Politisk sekretariat Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 29.10.2013 73192/2013 2013/6984 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/15 Bystyret 31.10.2013 AD-sak Tertialrapport 2/2013 med budsjettreguleringer - Formannskapssak PS 13/169 - Prosjekt "Framtida vårres" del 2 (PFV2) - presisering til T2 Sammendrag Rådmannen har startet arbeidet med å organisere gjennomføringen av PFV2. KS Konsulent vil bistå kommunen i dette arbeidet og det gjennomføres et styringsgruppemøte allerede mandag 11. november 2013. Det foreligger utkast til mandat for fase 1 (vedlagt). Det er planlagt at sluttrapporten behandles i FS 9. april 2014 og i BS 24. april 2014. Det tas forbehold om tidsendringer og endringer i mandat. FS holdes løpende orientert. Fakta Bystyret skal behandle sak vedrørende T2 den 31. oktober 2013. Rådmannen vil med dette presisere tilnærmingen til saken som har å gjøre med forsterket innsats inn mot helse- og omsorgsavdelingen, prosjekt framtida vårres del 2 (PFV2). Tekst T2: Som en forlengelse av prosjekt «Framtida vårres» iverksettes en helhetlig gjennomgående analyse av Helse & Omsorgssektoren i Bodø kommune, også med ekstern bistand. Analysen skal se nærmere på følgende forhold: - Administrativ organisering, strategisk orientering samt kartlegging av eventuelle kompetansegap. - Målstrukturer ressursdisponering og interne styringssystemer for økonomisk kontroll - Definering og rendyrking av kjerneområdene innen Helse og Omsorg - Innovasjonskonsepter (som f eks Hverdagsrehabilitering) og prosessverktøy basert på erfaringer og sammenligninger fra de beste rundt oss på området Ekstern bistand For å bistå kommunen i dette arbeidet er KS Konsulent (KS-K) engasjert som konsulenter og ledende konsulent vil være Håvard Moe. Det gjennomføres et styringsgruppemøte allerede mandag 11. november 2013, for å legge overordnede rammer for prosjektet, herunder arbeidsform, metodikk, krav til medvirkning og forankring, forventning til konsulentens rolle og bidrag, intern organisering i Bodø, mv. Umiddelbart etter dette lager KS-K en skisse på et tilbud på hvordan dette
kan gjøres, inklusiv fremdriftsplan som sikrer at Fase 1 i prosjektet er konkludert og behandlet før påske, dvs 11. april 2014. Foreløpig framdrift (kan endres) Uke 48: Oppstartsmøte i styringsgruppa. Utforming av mandat og drøfting av arbeidsform, metodikk, krav til medvirkning og forankring, forventning til konsulentens rolle og bidrag, intern organisering i Bodø, mv. Uke 50: KS-K leverer forslag på gjennomføring av fase 1 analyse og konkretisering av innsatsområder Uke 51: Styringsgruppa behandler og detaljerer forslag til framdriftsplan Uke 2-8: På bakgrunn av mandat og styringsgruppas innspill, utferdiger KS-K metaanalyser på helse og omsorgsområdet i Bodø kommune på bakgrunn av tilgjengelig statistikk og intervjuer i organisasjonen, som klargjør hvilke områder innen for sektoren som har de største styringsmessige og økonomiske utfordringer, samt klargjør forslag til hvilke områder som skal ha prioriteres og ha fokus i begynnelsen av fase 2 Uke 9-10: Metaanalysene drøftes i styringsgruppa og framlegges for formannskapet ved første anledning. Uke 11: Styringsgruppa vedtar innsatsområdene, arbeidsform og metodikk for arbeidet med innsats-områdene Uke 12: Det utarbeides planer/konkretiseres tiltak og legges evt ut anbudsforespørsler på tiltaksarbeid/oppfølging på de prioriterte innsatsområdene. Uke 15: Rapport framlegges for politisk behandling i FS. Uke 17: Rapport fremlegges for politisk behandling i BS. Prosjektmandat Utkast til prosjektmandat er vedlagt saken. Det tas forbehold om endringer ift innhold og det vises til planlagt styringsgruppemøte mandag 11. november 2014, hvor prosjektmandat med mer skal gjennomgås. Det går fram av mandatet at fasene etter fase 1 vil kreve etablering av en prosjektorganisasjon parallelt til driften i helse og omsorgsavdelingen for å sikre implementering og gevinst-realisering de neste 2 4 årene. Rådmannen har bestemt at kommunaldirektør for helse- og omsorgsavdelingen skal være leder for styringsgruppen. Sammensetningen av prosjektgruppen er enda ikke bestemt av rådmannen. Politisk involvering Rådmannen vil sørge for å holde formannskapet orientert vedrørende framdriften i arbeidet på løpende basis. Stillingskontroll Rådmannen har iverksatt prosedyrer for en strengere stillingskontroll i Bodø kommune. Dette vil innebære at stillinger som blir vakante og som under normale forhold ville blitt bemannet av virksomhetslederne, jfr delegeringsmyndighet, nå skal godkjennes av avdelingsdirektør før utlysning og ansettelse iverksettes. Det er altså ingen stillingsstopp, men en stillingskontroll. HR kontoret vil sørge for en overgripende kontroll mellom avdelingene. Dette systemet vil bli
videreført i forhold til alle spørsmål som har å gjøre med omplassering av medarbeidere som en del av prosjekt «Framtida vårres». Rolf Kåre Jensen rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Saksbehandler: Per Gunnar Pedersen Trykte vedlegg: 1 Prosjektmandat - Prosjekt Framtida vårres - del 2
Prosjekt «Framtida va rres del 2» Prosjektmandat (PFV2) Bakgrunn og hensikt Som en forlengelse av prosjekt «Framtida vårres» iverksettes en helhetlig gjennomgående analyse av Helse & Omsorgssektoren i Bodø kommune. Utredningsarbeidet organiseres som et prosjekt, men med innkjøp av ekstern analyse og utredningskompetane. Det skal gjennomføres en relevant «benchmark» med sammenlignbare kommuner i Norge basert på tilgjengelige styringsdata så som KOSTRA, IPLOS, nasjonale helsestatistikk, brukerundersøkelser, mm. Analysen med tilhørende tiltak legges fram for politisk behandling før sommeren. Tillitsvalgte involveres jfr HA og HTA bestemmelser. Målsettingen med prosjektet er å fremskaffe analytiskinformasjon som er troverdig, anvendelig og som dekker behovet for å fatte nødvendige beslutninger i kommunen. Områder for analyse Analysen skal se nærmere på følgende forhold: a) Dimensjonering av HO tjenesten b) Kjerneområder for tjenesteproduksjon innen Helse og Omsorg herunder nivå og terskel for tildeling av tjenester c) Tjenesteprofil forhold mellom institusjon og hjemmebaserte tjenester d) Fysiske strukturer kostnadsmessig konsekvens av fordeling av tjenester på ulike bygg e) Velferdsteknologi, herunder verktøysimplementering Andre forhold vil også bli belyst og vil framkomme i mandatet etter innledende møter med KS konsulent i begynnelsen av november 2013. Hovedmål Gjennomføre en helhetlig og gjennomgående analyse av vesentlige forhold som påvirker driften i helse- og omsorg samt anbefale tiltak, på kort og lang sikt, som vil føre til effektiviserings gevinster som gir grunnlag for kostnadsreduksjon tilsvarende 60 millioner kroner med helårseffekt fra og med 2016.
Resultatmål Synliggjøre hvordan Helse og omsorg kan organiseres og driftes med et nedtrekk på 60 80 millioner, slik at det gir minst mulig konsekvenser for brukerne Fremskaffe et troverdig og anvendelig beslutningsgrunnlag for iverksetting av ny organisering og driftsform Styring av prosjektet/utredning Eier av prosjektet Rådmannen i Bodø kommune Styringsgruppe (SG) Ingunn Lie Mosti, kommunaldirektør HO (SG leder) Per Gunnar Pedersen, HR sjef Frode Nilsen, IKT sjef Stephan Skjelvan, Økonomi direktør Håvard Moe, Ledende KS konsulent Prosjektgruppe (PG) Prosjektleder, Nils Are Johnsplass, Stabsleder HO stab Håvard Moe, KS-Konsulent (samt andre ved behov) Eirik Lie, Fagleder OU Ole Christian Eriksen, økonomirådgiver Terje Jørgensen, IKT konsulent Mona Karlsen, Rådgiver HO stab Tillitsvalgt NSF Det vil bli etablert ulike arbeidsgrupper underveis i prosjektet som spesialiserer seg på ulike segmenter i prosjektet. Dette organiseres fortløpende. Prosjektleder er enda ikke valgt av SG. Prosjektdeltagere må sørge for nødvendig fristilling og må påregne at mesteparten av tiden går med til prosjektet. Økonomisk ramme Det settes av 0,5 millioner i T2/2013 som økonomisk ramme for utredningen. Rammen skal primært dekke kjøp av prosjektleder/ utredning samt annen konsulentbruk som er påkrevd i prosjektet. For å etablere tilstrekkelig med legitimitet til resultatene fra arbeidet så bør styringsgruppen være satt sammen av ulike styringskompetanser fra rådmannens stab samt være under ledet av HO avdelingen.
Merknad På sikt og i påfølgende faser vil det være påkrevd å etablere en prosjektorganisasjon med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse ved siden av driftsorganisasjonen som skal sørge for implementering og gevinstrealisering. En slik prosjektorganisasjon vil koste mellom 1,5 til 2,0 millioner i året (2-3 stillinger) de neste 2 4 årene. Rapportering Prosjektet rapporterer hver 14. dag og styringsgruppen møter hver 14. dag etter at rapportering er gjort. Styringsgruppen orienterer SLM på jevnlig basis om progresjon i arbeidet. Det skal rapporteres skriftlig 2 dager i forkant av styringsgruppemøter. Oppdraget innebærer Prosjektarbeid Kjøp av konsulenttjenester iht LOA Kvalitativ og kvantitativ kartlegging Økonomisk analyse KOSTRA analyser Brukeranalyser Besøk til/sammenligning av andre kommuner (Norge/skandinavia) Bygg-tekniske kartlegginger Rapportskriving Rapportering Informasjonsarbeid Personalmøter Involvering av medarbeidere og tillitsvalgte Milepæler i prosjektet Nov 2013 - Kjøp av prosjektleder/konsulenttjenester Des 2013 Konstituering av prosjektgruppe Jan - Mar 2014 Analyse og tiltak ferdigstilt April 2014 Behandling i FS (9/4) April 2014 Behandling i BS (24/4) Mai 2014 Drøftinger med tillitsvalgte Mai 2014 - Input til T2 2014 og økonomiplan 2015 2018
Utredningen sikrer ingen gevinster men totalløpet gjør det!! Prosjekt Framtida vårres, del 2 Delmål for HO ikke innfridd behov for ytterligere analyser T3-2013 Linjen (HO) må ta eierskapet og ansvaret for hele dette løpet!! Prosjekt PFV 2 Analyser og foreslå tiltak legg fram rapport for bystyret i juni 2014 Implementeringsløp Implementer vedtatte tiltak linjen får på et tidspunkt ansvar for «driften» Verifiseringsløp Oppfølging og kontroll av gjennomførte tiltak påse at gevinster reelt hentes ut på bunnlinjen T2-2014 T2-2015 T1-2016
Kritiske suksessfaktorer Den største risikoen er knyttet til «overleveringen» fra PFV 2 til det som måtte bli implementeringsløpet Analysene blir ofte for overordnet, for optimistisk og mangler forankring hos dem som til syvende og sist skal implementere i linjen Derfor må det stilles tydelige krav til detaljering av tiltaksbeskrivelsene i analysen og at nøkkelpersoner fra PFV 2 fra starten av vet at de får et ansvar i implementeringsløpet også! Lettvinte og overordnete analyser er tilnærmet null verdt!
MNOK Er den økonomiske målsettingen mulig å oppnå kun hvis vi starter med tiltak allerede nå I henhold til mandatet får vi ikke vedtak før mai/juni 2014 Implementering av tiltak vil typisk ta fra 6 9 måneder Effekten av tiltakene kommer i beste fall noen måneder senere Helårseffekt i praksis ikke mulig før 2016 en del kan nok hentes ut i 2015, men det vil stille store krav til ledelses- og organisasjonskultur i HO 70 60 Sannsynlig gevinstrealisering 50 40 30 20 10 0-10 T3 2013 T1 2014 T2 2014 T3 2014 T1 2015 T2 2015 T3 2015 T1 2016