SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den 23.01.2017 kl. 10:00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf. 78 45 51 96 eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 16/745 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER BEREDSKAPSKOORDINATOR I ALTA KOMMUNE 2/17 16/745 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER - DRIFT OG UTBYGGING - PROSJEKTLEDER 3/17 16/745 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER - PERSONVERNOMBUD- INFORMASJONS SIKKERHETSANSVARLIG 4/17 17/111 DELEGASJONSREGLEMENT FOR VALGPERIODEN 2015-2019, REVIDERT I 2017 5/17 16/1974 SAMMENHENG MELLOM MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN OG FRAVÆR/NÆRVÆR Alta kommune - 9510 ALTA Tlf. 78 45 50 00
Side 2 av 25 6/17 17/218 PROSJEKT HELTIDSKULTUR I ALTA KOMMUNE - STATUS PR JANUAR 2017 7/17 16/5426 INNSPILL KS DEBATTHEFTE Orientering: KS prosjektet sykefraværsoppfølging v/rådmannen Nærvær v/wenke og Stian Sikkerhetsstrategi v/kjell Magne Alta, 16.01.2017 Torfinn Reginiussen Leder Gro Anita Parken Sekretær
Sak 1/17 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER BEREDSKAPSKOORDINATOR I ALTA KOMMUNE Saksbehandler: Gro Anita Parken Arkiv: 404 &18 Arkivsaksnr.: 16/745 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/17 Administrasjonsutvalget 23.01.2017 Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget godkjenner for utlysning følgende stilling: Tjenesteområde: Rådmannens stab Virksomhet: Rådmannens stab Stilling som: Beredskapskoordinator i Alta kommune Stillings %: Fast 100 % stilling fra 01.05.2017 Tidligere behandlinger: SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Skjemaer for utlysning av stillinger Bakgrunn: Se vedlegg. Saken legges frem på bakgrunn av kommunestyrets vedtak i forbindelse med budsjettbehandling den 14.12.15. Adm.utvalget har vedtatt følgende prosess for behandling: 1. Den enkelte virksomhetsleder legger fram vurdering av stillinger man ønsker lyst ut overfor sin kommunalleder/ass.rådmann. a. Vurderingen skal være skriftlig og ført inn på skjema nederst i denne rutinen. b. Det redegjøres og begrunnes jfr for årsak/behov for at stillingen skal lyses ut, herunder faglige/driftsmessige vurderinger. c. Det redegjøres for økonomisk konsekvens ved å tilsette eller ikke, samt om stillingen ligger dekket i gjeldende budsjett eller ei. Side 3 av 25
Sak 1/17 2. Kommunalleder/ass.rådmann avgjør om man ønsker denne lyst ut eller ikke. Der man ønsker utlysning, legges saken fram for rådmannen med anbefaling om utlysning. 3. Rådmannen avgjør i sitt ukentlige ledermøte om det anbefales overfor adm.utvalget om stilling lyses ut. I de tilfeller man ender opp med å ikke lyse ut, har respektiv kommunalleder/ass.rådmann ansvaret for å orientere virksomhetsleder. 4. Rådmannen ved personalavdelingen sørger for at det fremmes saksfremlegg overfor adm.utvalget i de tilfeller det anbefales utlysning. a. Saksfremlegget skal kun inneholde skjema fra rådmannen. 5. Utlysninger foretas etter godkjenning i adm.utvalget. a. Adm.utvalget tar selv stilling til hvor ofte de behøver og møtes, og hvordan vedtak fattes og formidles til rådmannen. 6. Tilsettingsprosessen foretas for øvrig som normalt i tråd med lov- og avtaleverk. 7. Budsjett- og innkjøpsavdelingen skal ha løpende orientering om status etter vedtak som fattes, og følger opp de økonomiske sidene i vedtakene. Side 4 av 25
Sak 2/17 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER - DRIFT OG UTBYGGING - PROSJEKTLEDER Saksbehandler: Gro Anita Parken Arkiv: 404 &18 Arkivsaksnr.: 16/745 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/17 Administrasjonsutvalget 23.01.2017 Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget godkjenner for utlysning følgende stilling: Tjenesteområde: Virksomhet: Stilling som: Stilling % : Drift og utbygging Kommunalteknikk Prosjektleder Fast 100 % snarest SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Skjema for utlysning av stillinger Bakgrunn: Se vedlegg. Saken legges frem på bakgrunn av kommunestyrets vedtak i forbindelse med budsjettbehandling den 14.12.15. Adm.utvalget har vedtatt følgende prosess for behandling: 1. Den enkelte virksomhetsleder legger fram vurdering av stillinger man ønsker lyst ut overfor sin kommunalleder/ass.rådmann. a. Vurderingen skal være skriftlig og ført inn på skjema nederst i denne rutinen. b. Det redegjøres og begrunnes jfr for årsak/behov for at stillingen skal lyses ut, herunder faglige/driftsmessige vurderinger. c. Det redegjøres for økonomisk konsekvens ved å tilsette eller ikke, samt om stillingen ligger dekket i gjeldende budsjett eller ei. Side 5 av 25
Sak 2/17 2. Kommunalleder/ass.rådmann avgjør om man ønsker denne lyst ut eller ikke. Der man ønsker utlysning, legges saken fram for rådmannen med anbefaling om utlysning. 3. Rådmannen avgjør i sitt ukentlige ledermøte om det anbefales overfor adm.utvalget om stilling lyses ut. I de tilfeller man ender opp med å ikke lyse ut, har respektiv kommunalleder/ass.rådmann ansvaret for å orientere virksomhetsleder. 4. Rådmannen ved personalavdelingen sørger for at det fremmes saksfremlegg overfor adm.utvalget i de tilfeller det anbefales utlysning. a. Saksfremlegget skal kun inneholde skjema fra rådmannen. 5. Utlysninger foretas etter godkjenning i adm.utvalget. a. Adm.utvalget tar selv stilling til hvor ofte de behøver og møtes, og hvordan vedtak fattes og formidles til rådmannen. 6. Tilsettingsprosessen foretas for øvrig som normalt i tråd med lov- og avtaleverk. 7. Budsjett- og innkjøpsavdelingen skal ha løpende orientering om status etter vedtak som fattes, og følger opp de økonomiske sidene i vedtakene. Side 6 av 25
Sak 3/17 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER - PERSONVERNOMBUD-INFORMASJONS SIKKERHETSANSVARLIG Saksbehandler: Gro Anita Parken Arkiv: 404 &18 Arkivsaksnr.: 16/745 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/17 Administrasjonsutvalget 23.01.2017 Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget godkjenner for utlysning følgende stilling: Tjenesteområde: Rådmannens stab Virksomhet: Rådmannens stab Stilling som: Personvernombud Informasjons sikkerhetsansvarlig Stillings %: Fast 100 % stilling fra 2. kvartal 2017 jfr. vedtak i k-sak 123/16 SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Skjemaer for utlysning av stillinger Bakgrunn: Se vedlegg. Saken legges frem på bakgrunn av kommunestyrets vedtak i forbindelse med budsjettbehandling den 14.12.15. Adm.utvalget har vedtatt følgende prosess for behandling: 1. Den enkelte virksomhetsleder legger fram vurdering av stillinger man ønsker lyst ut overfor sin kommunalleder/ass.rådmann. a. Vurderingen skal være skriftlig og ført inn på skjema nederst i denne rutinen. Side 7 av 25
Sak 3/17 b. Det redegjøres og begrunnes jfr for årsak/behov for at stillingen skal lyses ut, herunder faglige/driftsmessige vurderinger. c. Det redegjøres for økonomisk konsekvens ved å tilsette eller ikke, samt om stillingen ligger dekket i gjeldende budsjett eller ei. 2. Kommunalleder/ass.rådmann avgjør om man ønsker denne lyst ut eller ikke. Der man ønsker utlysning, legges saken fram for rådmannen med anbefaling om utlysning. 3. Rådmannen avgjør i sitt ukentlige ledermøte om det anbefales overfor adm.utvalget om stilling lyses ut. I de tilfeller man ender opp med å ikke lyse ut, har respektiv kommunalleder/ass.rådmann ansvaret for å orientere virksomhetsleder. 4. Rådmannen ved personalavdelingen sørger for at det fremmes saksfremlegg overfor adm.utvalget i de tilfeller det anbefales utlysning. a. Saksfremlegget skal kun inneholde skjema fra rådmannen. 5. Utlysninger foretas etter godkjenning i adm.utvalget. a. Adm.utvalget tar selv stilling til hvor ofte de behøver og møtes, og hvordan vedtak fattes og formidles til rådmannen. 6. Tilsettingsprosessen foretas for øvrig som normalt i tråd med lov- og avtaleverk. 7. Budsjett- og innkjøpsavdelingen skal ha løpende orientering om status etter vedtak som fattes, og følger opp de økonomiske sidene i vedtakene. Side 8 av 25
Sak 4/17 DELEGASJONSREGLEMENT FOR VALGPERIODEN 2015-2019, REVIDERT I 2017 Saksbehandler: Målfrid Kristoffersen Arkiv: 044 Arkivsaksnr.: 17/111 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret 07.02.2017 / Formannskapet 25.01.2017 4/17 Administrasjonsutvalget 23.01.2017 6/17 Hovedutvalg for næring,drift og miljø 16.01.2017 2/17 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 17.01.2017 3/17 Hovedutvalg for helse- og sosial 17.01.2017 Administrasjonens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar vedlagte delegasjonsreglement for valgperioden 2015 2019, med virkning fra vedtaksdato. 2. Kommunestyret vedtar at omsorgsutvalget for O/K nedlegges med virkning fra 1. januar 2017 og oppgavene overføres til rådmannen. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Delegasjonsreglement for valgperioden 2015 2019 Andre saksdok.: Kommuneloven Forvaltningsloven Særlover og forskrifter Delegasjonsreglement for valgperioden 2011 2015, k-styre 11/3-14 sak 15/13 Reglement for politiske styrer, råd og utvalg 2015 2019, k-styre 21/4-16 sak 36/16 NOU 2016:4 Høring ny kommunelov, k-styre 19/9-16 sak 89/16 Habiliteringstjenesten organisering, k-styre 25/10-16 sak 105/16 Organisering av kommunens ansvar etter viltloven, k-styre 21/11-16 - sak 115/16 Side 9 av 25
Sak 4/17 Bakgrunn: Delegasjonsreglementet er utarbeidet med bakgrunn i kommuneloven, forvaltningsloven, særlover og forskrifter. Vedlagte delegasjonsreglement er en revisjon av delegasjon for valgperioden 2011 2015 som kontinuerlig er revidert i forhold til kommunestyrevedtak, sist 24.04.15). Utgangspunktet i kommuneloven og særlover er at all myndighet er lagt til kommunestyre. Kommunestyret har myndighet til å delegere myndighet gitt i kommuneloven og særlover med unntak av de lovregler der det er brukt uttrykket «kommunestyret selv». I dette delegasjonsreglement er myndighet delegert fra kommunestyret til formannskap/økonomiutvalg, planutvalg, administrasjonsutvalg, hovedutvalg m/underutvalg, ordfører og rådmannen. Delegasjonsreglementet er bygd opp som følger: Kommunestyrets hovedarbeidsområde Delegasjon til formannskapet/økonomiutvalg Delegasjon til planutvalget Delegasjon til administrasjonsutvalget Delegasjon til hovedutvalget for næring, drift og miljø, samt dispensasjonsutvalget, viltnemda(ny jfr K-sak115/16)og rådmannen Delegasjon til hovedutvalget for oppvekst og kultur, samt omsorgsutvalget for oppvekst(foreslås nedlagt) og rådmannen Delegasjon til hovedutvalget for helse og sosial, samt rådmannen Delegasjon til ordfører og hovedutvalgsleder Delegasjon til rådmannen I tillegg til delegasjonsreglementet gjelder Reglement for politiske styrer, råd og utvalg 2015 2019, vedtatt i k-styre 21/4-16 sak 36/16. Økonomireglementet og finansreglementet er under revisjon og vil bli fremlagt som egen sak våren 2017. NOU 2016:4 Høring ny kommunelov Saken har vært til høring og kommunestyret behandlet saken 19/9-16 i sak 89/16 hvor kommunestyret fattet følgende vedtak: «Kommunestyret i Alta vedtar høringsuttalelse til Ny Kommunelov (NOU 2016:4) med de vurderinger som fremkommer i saken.» Utdrag fra saksfremlegget vedr folkevalgte organer og kommunens administrasjon: «Kap. 8 Folkevalgte organer og kommunens administrasjon Side 10 av 25
Sak 4/17 Folkevalgte organer: Utvalget foreslår i hovedsak å videreføre dagens regler om folkevalgte organer. Kommunestyrets rolle er tydeliggjort. Det er det tatt inn i loven at kommunestyret kan delegere sin myndighet til andre folkevalgte organer, ordføreren, kommunedirektøren og andre rettssubjekter, ( 5-2 ). Bestemmelsen om formannskapet videreføres i hovedsak. Utvalget mener at regelverket for komiteer og faste utvalg kan forenkles og tydeliggjøres. Det foreslås en enklere utvalgsstruktur ved at komiteer og faste utvalg etter dagens kommunelov 10 slås sammen og gis betegnelsen utvalg, ( 5-5). Utvalgene kan være faste eller midlertidige, og de kan få tildelt beslutningsmyndighet, innstillingsrett eller bare utredningsoppgaver. For at rammene for de folkevalgte organ skal være klare foreslås det at skal fastsettes et reglement som gir de sentrale rammene for organet og virkeområdet, eventuell vedtaksmyndighet og tidsperiode. Det foreslås at utvalg bare kan opprettes av kommunestyret selv (og til en viss grad ordfører). Det er nytt. Utvalgene (ikke formannskapet) skal imidlertid selv kunne opprette arbeidsutvalg (for midlertidige utredningsoppdrag mv). Disse utvalgene skal bestå av utvalgets egne medlemmer. Vurdering: Rådmannen er enig i at kommunestyrets oppgaver og ansvar tydeliggjøres i loven og at regelverket for dagens utvalg og komiteer forenkles og tydeliggjøres. En er videre enig i at bestemmelsene om formannskapet videreføres. Formannskapet bør imidlertid kunne opprette arbeidsutvalg på samme måte som de øvrige utvalg. Det bør vurderes nærmere om slike arbeidsutvalg kun skal kunne bestå av utvalgets medlemmer eller om også andre skal kunne velges som medlemmer i slike utvalg. Kommunens administrasjon: Utvalget ønsker en felles, kjønnsnøytral tittel på lederen for kommunens administrasjon og foreslår kommunedirektør som en slik ny lovpålagt tittel som alternativ til dagens rådmann/ administrasjonssjef, ( 13-1). Oppgaver knyttet til lederrollen er i hovedsak videreført. For å tydeliggjøre ansvar og roller ytterligere foreslår utvalget at det tas inn en bestemmelse om at kommunedirektøren får et særlig ansvar for å gjøre folkevalgte organ oppmerksomme på særskilte iverksettelsesutfordringer: Dersom kommunedirektøren blir oppmerksom på faktiske eller rettslige spørsmål som har sentral betydning for gjennomføring av et vedtak, skal vedkommende gjøre det folkevalgte organet oppmerksom på dette ( 13-1, 4.ledd). Utvalget foreslår videre at kommunedirektøren skal gis ansvar for den løpende håndteringen av personalsaker, herunder hvem som skal ansettes eller sies opp samt ilegging av tjenestlige reaksjoner (advarsel, suspensjon mv. )( 13-1, 7.ledd ). Dette er annerledes enn i dagens lov hvor slik myndighet må delegeres til rådmannen fra kommunestyret. Kommunestyret skal fortsatt ha ansvaret for budsjett og arbeidsgiverpolitikk, herunder bemanningsnormer, valg av Side 11 av 25
Sak 4/17 antall stillinger innenfor en kategori innenfor vedtatt budsjett og hvilke stillingskategorier eller antall årsverk som skal reduseres ved nedbemanninger. Kommunestyret vil også fortsatt ha ansvar for å ansette kommunedirektøren. Vurdering: Rådmannen støtter forslaget om å lovfeste tittelen «kommunedirektør» på kommunens øverste administrative leder. Kommunens øverste leder har i dag har ansvar for kommunens ansatte, både faglig og administrativt. Det vurderes etter dette som riktig at han/ hun gis ansvar den løpende håndtering av personalsaker i kommunen, herunder ansettelser og oppsigelser. En slik ansvarsfordeling er allerede gjennomført i stadig større grad i kommunene i dag.» Organisasjonsendringer 1) Habilitering Kommunestyret vedtok i følgende i sak 105/16 k-styre 25/10-16: «Habiliteringstjenesten i Barn- og ungetjenesten/oppvekst og kultur overføres til Virksomhet Bistand/Helse og sosial med virkning fra og med 01.01.17.» Endringen er inntatt i delegasjonsreglement ved at myndighetsutøvelse etter lov er flyttet fra O/K sin delegasjon til H/S. 2) Viltnemd Kommunestyret vedtok 21/11-16 følgende: «Alta kommune oppretter viltnemd som fast underutvalg for Hovedutvalget for næring, drift og miljø.» I samme sak vedtok kommunestyret reglement og delegasjon til viltnemda, delegasjon til viltnemda er inntatt i delegasjonsreglementet. Høring: Delegasjonsreglementet har vært til høring i tjenesteområdene, fellestjenesten og advokatene Vurdering: Side 12 av 25
Sak 4/17 Delegering er et viktig element i effektiviseringsarbeidet i Alta kommune. Kommuneloven jfr. høring NOU 2016:4 ny kommunelov, og særlovgivning åpner for at kommunene i større grad selv bestemmer hvordan saker skal behandles og på hvilket forvaltningsnivå avgjørelser skal treffes. Det legges vekt på kommunens og kommunestyrets oppgaver i planlegging og styring. De endringer som er gjort i forhold til gjeldende delegasjonsreglement, (ligger ute på kommunens hjemmeside), lovendringer, endringer etter vedtak i kommunestyret osv er merket som følger: Det som er nytt/eller endret er skrevet inn med blått. Det som er foreslått tatt/må tas ut, er merket med rødt. I det følgende kommenteres kort endringer som er foretatt. Kommunestyret Ingen endring Formannskap/økonomiutvalg Ingen endring Planutvalg Det er kun gjort mindre endringer i lovverket innen plan og bygg, som går på: å utarbeide, som er tatt ut og andre som er tatt inn/fjernet pga lovendringer. Ikke forskyvninger i delegasjonene mellom politikk og administrasjon. Det kommer nye lov og forskriftsendringer på plansiden om en tid, som vil gjøre det nødvendig å behandle reglementet for p/b lov på nytt. Administrasjonsutvalget Det er foretatt mindre justeringer i adm.utvalgets delegasjon, i samsvar med den delegasjon om rådmannen har, bla gjelder det inndragning av stillinger som tas ut. I ny kommunelov som vil komme i 2017/2018, blir det trolig en endring i lovteksten når det gjelder ansvaret i personalsaker, jfr. NOU 2016:4 Høring ny kommunelov, k-styre 19/9-16 sak 89/16 I NOU 2016:4 ny kommunelov er forholdet mellom kommunestyre og administrasjon utredet grundig: I NOU en står bla følgende: Personalsaker «Utvalget har vurdert om kommunedirektøren bør gis større myndighet i loven slik at det ikke er nødvendig å delegere denne myndigheten. Etter utvalgets vurdering bør kommunedirektøren ha det løpende personalansvaret for den enkelte, Side 13 av 25
Sak 4/17 inkludert ansettelse, oppsigelse, avskjed og tjenstlig reaksjon hvis ikke annet er fastsatt i lov. Utvalgets prinsipielle utgangspunkt her er at kommunestyret har ansvaret for budsjettet og arbeidsgiverpolitikken. Arbeidsgiverpolitikk vil for eksempel kunne omfatte ledelsesfilosofi, bemanningsnormer, valg av antall stillinger innenfor en kategori innenfor vedtatt budsjett og hvilke stillingskategorier eller antall årsverk som skal reduseres ved nedbemanninger. Dette bør kommunestyret fortsatt ha ansvaret for. Ansvaret for den løpende håndteringen av personalsaker, som hvem som skal ansettes eller sies opp, bør imidlertid legges til kommunedirektøren. Dette er annerledes enn i dagens kommunelov. Det skal også pekes på at det er denne løsningen som i stadig større grad blir praktisert i kommunene. Det er både naturlig og praktisk at konkrete beslutninger vedrørende bemanning og personalpolitikk tas på dette nivået. Utvalget foreslår således at det lovfestes at kommunedirektøren har det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, avskjed og tjenstlig reaksjon hvis ikke annet er fastsatt i lov. Dette er altså løpende personalsaker i kommunen. Ansettelse mv. av kommunedirektøren er det derimot kommunestyret selv som gjør. Dersom kommunestyret imidlertid også har delegert kompetansen til å ansette og å si opp personell til administrasjonsutvalget, kan imidlertid denne ordningen ikke fortsette som følge av at dette ansvaret og beslutningsmyndighet nå i lov legges til kommunedirektøren.» Utvalgets tilrådning i NOU 2016:4 ny kommunelov, er at kommunestyret ikke skal involvere seg i konkrete ansettelser, oppsigelser osv. I kommunens nåværende delegasjonsreglement er ansettelser, oppsigelser osv delegert til rådmannen. Når ny kommunelov kommer i 2017/2018 blir det ikke lenger nødvendig å delegere fullmakt innen personalsaker til rådmannen, da det vil bli lovfestet at rådmannen skal ha denne fullmakten. I ny kommunelov vil tittelen til rådmannen blir endret, til kommunedirektør. Hovedutvalget for næring, drift og miljø Tilnærmet ingen endring. Forskrifter som er vedtatt er tatt inn og det foreslås at avslag innen jordloven/skogloven som er lagt til hovedutvalget, tas ut. Viltnemda er lagt inn som underutvalg til hovedutvalget, i samsvar med kommunestyrets vedtak 21.11.16. Hovedutvalget for oppvekst og kultur Side 14 av 25
Sak 4/17 «Organisasjonsendring for Habiliteringstjenester er inntatt i delegasjonsreglement ved at myndighetsutøvelse etter lov er flyttet fra O/K sin delegasjon, til H/S. Omsorgsutvalget I forbindelse med valget høsten 2007 vedtok kommunestyret å opprette to omsorgsutvalg. Det ene utvalget skulle ivareta oppgaver etter opplæringsloven, barnevernloven og barnehageloven og det andre ivareta oppgaver etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven. Omsorgsutvalgene var underutvalg til hovedutvalgene for O/K og H/S. Omsorgsutvalgene besto av 3 medlemmer valg av og blant hovedutvalgets medlemmer. Omsorgsutvalget for H/S ble nedlagt vedtatt lagt ned i 2011. Rådmannen vurderer at omsorgsutvalget for oppvekst også bør legges ned. Omsorgsutvalget er ikke et lovpålagt utvalg. Da omsorgsutvalget ble opprettet ble dette i hovedsak begrunnet i behovet for politisk styring, i forhold til å vurdere administrativ praksis, og for til å kunne samordne tjenestene best mulig. Dersom omsorgsutvalget legges ned vil oppgavene blir ivaretatt administrativt. Klagesakene behandles i 1. runde av kommunens fagfolk som vurderer saken opp mot de aktuelle myndighetskrav. Hvis vedtaket som påklages opprettholdes i sin opprinnelige form, sendes klagesaken videre til endelig behandling på fylkesnivå, og ikke som i dag hvor klagene skal gå via omsorgsutvalget først. Hvis fylkesnivået ikke er enig i kommunens vurderinger og skjønnsutøvelse, blir kommunens vedtak opphevet og sendt tilbake for ny behandling. Rådmannen vurderer at man i dag har gode saksbehandlingsrutiner og faglig dyktige saksbehandlere innenfor oppvekst, noe som også omfatter klagesaksbehandling. At klagesaker etter opplæringsloven, barnevernloven mv skal behandles i omsorgsutvalget før de oversendes fylkesmannen fører til økt saksbehandlingstid og at de som har påklaget en sak må vente lengre med å få svar på sin klage. Rådmannen vil fremheve at det er et stort fokus på å samordne ressursbruken knyttet til enkeltbrukere. Et av målene med organiseringen av B/U tjenesten var bla å bidra til bedre samordning av ressurser knyttet til enkeltbrukere. Rådmannen har forståelse for at politisk nivå ønsker å føre kontroll med de tjenester som kommunen yter ihht ovennevnte særlover, herunder kostnadene knyttet til disse. Dette ivaretas ved at administrasjon i forbindelse med månedsrapportering innen økonomi, og budsjettrapportering til Side 15 av 25
Sak 4/17 hovedutvalgene, orienterer om saksmengde, antall klagesaker og ressurssituasjon i tjenesteområdet. Omsorgsutvalget ser ut til å ha hatt, (er usikker på om det er protokoll fra alle møtene): Ett møte i 2016 med 3 saker, 2 møter i 2015 hvor det har vært orienteringssaker, 1 møte i 2014 med informasjonsaker, 1 møte i 2013 med 3 saker og to møter i 2012. Ut fra det ovennevnte vil rådmannen tilrå at omsorgsutvalget for oppvekst nedlegges med virkning fra 01.01.17 Hovedutvalget for helse og sosial «Organisasjonsendring for Habiliteringstjenester er inntatt i delegasjonsreglement ved at myndighetsutøvelse etter lov er flyttet fra O/K sin delegasjon, til H/S. Formuleringen vedr klager, er endret i tråd med lovverk og dagens praksis Hovedutvalget oppnevner representanter til helseinstitusjonenes styrer. Punktet anses ikke relevant lenger, da helseinstitusjonene ikke har styrer, og punktet fjernes Lov om folkehelsearbeid tas ut, de enkelte paragrafer er delegert til kommuneoverlegen og rådmannen. For øvrig er nye lov/forskriftsendringer tatt inn, merket med blått. Delegasjon til ordføreren Hovedutvalgsledere Ingen endring, kun en henvisning til økonomis belastning der søknader innvilges. Delegasjon til rådmannen Det er foretatt en presisering av rådmannens myndighet innen personal og organisasjonssaker i samsvar med den delegasjon rådmannen er gitt. Henvisningen til finansreglementet er tatt ut, da nytt finansreglement vil blir fremlagt for kommunestyre. Under avsnittet: økonomisaker kjøp avtaler der det foretatt korrigeringer i samsvar med vedtatte reglement innen innkjøp. Endring/nytt lovverk er inntatt Side 16 av 25
Sak 4/17 Rådmannen anbefaler at kommunestyret vedtar vedlagte delegasjonsreglement for valgperioden 2015 2019. Videre anbefaler rådmannen at kommunestyret vedtar at omsorgsutvalget for O/K nedlegges med virkning fra 1. januar 2017 og oppgavene overføres til rådmannen. Side 17 av 25
Sak 5/17 SAMMENHENG MELLOM MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN OG FRAVÆR/NÆRVÆR Saksbehandler: Wenke Nilsen Arkiv: 420 &32 Arkivsaksnr.: 16/1974 Saksnr.: Utvalg Møtedato 45/16 Administrasjonsutvalget 23.11.2016 Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget tar orienteringen til etterretning SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Andre saksdok.: Bakgrunn: Viser til vedtak i adm.utvalget hvor administrasjonen blir bedt om å går dypere inn i medarbeiderundersøkelsen og se om det er noen sammenheng mellom respons på medarbeiderundersøkelsen og andre faktorer som f.eks fravær/nærvær. Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Arbeidsgruppen har startet analysearbeidet av resultatet fra 10-faktorundersøkelsen å sammenligne disse med nærværstallene for 2016. Side 18 av 25
Sak 5/17 For å få et helhetlig bilde, har vi vagt å se på resultatene fra 2014 og fram til 2016, samt nærværstallene for 2014,2015 og 2016. Selve analysegrunnlaget som vi skal arbeide videre med, bygger på resultatene fra 2016. Foreløpig har vi utarbeidet tre kategorier som vi sortert virksomhetene/avdelingene inn i: «Grønn»: Nærvær over 90 % og høy scor på 10-faktor (over gjennomsnittet som er 4,2) «Gul»: Rød på en av kategoriene, enten nærvær eller 10-faktor. «Rød»: - Nærvær under 90 % og lav score på 10-faktor (under snitt) Til sammen blir det 82 virksomheter/avdelinger hvor vi har tall både på nærvær og resultat fra medarbeiderundersøkelsen Kategori grønn: I tillegg til ASU, så er 22 virksomheter/avdelinger som fordeler seg på følgende tjenesteområdene: Oppvekst og kultur:10 virksomheter Helse og Sosial: 7 virksomheter/avdelinger. Fellestjenesten: 2 avdelinger Drift og Utbygging: 3 virksomheter/avdelinger Kategori gul: 32 virksomheter/avdelinger som fordeler seg på følgende tjenesteområdene: Oppvekst og kultur:16 virksomheter Helse og Sosial: 13 virksomheter/avdelinger Fellestjenesten: 1 avdelinger Drift og Utbygging: 2 virksomheter/avdelinger Av disse er det 11 som skårer lavt på medarbeiderundersøkelsen og 21 som skårer lavt på nærvær. Kategori rød: 26 virksomheter/avdelinger som fordeler seg på følgende tjenesteområdene: Oppvekst og kultur: 7 virksomheter Helse og Sosial: 13 virksomheter/avdelinger Fellestjenesten: 3 avdelinger Drift og Utbygging: 3 virksomheter/avdelinger Side 19 av 25
Sak 5/17 Videre Arbeid: Arbeidsgruppen har valgt å prioritere analysearbeidet på de virksomhetene/avdelingen som kommer inn under kategori rød. Pr. i dag har vi ikke avklart hvilke metoder som kommer til å bli tatt i bruk, men det vil være naturlig å starte med å følge opp den enkelte virksomhets- /avdelingsleder der vi sammen finne ut hva som er utfordringer og hva de trenger bistand til. Områder som vil komme til å bli berørt vil være: Mestringsorientert ledelse Hvordan vektlegges arbeidsmiljøet som et forebyggende tiltak. Oppfølging av sykefraværet og sykemeldte, hvordan praktiseres rutinene. Alta kommune er invitert av KS og NAV til deltakelse i IA-ledelse 2.0, et felles arbeid for å få ned sykefraværet. Kunnskapsgrunnlaget bygger på KS `guid til god ledelse og 10-faktor KS sin medarbeiderundersøkelse. I dette arbeidet vil virksomhetene på Helse og Sosial og alle barnehagene delta. Her vil 23 av de 26 virksomhetene som kom inn under kategori Rød bli fulgt opp. De resterende 3 virksomhetene/avdelingene vil bli fulgt opp, om en på en annen måte. 18 virksomheter/avdelinger som kommer inn under kategori Gul vil også delta i NED med sykefraværsarbeidet. Dermed vil flere enn de prioriterte virksomhetene/avdelingene bli delaktig i vårt arbeid. Side 20 av 25
Sak 6/17 PROSJEKT HELTIDSKULTUR I ALTA KOMMUNE - STATUS PR JANUAR 2017 Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 403 Arkivsaksnr.: 17/218 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Arbeidsmiljøutvalget 6/17 Administrasjonsutvalget 23.01.2017 Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget tar orientering om status i Prosjekt heltidskultur til etterretning SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: ingen Andre saksdok.: Bakgrunn: Alta kommune igangsatte et «Prosjekt heltidskultur» i februar 2015 etter flere vedtak i politiske utvalg om turnus og heltidsstillinger. Prosjektmandatet ble vedtatt i februar 2015. Det ble i første omgang valgt ut 3 piloter, men den ene piloten fra Barn og ungetjenesten trakk seg ut av prosjektet ut fra driftsmessige forhold. De to gjenstående piloter er Kongleveien 35 (1 enhet i boligen) i virksomhet Bistand og Sandfallet 2 (boligtiltak) i virksomhet Sykehjem. Begge piloter har tatt i bruk ny turnus med alle eller bortimot alle har heltidsstillinger. Sandfallet i februar i 2015 og Kongleveien i sommer 2016. Vi har kartlagt en del forhold ved oppstart av prosjektet, og skal kartlegge ved prosjektets slutt: Antall ansatte, fast og årsverk Gjennomsnittlig stillings% Bemanningsplan Kompetansesammensetning Turnusplan Side 21 av 25
Sak 6/17 Kvalitet på tjen.,brukers behov Budsjett, totalt, lønn (fast, vikar, overtid) Rekruttering og turnover HMS (avvik, skader, vold, trusler m.m.) Nærværs % Fravær fordelt på kategorier Medarbeiderundersøkelse score Medvirkning Ansvarsfølelse, lojalitet ol Fritid Søvn Adm. tid, ledelse, Helsesjekk av ansatte Bl.a. er det sendt ut spørreskjema til ansatte ved start og nå ca midtveis. Vi har p.t. fått inn svar fra Kongleveien og vil i nærmeste framtid få inn svar fra Sandfallet. Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Det vil bli gitt en mer utfyllende orientering i Administrasjonsutvalgets og Arbeidsmiljøutvalgets møter om hvilken turnus man har iverksatt og om hvordan lederne ved boligene ser på effekten av endret turnus og heltidsstillinger. Så langt ser vi i Kongleveien: - De ansatte uttrykker større tilfredshet på de fleste områder med ny turnus, jfr. svar på spørreskjema. - Positiv effekt for beboer - Rekrutteringsutfordringer «forstyrrer» prosjektet noe - Nærværet har økt betraktelig - Turnusen passer ikke for alle - Usikkerhet om langtidseffekten av så lange vakter (14,5 timer i 7 dager) Så langt fra Sandfallet: - Stor tilfredshet i starten av ny turnus. Endret beboersituasjon har gjort at noen av de ansatte syns lange vakter blir for krevende - Vanskelig å konkludere om nærvær, da det har vært noe fravær som ikke er arbeidsrelatert. Ting tyder på at nærværet har økt som følge av ny turnus. Mao. ser vi at vi har ulike erfaringer med endret turnus i de to pilotene ut fra at situasjonen er forskjellig ved boligene. Erfaringer både hos oss og i andre kommuner tilsier at turnus med Side 22 av 25
Sak 6/17 langvakter ikke vil passe for alle driftsformer og ansatte. I virksomheter med krevende brukere vil antakelig lange vakter bli for slitsomt i lengden. Vi har ikke evaluering av alle overnevnte punkt nå, kun en mindre midtveisevaluering. Det vil utarbeides en rapport når prosjektperioden i 2. halvår 2017 er over. Her vil vi synliggjøre mange av de faktorene i listen overfor som vi mener er viktig å evaluere. For øvrig skal en ressursgruppe for turnus/arbeidstid nå i gang med å utarbeide forslag til overordnede retningslinjer for turnus i Alta kommune. Gruppa skal også utrede om det skal etableres noen ressurser på overordnet nivå som skal jobbe med turnusplaner i lag med lederne ute i virksomhetene og hvordan vi evt. skal organisere dette arbeidet. Side 23 av 25
Sak 7/17 INNSPILL KS DEBATTHEFTE Saksbehandler: Karin Kristensen Arkiv: 510 Arkivsaksnr.: 16/5426 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/17 Administrasjonsutvalget 23.01.2017 Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget støtter rådmannens innspill til KS debatthefte 2017. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Notat med drøftinger og innspill KS debatthefte Bakgrunn: KS inviterer årlig kommunene til å komme med innspill i forbindelse med fylkesvise strategikonferanser. Temaene er noe ulik fra år til år, men omhandler fagområder som arbeidstidsordninger, forhandlinger, pensjon - det vil si lønns- og arbeidsvilkår. I Alta kommune er man blitt enige om at våre innspill drøftes i administrasjonen, før man behandler innspillene som egen sak for politiske representanter i administrasjonsutvalget for å få politisk forankring av innspillene. Vedtak etter kommunal behandling sendes KS Finnmark innen 6. februar 2017. Vedtakene skal legges til grunn for sak om forhandlingsmandat fra KS Fylkesstyre som vil bli behandlet 15.feb 2017 ved avslutning av strategikonferansen. Høring/merknader: Debattheftet er oversendt kommunene i november 2016, og er videreformidlet internt til de aktuelle tjenesteområdene i kommunen. Innspillene fra tjenesteområdene har vært drøftet i rådmannens lederteam og ligger til grunn for Alta kommunes uttalelse. Vurdering: Debattheftet tar opp viktige og tunge faglige tema knyttet til kommunal sektor. Alta kommune gir sine innspill i tråd med vedlagte notat. Rådmannen vil fortsette arbeidet internt, bl.a. for å avdekke om vi i etterkant ønsker å komme med presiseringer, tilrådinger eller konkrete ønsker overfor KS som vår representant sentralt. Rådmannen sørger for at administrasjonsutvalget blir orientert om denne prosessen. Side 24 av 25
Side 25 av 25 Sak 7/17