Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 27.10.2015 kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F Pettersen på telefon 414 71 166 eller på e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer kalles inn etter nærmere avtale. 19.10 2015 Torbjørn Østby (s) -1-
Kontrollutvalget Haldens møte 27.10.2015 Sakliste PS 15/28 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 15/29 Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller 4 PS 15/30 Deloitte AS - Overordnet revisjonsstrategi for 2015 6 PS 15/31 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 8 PS 15/32 Referater og meldinger 12 PS 15/33 Eventuelt 17-2-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 17 Løpenr.: 171396/2015 Klassering: 101-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 27.10.2015 15/28 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 19.10 2015-3-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/219 Dokumentnr.: 22 Løpenr.: 171400/2015 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 27.10.2015 15/29 Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget «forhåndsgodkjenner» protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3. Protokollen godkjennes formelt i neste møte. 4. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Fredrikstad, 19.10 2015 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I møtet 22.1 2014 vedtok kontrollutvalget retningslinjer for godkjenning av protokoller: 1. Kontrollutvalget forhåndsgodkjenner protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3. Protokollen godkjennes formelt i neste møte. 4. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Vurdering Sekretariatet foreslår at nytt utvalg godkjenner protokoller på samme måte som forrige utvalg. -4-
(Protokollen for møtet 1.9 2015 er lagt som referatsak) -5-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/210 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: 130901/2015 Klassering: 101-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 27.10.2015 15/30 Deloitte AS - Overordnet revisjonsstrategi for 2015 Sekretariatets innstilling 1. Revisors muntlige redegjørelse om overordnet revisjonsstrategi for 2015, tas til orientering. Fredrikstad, 01.10 2015 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Formålet med en overordnet revisjonsstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen (Deloitte AS) har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Halden kommune. Revisjonen vil i møtet gi utvalget en muntlig redegjørelse om tidligere erfaring for oppdraget, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til revisjonsstandardene og forskrift om revisjon i kommuner og at gjeldende revisjonsmetodikk skal brukes. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres fortløpende slik som revisjonsforskriften tilsier. -6-
Vurdering I henhold til Forskrift om revisjon i kommuner, skal revisjonen planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg ( 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Som ledd i dette vil revisors orientere utvalget om sin overordnede revisjonsstrategi for hvordan revisjonsoppgaven knyttet til Halden kommune er tenkt løst med hensyn til planlegging, gjennomføring og rapportering. Dette er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne utføre sin påse funksjon at revisjonen fungerer på en betryggende måte. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta revisors muntlige redegjørelse om overordnet revisjonsstrategi for 2015 til orientering. -7-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: 111893/2015 Klassering: 101-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 27.10.2015 15/31 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 Sekretariatets innstilling 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016 på kr. 2 063 555.-, godkjennes 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Fredrikstad, 28.08 2015 Vedlegg 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Avtale med Deloitte AS Avtale med Østfold kommunerevisjon IKS Avtale om Sekretariatstjenesten Østfold kontrollutvalgssekretariat Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Halden kommune Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18 budsjettbehandlingen, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal kontrollutvalgets egen drift, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenesten innarbeides. -8-
Vurdering Kontrollutvalget Til kontrollutvalgets egen drift er det innarbeidet godtgjørelse til leder og møtegodtgjørelse til øvrige medlemmer i tråd med reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Halden kommune. Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift bygger på en normal møteaktivitet på seks møter i 2016. I budsjettforslaget er det foreslått kr. 14 000.- til kurs/opplæring, kr. 4 000.- til skyssgodtgjørelse og kr. 1 500.- til enkel servering til møtene. Kontrollutvalget har i tillegg ønsket å være medlem i Forum for kontroll og tilsyn fra 2015. Medlemsavgiften er kr. 6 500.- Kontrollutvalgets forslag til sin egen kostnadsramme for 2016 er kr. 359 150.-. (se vedlegg 1.) Sekretariatstjenesten Østfold kontrollutvalgssekretariat Østfold kontrollutvalgssekretariat har etter anbudskonkurranse i 2013 inngått en to årlig avtale med ytterligere opsjon på 1 + 1 år med Halden kommune for levering av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen er gjeldende fra 01.01 2014. Honoraret for 2016 vil etter årlig justering for priskonsumprisindeksen være kr. 252 000.-. Regnskapsrevisjon Deloitte AS Revisjonsselskapet Deloitte AS er etter anbudskonkurranse gitt ansvaret for regnskapsrevisjonen i Halden kommune. Avtalen gjelder for 2014 og 2015 med ytterligere opsjon på 1 + 1 år. I henhold til inngått avtale mellom kommunen og revisjonsselskapet, er kostnaden for bekreftelse av årsregnskapet satt til kr. 600 000.- for 2016. Honoraret justeres årlig for priskonsumprisindeks. Sekretariatet viser imidlertid til reskontrohistorikk fra 2012 2014 at kostnaden har vært betydelig høyere en avtalt pris. Dette skyldes (i følge Deloitte AS) blant annet merarbeid på grunn av svak internkontroll og mangler vedrørende egenkontroll av attestasjonsoppgaver. For 2015 har revisor gitt uttrykk for i sin korrespondanse med kontrollutvalget at kommunen har styrket sin egen internkontroll. Sekretariatet har i forslaget til budsjettet 2016 valgt av å legge avtalens fastpris til grunn. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Østfold kommunerevisjon IKS (ØKR) Østfold kommunerevisjon IKS er etter anbudskonkurranse gitt ansvaret for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Halden kommune. Avtalen gjelder for 2014 og 2015 med ytterligere opsjon på 1 + 1 år. I henhold til inngått avtale mellom kommunen og revisjonsselskapet, er kostnaden satt til inntil kr. 651 000.- for 2016. Østfold kommunerevisjon er et interkommunalt selskap som eies av 7 kommuner (Fr.stad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde, Hvaler og Halden). Halden kommune valgte å konkurranseutsette sitt revisjonsbehov i 2011, og en delt løsning mellom privat revisjonsselskap og kommunerevisjonen er ble valgt i innværende periode. Halden kommune har oppretthold sitt eierskap i ØKR IKS og av den grunn belastet med andel (eierandelen) av selskapets faste kostnader. For Halden kommune vil disse faste kostnadene i 2016 beløpe seg til kr. 201 405.-. Kontrollutvalgets forslag til samlet budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016 Som tidligere nevnt under saksopplysninger er rammen for budsjett basert på inngåtte avtaler. Kontrollutvalgets forslag til ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er ment å gi kommunestyret et realistisk kostnadsbilde for 2016. -9-
Samlet forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 medfører en reduksjon på 18 % (- kr. 371 000.-) sammenlignet med budsjett for 2015. Etter sekretariatets vurdering er rammen i budsjettforslaget innenfor forsvarlige rammer for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016, godkjennes. Budsjettforslaget oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget: kr. 359 150.- Sekretariatstjenesten: kr. 252 000.- Regnskapsrevisjon: kr. 600 000.- Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: kr. 651 000.- Årlig eierkostnad ØKR IKS kr. 201 405.- Samlet sum: kr. 2 063 555.- -10-
Halden kommune Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 Kontotekst Forslag 2016 Budsjett 2015 Endring i % regnskap 2014 Merknader Godtgjørelelse leder (fast del) kr 157 000,00 kr 155 500,00 20 % av ordførers lønn Møtegodtgjørelse medlemmer (fast del) kr 110 000,00 kr 109 000,00 kr 213 000,00 3,5 % av ordførers lønn, leder inkl. Møtegodtgjørelse per møte (variabel) kr 25 650,00 kr 25 650,00 870,- per møte (alle) Telefongodtgjørelse Arbeidsgiveravgift kr 42 000,00 kr 41 000,00 kr 29 687,00 Sum lønn kr 334 650,00 kr 331 150,00 kr 242 687,00 Kontingent Forum for kontroll og tilsyn kr 6 500,00 kr 6 500,00 Kurs og opplæring kr 14 000,00 kr 13 000,00 kr - Skyss og kostgodtgjørelse kr 4 000,00 kr 4 000,00 Diverse utgifter (Internt fordelt) kr 90 000,00 Sum driftsutgifter kr 24 500,00 kr 23 500,00 kr 90 000,00 Samlet sum Kontrollutvalget kr 359 150,00 kr 354 650,00 1,3 332 687,00 14,1% av godtgjørelsen Samlet sum lønnskostnader Samlet sum driftsutgifter Kjøp av sekretariattjenester kr 252 000,00 kr 247 000,00 2,0 240 000,00 Sekretærbistand Kjøp av revisjonstjenester (Delioitte AS) kr 600 000,00 kr 1 000 000,00 (66,7) 954 372,00 Regnskapsrevisjon Kjøp av revisjonstjenester (ØKR) kr 651 000,00 kr 637 329,00 2,1 535 780,00 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kommunens andel av eierskapet i ØKR kr 201 405,00 kr 195 600,00 2,9 222 000,00 Halden har oppretthold eierskapet i ØKR IKS Sum for hele kontroll- og tilsynsarbeid kr 2 063 555,00 kr 2 434 579,00 (18,0) 2 062 839,00 Inkl. - KU, sekretariat og revisjonstjenestene -11-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/219 Dokumentnr.: 23 Løpenr.: 171417/2015 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 27.10.2015 15/32 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 19.10 2015 Vedlegg Protokoll fra møtet 1.9 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering. -12-
Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 01.09.2015, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 17:.45 Møtested: Rådhuset - møtet utsatt fra 18.8, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 15/21-15/27 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder x Jan Moen (H), nestleder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Turid Eriksen (Ap) Forfall Jan Magnar Hansen Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Senior Manager Bente Tøftum fra Deloitte Seksjonssjef forvaltning Anders Svarholt fra Østfold kommunerevisjon IKS Møtende fra administrasjonen: Økonomisjef Roar Vevelstad, Ordfører Thor Edquist til sakene 15/24-15/27 Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 15/21.. Ulf Lettenstrøm, leder. Jan Moen, nestleder -13-
Kontrollutvalget Haldens møte 1.9.2015 Sakliste PS 15/21 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 15/22 Godkjenning av protokoll fra møtet 4.5 2015 PS 15/23 PS 15/24 Informasjon fra rådmannen om kommunens økonomiske situasjon og administrasjonen vurdering av denne Prosjektplan - Utskrivningsklare pasienter PS 15/25 Justering av møteplan for høsten 2015 PS 15/26 PS 15/27 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/21 Godkjenning av innkalling og saksliste (Saken legges fra uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling 01.09.2015: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden, ingen debatt om lukking. Dørene var åpne under hele møtet. Kontrollutvalgets leder redegjorde for hvorfor det annonserte ekstramøtet 18.8 ble avlyst: Saken»Informasjon fra rådmann om kommunes økonomiske situasjon «, manglet skriftlig grunnlag fram til dagen før møtet. Leder fant at dette var for kort tid til forberedelser for utvalget. Det ble bestemt at sak 15/25 «Justering av møteplan for høsten 2015», skulle strykes fra sakslisten. Begrunnelse: I saken foreslås det at møtet 1. 9 skulle avlyses, på bakgrunn av at det var planlagt et ekstramøte 18.8. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 01.09.2015: Innkalling og saksliste godkjennes PS 15/22 Godkjenning av protokoll fra møtet 4.5 2015 1. Protokoll fra møtet 4.5 2015, godkjennes -14-
Kontrollutvalget Haldens behandling 01.09.2015: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 01.09.2015: 1. Protokoll fra møtet 4.5 2015, godkjennes PS 15/23 Informasjon fra rådmannen om kommunens økonomiske situasjon og administrasjonen vurdering av denne Saken legges fram uten forlag til vedtak Kontrollutvalget Haldens behandling 01.09.2015: Økonomisjefen redegjorde for statusrapporten for juli 2015, og rådmannens vurdering av situasjonen fremover. Kontrollutvalgets leder lå fram et skriftlig forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: «Kontrollutvalget deler rådmannens bekymring for det økonomiske resultatet som rapporten for juli nå i sin prognose for 2015 påpeker. Det vil derfor være meget bekymringsfullt om ikke kommunen når det budsjettet for 2015 har lagt opp til. Til neste møte i kontrollutvalget vil derfor utvalget ha seg forelagt hva de langsiktige konsekvenser vil bli om ikke budsjettet for 2015 oppnås.» Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 01.09.2015: Kontrollutvalget deler rådmannens bekymring for det økonomiske resultatet som rapporten for juli nå i sin prognose for 2015 påpeker. Det vil derfor være meget bekymringsfullt om ikke kommunen når det budsjettet for 2015 har lagt opp til. Til neste møte i kontrollutvalget vil derfor utvalget ha seg forelagt hva de langsiktige konsekvenser vil bli om ikke budsjettet for 2015 oppnås PS 15/24 Prosjektplan - Utskrivningsklare pasienter 1. Prosjektplan, Utskrivningsklare pasienter, vedtas. Kontrollutvalget Haldens behandling 01.09.2015: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 01.09.2015: 1. Prosjektplan, Utskrivningsklare pasienter, vedtas. PS 15/25 Justering av møteplan for høsten 2015 1. Planlagt møte 1. september avlyses pga. ekstramøtet 18. august -15-
Kontrollutvalget Haldens behandling 01.09.2015: Sak utgår, se sak 15/21, «Godkjenning av innkalling og saksliste» PS 15/26 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 01.09.2015: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 01.09.2015: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/27 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling 01.09.2015: Ingen saker -16-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 18 Løpenr.: 171428/2015 Klassering: 101-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 27.10.2015 15/33 Eventuelt Fredrikstad, 19.10 2015-17-