Møteinnkalling KLÆBU KOMMUNE Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Klæbu kommune Møtedato/tid : Tirsdag 13. juni 2006 kl 16.00 Møtested/lokaler : Klæbu rådhus, møterom 241 Deltagere : Jomar Aftret, leder Åse Prytz Slettemoen, nestleder Otto Sæterbø Ingeborg Grendstad Peder Tulluan Kopi Møteansvarlig : Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS : Jomar Aftret Klæbu 06.06.2006 Sakliste: Sak 15/2006 Godkjenning av protokoll fra møte den 09.05.2006... 2 Sak 16/2006 Referatsaker... 3 Sak 17/2006 Orientering om aktuelle saker... 4 Sak 18/2006 Undersøkelse - Salg av kommunale eiendommer... 5 Sak 19/2006 Selskapskontroll... 8 Sak 20/2006 FR-prosjekt Organisering hjemmetjenesten en orientering.... 12 Sak 21/2006 Eventuelt... 13 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 73 86 61 26, mobil 907 93 885. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Jomar Aftret leder (sign) Eva J. Bekkavik Konsulent Side 1
Sak 15/2006 Godkjenning av protokoll fra møte den 09.05.2006 13.06.2006 15/2006 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 09.05.06. (utsendt tidligere). SAKSFREMLEGG: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte 09.05.2006 godkjennes. Side 2
Sak 16/2006 Referatsaker 13.06.2006 16/2006 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. einfo 7/06 fra NKRF ang. Ny offentlighetslovs betydning for kontrollutvalg og revisjon. 2. Pressemelding fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet Det skal svi å bryte innkjøpsreglane. SAKSUTREDNING s sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: tar referatsakene til orientering. Side 3
Sak 17/2006 Orientering om aktuelle saker 13.06.2006 17/2006 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling Side 4
Sak 18/2006 Undersøkelse - Salg av kommunale eiendommer 13.06.2006 18/2006 Arkivkode: 216 VEDLEGG 1. Brev fra Revisjon Midt-Norge IKS, datert 31.05.2006 Utrykte vedlegg i saken: 1. Brev fra Klæbu kommune, datert 07.04.2006, ang. Melding om politisk vedtak salg av kommunale eiendommer. 2. Brev til Revisjon Midt-Norge IKS, datert 19.04.2006, ang. bestilling av undersøkelse salg av kommunale eiendommer. SAKSUTREDNING Bakgrunn for undersøkelsen: I forbindelse med formannskapets behandling av sak 0033/06 Salg av kommunale eiendommer ble det fremmet forslag om å be kontrollutvalget om en gjennomgang av salget av kommunale eiendommer. Forslaget ble enstemmig vedtatt og saken ble oversendt kontrollutvalget i brev av 07.04.2006. Utgangspunktet for saken er klage fra John Bævre, kjøper av Ulstadveien 38a. Han har i brev av 24.10.05 rettet klage til Klæbu kommune med tittel Klage vedrørende kjøp av Ulstadveien 38a. Han klager på gjennomføringen av salget av Ulstadveien 38a. Videre er salget av Haugamyrveien 23b objekt i denne gjennomgangen. Kjøper av Haugamyrveien 23a har pr telefon til rådmannen bedt om en gjennomgang av salget av 23b. Følgende vurderinger er gjort fra revisor: Vedtak om fullmakter og salg Administrasjonens oppdrag fra formannskapet var å selge det enkelte salgsobjekt til markedets beste pris, samt benytte megler til dette. Formannskapet har ikke gitt føringer på at salget skal foregå etter offentligrettslige prinsipper; saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven m.v. Side 5
Kommunens saksbehandling Revisor vurderer først hvorvidt kommunen utøver offentlig myndighetsutøvelse når den inngår oppdragskontrakten med Garanti Eiendomsformidling. Dernest om Garanti Eiendomsformidling utøver offentlig myndighetsutøvelse på vegne av Klæbu kommune og om kjøperne har klagerett etter forvaltningsloven regler. Saksbehandling av budene I oppdragskontrakten som ble inngått mellom kommunen og Garanti Eiendomsformidling tilbys kommunen en markedsføringspakke. Dette innebærer annonsering av bolig og annonsering av visningstidspunkt. Kommunen har akseptert budene som er fremlagt. Det er enighet fra partene om at selgers rolle er å akseptere bud som foreligger. Når kommunen utøver privatrettslige disposisjoner blir avtaler som kommunen inngår bindende gjennom avtalemekanismen. Funn/resultater Kommunens saksbehandling Når kommunen inngår kontrakt med Garanti eiendomsformidling utfører kommunen en privatrettslig disposisjon. Når Garanti Eiendomsformidling utøver sitt oppdrag om salg av kommunale boliger kommer heller ikke forvaltningslovens regler til anvendelse, men de rettsregler som gjelder på vedkommende område. Saksbehandling av budene I svarbrevet fra megler av 09.11.05 stilet til kommunen med kopi til John Bævre, sier megler at Budrunden for Ulstadveien 38a forløp slik han beskriver. Det er imidlertid ikke noe ved gjennomføringen som skulle tilsi at dette ikke er gjort på en korrekt måte. Meglers oppgave er å motta og formidle de bud som kommer inn. Det fremgår av kommunens korrespondanse med Bævre (brev av 09.01.06) bl.a: Klæbu kommune som selger har valgt å forholde seg til meglers håndtering av budrunden og har dermed intet å tilføye ang. budgivning og akseptering av bud. Når det gjelder salget av Haugamyrveien 23a og b har revisor innhentet opplysninger om saksgangen fra megler. Det er i brev av 09.05.06 opplyst at Haugamyrveien 23a var ledig for overtakelse snarest mens nr 23b ikke var ledig før 01.08.05. Haugamyrveien 23a ble derfor annonsert for visning. Megler formidlet da opplysninger til de som ikke nådde opp i budrunden om at også 23b ville bli lagt ut for salg utover våren. Budgiver fra 23a valgte da å legge inn bud på 23b usett hvorav kommunen valgte å akseptere budet. Nr. 23b ble da ikke annonsert og det ble heller ikke holdt visning. I e-post av 30.05.06 opplyser megler at ifølge loggen i deres meglersystem er det ikke ført noen kommentarer på at kjøper av Haugamyrveien 23a var interessert i å kjøpe nr. 23 b. Side 6
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: tar undersøkelsen til etterretning, og ber om at rådmannen sørger for at de berørte parter blir informert om undersøkelsen. Side 7
Sak 19/2006 Selskapskontroll 13.06.2006 19/2006 Arkivkode: 033 VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen: Kommunestyre sak 48/2005: Plan for selskapskontroll i Klæbu kommune SAKSUTREDNING Etter endringene i kommuneloven om tilsyn og kontroll som ble vedtatt med virkning fra 01.07.2004 ble tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det ble tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll. Reglene slår fast at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.v. (kommunelovens 77, nr. 5). Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontroll kan utføres i, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. vedtok i henhold til kravene i kommuneloven en plan for selskapskontroll i Klæbu kommune på møte den 29. november 2005 som sak 21/2005. Denne ble lagt frem for og vedtatt av kommunestyret på møte den 15.12.2005 som sak 48/2005. Med utgangspunkt i planen for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Som det fremgår av planen for selskapskontroll består selskapskontrollen av to deler: Side 8
1. Eierskapskontroll Dette innebærer at kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. Kommunestyret har gitt kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen som skal utøves på vegne av Klæbu kommune. SELSKAPSKONTROLL I KLÆBU KOMMUNE I 2006 For å skaffe nødvendig innsikt i selskapene og deres drift foreslår kontrollutvalgets sekretariat at kontrollutvalget først gjennomfører en eierskapskontroll i aktuelle selskaper. Basert på resultatene fra eierskapskontrollen kan det senere bli aktuelt å vurdere mer omfattende undersøkelser i form av forvaltningsrevisjoner i selskapene. I så fall bør kontrollutvalget også koordinere sine undersøkelser sammen med øvrige eierkommuner i selskapene. For å kunne utøve eierskapskontrollen bør kontrollutvalget ha tilgang til en del dokumenter fra selskapene. Dette gjelder i første rekke årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger og protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. skal gjennom disse dokumentene vurdere om selskapene drives i henhold til rammene som er satt for virksomheten, både i forhold til lov og regelverk og i henhold til virksomhetens vedtekter. Videre må det vurderes om foretaket drives innenfor de vedtak og forutsetninger som kommunestyret har satt for selskapets virksomhet. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i virksomheten kan det også være aktuelt å vurdere hvilken rolle disse har hatt for å sikre at virksomheten drives innenfor kommunestyrets forutsetninger for kommunens engasjement i selskapet. Når det gjelder vurderinger i forhold til eierperspektivet vil fokus blant annet settes på om virksomheten drives økonomisk forsvarlig og at virksomheten forvalter sine eiendeler og kapital på en sunn og effektiv måte. Aksjer og andeler som Klæbu kommune eier i selskaper m.v. fremgår av note 4 til kommunens regnskap (2005). I tillegg har kontrollutvalgets sekretariat foretatt noen tilføyelser for selskaper som kommunen har eierandeler i og som kan være aktuelle for selskapskontroll: Side 9
Selskap Andel Andel Bokført verdi I % pr. 31.12.2005 Nordalstunet Borettslag 2 200 Klæbu Næringshage AS 10 23 50.000 Midnor AS 50 0,3 5.000 Trøndelag Reiseliv As 6 0,4 6000 Biblioteksentralen AL 1 300 Sørborgen Kunstgressbane 33 33.000 Klæbu Industrier 50 100 50.000 Mulig Eintrøa Næringsbygg AS 140 34,1 14..000 Fylkets fellesvaskeri 70 0,7 70.000 Mulig Nordalstunet Borettslag 2 200 Midt-Norsk Reiseliv 6 6.000 Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Envina Mulig Mulig Revisjon Midt-Norge IKS 4,9 Mulig Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 4,9 Mulig I 2005 har Klæbu kommune gått inn på eiersiden i to selskaper for henholdsvis revisjon og for sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg i fylket. Disse selskapene vil tilrettelegge og forestå selskapskontrollen for eierne, men kan ikke forestå selskapskontroll i egen virksomhet. Dersom det skal utøves selskapskontroll i disse selskapene må kontrollutvalget sikre at den som utøver selskapskontrollen er habil, trolig vil det være hensiktsmessig å innhente bistand utenfra. Selskaper som etter dette blir aktuelle for selskapskontroll er: Selskapskontroll? Selskap Andel i % Andel Bokført verdi pr. 31.12.2005 Selskapskontroll? Envina Mulig Klæbu Industrier 100 50 50.000 Mulig Fylkets fellesvaskeri 70 70.000 Mulig Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Mulig Revisjon Midt-Norge IKS 4,9 Mulig Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 4,9 Mulig På kontrollutvalgets møte 29.11.2005 sak 21/2005 ble det ytret ønske om å gjennomføre eierskapskontroll i selskapene Envina og Klæbu Industrier. Arbeidsdeling Selskapskontroll kan utføres av både revisor og sekretariatet for kontrollutvalget. I henhold til avtalene som er inngått med Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS er det revisjonsselskapet som skal utføre selskapskontrollen på vegne av eierkommunene. Side 10
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON s sekretariat anbefaler kontrollutvalget å be om at revisor som et ledd i eierskapskontrollen innhenter styreprotokoller hittil i 2006, årsregnskap for 2005, inkludert styrets beretning og revisjonsberetning, samt protokoll fra årets ordinære generalforsamling fra selskapene Etter at revisor har foretatt sin gjennomgang legger sekretariatet opp til at kontrollutvalget får seg forelagt en sak som oppsummerer revisors gjennomgang av selskapene og med særlig vekt på selskapenes økonomiske situasjon, og om de drives i henhold til kommunens forventninger som eier av disse selskapene. Resultatene fra gjennomgangen kan også danne grunnlag for en vurdering av kommunens eierstrategi og formålet med eierskapet i disse selskapene. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: viser til plan for selskapskontroll som ble vedtatt av kommunestyret i Klæbu kommune som sak 48/2005 og ber om at revisor som et ledd i eierskapskontrollen innhenter styreprotokoller hittil i 2006, årsregnskap for 2005, inkludert styrets beretning og revisjonsberetning, samt protokoll fra årets ordinære generalforsamling fra selskapene Envina og Klæbu Industrier. ber om å få seg forelagt en sak som oppsummerer revisors gjennomgang av selskapene og med særlig vekt på selskapenes økonomiske situasjon, og om de drives i henhold til kommunens forventninger som eier av selskapene. Side 11
Sak 20/2006 orientering. FR-prosjekt Organisering hjemmetjenesten en 13.06.2006 20/2006 Arkivkode: 216 VEDLEGG Ingen. SAKSUTREDNING Revisjon Midt-Norge IKS vil dele ut prosjektplan og gi en orientering om forestående arbeid med prosjektet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 12
Sak 21/2006 Eventuelt 13.06.2006 21/2006 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 13