Møte dato/tid Tirsdag 12. september 2017, kl. 13.00-17.00 Møtested Møterom «Skogshorn», Kommunehuset i Hemsedal Medlemmer/varamedlemmer Leder Arnt Skansen, nestleder Randi Larsen Flaget til stede i møtet Medlem: Torstein Tuv Forfall Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS) Ordfører Oddvar Grøthe, under sin orientering Konstituert rådmann Ola Frogner, under sak 11-14/2017 Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 07, 09-15/2017 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 07/2017 Rutiner i forbindelse med varsling Sak i Fellesmøtet 29.08.2017 09/2017 Honorering av sekretariat Sak i Fellesmøtet 29.08.2017 10/2017 IKT Hallingdal oppfølging av vedtak 11/2017 Oppfølging av varslingssaken vedr. arbeidsmiljø og vedtak i kommunestyret - Kontrollutvalgets sak 01/2017 orientering fra rådmann 12/2017 Sykefravær status og tiltak 13/2017 Juridiske tvistesaker 14/2017 Siste økonomirapportering fra rådmann til kommunestyret på 2017 15/2017 Kontrollutvalgets budsjett 2018 Drøftings- og orienteringssaker: A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet 2017. B. Manglende oppfølging av kommunestyrevedtak Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Signering av protokoll: Protokoll fra møtet 29.05.2017, samt fra fellesmøtet 29.08.2017 ble formelt godkjent og signert. Møtet ble drøftet lukket under ordfører sin orientering jf. offentleglova 24. Enstemmig vedtatt lukket. Orientering fra ordfører: Ordfører orienterte kort om: Tidligere fungerende rådmann Hege Mørk (frem til 1. sept.) har sett i gang en prosess med eksternt konsulentfirma. Samling 25. og 26. september 2017, hvor roller og dialog er tema. 1
Kommunens nye bedriftshelsetjeneste og AMU skal gjennomgå organisasjonen. Ny rådmann, Jan Olav Helling, tiltrer 07. desember 2017. KU må vurdere når det er rett til å stille spørsmål og når er det grunnlag for kontroll. Kontrollutvalget tar orientering fra ordfører til orientering Orientering fra rådmann: Ut over sakene på innkallingen har ikke konstituert rådmann annet å orientere om. Sak 07/2017 Rutiner i forbindelse med varsling Sak i Fellesmøtet 29.08.2017 Ingen Alle kommuner har reglementer for hvordan varsling av kritikkverdige forhold i skal behandles i kommunen. Det er noe ulike ordlyder i reglementene, med dette omtales ofte som varsling om lovstridige forhold mm. Praksis har vist at varslere som har stått frem i offentligheten i Norge ofte har blitt den tapende part, og arbeidsforholdet har ofte blitt avsluttet. Generelt bør offentlig forvaltning oppfordre om at alle kritikkverdige forhold til forvaltningen blir varslet på en ryddig og åpen måte, og at alle varslere blir ivaretatt på en god måte som en ressurs for kommunen. Det er prosesser på gang med lovendringer som skal sikre varslernes situasjon på en bedre måte enn dagens ordlyd, og det kan være viktig at kontrollutvalgene setter varsling på dagsorden. I fellesmøtet 29.08.2017: Saken var opp til behandling i fellesmøtet. Hemsedal kontrollutvalg gjorde ikke vedtak i saken k-utvalget ikke var beslutningsdyktige i møtet, kun ett medlem deltok. Ingen vara stilte. Kontrollutvalget ber kommunerevisjon IKS avklare kommunenes regler på området og komme med innspill til konkrete forbedringer for å bedre varslernes situasjon i kommunene, og at dette skal ende opp i en sak til kontrollutvalget. Saken var opp til behandling i fellesmøtet 29.08.2017, hvor det ble diskutert muligheten av felles varslingsreglement for Hallingdal. 2
Hemsedal kontrollutvalg gjorde ikke vedtak i saken pga. at k-utvalget ikke var beslutningsdyktige i møtet, kun ett medlem deltok. Ingen vara stilte. Revisjonssjefen orienterte kort om mulig kommende lovendring vedr. varsling. Kontrollutvalget ber kommunerevisjon IKS avklare kommunenes regler på området og komme med innspill til konkrete forbedringer for å bedre varslernes situasjon i kommunene, og at dette skal ende opp i en sak til kontrollutvalget. Sak 09/2017 Honorering av sekretariat Sak i Fellesmøtet 29.08.2017 Ingen I ledermøtet 30.06.2017 var et av punktene på sakskartet honorering av sekretariat. K-utvalgsleder Edvin Ræstad var ansvarlig for ansettelsen av dagens k-utvalgssekretær på vegne av k- utvalgene i Hallingdal og hadde bistand av k-utvalgsleder i Hol under intervjuene. Edvin Ræstad kommenterte i møtet at Hanne Wengen ble ansatt på grunnlag av at det skulle være en 50% stilling. Han foreslå at Hanne Wengen fakturerer minimum 900 timer (50% stilling) årlig, slik at hun kompenseres ut i fra stillingsstørrelsen som lå til grunn ved ansettelsen. De øvrige lederne sa seg enige i Ræstad sitt forslag. Konklusjon i ledermøtet: Timeprisen økes iht. inflasjon med 2,1% til kr. 562,- pr. time. Hanne Wengen skal som et minimum fakturere 900 timer årlig (50% stilling). Hvordan dette skal løses rent praktisk og rettferdig kommunene i mellom ble ikke fullstendig konkludert i møtet. Hvordan skal honoreringen utføres i praksis? Dette må kontrollutvalgene ta stilling til, slik at det utføres rettferdig for den enkelte kommune. Honoreringen foreslås fakturert med minimum 50% stilling pr. mnd. Sekretærens tilgjengelighet, respons og variasjonen av arbeidstimer/-press, tilsier at det er riktig at sekretæren skal ha fast betalt for minst en 50% stilling, og at dette faktureres som følger: Kontrollutvalgene står fritt til å komme med andre forslag til løsninger som anses fornuftig og rettferdig. 3
I fellesmøtet 29.08.2017: K-utvalgsleder Edvin Ræstad informerer fellesmøtet kort om temaet, tatt opp i ledermøtet 30.06.2017, og at sekretæren er ansatt på 50 % stilling. Fellesmøtet drøftet avtaleteksten (pkt. 2 i oppdragsavtalen) og ulike forslag til løsning på honorering. Møtedeltakerne konkluderte med å forholde seg til gjeldende oppdragsavtale mellom utvalgene og sekretær. Honoreringen skal avklares ifht forståelsen av avtalen med de som utarbeidet denne. Timesatsen økes med 2,1% til kr. 562,- pr. time. Kontrollutvalget forholder seg for øvrig til gjeldende oppdragsavtale. Timesatsen økes med 2,1% til kr. 562,- pr. time. Kontrollutvalget forholder seg for øvrig til gjeldende oppdragsavtale. Sak 10/2017 IKT Hallingdal oppfølging av vedtak Ingen Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT-samarbeidet i Hallingdal ble behandlet i k-utvalgets møte 02.05.2017, der bl.a. sikkerhetskopieringen av IKT systemet i Hallingdal ikke fremsto som tilfredsstillende. Kontrollutvalget vurderte det da som alvorlig at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, som gir høy risiko for tap av data og som har medført to anledninger ikke uvesentlig datatap. Det er viktig å få etablert nødvendige tiltak ifht dette, og det bør avklares hvem som er ansvarlig for manglende sikkerhetskopiering. Vedtak I møtet 02.05.2017: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en tilbakemelding på status, på punktene 1 og 2 i dette vedtaket, til neste møte i k-utvalget. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen om å: 1. Snarlig påse og bekrefte at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Vurdere dagens organisering av IKT-samarbeidet mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. 4
I dagens møte: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om og gi en tilbakemelding på status vedr. pkt. 1 og 2 i vedtaket av 29.05.2017. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til etterretning. Leder av IKT Hallingdal har bekreftet skriftlig til rådmann i Gol, som i møte med k-utvalget i Gol 29.08.2017 la frem bekreftelsen og bekreftet at sikkerhetskopieringen nå er fullstendig og tilfredsstillende. Bekreftelsen ble fremlagt i møtet. Kontrollutvalget tar den skriftlige bekreftelsen fra rådmannen på Gol til etterretning, og rådmannen i Hemsedal ble anmodet om å legge bekreftelsen med til kommunestyret sammen med rapporten som kontrollutvalget oversendte til kommunestyre til behandling 07.06.2017. Sak 11/2017 Varslingssaken vedr. arbeidsmiljø og vedtak i kommunestyret - Kontrollutvalgets sak 01/2017 oppfølging Møtet ble enstemmig vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Ingen Henviser til KU sin sak 1/2017 og kommunestyrets behandling 28. 03.2017, sak 11/17 - (17/00468-4,) med følgende vedtak: Vedtak i kommunestyret, enstemmig: Sak A Punkt 1. Kommuneledelsen må ta inn over seg at flere aktører føler frykt for å oppleve gjengjeldelse, og aktivt arbeide for å skape trygghet blant ansatte og innbyggere. Punkt 2. Hemsedal kommune vil straks gå igjennom strukturen i administrasjonen og kartlegge behovet for omstrukturering av arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Det bør søkes ekstern kompetanse for en omstrukturering hvor hensikten er å opprette en HR avdeling med styrket personalansvar og konflikthåndteringskompetanse. Prosessen skal forankres i kommunestyret. 5
Sak B I saken om gjengjeldesel har ikke kommunestyret mandat til å ta stilling i skyldspørsmålet. Kommunestyret anser at politikere og rådmannen tar en aktiv rolle for alle involverte i saken jfr. personvern. Kommunestyret anerkjenner sakens svært alvorlige karakter og mener saken fortjener å bli fulgt opp av instanser som har myndighet til å belyse saken ytterligere. Rådmannen må påse at rutinene følges for å sikre grunnlaget for bekymringsmeldinger til barnevernet og dialog med foreldrene dokumenteres tilfredsstillende i samsvar med lov, forskrift og veiledere på området. Kommunestyret tar kontrollutvalgets punkt 1 og 2 til orientering. Formannskapet har ansvar for å følge opp dette vedtaket. I møtet 29.05.2017 ga rådmannen en oppdatering på status ifht kommunestyrets vedtak, og orienterte om bl.a. flg: Prosessen videre i forhold til vedtaket i kommunestyre-saken 11/17 er en liste på 4 pkt. 1. Gjennomføre ståstedsanalyse/swot stabsfunksjoner. 2. Gjennomføre prosess med ansatte. 3. Innføre og implementere rutiner for medbestemmelse. 4. Folkevalgtopplæring. Hvilke ressurser har vi og hvilken kompetanse har staben, hva er behovet og hvilke oppgaver skal løses o.l. skal kartlegges i en analyse. Konflikthåndtering kartlegge hva slags bistand det er behov for fra en personalavdeling og ut til avdelingene. Bruke bedriftshelsetjenesten i større grad enn i dag. Selv subjektive oppfatninger skal tas alvorlig av leder, men ulike oppfatninger må aksepteres av begge parter. Medbestemmelse, samtaler mellom leder og ansatt og evt. verneombud alt etter behov, hvilken arena skal brukes hvor ansatte blir sett og hørt o.sv. skal utarbeides til rutiner som skal vedtas i kommunestyret. Alle ledere skal skoleres til å ha i hvert fall et minimum av personallederansvar/-kompetanse. Det må jobbes kontinuerlig med kulturendring og utviklingsarbeid, som et langsiktig prosjekt. Fryktfølelse skal tas alvorlig, og det er et lederansvar å ta tak i at ansatte føler frykt. Kontrollutvalget drøftet den videre prosessen iht. kommunens planer og tiltak i møtet. Vedtak fattet i møtet 29.05.2017: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget vil følge opp saken videre fremover og anmoder rådmannen om en ny orientering i utvalgets neste møte tirdag 12.09.2017. I dagens møte: Rådmannen anmodes om å gi en ny orientering i saken. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 6
Kontrollutvalget drøfter situasjonen og utveksler tanker rundt saken med konst. rådmann og videre fremdrift. Kontrollutvalget er fornøyd med utveksling og drøfting med konstituert rådmann. Kontrollutvalget vil følge opp saken videre fremover og anmoder rådmannen om en ny orientering i utvalgets neste møte tirdag 12.11.2017. Sak 12/2017 Sykefravær status og tiltak Fremlegges evt. av rådmann i møtet. Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. I dagens møte: Kontrollutvalget ønsker å drøfte temaet og anmoder rådmannen å informere om følgende: Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. Hvis sykefraværet er høyt innen f.eks. pleie- og omsorg eller barnehager over disse årene, ønskes det en vurdering av årsaken til dette og om det kan forebygges. Det ønskes også en redegjørelse for hvilke tiltak som: o Typisk iverksettes overfor langtids-sykemeldte. o Typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. Kan et tettere samarbeid med fastlege, med fokus på redusert bruk av sykemelding, kunne redusere kort- og langstidssykefravær i kommunen? Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravær ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 7
Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til etterretning. Konstituert rådmann orientert kort om status, bl.a.: Gjennomsnitt sykefravær hittil i år 7,8 %. Hemsedal kommune ligger under landsgjennomsnittet. Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Sak 13/2017 Juridiske tvistesaker Fremlegges evt. av rådmann i møtet. Rådmannen anmodes om å redegjøre for og fortrinnsvis dokumentere: Utskrift av konto (art) 270 Kjøp av bl.a. konsulent og juridisk tjeneste pr. funksjon eller tjeneste på drift- og investering for 2016. Vesentlige beløp i kjøp av juridisk tjeneste, hva dette i hovedsak vedrører og hvem som har anskaffet tjenesten. En vurdering av om noen av sakene kunne vært løst med mindre bruk av juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Konstituert rådmann informerte kort om bl.a.: Status på juridiske tvistesaker Hallingdal har ikke vært gode nok til å forhandle om kjøp tjenester og til å inngå rammeavtaler. Regionrådet i gang med å ansette en innkjøpskoordinator som vil avhjelpe dette. En oversikt over bruk av konsulentkjøp ble gjennomgått i møtet. Konstituert rådmann fremla oversikt over bruk av konsulenttjenester og orienterte kort over status på juridiske tvistesaker. Rådmann bekreftet at det ikke er brukt vesentlige midler. Kontrollutvalget tar orientering til etterretning. 8
Sak 14/2017 Siste økonomirapportering fra rådmann til kommunestyret på 2017 Fremlegges evt. av rådmann i møtet. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en tilbakemelding på: overordnet økonomisk status pr. august 2017, for kommunen som helhet. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Behandling i møtet: Konstituert rådmann informerte kort om kommunens økonomi. Kontrollutvalget tar orienteringen til konstituert rådmann til etterretning. Sak 15/2017 Kontrollutvalgets budsjett for 2018 Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget ifølge kommuneloven 77, nr. 10. Driftskostnad for kontrollutvalget og sekretariat er forholdsvis stabilt fra år til år. Regnskaps- og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kan variere noe, alt ettersom hvor mange forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som gjennomføres. 9
Oversikt regnskap og budsjett: Regnskap 2016 Regnskap Budsjett 2018 jan-juni 2017 Kontrollutvalg Kr. 39 000,- *1 Kr. 45 000,- Sekretariat Kr. 50 800,- Kr. 62 000,- Kr. 65 000,- Revisjon Kr. 774 000 Kr. 170 000,- Regnskapsrevisjon Kr. 200 000,- Forvaltningsrevisjon Kr. 100 000,- Andre særskilte oppg. Kr. 100 000,- Totalt Kr. 863 800,- Kr. 232 000,- Kr. 510 000,- *1 Mangler tall for denne perioden Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr. 510 000,- for 2018. Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004. Behandling i møtet: Kontrollutvalget gjennomgikk og diskuterte budsjettutkastet for 2018. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr. 510 000,- for 2018. Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004. Drøftings-/orienteringssaker: A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet 2017 Orientering fra regnskapsrevisor på hva som er fokusområdet på kommuneregnskapet, dvs. risiko og hva det ikke fokuseres på. Utsettes til senere møte i kontrollutvalget. B. Manglende oppfølging av kommunestyrevedtak Kontrollutvalget har fått oversendt kopi av brev til formannskapet i Hemsedal, datert 28.08.2017, vedr. manglende oppføling av vedtak. Kontrollutvalget gjennomgikk brevet i møtet. 10
Annet: Neste møte: Saker neste møte: Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Hemsedal, 12.09.2017 Arnt Skansen Randi Larsen Flaget Torstein Tuv leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Hemsedal kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 11