«Digitalisering i nytt regelverk krav og muligheter» Elektronisk tilbudsinnlevering, egenerklæringsskjema og anskaffelsesattest Jostein Engen Seniorrådgiver, Difi
Digitalisering av anskaffelser En forutsetning for forenkling både for kjøpere og leverandører Blant de mest gjennomgripende endringene i nytt anskaffelsesregelverk
Digitalisering av anskaffelsesprosesser Alle aktiviteter i gjennomføringen av innkjøp skal kunne understøttes av elektroniske løsninger Digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og på tvers av organisasjonene som er involvert VERIFISERE BEHOV OG PLANLEGGE ANSKAFFELSE GJENNOMFØRE KONKURRANSE GJENNOMFØRE KONTRAKT
E-bestemmelsene i nytt anskaffelsesregelverk (EU-basert) Bestemmelser om elektronisk kommunikasjon Bestemmelser om elektroniske prosedyrer og verktøy: Dynamiske innkjøpsordninger Elektronisk auksjon Elektroniske kataloger Elektroniske kunngjøringer Elektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter Egenerklæringsskjema European Single Procurement Document (ESPD) e-certis
Elektronisk kommunikasjon Hovedregel om elektronisk kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering, samt spørsmål/svar mv Enkelte unntak vil være mulig (fysiske modeller, graderte anskaffelser mv) Åpner ikke for bruk av ordinær e-post som innleveringsløsning Innleveringsløsning tilgjengelig fra april 2016 Forslag på høring: Obligatorisk fra april 2016 Direktivkrav: Obligatorisk for innkjøpssentraler senest fra april 2017 Direktivkrav: Obligatorisk for alle oppdragsgivere senest fra oktober 2018 Hovedregelen vil gjelde både over og under EUterskelverdi
Dagens situasjon for innlevering Fagsystem for oppdragsgivere KonkurranseGjennomføringsVerktøy (KGV) Konkurransegrunnlag, publisering, mottak, evaluering Tilbyder bruker oppdragsgivers system Anskaffet i markedet Ikke pålagt, - men lovlig og anbefalt Brukt i ca. 25% av anskaffelsene over terskelverdi Mange store oppdragsgivere Høy terskel for (utenlandske) tilbydere Oppdragsgiver har ett system sitt eget Tilbyderne må lære seg alle Norsk språk
Morgendagens løsning Separate fagsystem / portaler for oppdragsgiver og tilbyder Anskaffet i markedet Samme praksis som i dag for oppdragsgivere «Gratis» minimumsløsning for tilbyderne Felles europeisk transportinfrastruktur Enklere for norske leverandører å levere tilbud i hele EU/EØS-området større marked Enklere for utenlandske tilbydere å levere tilbud på norske oppdrag får «det beste tilbudet» Fortsatt mulighet for KGV slik vi kjenner det i dag Både løpende avtaler og mulighet for å inngå nye
Elektronisk tilbudsinnlevering Oppdragsgiver Fagsystem (KGV) Mottakmodul Sikker lagring Tilgjengeliggjøre etter tilbudsfrist Validere signatur Evt. dekryptering Konkurransegrunnlag Doffin (TED) Tilbud Forespørsel om deltakelse Tilbyder Kontorstøtte Innleveringsportal Godkjente format - EHF Elektronisk konvolutt eid, esignatur Evt. Kryptering ------------------- Verdiøkende tjenester
Nærmere om elektroniske prosedyrer og verktøy Dynamiske innkjøpsordninger Elektronisk auksjon Elektroniske kataloger Elektroniske kunngjøringer Elektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter Egenerklæringsskjema European Single Procurement Document (ESPD) e-certis
Nærmere om elektroniske prosedyrer og verktøy Dynamiske innkjøpsordninger Elektronisk auksjon Elektroniske kataloger Elektroniske kunngjøringer Elektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter Egenerklæringsskjema European Single Procurement Document (ESPD) Foreløpig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene eller utvelgelseskriteriene eller for fravær av avvisningsgrunner Kun vinner leverer dokumentasjonsbevis
Egenerklæringsskjema (ESPD) I. Informasjon om Oppdragsgiver II. Informasjon om Leverandør III. Fravær av avvisningsgrunner IV. Kvalifikasjonskrav V. Utvelgelseskriterier VI. Erklæring om korrekt informasjon, samtykkeerklæring og signering
Egenerklæringsskjema I. Informasjon om Oppdragsgiver II. Informasjon om Leverandør III. Fravær av avvisningsgrunner Rettskraftig dom eller vedtak av forelegg for nærmere bestemte straffbare forhold Ubetalte skatter, avgifter og trygdeavgifter Konkurs/insolvens, interessekonflikter, andre grove forsømmelser Avvisningsgrunner etter nasjonal lovgivning
Egenerklæringsskjema I. Informasjon om Oppdragsgiver II. Informasjon om Leverandør III. Fravær av avvisningsgrunner IV. Kvalifikasjonskrav Registrering, autorisasjon mv. Økonomisk og finansiell kapasitet Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
Egenerklæringsskjema I. Informasjon om Oppdragsgiver II. Informasjon om Leverandør III. Fravær av avvisningsgrunner IV. Kvalifikasjonskrav V. Utvelgelseskriterier VI. Erklæring om korrekt informasjon, samtykkeerklæring og signering
Elektronisk utfylling av egenerklæringsskjema Oppdragsgiver Mal Egenerklæringsskjema Oppdragsgiver konfigurerer skjemamal med krav som er forholdsmessige til anskaffelsen Doffin Del av konkurransegrunnlag Leverandør importerer mal i eget system som foreslår utfylling basert på tidligere utfyllinger Leverandør Egenerklæringsskjema Egenerklæringsskjema Innlevering Del av forespørsler om å delta i konkurransen / tilbud Lagring eller automatisk innhenting av bevis Databaser Leverandør tilføyer/endrer og godkjenner egenerklæring Egenerklæringsskjema
Fra foreløpig bevis til dokumentasjonsbevis Hvordan forenkle innhentingen av den fulle og endelige dokumentasjonen? Oppdragsgiver kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han allerede har mottatt dem, eller dersom han har mulighet til å innhente de relevante opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat (Forslag ny FOA 12-11 (7))
Fra foreløpig bevis til dokumentasjonsbevis Hvordan forenkle innhentingen av den fulle og endelige dokumentasjonen? Oppdragsgiver kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han allerede har mottatt dem, eller dersom han har mulighet til å innhente de relevante opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat (Forslag ny FOA 12-11 (7)) NFD har bedt Difi utarbeide en prosjektplan for «anskaffelsesattest» Leverandøren kan få utstedt en samlet attest som er dokumentasjon for en rekke forhold eller oppdragsgiver kan få tilgang til selv å hente en slik attest.
Fra Omfattende papirdokumentasjon fra leverandører Til Egenerklæring med ettersendelse av dokumentasjon for vinnere Videre til Automatisert tilgang til dokumentasjonsbevis direkte fra kilde for oppdragsgivere
VCD og anskaffelsesattest
Gevinstplanlegging og -realisering
Gevinster for leverandører Slipper å fremskaffe og levere oppdatert dokumentasjon i hver enkelt konkurranse. Leverandører kan vise til VCD i egenerklæringsskjemaet eller til en anskaffelsesattest som endelig bevis i stedet for en egenerklæring. Mindre risiko for avvisning som følge av mangler i dokumentasjon av kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier og for fravær av avvisningsgrunner. Enklere for små og mellomstore bedrifter å delta i konkurranser om leveranser til offentlig sektor.
Gevinster for oppdragsgivere Hvis en leverandør har en gyldig anskaffelsesattest vil det være en god indikasjon på at han er en seriøs aktør. Færre avvisninger i forhold til feil rundt formaliteter for kvalifikasjon. Bedre mulighet for å avvise leverandører på bakgrunn av brudd på straffebestemmelser knyttet til yrkesmessig vandel e.l. Flere tilbud som igjen vil gi bedre konkurranse. Det blir enklere å levere tilbud og offentlige oppdragsgivere vil få flere tilbud fra små og mellomstore bedrifter. Mindre administrativt arbeid rundt validering av kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier og for fravær av avvisningsgrunner. Enklere prosesser ved automatisk og enkel innhenting av dokumentasjonsbevis.
Gevinster på samfunnsnivå Ansvarlige myndigheter slipper å utstede dokumentasjonsbevis til alle leverandører som skal delta i offentlig anskaffelsesprosesser. Mindre tidsbruk på administrative prosesser mer tid til tjenesteyting og verdiskapning. Enklere å skille seriøse leverandører fra useriøse, virkemiddel for å bekjempe arbeidslivskriminalitet. Anskaffelsesattesten vil også kunne benyttes som dokumentasjon på kvalifikasjon og seriøsitet overfor private innkjøpere, ikke bare offentlige oppdragsgivere.
Spørsmål?