REFERAT FoU-utvalget ved Høgskolen i Oslo og Akershus Møte torsdag 17. desember 2015, kl. 12.00 14.50, møterom 301, Pilestredet 46 Til stede: Forfall: Til stede fra administrasjonen: Morten Irgens, leder Trine B. Haugen Olav Eikeland Ivan Harsløf Paal Engelstad Oddgeir Osland Arild H. Steen Rune Keisuke Kosaka Hanna Schjerva Eide (møtte for Solveig Uvsløkk) Stian Løvold Thea Bertnes Strømme (vara kunne heller ikke møte) Solveig Uvsløkk Anne Ullmann Anne Løken (referent) Dagsorden FoU 00/15 Innkalling og dagsorden FoU 34/15 Godkjenning av referat fra møte i FoU-utvalget 26.11.15 FoU 35/15 Kriterier for fordeling av stipendiatstillinger for 2016 (jnr. 15/09085) FoU 36/15 Forhåndsfordeling av stipendiatstillinger for 2017 (jnr. 15/09628) FoU 37/15 Meldinger/orienteringssaker FoU 00/15 Innkalling og dagsorden FoU-sak 36/15 ble behandlet før FoU-sak 35/15. For øvrig ble den oppsatte dagsordenen fulgt. Det var ikke merknader til møteinnkallingen og forslaget til dagsorden.
2 FoU 34/15 Godkjenning av referat fra møte i FoU-utvalget 26. november 2015 Praksis ved godkjenning av referater fra møter i FoU-utvalget ved HiOA, i likhet med referater fra bl.a. doktorgradsutvalget og studieutvalget på institusjonsnivå, er at et forslag til referat sendes møtedeltakerne via e-post, der det settes en merknadsfrist. Dersom det ikke kommer inn merknader eller disse ikke er av vesentlig art, regnes referatet som godkjent og undertegnes av utvalgets leder. Et forslag til referat fra møte i FoU-utvalget 26. november 2015 ble sendt møtedeltakerne via e-post fra Seksjon for FoU 9. desember, der det var satt merknadsfrist 14. desember. Fordi det kom inn merknader fra tre av møtedeltakerne, ønsket prorektor denne gangen å legge referatet fram for FoU-utvalget til endelig godkjenning. På utvalgsmøtet var det var enighet om å ta til følge den ene av de innkomne merknadene, som gjaldt FoU-sak 33/15 om fordeling av stipendiatstillinger for 2016. I tråd med merknaden ble det i sjuende avsnitt vedtatt føyd til en setning om at det på møtet 26. november fremkom kritikk av at saksframlegget ikke var blitt sendt ut på forhånd, og at det var satt av lite tid til behandling av en så vidt viktig sak. Enstemmig vedtak i samsvar med administrasjonens forslag: Vedtak: FoU-utvalget godkjenner referat fra møte i utvalget 26. november 2015 i samsvar med det utsendte forslaget og innkommet merknad. FoU 35/15 Kriterier for fordeling av stipendiatstillinger for 2016 (jnr. 15/09085) FoU-utvalget gjorde i møte 26. november 2015 følgende vedtak (FoU-sak 33/15): FoU-utvalget fastsetter følgende fordeling av stipendiatstillinger for 2016: 1. Hvert doktorgradsprogram får tildelt 2 stillinger. Dette utgjør 12 stillinger. 2. De resterende stillingene lyses ut til høgskolens forskningsgrupper, forskningsmiljøer og sentre. Som hovedregel skal oppstartsdato være 1. september. Det stilles krav om at alle stipendiatstillingene skal brukes på HiOAs doktorgradsprogrammer. Tildelingen forutsetter at stipendiatstillinger som ble fordelt for 2015, er utlyst og besatt. HiOA vedlikeholder en ressursbase på 90 stipendiatstillinger (kalt «90-gruppen») som delvis er finansiert av Kunnskapsdepartementet (såkalte KD-stillinger) og delvis fra HiOAs sentrale strategibudsjett. Dette har sin bakgrunn i at HiOAs styre i desember 2012 vedtok å bruke interne strategimidler til å finansiere en opptrappingsplan for høgskolens seks doktorgradsprogram. Hvert program skulle tildeles fem 3-årige stipendiatstillinger i hvert av de tre årene 2013, 2014 og 2015. Med totalt 15 stillinger på seks program gav dette en samlet ramme på 90 stillinger. Og ettersom HiOA ved starten av perioden hadde 45 KD-stipendiatstillinger, måtte de resterende 45 stillingene finansieres ved hjelp av høyskolens interne strategimidler i en takt på 15 nye stillinger hvert år.
3 Belastningen på strategimidlene skulle imidlertid vise seg å bli mindre enn planlagt fordi HiOA fikk tildelt 7 nye KD-stipendiatstillinger i 2014 og ytterligere 6 i 2015. Med totalt 58 KD-stillinger er dermed behovet for internfinansiering redusert fra 45 til 32 stillinger. Av de om lag 30 tilgjengelige stillingene for 2016 fordelte FoU-utvalget i møte 26. november 2015 altså to stillinger til hvert av de seks ph.d.-programmene (= 12 stillinger). De resterende tilgjengelige stillingene for 2016 i «90-gruppen», dvs. 18 stillinger, skal i tråd med vedtakets punkt 2 lyses ut til høgskolens forskningsgrupper og fag-/forskningsmiljøer. Søknadsprosess Prorektor redegjorde for søknadsprosessen: Invitasjon til å søke om å få stipendiatstillinger (utlysning) sendes ut fra Seksjon for FoU 18. desember 2015. Utlysningen sendes tjenestevei til fakulteter og sentre i Public 360 og i tillegg via e-post til bl.a. fakultets-/senterledelsen og lederne av forskningsgruppene. Utlysningen blir også kunngjort på prorektors blogg. Identifiserbare forskningsgrupper, fag-/forskningsmiljøer og FoU-fellesskap som utgjør en gruppe, kan stå som søker om å bli tildelt en stipendiatstilling. De eksisterende ph.d.-programmene ved HiOA eller et fakultet/senter eller institutt som sådan kan ikke stå som søker. Enkeltansatte kan heller ikke stå som søker. Alle stipendiatstillinger som tildeles, skal brukes på høgskolens egne ph.d.-program. Det forutsettes at alle søknader om å bli tildelt en stipendiatstilling, er forankret i ledelsen ved eget fakultet/senter og institutt. Søknadsfrist settes til 24. januar 2016. Søknad skal skrives på eget skjema. De fastsatte kriteriene (se ndf.) legges ved utlysningen og spesifiseres ytterligere i selve skjemaet. Det vil trolig bli utarbeidet en ny versjon av søknadsskjemaet i løpet av januar 2016, og dette vil da erstatte den første versjonen. FoU-utvalget skal fordele stipendiatstillingene på sitt møte 29. januar 2016. Kriterier for vurdering av søknadene Søknader om å bli tildelt stipendiatstillinger vurderes etter kriterier fastsatt av FoU-utvalget. I utvalgsmøtet 26. november 2015 presenterte prorektor et utkast til fordelingskriterier. Kriteriene var nå bearbeidet videre og sendt ut til dagens møte i utvalget. Prorektor viste til at forslaget til kriterier søker å skape en balanse mellom målekriterier som benyttes av Kunnskapsdepartementet og NOKUT, og HiOAs egne behov for utvikling av sine fagmiljøer og ph.d.-programmer. I det utsendte forslaget var kriteriene gruppert i tre kategorier: A) Faglig miljø, B) Ph.d.-programmet og C) Prosjektet og stillingen. Etter å ha diskutert saken konkluderte utvalget med at en bare ville beholde to av kategoriene, nemlig A) Faglig miljø og B) Prosjektet og stillingen. De tre kriteriepunktene i kategorien Ph.d.-programmet i det utsendte forslaget ble utelatt. I stedet ble det i kategorien Faglig miljø lagt til et nytt kriteriepunkt om gjennomføringsevne veiledningshistorie og -kapasitet. I kategorien Prosjektet og stillingen ble det føyd til et punkt om samsvar med institusjonsstrategi (i hvilken grad prosjektet er i samsvar med HiOAs og fakultetets/senterets strategi). Det ble ellers gjort enkelte mindre justeringer i et par av punktene. Enstemmig vedtak i samsvar med det utsendte forslaget og med de innspill og merknader som framkom i FoU-utvalgets diskusjon i møtet:
4 Vedtak FoU-utvalget fastsetter følgende kriterier for fordeling av stipendiatstillinger i «90-gruppen» for 2016: A. Faglig miljø 1. Ambisjon. I hvilken grad gruppen har tydelige mål og strategier. 2. Intensitet. Gruppens aktivitetsnivå. 3. Publiseringsevne. Gruppens publikasjonshistorie eller annen produksjonshistorie 4. Ekstern finansiering. Antall søknader til eksterne programmer og ekstern finansiering. 5. Sammensetning. Stillingstyper og ph.d.-studentdeltakelse i gruppen. 6. Gjennomføringsevne. Veiledningshistorie og -kapasitet. B. Prosjektet og stillingen 1. Samfinansiering. I hvilken grad stipendiatstillingen utløser annen finansiering. 2. Intern tverrfaglighet og samarbeid. For eksempel at prosjektet inngår i et samarbeid mellom fagansatte på tvers av fakulteter, sentre og institutter. 3. Integrering. Om prosjektet inkluderer et fagmiljø som ikke dekkes av et eksisterende ph.d.- program ved HiOA. 4. Internasjonalisering. For eksempel at prosjektet har en utenlandsk medveileder, eller at det planlegges et utenlandsk forskningsopphold for stipendiaten på minst 3 måneder. 5. Samsvar med institusjonsstrategi. I hvilken grad prosjektet er i samsvar med HiOAs og fakultetets/senterets strategi. FoU 36/15 Forhåndsfordeling av stipendiatstillinger for 2017 (jnr. 15/09628) I en del forskningsfinansieringsutlysninger forventer programeierne egeninnsats i større grad enn fagansattes FoU-tid i prosjektene. For enkelte utlysninger kan det være viktig at HiOA forplikter seg til ytterligere finansiering, f.eks. av en eller flere stipendiatstillinger eller post doktorandstillinger. FoU-administrasjonen foreslo derfor for FoU-utvalget en ordning der fordelingen av inntil 10 av stipendiatstillingene for 2017 forskutteres ved at høgskolen tillater at prosjektsøkere kan legge inn (skrive inn) egenfinansiering av stipendiatstillinger i søknadene. Det ble her vist til diskusjonssak om ny modell for fordeling av stipendiatstillinger på FoU-utvalgets møte 29. oktober 2015 (FoU-sak 30/15). Når det gjelder den praktiske håndteringen av ordningen, opplyste prorektor at en vil komme tilbake med informasjon om dette, og at FoU-utvalget vil bli holdt orientert. Enstemmig vedtak i samsvar med det utsendte forslaget: Vedtak: Ved søknader om ekstern finansiering av forskningsprosjekter gir FoU-utvalget forhåndsgodkjenning av at inntil 10 stipendiatstillinger på 2017-budsjettet kan benyttes. Det stilles krav om at stipendiatstillinger som på denne måten skrives inn i prosjektsøknader om ekstern forskningsfinansiering, skal brukes på HiOAs doktorgradsprogrammer.
5 FoU 37/15 Meldinger/orienteringer Ingen saker ble meldt. Oslo, 18. februar 2016 Morten Irgens Anne Ullmann