pasienter og deteksjon av flaskehalser 4.1 Utvikling av forbedret verktøy for statistikkutrekk Gjennom prosjektet «Klinisk Overblikk» er det blitt laget noen statistikker og rapporter. Det må erkjennes at resultatet av statistikkarbeidet som ble gjort i prosjektet «Klinisk Overblikk» har mangler i forhold til brukervennlighet i forhold til å utarbeide statistikker og rapporter Kommentar fra Workshop: I forbindelse med gjennomgang av oppgaven ble det tatt opp at det bør være mulig å hente opp en oversikt over «sine» pasienter historisk. Det ble også tatt opp at det må logges hvem som kikker på de ulike statistikkrapporter. 4.2 Utvikling av publiseringsløsning for utarbeidede statistikker Gjennom prosjektet «Klinisk Overblikk» er det blitt publisert noen statistikker og rapporter. Det må erkjennes at publisering av statistikker har mangler i forhold til brukervennlighet, og i forhold til å bestemme hvem som skal ha tilgang til de ulike statistikker og rapporter.
4.3 Forbedret visning av Historikk Kommentar fra Workshop: Det ble tatt opp under workshop at man skal ha mulighet for å kun se sluttresultatet på oversiktstavlen (Det vil si resultatet på tavlen når pasienten skrives ut). Det bør også være et krav at det logges hvem som åpner historikkapplikasjon. 4.4 Følge historielogg på tvers av avdelinger Det foreslås utvidelser som gjør at histore på pasienter kan vise flaskehalser mellom ulike avdelinger 5 Bedre utnyttelse av kunnskap i ressursdatabase og oppslagsverk i behandling av pasinter 5.1 Standardiserte Behandlingsforløp I prosjektet Klinisk Overblikk ble det presentert ideer og forslag til standardiserte behandlingsforløp. Oppgaven med å lage et verktøy for å administrere standardiserte behandlingsforløp ble aldri helt klarlagt. Imatis har i «Designforslag Booking» laget et første utkast til administrering av steg i et standardiserte behandlingsforløp. Tanken er så at man kan booke et standardisert behandlingsforløp og velge å legge til ekstra steg eller fjerne steg fra den forhåndkonfigurerte listen. De ulike stegene i et behandlingsforløp kan så overføres til IMATIS Visi (f.eks som en sjekkliste som Køge
Operasjonsgang bruker i deres Whiteboard, eller til et ikon i Plan- kolonne som har en tilsvarende visning som blodprøveikoner. F.eks at 5/12 steg er fullført) Kommentar fra Workshop: Det ble kommentert at D4 og Imatis bør ha samme skjema for de enkelte forløp. Det betyr at behandlingsstegene i Imatis må kunne synkroniseres med D4. 6 Generelt 6.1 Videreutvikling og forbedring av mobilvisning av IMATIS Visi Imatis har gjort en jobb i forbindelse med utvikling av en mobilvisning av IMATIS Visi. Dette har ikke i tilstrekkelig grad blitt tatt i bruk. Foreslått oppgave går ut på uttesting og videreutvikling av denne løsningen.
6.2 Gjennomgang og forbedret visning og oppførsel av kolonnetyper i Whiteboard F.eks så vises ikke «Venter På» noe særlig hensiktsmessig. Her brukes det alt for mye plass til å vise tid pasienten venter. 6.3 Tett integrasjon mot ny Journal. Det kommer nytt journalsystem i Region Sjælland. Imatis ønsker å være «klare» når nytt journalsystem implementeres. Dette betyr «sansynligvis» integrasjon ved bruk av HL7 meldinger og kontekstdeling ved bruk av HL7 CCOW. Hvilke integrasjoner som skal utføres må avklares nærmere, men følgende data vil være naturlig å integrere: - - Pasientopplysninger Inneliggendelister på avdelinger 6.4 Pasientoverblikk Gjennom prosjektet «Klinisk overblikk» fikk Imatis og Region Sjælland laget et pasientoverblikk. Dette arbeidet kan ikke sies å være ferdig. 6.5 Lettere installasjon på nye avdelinger Oppgaven går ut på å samle «WhiteboardsTemplates» og andre applikasjoner i eget applikasjonsbibliotek, og at installasjon av Whiteboards kan gjøres av klinikerne selv uten involvering av Imatis gjennom nye forenklede prosedyrer.
6.6 Integrasjons Røntgensystem/Billedbroker i Regionen 6.7 Brukergrensesnitt for Alarmkonfigurering. Gjennom prosjektet «Klinisk Overblikk» ble det laget metodikk for å administrere og sette opp alarmer. Dette er også blitt utprøvd over en viss tid i Nykøbing Akuttmottak (og blir fortsatt utprøvd). Administrering av alarmer gjøres i XML- filer og dette er svært sårbart for feil, og også avansert å forstå. Det ønskes å lage et brukergrensesnitt som forenkler denne prosessen. 6.8 Brukergrensesnitt for Regelkonfigurering Gjennom prosjektet «Klinisk Overblikk» ble det laget metodikk for å sette opp regler i de enkelte Whiteboard. Regler blir brukt av samtlige avdelinger (Det er regler som sørger for at det blir gjort CPR oppslag og det er regler som sørger for pasienter flyttes etc). Administrering av regler gjøres i XML- filer og dette er svært sårbart for feil, og også avansert å forstå. Det lages et brukergrensesnitt som forenkler denne prosessen. 6.9 Sikker pasientidentifikation Imatis har laget en integrasjon i forhold til at pasientarmbånd skrives ut til pasienten når pasienten ankommer akuttmottak. Det antas at det kan gjøres mere i forhold til å sikre pasientidentifikation. 6.10 Automatisering av arbeidsprosesser IMATIS Visi kan brukes til å automatisere arbeidsprosesser. Dette har Region Sjælland utnyttet på en del områder og dette har også vært en av de nyttigste bieffektene ved å bruke IMATIS. Det antas at man kan finne en rekke områder der man kan automatisere arbeidsprosesene. F.eks kan det tenkes at det alltid skal bestilles vask av rom når en pasient skrives ut av rommet, det skal alltid bestilles portør dersom det registreres at pasient er ferdig på operasjon etc.
6.11 Standardisering av kodeverk 6.12 Import av pasientbookinger registrert i PAS Det er ikke ønskelig å registrere pasienter dobbelt. Dette blir gjort i dag. Oppgaven går ut på å lage en importfunksjon som importerer pasienter fra PAS automatisk. (Merk at dette er mot dagens system, og at det kan bli helt andre mekanismer når nytt PAS system kommer på plass) 7 Teknikk og sikkerhet 7.1 Bruk av felles organisasjonsstruktur mellom Imatis Fundamentum og IMATIS Visi Ved oppsett av Whiteboard på nye avdelinger settes organisasjonsstrukturen hos de sykehus som bruker IMATIS Visi både opp i IMATIS Fundamentum ( I forbindelse med tilgangsstyring) og i IMATIS Visi. Det ønskes at det brukes en felles kilde i forhold til oppsett av nye Whiteboard i forhold til vedlikehold av den allerede installerte løsningen. 7.2 Fjerne behov og bruke et felles «brukerbibliotek» mellom Imatis Fundamentum og IMATIS Visi Ved oppsett av Whiteboard legges brukere til både i IMATIS Fundamentum ( I forbindelse med tilgangsstyring) og i IMATIS Visi (legges til i Excel, og nå administrasjonsmodul). Det ønskes at det brukes en felles kilde i forhold til opprettelse av brukere slik at dette bare gjøres en gang. Tanken er da at man oppretter brukere i de respektive AD- grupper og så er brukerne tilgjengelige både i forhold til tilgangsstyring og tilgjengelige i IMATIS Visi. Det eneste man så trenger å gjøre i IMATIS Visi er å legge til bilde, RFID brikke og sette om personen er satt opp som en søkbar ressurs. Kommentar fra Workshop: Det ble foreslått at bilder av brukere hentes fra Regionens database. 7.3 Imatis Visi skal kunne bruke datakilder fra ulike datamedium (ikke bare egne data) I dag er det slik at Imatis kun kan vise data som ligger lagret i eget datalagringsmedium. Det ønskes at man kan vise data fra andre datalagringsmedium også. Det er da tenkt at Imatis lager et Interface (tilkoplingsmulighet) for andre applikasjoner etc. Det kan da f.eks. tenkes at Region Sjælland eller andre partnere kopler til en sensor eller flere som hvert 15 sekund oppdaterer informasjon som så blir synlig i Imatis 7.4 Lage ny backupløsning ved brudd på nettverk mellom klienter og server slik at man kan vise stamdata i en offline visning. 7.5 Støtte nytt Adgangskort i stedet for TouchaTag. TouchaTag har fungert godt, men de det vil på litt sikt ikke være mulig å kjøpe mer utstyr fra TouchaTag. Derfor må løsningen implementere nytt adgangskort som blir benyttet i Region Sjælland.
8 Andre forslag tatt opp i Workshop. 8.1 Pasientens kalender I forbindelse med diskusjon og gjennomgang av booking av ressurser ble det tatt opp at det er behov for å se pasientens kalender. Det er ofte vanskelig å få en oversikt over pasientens kalender. Noe som er hensiktsmessig å ha i forhold til å planlegge pasientbehandling. 8.2 Kople pasientens ventetid mot kvalitetskrav Det er ønskelig at ventetider blir koplet mot de kvalitetskrav som er gjeldende slik at man har en oversikt over de pasienter som venter lenger enn de krav som er satt. I dag opplever man at pasienter blir ventende svært lenge (optill flere døgn) fordi pasientene stadig blir nedprioritert på grunn av andre pasienter med større prioritet. 8.3 Visualisering av Whiteboard for en avdeling som en tidslinje. Det ble tatt opp ønske for å visualisere avdelingens dagsprogram som en tidslinje, der man viser nåtid og kan se fremover og bakover i tid de ulike hendelser på et rom. Dette er mest aktuelt for avdelinger med ressurser som har et definert program. (F.eks Operasjonsavsnitt og Poliklinikker) 8.4 Etablering av Sharepoint site etc Det ble tatt opp ønske om at det blir dannet et nettverk på elektroniske medier hvor man kan utveksle erfaringer med hverandre. Dette kan f.eks være Whiteboardsprofiler, Implementeringsprosesser og lignende. 8.5 Forbedringer i adminstrasjonsgrensesnitt I forbindelse med at IMATIS Visi skal rulles ut til flere avdelinger på ulike sykehus i Regionen så bør det gjøres en del forbedringer i IMATIS Visi Administrasjonsgrensesnitt. Årsaken til dette er at man ser et klart behov for at ikke hver avdeling blir gitt fritt spillerom for å lage sine egne kolonner. Dette ville i tilfelle føre til mye support på de enkelte avdelinger og at man ikke får utført standardiseringer på tvers mellom avdelinger i Regionen. Det bør blant annet etableres mekanismer i som sørger for at: - - - - Lokale Administratorer ikke får opprette globale kolonner når den globale kolonne man skal bruke allerede finnes fra før. (man må forholde seg til allerede etablerte kolonner) Man har tilgangsstyring intert i Administrasjonsmodul. (I dag er tilgangsstyringen om man har tilgang eller ikke tilgang) Man bruker etablerte kodeverk som er standardiserte i regionen etc 9 Brukernes prioritering I løpet av workshop den 14.1 ble det laget en prioriterin av de ulike oppgavene. Alle klinikerne som var tilstede ble bedt om å prioritere de ulike oppgavene med prioritetsgrad fra 1 til 5. (1 = høy prioritet 5= lav prioritet) Tabellen nedenfor viser gjennomsnittelig prioritering av de ulike oppgavene Oppgaver Gjennomsnitt Leveranse
Prioritet 1.1 Støtte nye krav til overføring av pasienter mellom avdelinger. 2.5 Mai 2013 2.1 Booking av ressurser 2.6 2.2 Sykesignal 3.8 2.3 Integrasjon mot instrumenter 2.9 3.1 Rompanel / Pasientens eget Whiteboard 1.6 Mai 2013 3.2 Informationstavle for pasienter på venterom 2.8 3.3 Beregne ventetider 2.2 3.4 Patient/Pårørende involvering/informering 2.2 3.5 Selvinnsjekk 2.4 Mai 2013 3.6 Kommunikasjon med pasienter i pasientens hjem 3.9 3.7 Innhenting av data fra instrumenter tilkoplet pasienten, mens pasienten er i sitt hjem 4.1 4.1 Utvikling av forbedret verktøy for statistikkutrekk 1.7 4.2 Utvikling av publiseringsløsning for utarbeidede statistikker 1.8 4.3 Forbedret visning av Historikk 1.8 Mai 2013 4.4 Følge historielogg på tvers av avdelinger 3.0 5.1 Standardiserte Behandlingsforløp 1.9 6.1 Videreutvikling og forbedring av mobilvisning av IMATIS Visi 1.7 6.2 Gjennomgang og forbedret visning og oppførsel av kolonnetyper i Whiteboard 1.6 6.3 Tett integrasjon mot ny Journal. 3.0 6.4 Pasientoverblikk 2.0 6.5 Lettere installasjon på nye avdelinger 2.6 Mai 2013 6.6 Integrasjons Røntgensystem/Billedbroker i Regionen 1.4 Mai 2013 6.7 Brukergrensesnitt for Alarmkonfigurering 2.0 6.8 Brukergrensesnitt for Regelkonfigurering 2.1 Mai 2013 6.9 Sikker pasientidentifikation 2.6 6.10 Automatisering av arbeidsprosesser 2.6 6.11 Standardisering av kodeverk 6.12 Import av pasienter fra PAS 7.1 Bruk av felles organisasjonsstruktur mellom Imatis Fundamentum og IMATIS Visi 7.2 Fjerne behov og bruke et felles «brukerbibliotek» mellom Imatis Fundamentum og IMATIS Visi 7.3 Imatis Visi skal kunne bruke datakilder fra ulike datamedium (ikke bare egne data) 2.3 2.3 Mai 2013 3.4 2.2 Mai 2013 2.8 Delvis til Mai 2013
7.4 Lage ny backupløsning ved brudd på nettverk mellom klienter og server slik at man kan vise stamdata i en offline visning 1.8 7.5 Støtte nytt Adgangskort i stedet for TouchaTag 2.2 Andre punkter som blir levert Mai 2013 8.4 Etablering av Sharpoint site etc 1.8 Mai 2013 8.5 Forbedringer i administrasjonsgrensesnittet 2.2 Mai 2013