Sameiet Sofienberg Møtereferat, styremøte 4.desember 2012 kl. 17.00 19.10 Tilstede: Kopi: Næss, L. Andreassen, Hallgeir Brenden, Ali Ammad H. T. Tran Agenda Oppfølging av pågående saker (fast punkt) Evt. reaksjon ovenfor beboere som ikke overholder husordensreglene (fast punkt) Det er kun de 3 følgende saker som ble behandlet på dette møtet: Møte med Canal Digital og GET Reseksjonering i forbindelse med salg av andelen til Det Norske Samlaget Revurdering av viderefakturering Aticimex Sak. Dato Beskrivelse Ansvar Vedtak Andelen til Det Norske Samlaget er solgt til Monolitten Eiendom AS. En del av det som er næringsseksjon i dag vil gjøres om til boliger 4.des Reseksjonering - området som gjøres om fra næring til bolig må det gjøres en omfordeling av felleskostnader da dette blir en annen fordelingsnøkkel Kontakte juridisk avdeling ved Obos: Spørre om hva vi må ta hensyn i denne forbindelse Det er oppdaget skadedyr i bolig i sameiet Overgang fra Canal Digital til GET? Det utarbeides diverse viktig info om porttelefon, røykvarslere, skifte av filter m.m. Fremdeles problemer med hensatte møbler og diverse Til stadighet feilsendte fakturaer/brev fra OBOS 4.des 4.des 4. sept. (18.okt) enn næringseiendom. Anticimex ble umiddelbart kontaktet for rensing av leilighet. Styret ble samtidig orientert om at denne type skadedyr ikke forflytter seg til andre steder av seg selv. Det er dermed lite sannsynlighet for spredning til andre leiligheter. Skadedyr ble oppdaget i et møbel som nå er fjernet fra boligen. Finne ut hva som er forskjell i tjenester og pris Det lages infobrev til beboere/seksjonseiere og i tillegg orientering på websidene Brev til seksjoner om varsling til styret når beboere flytter inn/ut. gir beskjed til vaktmester om rydding og bortkjøring Tas igjen opp med OBOS v/ragnhild Ali/ /Li nda Styret har revurdert saken og vil derfor ikke viderefakture beboer likevel. Saken vil tas opp til diskusjon ved neste Sameiemøtet. Vi har hatt møte med CD/GET og de har fått presentert sine løsninger. Styret vil legge frem forslag til vedtak på neste sameiemøte Det jobbes videre med dette. skaffer info om filter Det jobbes videre med dette Fremdeles et problem Vannskader i kjeller fra store regnmengder i sommer Sjekk opp med ISS og Hallgeir om hva som kan gjøres videre.
Test av Må planlegges i nær fremtid brannvarlingssystem Behov for elektrisk styring fra garasje til trapperom etter pålegg fra brannvesen El.skap i bakgård er brutt opp Vi bestiller elektrisk styring fra garasje til trapperom. Vi bestiller rep. Ytre vedlikehold Problemer med heis Vi lager oversikt over hvem som leier leiligheter samt få på plass rutine for varsling om nye beboere. Rust på bærebjelker på svalganger 4. sept 26. juni. (10.mai) (30. mars) Vi vurderer å male nedre del av fasaden og kanskje vinduer som vender mot Lakkegata. Det er spesielt en bolig i 6 etasje hvor det er nødvendig å male vinduer. Motor skiftet og, men det har oppstått andre problemer med lukking av heisdørene. Stahl har vært her nesten daglig uten å klare å løse problemet. Det er avtalt at vi ikke faktureres for denne servicen Vi sender ut brev + purring m/gebyr. Avtaler hva vi gjør videre på neste møte /Bj ørn Vi kontakter malermester for befaring og en 3-års plan. Sjekker om det er mulig å male noen vinduer nå Dette ser nå ut til å være løst.! Vi lager nye skjema og brev. Legges i første omgang kun i postkassene Tar opp med Skanska Avsluttede saker: Sak. Dato Beskrivelse Ansvar Vedtak Budsjett for 2013 og Styret vedtar å øke endring av fellesutgifter fellesutgiftene med 2 % for å Fullservice forsikringsavtale med Anticimex Det er ønske om overføring av garasjeplass/garasjelei e i forbindelse med eierskifte innen nær familie. Admin av garasjeplasser og nøkkelbestilling styrke buffer til vedlikehold Siden skadedyr er oppdaget i sameiet én gang ser vi ikke bort fra at det kan skje igjen i fremtiden. Styret mener at dette må kunne la seg gjøre. Nye rutiner for nøkkelbestilling innført Tagging Avtale om at styreleder fra Gråbeinskvarteret varsler/sender bilder så snart det oppdages ny tagging Dørpumper i kjeller, ødelagt + problemer Ali Vi bestiller reparasjon/service Styret har vedtatt å inngå en fullservice forsikringsavtale med Anticimex som gjelder alle typer skadedyr. Dette er nå overført til Ali Vi fortsetter inntil videre å bruke vaktmester til fjerning av tagging
med port LKgt, Det er til stadighet mørkt i enkelte fellesområder grunnet lamper som går i stykker. Det tar lang til å skifte grunnet lang leveringstid. Vi bestiller lager av diverse lamper og lysrør fra elektriker Brev til forsikringsselskap vedr. utbedring/rehab. etter vannskade sommeren 2011 Vi vurderer å bytte forsikringsselskap Reklamasjon Skanska ØKONOMISK RAPPORT PR. 30.04.2012. Lage skilt om nøkkelsafe finnes i LKG66 Mat- og røyklukt via lufteanlegget og tak og lekkasjer 27. mars (18.okt) (14.feb) Klager fra beboere etter utbedring etter vannskade. Det er bl.a. blitt svært lytt mellom etasjene og rehab.arbeidet er ikke iht. forventinger, dvs. satt tilbake i den stand det var før skaden. /An ne Sjekker priser Vi beslutter å gå over til Tryg Hva skjer med flisleggingen? Her er vi ikke helt enige om hva som skal flislegges. Rapporten er styrebehandlet 10.mai (30. mars) Settes ved inngangsparti Vi må avtale befaring på taket, sannsynligvis en blikkenslager Samme blikkenslager vil se på diverse takrenner som bør skiftes samt kunne sjekke evt. lekkasjer på tak / Info på web 10. mai Kontaktinfo må oppdateres Ali Admin av garasjeplasser og nøkkelbestilling Sikring av alle ytterdører samt dører til boder på loft/kjeller + lås til branntrapp i Fasadevask Vi får erstatning for selve flisene. Saken avsluttes Vi har mottatt tilbud som er akseptert. Blikkenslager kommer i løpet av juni/juli 10. mai Overtas av Ali Ali oppdaterer Ali 27. mars Vi vurderer å sikre alle ytterdører med ekstra (fysisk) beskyttelse + skifte alle låser inn/ut av garasjekjeller slik at nøkkel må benyttes begge veier. Smekklåser + dørpumper til loft/kjellerboder 10.mai Det besluttes å vaske fasaden i løpet av våren.. 27. mars Opp til ca 6 m. Må varsles 2 uker før Brannvesen Må oppdateres om ny kontaktinfo Er utført. Avtalt 12 og 13. juni.
Vask av (14.feb) Vi setter av en helg i garasjeanlegg og oppmerking av parkeringsplass mai/juni (utsatt til høsten) Paul kontakter vaktmester og avtaler samt besørger brev til beboere minst 3 uker før. Konstituering, nytt Nye styremedlemmer: Ok styre Problemer med gjentagende alarm LKGT og Ali 27. mars Alarmen har gått ved flere anledninger, både grunnet jordfeil og fordi en beboer har revet ned sensor Nummerering av etasjer 27. mars Vi lager nummerskilt til hver etasje Elektrikerarbeidet Det sendes ut brev til /skifte av lysrør i seksjonseiere som garasje. Biler må disponerer garasjeplass + flyttes på aktuelle det lages oppslag noen tidspunkt april 24- dager før. 27.april Oppslag med 27. mars Kontaktinfo styret, kontaktinfo nytt styre vaktmester, Securitas Årsmøte 7.feb Diskutert saker i forbindelse med årsmøtet 14. mars. Foreløpig ingen saker meldt inn fra beboere. 2 styremedlemmer er på valg. Styrehonorar 7. feb Styret opplever at styrearbeidet tar mye tid og er belastende. Det er derfor er helt nødvendig å øke styrehonoraret: Styret leder: kr. 40 000 Styremedlem: kr. 20 000 Søknad om oppsett av parabol 7. feb. Dette er så fremt parabol blir plassert på avtalt sted og av kvalifisert montør. Montering skal avtales med styret på forhånd og før selve monteringen. Nabovarsel 7.feb Ombygging av Hersleb skole Sameiet på Facebook 7.feb Vi oppretter en Facebookside med info om styrets arbeid (Paul) Vi har meldt feil og elektriker har ordnet med nytt kretskort etc.. Styret tar kontakt med valgkomiteen Vedtatt Bilvrak i garasjen (5.des) Paul Kontakter seksjonseier. Paul følger opp. Portåpner i Lakkegt. og mekanisk lås fremfor elektrisk (5.des) Vi anskaffer priser. er prosess med Proxll vedr. vedvarende problemer Overvåking av garasje 7.feb Lage forslag til overvåking av garasjeport m.m. Porttelefon p.t. Vurderer å skifte ut hele systemet, ca kr. 120 000. Mekanisk lås bestilt. Diskusjon rundt hva som er best. Vi bestiller befaring fra noen som har erfaring med sikkerhet. Vi bestiller
sikring av dører i første omgang samt ber beboere om å bruke Bomiljøtjenesten aktivt. Rømningsvei fra garasjen Adresselister med Seksjonsnr/leilighetsnr samt beboerkart.. Elektriker. Bytte av lys og varmekilder samt montere sensore. 1) Lys i garasjen 2) Varmekilder 7.feb Brannvesenet påpeker at det skal være rømningsvei Avtale om befaring 28/10 avtaler møte med brannvesen. Dører må koples mot alarmsystem (10.mai) Vi lager beboerkart. Dette er laget. Vi sliter med å få inn tilbud fra flere aktører. Vi beslutter foreløpig å skifte ut ovner som ikke virker, kun i de innerste korridorene, slik at det ikke blir for kaldt i vinter. Vi vedtar å skifte alle lysrør i garasjen i løpet av 2012 er bestilt