HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 03. mars 2008 Møtetid: Kl. 12.00 Møtested: Høylandet kommune, formannskapets møterom De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/08 Orientering angående pasient - / beboerregnskap 002/08 Referatsaker 003/08 De kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper 004/08 Status revisjonsarbeider. Unntatt off.het, off.l. 5 005/08 Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyret Grong 25. februar 2008 Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 001/08 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR. 1743-1/2006: KOMMUNENS HÅNDTERING AV RUTINER OG REGELVERK OMKRING PASIENT-/ BEBOERREGNSKAPER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget 03.03.08 Gunnhild Berg 001/08 Høylandet 07 1. Kontrollutvalget tar den gitte orientering til etterretning 2. Kontrollutvalget ber Høylandet kommune om å få brakt forholdene rundt beboerregnskapene i orden innen gitt tidsfrist. (dato vedtas på møtet) 1. Brev til Høylandet kommune, datert 09.11. 2007 fra KomRev Trøndelag IKS 2. Melding om vedtak fra kontrollutvalgets møte 19. november 2007, sak 017/07. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1743-1/2006 2. Brev av 14.06. 2007, unntatt offentlighet jf. off.l 5a og forv.l 13. pkt. 1 Kontrollutvalget behandlet Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1743-1/ 2006 i møte 20.11. 2006, hvor det ble fattet vedtak om å få brakt forholdene rundt pasient-/ beboerregnskapene i orden. KomRev Trøndelag IKS har ved flere anledninger etterspurt forholdene rundt dette og oppfølging av vedtakene fattet i kontrollutvalget og vedtak fattet i kommunestyre sak 0058/06 den 14.12. 2006. Kontrollutvalget tok saken opp på nytt i kontrollutvalgsmøte den 19. november 2007 og fattet vedtak om at forholdene måtte bli brakt i orden innen 1. desember. Vedtak ble oversendt Høylandet kommune. Ved gjennomgang av møteprotokoller fra Høylandet kommune merker kontrollutvalget seg at saken ikke har blitt behandlet. Tilbakemeldinger fra KomRev Trøndelag IKS tilsier at det ikke har skjedd noen endringer i saken slik den fremsto i kontrollutvalgsmøte 19. november 2007. Vurderinger Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen angående disse forholdene og hvordan saken står pr. dato.
SAK 002/08 REFERATSAKER Kontrollutvalget 03.03.2008 Gunnhild Berg 002/08 Høylandet 08 Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning 2007 2 Høylandet kommune Budsjett 2008 3 KomSek Trøndelag IKS Kommunane sine eigarinteresser i selskap - oppdatering 4 Høylandet kommune Melding om politisk vedtak valg av kontrollutvalgsmedlemmer for perioden 2007-2011 5 Høylandet kommune Delegasjon av myndighet til enhetsledere, økonomisjef og plansjef 6 Høylandet kommune Delegasjon av myndighet til enhetsledere 7 Høylandet kommune Videredelegasjon av myndighet fra administrasjonssjef til økonomisjef 8 Høylandet kommune Videredelegasjon av myndighet til enhetsleder familieenhet 9 Høylandet kommune Delegasjon av myndighet til enhetsleder pleie og omsorg 10 Høylandet kommune Videredelegasjon av myndighet til enhetsleder barnehage 11 Høylandet kommune Videredelegasjon av myndighet til enhetsleder næring og miljø 12 Høylandet kommune Videredelegasjon av myndighet til enhetsleder teknisk drift 13 Høylandet kommune Videredelegasjon av myndighet til enhetsleder skole 14 Høylandet kommune Videredelegasjon til plansjef Arne Johannes Kjøglum byggesak 15 Høylandet kommune Møteprotokoll Kommunestyret 01.11. 2007 16 Høylandet kommune Møteprotokoll Formannskapet 07.12. 2007
17 Høylandet kommune Møteprotokoll Helse- og sosialutvalget 10.12. 2007 18 Høylandet kommune Møteprotokoll Utvalget for plan og naturforvaltning 10.12. 2007 19 Høylandet kommune Møteprotokoll Klagenemda 17.12. 2007 20 Høylandet kommune Møteprotokoll Kommunestyret 20.12. 2007 21 Høylandet kommune Møteprotokoll Formannskapet 02.01. 2008 22 Høylandet kommune Delegasjonsreglement 23 KomSek Trøndelag IKS Etterspørsel av diverse reglement 24 KomSek Trøndelag IKS Etterspørsel tilsynsrapporter fra fylkesmann 25 KomSek Trøndelag IKS Kontrollrapport skatt 2007 Kontrollutvalgets behandling 26 Høylandet kommune Skatteregnskapet 2007 27 KS og NKRF Opplæring av nye kontrollutvalg kursinvitasjon 28 KomSek Trøndelag IKS Opplæring av nye kontrollutvalg 29 Forum for kontroll og tilsyn Invitasjon til fagkonferanse 9. -10. april 2008 30 Høylandet kommune Budsjett 2008 Referatene tas til orientering.
SAK 003/08 DE KOMMUNALE ØKONOMI- OG REGNSKAPSPRINSIPPER Kontrollutvalget 03.03.2008 Gunnhild Berg 003/08 Høylandet 08 1. Kontrollutvalget tar den gitte opplæring og informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte dokument Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 5. november 2007 Kontrollutvalget har gjennom kurs for nye kontrollutvalg den 19. november 2007 fått en kort innføring i kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon. Dette kurset ble gjennomført i regi av KomSek Trøndelag IKS i samarbeid med KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalgets oppgaver er vide og styrt av mye regelverk. Det er mye å sette seg inn i, og for mange av kontrollutvalgets medlemmer mye nytt. KomRev Trøndelag IKS har gjennom e-post til KomSek Trøndelag IKS, datert 5. november 2007 kommet med en forespørsel om det var interesse og behov for mer opplæring og informasjon til nye kontrollutvalg. Vurderinger Kontrollutvalget i Høylandet imøtekom denne henvendelsen på møte den 19. november 2007, og ønsker videre opplæring og informasjon angående aktuelle tema som vedrører kontrollutvalgets oppgaver. Etter avtale med kontrollutvalgets leder har en lagt opp til å la revisor gi en kort innføring i de kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper. Hensikten med dette er å gi kontrollutvalget bedre forutsetninger for å avgi uttalelse til kommunens regnskaper, samt å vurdere kommunens økonomi.
SAK 004/08 STATUS FOR REVISJONSARBEIDET Unntatt off.het, off.l. 5 Kontrollutvalget 03.03.2008 Gunnhild Berg 004/08 Høylandet 08 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon og status til orientering. Status for revisjonsarbeidet. Unntatt off.het, off.l. 5. Notat deles ut på møtet Ikke trykte dokument Ingen KomRev Trøndelag IKS legger frem status på møtet. SAK 005/08 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget 03.03.2008 Gunnhild Berg 005/08 Høylandet 08 Kommunestyret 1. Det fremlagte utkastet til årsrapport fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyret. 2. Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyret oversendes kommunestyret til egen behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyret tas til orientering 1. Utkast til Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyre
Ikke trykte dokument 1. Kommuneloven 2. Forskrift om kontrollutvalg I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på og nevner at alle gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter er rapportert til kommunestyret fortløpende. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til kommunestyret. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Møteprotokoller blir også publisert på sekretariatets hjemmeside www.komsek.no. Ut fra tidligere praksis er det også for 2007 naturlig å avgi en årsrapport til kommunestyret og det er dermed utarbeidet et forslag til årsrapport for kontrollutvalget for året 2007. For øvrig vises til vedlagte forslag til årsrapport. Grong 25.02. 2008 Gunnhild Berg Kontrollsekretær