Møteinnkalling Utvalg: Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet Sted: E-post behandling. Dette erstatter berammet møte 21.03.2017 Dato: Frist for tilbakemelding settes til torsdag 23.03.2017 kl. 14.00 Saksnr. FS SV 7/17 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. FS SV 8/17 Godkjenning av referat fra møte 14.02.2017 Forslag til vedtak: Referat fra møte 14.02.2017 godkjennes. FS SV 9/17 Justering av budsjettrammer 2017 midler til utstyr./. Saksframlegg av 15.03.2017 med vedlagt tabell Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar til etterretning at budsjettrammen for ultetet er øket med kr. 2.588.000 til 271.853.000, og ber dekanen følge dette opp overfor de enkelte enhetene i fakultetet. Fakultetsstyret tildeler midler til tiltak i tråd med forslaget med totalt kr. 5.661.242. Dette finansieres over tildeling for 2017 for budsjettenhet 7000 og 7100. Fakultetsstyret disponerer kr 3,4 mill til kostnader i forbindelse med etablering av ny paviljong for helsefag, nødvendige flyttinger samt ombygging av eksisterende arealer til nytt øvingslaboratorium. Dette finansieres over balansemidlene for ultetets budsjettenhet 7000. Fakultetsstyret er innforstått med at øvrige balansemidler på budsjettenhet 7000 og 7100 inngår i et bo-oppgjør der virksomhetsstyringsenheten/økonomidirektøren som en uavhengig part
sammen med de nye enhetene kommer frem til prinsipper for hvordan booppgjøret bør gjennomføres og for hvordan intern omfordeling/skatt ved årets slutt skal gjennomføres. FS SV 10/17 Kort orientering om situasjonen på institutt for helsefag./. Kopi av e-post til instituttet, datert 24.02.2017 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. Stavanger, 16.03.2017 Ingebjørg S. Folgerø Styreleder Gro Ellen Mathisen Dekan
Møtebok fra Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet Møtested: EAL H-125 Tid: 14.02.2017 kl. 12:00 Følgende faste medlemmer møtte: Ingebjørg Folgerø Benn Folkvord Tore Berge Anne Marie Lunde Husebø Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Elisabeth Lind Melbye Håkon Lund Hanna Handeland Følgende varamedlemmer møtte: Cecilie Omre for Elisabeth Lind Melbye Håvard Vikse for Hanna Handeland Gudleik Grimstad for Håkon Lund Fra styresekretariatet møtte: Gro Ellen Mathisen Lone Litlehamar Espen von Osten Skjoldal Møtet ble ledet av styreleder Ingebjørg Folgerø. Saksliste til fakultetsstyremøtet 14.02.2017 FS SV 01/17 Godkjenning innkalling og saksliste V Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes FS SV 02/17 Godkjenning referat fra møtet 18.10.16 V./. Møtebok 18.10.2016 Vedtak: Møtebok fra 18.10 godkjennes.
FS SV 03/17 Årsregnskap 2016 O./. Signert oppsummering sendt UiS Ledelse./. Signert oppsummering sendt UiS Økonomiavdeling Vedtak: Fakultetsstyret tar sak om årsregnskap til orientering FS SV 04/17 Årsoppgjør V Fakultetsdirektør redegjorde, blant annet hvordan en forholder seg til akkumulerte midler. Vedtak: Fakultetsstyret vedtar den justerte 2017-balansefastsettelsen angitt i tabell 6. Midlene stilles til disposisjon for de enkelte enhetene. FS SV 05/17 Orientering om situasjonen på IH V Dekan redegjorde og informerte blant annet om den foreslåtte løsning. Vedtak: Fakultetsstyret tar sak om situasjonen på IH til orientering. FS SV 06/17 Eventuelt: Anne Marie Lunde Husebø lurte på om hun burde gå ut av styret siden hun etter 1 mars kun vil være i 20% stilling ved UiS. Styret var enige om at Husebø forblir medlem av styret fram til 1 august, da instituttet hennes etter det blir eget fakultet og hun da vil gå ut uansett. Neste berammete møte: 21. mars 2017 Stavanger, 14.02.2017 Ingebjørg Folgerø Fakultetsstyreleder Gro Ellen Mathisen Dekan
UNIVERSITETET I STAVANGER DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET Fakultetsstyret FS SV 9/17 JUSTERING AV BUDSJETTRAMMER MIDLER TIL UTSTYR Saksnr. Saksansvarlig: Lone Litlehamar, fakultetsdirektør Møtedato: e-post behandl. Informasjonsansvarlig:Lone Litlehamar, fakultetsdirektør./. Oversikt over innspill Bakgrunn UiS-styret behandlet i møte 9.03.2017 en sak om endelig fordeling av statlig finansiering 2017 (US 09/17). I denne saken fordeles først og fremst en netto bevilgningsøkning til UiS på totalt 5,643 mill kroner til nye studieplasser, rekrutteringsstillinger, økt budsjettkutt knyttet til avbyråkratisering og effektivering samt kompensasjon for negativ effekt av endringer i det statlige finansieringssystemet. I tillegg kommer øremerkede tildelinger til rådsfunksjon for samfunnssikkerhet og beredskap (1 mill) samt midler til vitenskapelige utstyr (2 mill) I oktober behandlet fakultetstyret sak FS SV 34/16 fordeling av budsjettmidler for 2017. På dette tidspunktet var det en foreløpig ramme til fakultetet på kr 265.653.000 som ble fordelt til enhetene. Etter Stortingets behandling av Statsbudsjettet i desember økte tildelingen til institusjonen, blant annet gjennom videreføring av tidligere tildelte studieplasser, og fakultetets totale ramme ble øket til kr. 269.265.000. Økningen skyldtes 2/3 finansiering (altså resterende opp til et år) av studieplasser og rekrutteringsstillinger tildelt i 2016, og det ble foretatt en justering av det generelle kravet til institusjonen om innsparing som følge av effektivisering og avbyråkratisering. Disse midlene ble lagt til de respektive enhetene som hadde mottatt midlene, og er blitt lagt til grunn i budsjettering for hver enkelt av enhetene våre. Økning etter planlagt budsjett. I sak US 09/17 behandlet UiS-styret som nevnt sak om endelig finansiering 2017. Her fremgår det at ultetet har fått økt sin ramme ytterligere som følge av omplassering av studieplasser fra TN til ultetet (en konsekvens av at TN fikk 50 nye studieplasser innen IKT): 25 studieplasser til ny Master in energy, environment and safety (IMKS) 7 studieplasser til Nordic Master in Social work and Welfare (IS) 13 studieplasser til rettsvitenskap (HH) Dette medfører at de nevnte tre instituttene samt administrasjonen vil få øket sine budsjetter utenom det som hittil er budsjettert, og rammen for ultetet totalt er nå kr. 270.853.000 Totalt sett utgjør studieplasstildelingene kr. 1.588.000 som vil bli fordelt internt i henhold til eksisterende fordelingsmodell. I tillegg til dette er UiS tildelt en rådsfunksjon for samfunnssikkerhet og beredskap, som er gitt en tildeling på 1 mill. kr. Dette beløpet vil også bli lagt til ultetet, men er foreløpig ikke budsjettert. Endelig vil ultetet få overført 1/3 års-virkning av finansieringen av 3 nye rekrutteringsstillinger tildelt for 2017. Det gjenstår å fastsette hvor disse plasseres innenfor SVfakultetet. Tilhørende midler til ultetet er ikke beregnet tilføres først når stillingene er besatt, og er derfor ikke tatt med i denne oversikten. Dette betyr at rammen for ultetet for 2017 totalt sett er 271.853.000, hvorav kr. 2.588.000 ikke er budsjettert inn foreløpig, og kommer som tilleggsinntekter. Det vil bli laget særskilte tildelingsbrev til enhetene. 1
Det foreslås at fakultetsstyret gir dekanen fullmakt til å følge dette opp overfor de enkelte enhetene som følge av de tiltakene økningen gjelder. DISPONERING AV BALANSEMIDLER I 2017 I februar-møtet behandlet fakultetsstyret årsoppgjøret for 2016 og stilte i denne saken balansemidler til disposisjon for enhetene. Det er vanlig at fakultetsstyret får fremlagt en sak om disponering av disse balansemidlene for budsjettenhet 7000 i mars. Imidlertid er 2017 et spesielt år, siden vi organisatorisk splittes i 3 enheter fra 1.8.2017 mens den økonomiske oppdelingen først skjer per 1.1.2018. De balansemidlene som nå ligger i tilknytning til budsjettenhetene 7000 (fakultetet felles) og 7100 (fakultetsadministrasjonen) gjelder det samlede fakultetet, og det er rimelig at disse deles mellom de nye enhetene. Institusjonsledelsen ønsker at denne delingen løftes opp til institusjonsnivået for å sikre at en uavhengig part bidrar til en rettferdig fordeling som ses i sammenheng med den nye budsjettmodellen. Imidlertid skulle ikke fakultetsstyret fratas muligheten til å ha innflytelse på disponeringen over noen av midlene til viktige investeringstiltak i 2017. Ved fakultetet er enhetene blitt bedt om å fremme forslag til investeringer for 2017, og disse er samlet i vedlagte oversikt. Innspillene er drøftet med institusjonsnivået, og en er kommet til at kun kostnader i forbindelse med den nye paviljongen for helsefag dekkes av balansemidler. Bo-oppgjør Øvrige balansemidler tas med i det såkalte «bo-oppgjøret» og fordeles mellom de tre nye fakultetene senere på året. Nærmere prosess for denne delingen er ikke fastsatt før denne saken legges frem for fakultetsstyret, men det er tenkt at virksomhetsstyringsenheten/økonomidirektøren som en uavhengig part sammen med de nye enhetene kommer frem til prinsipper for hvordan booppgjøret bør gjennomføres, og hvilke prinsipper som skal gjelde for intern omfordeling/skatt ved årets slutt. For oversiktens skyld er det i vedlagte oversikt pekt på de forpliktelser som må dekkes gjennom booppgjøret for de seks strategiske rekrutteringsstillingene som ble opprettet i 2016. Midler til disse stillingene er allerede finansiert og budsjettert for 2017 i de enkelte enhetene, men midler til videreføringen i 2018 og 2019 må sikres gjennom bo-oppgjøret. Øvrige investeringer Øvrige forslag til investeringer beregnes gjort innenfor den delen av budsjettet som enda ikke er disponert til konkrete tiltak og 7000 og 7100. Innspillene omhandler dels innkjøp av utstyr og reparasjoner/utskifting av inventar og it-utstyr, og dels økning av forskningsinsentiver som utvidelse av ordningen med tilleggstildelinger til programområdene for frikjøp i forbindelse med søknadsskriving, og dels tilbakeføring av midler til instituttene ved gjennomførte disputaser. Videre er det lagt inn noen midler til oppstartsarrangementer ved de nyetablerte fakultetene, og endelig noen midler til ledelsesstøtte i forbindelse med oppstart av det nye helsefakultetet. Det er også foreslått tilbakeføring til instituttene av midler som er trukket ut som følge av den generelle nedskjæringen på grunn av effektivitetsøkning og avbyråkratisering. Imidlertid vil ikke dekanen foreslå endringer nå i de prinsippene som er gjort gjeldende for alle budsjettenheter ved institusjonen, og dette ønsket er derfor ikke imøtekommet. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar til etterretning at budsjettrammen for ultetet er øket med kr. 2.588.000 til 271.853.000, og ber dekanen følge dette opp overfor de enkelte enhetene i fakultetet. Fakultetsstyret tildeler midler til tiltak i tråd med forslaget med totalt kr. 5.661.242. Dette finansieres over tildeling for 2017 for budsjettenhet 7000 og 7100. 2
Fakultetsstyret disponerer kr 3,4 mill til kostnader i forbindelse med etablering av ny paviljong for helsefag, nødvendige flyttinger samt ombygging av eksisterende arealer til nytt øvingslaboratorium. Dette finansieres over balansemidlene for ultetets budsjettenhet 7000. Fakultetsstyret er innforstått med at øvrige balansemidler på budsjettenhet 7000 og 7100 inngår i et bo-oppgjør der virksomhetsstyringsenheten/økonomidirektøren som en uavhengig part sammen med de nye enhetene kommer frem til prinsipper for hvordan bo-oppgjøret bør gjennomføres og for hvordan intern omfordeling/skatt ved årets slutt skal gjennomføres. Stavanger, 15. mars 2017 Gro Ellen Mathinsen Dekan Lone Litlehamar Fakultetsdirektør Vedlegg: oversikt over innspill 3
INNSPILL TIL INVESTERINGER 2017 SAMT AVSETNINGER FOR VIDERE FORPLIKTELSER I 2018 OG 2019 (utarbeidet per 15.3.2017) Enhet Beskrivelse av innspill Beløp Kategori Kommentar - vurdering Balansemidler Foreslås innvilget på årets budsjett 7000 NHS Tilbakeføring av inntjeningsmidler 550 000 NHS Økning av midler fra fullførte doktorgrader 350 000 per kandidat disputert NHS Lærende hotel, studiereise den Hague 200 000 Reisekostnad NHS Ydalir, forsknings- og undervisningsutstyr 200 000 Utstyr det er mulig å fordele tilbaketrekking av overforbruk over to eller flere år i stedet for å ta alt på 2017. Men av hensyn til budsjettdisiplin bør det ikke ettergis. Se likevel nedenfor under avsetning til mertid og ferie. Dersom fakultetet skulle dekke dette, måtte det samme gjelde alle de øvrige enhetene i ultetet. 0 Budsjettmodellen er endret, og disse midlene benyttet til å finansiere 6 rekrutteringsstillinger, 2 på HH, 2 på IH og 2 på IMKS. Denne kostnaden vil måtte avsettes for også i 2018 i budsjettene til de respektive enhetene. Se forslag under om tilbakeføring av 150.000 etter endt disputas. Dersom en skulle tilført midler som tidligere, vil det bety 1 kandidat for NHS (disputas fra 2015). 0 Det er allerede tildelt kr 200.000 til prosjektet lærende hotell. Det kan eventuelt vurderes en splitt 50/50 100 000 Det er allerede tildelt kr 200.000 til prosjektet lærende hotell, men det inkluderer ikke midler til utstyr. Det kan eventuelt vurderes en splitt 50/50, men så langt er ikke det foreslått 200 000 NHS Markedsføring av studier samt nettsider 200 000 Udefinert Må vurderes særskilt - andre institutter har også behov for en slik tjeneste, og dekker den selv eller via strategi- og kommunikasjonsavdelingen. Vil bli sett på ifm OU-prosessen for administrasjonen IH HH HH IS IS IH Ny paviljong for helsefag, påfølgende flytting samt ominnredning av arealer til øvingslaboratorium (stipulert til 2.000.000 inkl mva. Det legges på en buffer med ytterligere 200.000). Utstyr til øvingslaboratorium allerede innlagt i budsjettet med 1.500.000. Inventar til paviljongen samt flyttekostnader må påregnes. Beregnet totalt 700.000 til dette. Initieringskostnader og investering i utstyr og leiekostnader for paviljongen tas sentralt) 2 900 000 inventar Egenandelstillegg for ekstra stipendiatstilling innenfor RUNIN (overtatt fra annen partner) 465 000 Egenandel Kontorareal for HH - kostnad ikke stipulert, men tatt med på listen. Vurdere eventuelle leiepriser investering Reparering av møbler KA-hus: prioritert rekkefølge: A-146, VIPlokalet, diverse pausekroker. 300 000 inventar Anslått beløp, kommer i tillegg til 1.500.000 som allerede er avsatt i budsjettet til investeringer. Pga usikkerhet, legges inn en buffer på kr 500.000 3 400 000 Dette følger av prosjektet. Egenandel kan dekkes for 2017. Nytt vedtak må fattes for 2018 i den nye enheten, jfr prosjektbudsjettet. Nettoeffekt på årets budsjett er 456.000 - tilbakeført overhead på kr. 187.000, dvs nettoeffekt 278.000 278 000 Leiepriser og muligheter må undersøkes nærmere. Rund sum settes av. Ombygging av kontorer i EALhus: her trengs sannsynligvis kun inventar og pc-er i docking. Det stipuleres til kr. 35.000 per kontor. 210 000 Dette er designermøbler som trenger oppgradering. 300 000 Oppgradering visuelt utstyr i KA-hus: prioritert rekkefølge: A-146, S-037, A-249. Minst 1 rom med fullverdig kamera for gjennomføring av SKYPE-møter med samarbeidspartnere i inn- og utland 100 000 investering i utstyr Antakelig vesentlig underbudsjettert 100 000 Oppussing av KA U-051, stolseter slitte. Flere støpsler for pc-bruk for studentene etterlyses i dette lokalet. 200 000 inventar Ikke kostnadsberegnet. Bør undersøkes om Statsbygg dekker dette 200 000 Utvidelse av antall mulige tilleggsbevilgninger til søknadsskriving - utvidelse med 5 stk. a 80.000 kr 400 000 forskning 400 000 Videreføring for 2017 av belønning med tildeling av 150.000 til institutt etter gjennomført disputas. 13 disputaser budsjettert i 2017 1 950 000 forskning Dekning av ekstraordinær avsetning av mertid og ferie på instituttene (7200, 7300, 7500 og 7600. 7400 fikk overført midler, disse beholdes i instituttet). Budsjettenhetene 7000 og 7100 kompenseres ikke. 973 242 kompensasjon Vil delvis møte ønsket fra NHS om tilbakeføring av noen av midlene for disputaser. 1 950 000 Dette er en engangsavsetning, og den var planlagt dekket av budsjettenhet 7000, men ble i årsoppgjøret regnskapsført på de enkelte enhetene. 973 242 OU-prosessen. Det settes av midler til oppstartsarrangementer og workshops for de tre nye fakultene, i størrelsesforholdet 1:1:2 100 000 Per nytt fakultet 3 nye fakulteter, uavhengig av størrelse 300 000 Gjelder støtte til ledelse ved etablering av nytt OU-prosessen - lederstøtte 300 000 helsefakultet 300 000 IMKS Utstyr medielab 300 000 vurderes en splitt på 50/50 300 000 IMKS Ekstra skjerm til fagpersonale 50 000 50 000 SUM INNSPILL 9 538 242 3 400 000 5 661 242 FREMTIDIGE FORPLIKTELSER Balansemidler HH andel - Avsetning av midler til strategiske rekrutteringsstillinger opprettet på SV - totalt 2 stillinger For 2018. Sats benyttet 63.800 for stipendiat, 75.000 for postdoktor For 2018. Sats benytte 63.800 for stipendiat, 75.000 for postdoktor 2017 er allerede lagt inn i budsjettene. Avsetning gjelder for 2018 og 2019. 2 stillinger på HH (totalt 22 måneder postdoktor). Kostnader frem til ferdigfinansiering (2 år for postdoktor, 3 år for stipendiatstillinger). Vil måtte inngå i oppgjøret etter det nåværende ultetet 1 650 000 IH-andel - Avsetning av midler til strategiske rekrutteringsstillinger opprettet på SV - totalt 2 stillinger 2017 er allerede lagt inn i budsjettene. Avsetning gjelder for 2018 og 2019. 2 stillinger på IH (totalt 12 måneder) postdoktor 900 000
Nytt SV-andel - Avsetning av midler til strategiske rekrutteringsstillinger opprettet på SV - totalt 2 stillinger Nytt SV-andel - Avsetning av midler til strategiske rekrutteringsstillinger opprettet på SV - totalt 2 stillinger For 2018. Sats benyttet 63.800 for stipendiat, 75.000 for postdoktor For 2019. Sats benyttet 63.800 for stipendiat 2018 er allerede lagt inn i budsjettene. Avsetning gjelder for 2018 og 2019. 2 stillinger på IMKS (totalt 24 mnd stipendiat). Kostnader frem til ferdigfinansiering (2 år for postdoktor, 3 år for stipendiatstillinger). Vil måtte inngå i oppgjøret etter det nåværende ultetet. 1 531 200 2 stipendiatstillinger på IMKS i 2019, totalt 15 måneder. 957 000 Sum fremtidige forpliktelser 5 038 200 - Dekkes av akkumulerte balansemidler for stipendiater Stipendiatstilling. Sats Stipendiat knyttet til Toppforsk-programmet Jonathan Muringani, jan 2017 - ut 2019 2 250 000 benyttet 62.500. Regnet 12 måneder Må dekkes perioden 2016-2019 Stipendiat knyttet til Toppforsk-programmet Eric de Vries, april 2017 - mars 2020 2 250 000 Stipendiatstilling. Sats benyttet 62.500. Regnet 12 måneder Må dekkes perioden 2017-2020 Stipendiat knyttet til Toppforsk-programmet -evt kandidat for 2017 2 250 000 Stipendiatstilling. Sats benyttet 62.500. Regnet 12 måneder Må dekkes perioden 2017-2020 Sum akkumulerte midler 6 750 000