TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 4.3.2015 15.15 19.00 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 13-26/15 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven (tilstede t.o.m. sak 18/15) Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign. Kari Workinn sign. Edmund Kristoffersen sign. Benedikte Figenschou sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 25.2.2015 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 13/15 Godkjenning av protokoll fra møtet 20.1.2015 14/15 Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern saksbehandling, forebyggende arbeid og internkontroll 15/15 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom sluttbehandling 16/15 Svar på revisjonsbrev nr. 21 Disponering av bankkontoer 17/15 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2014 Tromsø kommune 18/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Idrettshall i Hamna» oppfølging av kontrollutvalgssak 47/14 svar 19/15 Henvendelse fra Lyngen kommune Refusjon av utgifter til skolegang 20/15 Henvendelse fra Lars Tore Nordberg Offl. 13 jf. Fvl, 13, 1.ledd 21/15 Deltakelse på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2015 oppsummering 22/15 Referat etatsbesøk Omsorgstjenesten sentrum 13.10.2014 23/15 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling orientering Offl. 13 jf. Fvl. 13, 1.ledd nr. 2 24/15 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune 25/15 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF 26/15 Referatsaker
Blad 3 13/15 Godkjenning av protokollen fra møtet 20.1.2015 Protokollen fra møtet 20.1.2015 godkjennes. Protokollen fra møtet 20.1.2015 godkjennes. 14/15 Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern Saksbehandling, forebyggende arbeid og internkontroll Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering samt anbefalinger i rapporten Barnevern Saksbehandling, forebyggende arbeid og internkontroll. 2. Kommunestyret ber byrådet om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Administrasjonen bør arbeide aktivt for å overholde barnevernlovens tidsfrister for gjennomgang av bekymringsmeldinger og for gjennomføring av undersøkelser. Administrasjonen bør sørge for at meldere av bekymring til barneverntjenesten får tilbakemelding(er) i henhold til regelverket. 3. Kommunestyret ber byrådet gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.9.2015. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten kortfattet for utvalgets medlemmer. Felles forslag til endringer: Nytt punkt, som punkt 3:
Blad 4 Kommunestyret registrerer at i rapporten tilknyttet internkontrollsystemet, opplyses at arbeidet med revidering av internkontrollen skulle vært ferdigstilt 1.12.2014, og at det videre implementeres avdelingsvis i tjenesten. Nytt punkt 4 (innstillingens punkt 3): Kommunestyret ber byrådet gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten, nevnt i vedtakets punkt 2. Videre bes om tilbakemelding på status i arbeidet med og implementering av internkontrollsystemet, jf. vedtakets punkt 3. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.9.2015. Innstillingen med foreslåtte endringer enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering samt anbefalinger i rapporten Barnevern Saksbehandling, forebyggende arbeid og internkontroll. 2. Kommunestyret ber byrådet om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Administrasjonen bør arbeide aktivt for å overholde barnevernlovens tidsfrister for gjennomgang av bekymringsmeldinger og for gjennomføring av undersøkelser. Administrasjonen bør sørge for at meldere av bekymring til barneverntjenesten får tilbakemelding(er) i henhold til regelverket. 3. Kommunestyret registrerer at i rapporten tilknyttet internkontrollsystemet, opplyses at arbeidet med revidering av internkontrollen skulle vært ferdigstilt 1.12.2014, og at det videre implementeres avdelingsvis i tjenesten. 4. Kommunestyret ber byrådet gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten, nevnt i vedtakets punkt 2. Videre bes om tilbakemelding på status i arbeidet med og implementering av internkontrollsystemet, jf. vedtakets punkt 3. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.9.2015. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 6.3.2015 (svarfrist til 27.3.2015) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx.4.2015 til: - Tromsø kommune v/ordfører
Blad 5 15/15 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom sluttbehandling Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Tromsø kommunes tilbakemelding av 18.2.2015, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Tromsø kommunes tilbakemelding av 18.2.2015, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 6.3.2015 (svarfrist til 27.3.2015) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx.4.2015 til: - Tromsø kommune v/ordfører 16/15 Svar på revisjonsbrev nr. 21 Disponering av bankkontoer 1. Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes svar på revisjonsbrev nr. 21 i brev av 18.2.2015, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 23.2.2015. 2. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid å få svar i denne saken. Revisjonsbrevets innhold var av en sånn karakter at revisjonen så det som nødvendig at ny rutine ble etablert snarest. I kommunens svarbrev er det gitt opplysninger om at ny
Blad 6 rutine skal etableres, men det er ikke gitt opplysninger om tidspunkt for etableringen. Utvalget forutsetter at ny rutine på området etableres snarest. Felles forslag til tilføyelse i punkt 2:, og ber om tilbakemelding innen 7. april 2015. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes svar på revisjonsbrev nr. 21 i brev av 18.2.2015, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 23.2.2015. 2. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid å få svar i denne saken. Revisjonsbrevets innhold var av en sånn karakter at revisjonen så det som nødvendig at ny rutine ble etablert snarest. I kommunens svarbrev er det gitt opplysninger om at ny rutine skal etableres, men det er ikke gitt opplysninger om tidspunkt for etableringen. Utvalget forutsetter at ny rutine på området etableres snarest, og ber om tilbakemelding innen 7. april 2015. Utskrift av saksprotokoll sendt 6.3.2015 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder med gjenpart til KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 17/15 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2014 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte om status i revisjonsarbeidet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 7 18/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Idrettshall i Hamna» - oppfølging av kontrollutvalgssak 47/14 - svar Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å fatte følgende vedtak: Kommunestyret viser til tidligere kommunestyrevedtak i sakene 44/11 og 43/12 og til saksfremlegget i sak 18/2015 for kontrollutvalget. Kommunestyret finner videre undersøkelser vedrørende utbyggingen av idrettshall i Hamna som utjenlige og forvaltningsrevisjonsprosjektet avsluttes. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å fatte følgende vedtak: Kommunestyret viser til tidligere kommunestyrevedtak i sakene 44/11 og 43/12 og til saksfremlegget i sak 18/2015 for kontrollutvalget. Kommunestyret finner videre undersøkelser vedrørende utbyggingen av idrettshall i Hamna som utjenlige og forvaltningsrevisjonsprosjektet avsluttes. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 6.3.2015 (svarfrist til 27.3.2015) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx.4.2015 til: - Tromsø kommune v/ordfører 19/15 Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra Lyngen kommune og ber byrådsleder om å redegjøre for hvilke rutiner kommunen følger ved vedtak om spesialundervisning for elever med annen bostedskommune. Kontrollutvalget ber også om kommentarer til påstanden om at rutinene ikke er fulgt i angjeldende sak. Frist for tilbakemelding settes til 25. mars 2015.
Blad 8 Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra Lyngen kommune og ber byrådsleder om å redegjøre for hvilke rutiner kommunen følger ved vedtak om spesialundervisning for elever med annen bostedskommune. Kontrollutvalget ber også om kommentarer til påstanden om at rutinene ikke er fulgt i angjeldende sak. Frist for tilbakemelding settes til 25. mars 2015. Utskrift av saksprotokoll sendt 6.3.2015 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder 20/15 Henvendelse fra Lars Tore Nordberg Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 13, 1.ledd og forvaltningslovens 13, 1. ledd fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget kan ikke se at henvendelsen/saken inneholder problemstillinger som naturlig hører inn under kontrollutvalgets mandat, eller spørsmål som etter sin art eller alvorlighet egner seg å bli behandlet av utvalget. 2. De feil som er påpekt vil naturlig bli prøvd som del av klagebehandlingen og kan også prøves rettslig. Utvalget finner også av denne grunn ikke å gå videre med saken. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget kan ikke se at henvendelsen/saken inneholder problemstillinger som naturlig hører inn under kontrollutvalgets mandat, eller spørsmål som etter sin art eller alvorlighet egner seg å bli behandlet av utvalget.
Blad 9 2. De feil som er påpekt vil naturlig bli prøvd som del av klagebehandlingen og kan også prøves rettslig. Utvalget finner også av denne grunn ikke å gå videre med saken. Utskrift av saksprotokoll sendt xx.3.2015 til: - Lars Tore Norberg 21/15 Deltakelse på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2015 - oppsummering Medlemmene som deltok på konferansen orienterte om de ulike temaer som ble tatt opp. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. 22/15 Referat fra etatsbesøk ved Omsorgstjenesten sentrum 13.10.2014 Referatet godkjennes og er innarbeidet i kontrollutvalgets årsrapport for 2014. Referatet godkjennes og er innarbeidet i kontrollutvalgets årsrapport for 2014. Utskrift av saksprotokoll sendt 6.3.2015 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder
Blad 10 23/15 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling - orientering Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 13, 1.ledd og forvaltningslovens 13, 1. ledd nr. 2 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Edmund Kristoffersen orienterte om deltakelsen på bedriftsforsamlingen. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. 24/15 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning.
Blad 11 25/15 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 26/15 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 22.1.2015 b) Byrådsmøtet 27.1.2015 c) Byrådsmøtet 28.1.2015 d) Byrådsmøtet 29.1.2015 e) Byrådsmøtet 5.2.2015 f) Byrådsmøtet 12.2.2015 g) Byrådsmøtet 18.2.2015 h) Byrådsmøtet 19.2.2015 i) Byrådsmøtet 26.2.2015 j) Byrådsmøtet 5.3.2015 B. KARTLEGGING AV AVGIFTSPLIKTIG OMSETNING a) Brev av 12.1.2015 fra KomRev NORD b) Brev av 28.1.2015 fra Tromsø kommune (delt ut i møtet) C. SELSKAPSKONTROLL DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLINGER, BEDRIFTSFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER a) Brev av 26.1.2105 fra K-Sekretariatet D. INFORMASJON OM MØTE I REPRESENTANTSKAPET a) Brev av 20.1.2015 fra KomRev NORD
Blad 12 E. REPRESENTANTSKAPSMØTE FREDAG 24. APRIL 2015 a) Brev av 26.1.2015 fra K-Sekretariatet F. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 18.2.2015 a) Sak 17/15 Kontrollutvalgssak 95/14 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i grunnskolen b) Sak 18/15 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 G. ETATSBESØK 22. APRIL 2015 BIBLIOTEKET I TROMSØ KOMMUNE a) Brev av 23.2.2015 fra K-Sekretariatet Tillegg delt ut/tatt opp i møtet: H. SVAR VAKSINASJONSKONTORET KOMPENSASJON FOR MERVERDIAVGIFT a) Brev av 28.1.2015 fra Tromsø kommune I. ARTIKKEL NORDLYS SPREKK PÅ 33 MILL. J. FKTs FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN, ÅRSMØTE a) Program og påmelding til konferansen K. BRANN OG REDNING FAKTURAER MELLOM TROMSØ KOMUNE OG BEDRIFTSIDRETTSLAGET a) På bakgrunn i medias omtale av skatteetatens påpekninger om at det har foregått arbeid av ansatte i Brann og redning, drøftet utvalget hvorvidt det ble sett nærmere på fakturering mellom Tromsø kommune og idrettslaget i Brann og redning vedrørende utleie av utstyr og betaling for tjenester. Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak I: Byrådsleder innkalles til neste møte (fastsatt til 22. april) for å orientere om saken. 2. Referatsak J: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å delta på konferansen. Benedikte Figenschou og Tor Zachariassen påmeldes konferansen, og sekretariatet besørger for påmeldingen. Dersom det er andre i utvalget som har anledning å delta tas kontakt med sekretariatet for påmelding. 3. Referatsak K: Sekretariatet ser nærmere på saken og vurderer om det skal innhentes nærmere opplysninger. 4. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 13 1. Referatsak I: Byrådsleder innkalles til neste møte (fastsatt til 22. april) for å orientere om saken. 2. Referatsak J: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å delta på konferansen. Benedikte Figenschou og Tor Zachariassen påmeldes konferansen, og sekretariatet besørger for påmeldingen. Dersom det er andre i utvalget som har anledning å delta tas kontakt med sekretariatet for påmelding. 3. Referatsak K: Sekretariatet ser nærmere på saken og vurderer om det skal innhentes nærmere opplysninger. 4. Øvrige referatsaker tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 5. mars 2015 Inger Johansen