MØTEREFERAT ARBEIDSUTVALGET I VÆRNESREGIONEN Møtedato/sted: 23.11.11 kl. 14.00 21.00 på Selbutunet Golf- og familiepark i Selbu Tilstede: Forfall: Andre: Referent: Arne Ketil Auran, Kristian Rolstad, Henrik Vinje, Kjell Fosse, Kari L. Øfsti, Karsten Reitan, Gunnbjørn Berggård, Marit Bjerkli og Kari Krogstad. Ingen. Gry Berg Andersen, og Gunnar Kvarme (43/11), Anne Karin Veisetaune og Ingeborg Grønseth (46/11), Inge Falstad (47-50/11, pkt.6), Asbjørn Brenne. Asbjørn Brenne Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 42/11 Sak 43/11 Referat fra møte 30.09.11 ble godkjent. Portalprosjektet PL Gry Berg Andersen og Gunnar Kvarme orienterte om status og utfordringer framover. 1. Tas til orientering. 2. Prosjektgruppa legger fram forslag til organisering i AU 14.des. Sak 44/11 Innkjøpsfunksjonen i VR På oppfordring fra rådmenn har innkjøpskoordinatoren utredet mulig oppstart av felles innkjøpskontor-/team i VR. Utredningen var utsendt før møtet. Innkjøpskoordinator var ikke til stede pga velferdspermisjon. 1. Dagens ordning bør evalueres, synliggjøre bl.a. gevinster og utfordringer. Videre må kommunene synliggjøre konkrete behov for felles innkjøpsordning samt erfaringer med støtte fra innkjøpskoordinatoren fram til i dag.
2. Det fremmes forslag til plan for evaluering av ordningen og prosjektplan for etablering av en helhetlig innkjøpsordning. Prosjektplanen skal godkjennes av AU. 3. Sekretariatet fremmer skisse til evaluering og prosjektplan til drøfting i AU. 4. Målsetting om at prosjektet er ferdig utredet før sommerferien 2012. Sak 45/11 Budsjett 2012 og økonomiplan 2012 2015 for fellestjenester i VR Budsjettforslag for 2012 ble behandlet 1.gang i AU 30.09.11. Tjenestesentra har innarbeidet forslag til budsjett/økonomiplan i felles mal. Forslagene var utsendt. Generelle kommentarer fra AU: Forventet lønnsøkning fra 2011 til 2012 (3,25 %) legges inn i budsjettet (egen linje i oppsettet) og for resten i planperioden som i 2012. Justeres av sentraladministrasjonen før saken fremmes for RR. I budsjettoppsettet for barnevern som fremmes for RR tas kun inn felleskostnader som skal fordeles (ikke tiltak som tilhører kommunene). Kostnadsfordeling i forhold til driftsbudsjettet for IT kvalitetssikres før det legges fram for RR. AU er tilfreds med det arbeidet som tjenestesentra har gjort med framlegging av budsjett og økonomiplan. Etter foretatte justeringer for lønnsøkning for 2012 foreslår AU at RR fatter slikt vedtak: 1. Framlagt driftsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 for felles skatteoppkrever for kommunene Stjørdal, Malvik, Selbu og Tydal, 2. Framlagt driftsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 for felles IT for kommunene Stjørdal, Selbu, Frosta, Meråker og Tydal, 3. Framlagt investeringsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 for felles IT for kommunene Stjørdal, Selbu, Frosta, Meråker og Tydal, Investeringsnivået skal vurderes på nytt ved rullering av investeringsplanen opp mot ekommunestrategi i VR. 4. Framlagt driftsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 for felles barneverntjeneste for kommunene Stjørdal, Meråker, Selbu og Tydal, 5. Framlagt driftsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 for felles lønn- /regnskapstjeneste for kommunene Stjørdal, Malvik, Selbu og Tydal, 6. Framlagt driftsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 for legevakt for kommune Stjørdal, Meråker, Selbu og Tydal, 7. Framlagt driftsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 for felles innkjøpsordning for kommunene i VR, 8. Framlagt driftsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 for sekretariatet i VR,
Sak 46/11 Utredning om felles PP-tjeneste i VR PL Anne Karin Veisetaune og fagleder Ingeborg Grønseth orienterte om status og utfordringer framover. 1. Tas til orientering. 2. Utredningen forsetter i henhold til prosjektplanen. Sak 47/11 Samarbeidsavtaler for fellestjenester i VR Alle kommuner, unntatt Stjørdal (behandles 24.nov), har behandlet sluttrapport av 19.mai 2011 om ny politisk styringsstruktur. Det var planlagt oppstart med politiske nemnder 1. jan. 2012 for lovpålagte oppgaver (barnevern, legevakt og helse/omsorg). Før oppstart må kommunene ha valgt representanter i nemnder samt godkjent samarbeidsavtaler og foretatt delegeringer til politisk nemnd. Forslag til samarbeidsavtale inkludert delegeringer for barnevern og felles forvaltningskontor var utsendt. Samarbeidsavtale for legevakt ble drøftet i møtet. AU foreslår at RR fatter slikt vedtak: 1. Forslag til samarbeidsavtale inkludert delegering av myndighet for VR Barneverntjeneste godkjennes med de endringer som ble lagt inn i møtet. 2. Forslag til samarbeidsavtale inkludert delegering av myndighet for felles forvaltningskontor, godkjennes med de endringer som ble lagt inn i møtet. 3. Forslag til samarbeidsavtale inkludert delegering av myndighet for VR Legevakt legges fram for AU 14. des. Sak 48/11 Administrativ organisering Arbeidsgruppe bestående av leder i AU, rådmann i Stjørdal, organisasjonssjef i Stjørdal, tillitsvalgt (Marit Bjerkli) og sekretariatsleder har jobbet med forslag til organisering. Skisser og prinsipper ble drøftet i møtet. 1. Organisasjonskartet skal vise aktuelle linjer og koordinerende funksjoner i sekretariatet. 2. Arbeidsgruppa fremmer skisse til administrativ organisering inkl. beskrivelse for AU 14. des. Sak 49/11 Referatsaker 1. Møte 3. nov. i regionalt partnerskap med STFK regionale utviklingsmidler. 2. Møte 18.11.11 med Næringsalliansen i VR om strategisk næringsplan. 3. Status i forhandlinger med regionale helseforetak (Inge Falstad).
4. Invitasjon fra STFK til møte 16. des kl 10-14 på Quality Hotell Panorama, Tiller om regional planstrategi 5. Sluttrapport VR som arrangør av Landskonferansen 2011. Til pkt. 1 Tas til orientering. Til pkt. 2 Tas til orientering. Til pkt. 3 Tas til orientering. Til pkt. 4 Tas til orientering. Til pkt. 5 Tas til etterretning. Sak 50/11 Eventuelt 1. ekommune Strategi 2012-2020 innspill på styringsstruktur og prinsipper fra AU. 2. Skisse til politikeropplæring om interkommunalt samarbeid. 3. Møte i RR 30. nov. 4. Helsekoordinator avklaring av ressurs. 5. Sluttbehandling av strategisk næringsplan i VR forslag fra sekretariatet/næringsalliansen til innstilling for behandling i RR og kommunene. 6. Forhandlinger med helseforetakene rolle og mandat for VR samt tidspunkt for behandling av avtaler i kommunene. Behandling av samarbeidsavtaler for legevakt, barnevern og forvaltningskontor samt avtaler med helseforetakene i samme kommunestyre i jan 2012? 7. Prosjekt kvalitetssikring ressurser videre m.m., jfr. skriv av 17.11.11 fra PL/prosjektgruppa. 8. Tilbud fra Meltwater om investering i programvare for bl.a. mediaovervåkning. Til pkt. 1 Leder i AU orienterte om status i arbeidet. Prosjektgruppa legger fram forslag til strategi til AU 14. des. Til pkt. 2 Skisse av 23. nov legges fram til vurdering i RR 30. nov. Til pkt. 3 Tas til orientering. Til pkt. 4 Det utarbeides et konkret tilbud til Inge Falstad. Stillingen søkes inndekt med prosjektmidler så langt som mulig. Til pkt. 5 Forslag til innstilling fremmes for RR 30. nov. Til pkt. 6 Samarbeidsavtaler for barnevern, legevakt og forvaltningskontor, samt avtaler med helseforetakene, legges fram til samlet behandling i kommunestyret for de kommuner som ønsker dette. Avtaler med helseforetakene, som skal tre i kraft fra 1. februar 2012, må være ferdig behandlet i kommunene i løpet av januar 2012.
Til pkt. 7 AU slutter seg til prosjektgruppas forslag slik: a) Prosjektet videreføres med Ingrid Rolseth Holt som prosjektleder fra januar - august 2012. b) Personvernombudet går inn i prosjektgruppen. c) Det bør tas sikte på å lage felles innhold i en del prosedyrer. Innfasing av nye arbeidsgrupper avventes. d) Dekning av kostnader med prosjektarbeidet skjer med bruk av restmidler fra tildelte skjønnsmidler 2010 til prosjekt interaktiv e-læring og med eventuelt egenandel fra deltagende kommuner. Til pkt. 8 Det inngås ikke avtale med Meltwater om kjøp av felles programvare i VR for bl.a. mediaovervåkning.