Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 06.09.10 Kl.: 12.00 16.15 Stad: Formannskapssalen Saknr.: 23/10 31/10 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Torill Knudsen (Ap) FORFALL Ola Malvin Lomheim (KrF) vararepresentantar var innkalla men ingen av dei hadde høve til å møta Grethe Søyland (H) hadde meldt frå om forfall, men på grunn av vanskar med E-post-levering hadde ikkje sekretariatet fått meldinga, så vararepresentant var ikkje innkalla. DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Line Margrete Johansen møtte til og med sak 28/10. Frå møtte: Rådmann Magnus Mjør i sak 25/10, dagleg leiar i Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste (SIB) Trine Hjertholm i sak 25/10 orientering om SIB og kommunalsjef Knut Gram og avdelingsleiar Nina Steinsbø Walquist i sak 25/10 om orientering vedr. tilsynsrapport frå Fylkesmannen. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 23/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 24/10 Godkjenning av protokoll frå møte 25.05.10 25/10 Orienteringssaker 26/10 Meldingar 27/10 Rapport etter forvaltningsrevisjon av sal av kommunal eigedom i Stord kommune 28/10 Godkjenning av evaluerte planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 29/10 Konkurranseutsetting av revisjonsteneste for ny avtaleperiode 30/10 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011 31/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
23/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det er skreve feil vekedag på innkallinga (torsdag i staden for måndag). Det framkom elles ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 24/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 25.05.10 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 25.05.10. Protokollen frå møte 25.05.10 vart samrøystes godkjend. 25/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene var lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann og evt. SIB Forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. Sunnhordland Interkommunale Barneversteneste (SIB) 2 Rådmann / Om tilsynsrapport frå Fylkesmannen vedr. rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming 3 Rådmann / Orientering om oppfølging etter forvaltningsrevisjon vedr. Sjukefråvær innan pleie og omsorg i Stord kommune 4 Sekretariatet / Deloitte Ressursbruk i samband med forvaltningsrevisjon Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann og evt. SIB Dagleg leiar Trine Hjertholm orienterte om Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste. Dei er nå på plass i SKE-bygget og held på med renovering av lokala som skal vera ferdig no i oktober, inkludert tilfredstillande arkiv. Saksmengda har auka og er stor pr. ansatt. Internkontroll er no i ferd med å bli innarbeidd og teke i bruk. Rådmann Magnus Mjør deltok og under orienteringa med suppleringar. Kontrollutvalet stilte spørsmål som blei svara på. Dei sa seg nøgde med orienteringa, og vil vurdera om ein skal koma attende til ei vidare 2 Rådmann / orientering på eit seinare tidspunkt. Kommunalsjef Knut Gram og avdelingsleiar Nina Steinsbø Walquist orienterte om oppfølgingsarbeid etter tilsynsrapport frå Fylkesmannen vedr. rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming. Definisjon på kva ein legg i omgrepet tvang og avgrensing av friheit i denne samanheng vart forklara. Det vart og trekt fram at det er nyttig å ha tilsyn for å få forbetra tenesta, men at det er ressurskrevjande å gjennomføra alle tiltak. Det vart delt ut dokumentasjon på og orientert om kva oppfølgingsarbeidet etter tilsynsrapporten omfattar. Det skal gjevast tilbakemelding / rapport til 2
3 Rådmann / 4 Sekretariatet / Deloitte Fylkesmannen innan 01.12.10 om oppfølgingsarbeidet. Kopi av dette vert sendt til kontrollutvalet. Kontrollutvalet gav kommentarar til orienteringa og fekk stilla spørsmål, som blei svara på. Rådmann orienterte om kva som er gjort etter at rapport vedr. forvaltningsrevisjon om Sjukefråvær innan pleie og omsorg i Stord kommune vart lagt fram. Det vart påpeika at rapporten har vore nyttig for oppfølgingsarbeidet når det gjeld sjukefråvær. Av tiltaka som er sett i verk er oppretting av stilling som HMT-leiar i kommunen, og tilsett person tok til i stillingen i juni. Vidare vert og tiltak følgde opp gjennom Kvalitetskommuneprosjektet. Kontrollutvalet stilte spørsmål og gav kommentarar til orienteringa. Utvalet vil følgja utviklinga av sjukefråværet innan pleie- og omsorgssektoren. Ein vil og legga opp til å få ei orientering frå HMT-leiaren når vedkomande har vore i funksjon ei tid. Sekretariatet la fram notat vedr. ressursbruk i samband med forvaltningsrevisjon, og det vart gjort greie for årsak til auka ramme for arbeid med prosjektet. Kontrollutvalet godkjende auke i timeramme for Deloitte sitt arbeid med forvaltningsrevisjonsprosjektet. Ymse - ingen fleire orienteringssaker. Vedr. orienteringssak nr. 3 Sjukefråvær innan pleie og omsorg i Stord kommune: Kontrollutvalet vil følgja med når det gjeld utvikling av sjukefråværet innan pleie- og omsorgsektoren. Ein vil vidare be om ei orientering ved HMT-leiar på eit seinare møte. Vedr. orienteringssak nr. 4 Ressursbruk i samband med forvaltningsrevisjon av sal av kommunal eigedom i Stord kommune: Kontrollutvalet godkjenner den framlagde timeramma i samband med gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. sal av kommunal eigedom i Stord kommune. Dei øvrige orienteringssakene vart teke til orientering. 26/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Meldingar om vedtak 2 Sekretariatet Budsjett for kontrollutvalet sitt ansvarsområde for resten av året 2010 3 Sekretariatet Om forvaltningsrevisjonsprosjekt i fylkeskommunen om Fråfall og bortval i vidaregåande opplæring. 4 Deloitte Notat om revisors uavhengighet 5 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet for 2.halvår 2010 Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Meldingar om vedtak i kommunestyret vart gjennomgått og kommentert 2 Sekretariatet Budsjett for kontrollutvalet sitt ansvarsområde for resten av året 2010 vart gjennomgått og drøfta. Kommunestyret gav ekstraløyving på kr 180.000 til kontrollutvalet i juni-møtet. Det syner seg at sjølv med denne løyvinga er det ikkje midlar til fleire bestillingar i inneverande år. 3 Sekretariatet Sak vedr. forvaltningsrevisjonsprosjekt i fylkeskommunen om Fråfall og bortval i vidaregåande opplæring vart ikkje kommentert. Sidan det var 3
forfall frå to av kontrollutvalsmedlemmane til dette møtet, vil ein ta gjennomgang av denne meldinga på neste møte 4 Deloitte Notat om revisors uavhengighet vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet merka seg innhaldet og tok denne meldinga til orientering. 5 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet for 2.halvår 2010 vart drøfta. Kontrollutvalet vil halda fast på den møteplanen som er oppsett, med møter i kontrollutvalet 01.11.10 og 14.12.10. Møteplanen vert oversendt til kommunen for å koma med på oversyn over politiske møter. Ymse ingen meldingar under ymse : Vedr. melding nr. 2 Budsjett for kontrollutvalet sitt ansvarsområde for resten av året 2010: Kontrollutvalet tek rekneskapsstoda for sitt budsjett-område til orientering. Ein merkar seg at det ikkje er rom for fleire prosjekt innan forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll resten av 2010. Vedr. melding nr. 3 Om forvaltningsrevisjonsprosjekt frå fylkeskommunen: Gjennomgang vert utsett til neste møte. Vedr. melding nr. 4 Om møteplan for kontrollutvalet 2.halvår 2010: Møter i kontrollutvalet 2.halvår 2010 vert 01.11.10 og 14.12.10. Møteplanen vert oversendt kommunen for å koma med på oversyn over politiske møter. Øvrige meldingar vart teke til orientering. 27/10 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON AV SAL AV KOMMUNAL EIGEDOM I STORD KOMMUNE FORSLAG TIL INNSTILLING Ut frå rapport etter forvaltningsrevisjon av sal av kommunal eigedom i Stord kommune ber kommunestyret rådmann syta for at følgjande tiltak vert følgde opp: 1. Etablere rutinar og retningsliner knytt til sal av eigedom, som tar omsyn til relevant regelverk og ESA sine retningsliner. 2. Sørgjer for at tilsette som er involverte i sal av kommunal eigedom, er kjent med relevant regelverk. 3. Etablerer arkiveringsrutinar som sikrar at relevant dokumentasjon knytt til prosessen ved sal av eigedom blir arkivert. 4. Sørgjer for at delegeringsreglementet blir oppdatert. 5. Sikrar at politiske organ er orientert om relevant regelverk i saker der dette har betyding for dei vedtak som skal fattast. Line Margrete Johansen frå Deloitte presenterte rapporten og gav ein grundig gjennomgang av innhald og vurderingar som er kome fram. Kontrollutvalet stilte spørsmål, kommenterte ting og drøfta dei tilrådingar som er gjeve. Det vart peika på at det er ein klar og tydeleg rapport som gjev tilbakemelding på dei spørsmålstillingar ein sette i prosjektet. Kontrollutvalet vil og at vedtaket skal innehalda ein frist for rådmannen når det gjeld å gje melding tilbake til politisk hald om kva som skjer i oppfølgingsarbeidet. 4
Forslag til innstilling med tillegg av frist for rådmannen, vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Ut frå rapport etter forvaltningsrevisjon av sal av kommunal eigedom i Stord kommune ber kommunestyret rådmann syta for at følgjande tiltak vert følgde opp: 1. Etablere rutinar og retningsliner knytt til sal av eigedom, som tar omsyn til relevant regelverk og ESA sine retningsliner. 2. Sørgjer for at tilsette som er involverte i sal av kommunal eigedom, er kjent med relevant regelverk. 3. Etablerer arkiveringsrutinar som sikrar at relevant dokumentasjon knytt til prosessen ved sal av eigedom blir arkivert. 4. Sørgjer for at delegeringsreglementet blir oppdatert. 5. Sikrar at politiske organ er orientert om relevant regelverk i saker der dette har betyding for dei vedtak som skal fattast. Kommunestyret ber rådmannen legga fram skriftleg rapport innan 31.12.10 om korleis tiltaka vert følgde opp. Rapporten skal leggast fram for kommunestyret i første møte i 2011, og det skal sendast kopi til kontrollutvalet. 28/10 GODKJENNING AV EVALUERTE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for selskapskontroll slik den ligg føre. 3. Dei to justerte planane vert sendt til kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom dei evaluerte planane og drøfta dei forvaltningsrevisjonsprosjekta som er kome fram. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for selskapskontroll slik den ligg føre. 3. Dei to justerte planane vert sendt til kommunestyret til orientering. 29/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTE FOR NY AVTALEPERIODE FORSLAG TIL 1. Stord kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. Kontrollutvalet drøfta saka. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. 5
1. Stord kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. 30/10 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2011. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011, slik det ligg føre. Kontrollutvalet drøfta framlegget til budsjett for 2011. Kontrollutvalet peika på at saksopplysningar som forklarar nærmare innhaldet i budsjettforslaget og dei einskilde budsjettpostane må følgja saka heilt fram til handsaming i kommunestyret, og at det er kommunestyret som har ansvar for kontrollutvalet sitt budsjett. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011, slik det ligg føre. 31/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Sidan det berre var tre kontrollutvalsmedlemmar tilstades vart det vedteke å utsetje denne saka til neste møte. Gjennomgang av møteprotokollar vert utsett til neste møte. YMSE På neste møte vil kontrollutvalet be om at følgjande tema vert sett opp under orienteringssaker: Stord Kommunale Eigedomsselskap KF Oppfølging etter prosjekt innan selskapskontroll eigarskapsforvaltning i Stord kommune. Amram Hadida Leiar Kari Nygard Sekretær 6