fra styremøte: 06/10 Mandag 10.mai Møtestart: 18,30 Møteslutt: 22,15 Til stede: Til stede: Thorvald, Petter, Torbjørn, Finn, Ingve, Arne Fravær: Nils, Knut Erik. Referent: Arne Nilsen Askøy Seilforening Sak.nr. Beskrivelse / Vedtak Ansvarlig Fris t 01/06 02/06 03/06 1. fra forrige møte ansvar Arne a. Godkjenning b. Trenger vi å skrive ned rutine for godkjenning og utlegging på web? 2. Økonomi ansvar Nils a. Status for hva vi har på konto b. Oversikt over hvem vi skylder penger c. Oversikt over hvem som ikke har betalt fakturaer medlemskap osv. d. Utfaktureringsrutiner hvordan holder vi kontroll på at alt blir fakturert ut? e. Utfakturering av Havn, elektrisitet, dugnad f. Annen utfakturering? SKSK, Seilmagasinet, utleie, g. Informasjon om betalingsterminal h. Info om søknader sendt i. Har vi behov for ekstern hjelp til direkte føring? j. Fremdrift medlemslån? k. 3. Arealplan ansvar Thorvald a. Arealplanen er lagt ut til høring, eget notat med forslag til vedtak ettersen- sendes til styremedlemmer inne en uke etter avholdt styremøte. Frist for melding av endringer etter mottatt referat er en uke. Etter dette publiseres referatet på web`en. Det er da godkjent. Utestående kundefordringer 450.000 På konto 580.000 Utestående 60.000 117 ubetalte medlemskontingenten for 2010. 44 utestående krav fra 2009 Purrebegyr på kr. 50,- innføres ved for sein betaling. Nils + Thorvald finner ekstern hjelp til føring av innkomne bilag, evt. hjelp til utfakturering. Bruk av betalingsterminalen er igang. Søknader om kommunale tilskudd per 1. mai er sendt. Kasserer har fullmakt til å kunne sende inkassovarsel på langsiktig ubetalte fordringer Arealplanen som nå er ute til høring medfører ulemper for ASF med tanke på forslag om nye industriområder. Vi prøver å få til et møte med Askøy kommune Side 1
04/06 05/06 des eller leveres på møtet. Saken gjelder at det er foreslått industriområde innerst i Kaggevikane og for øvrig er forslag fremlagt fra foreningen i liten grad etterkommet. Enn videre er reg.plan 96 for Seilsportssenteret og industri kun lagt inn med industridelen og ikke med seilsportsdelen. Seilingsområder i Hauglandsosen og andre områder er ikke tilstrekkelig ivaretatt. Kommunen ivaretar ikke Fylkesidrettsanleggets interesser tilstrekkelig. 4. Seilmakeren Doublehanded, - ansvar Finn info om: a. Seil tekniske avvikling b. Landarrangement 5. Sjøslaget ansvar Finn a. Seil tekniske avvikling b. Landarrangement Alle vet hva som skjer,det meste er under kontroll. Øyvind Skogen er regattasjef. Samarbeidsparter er klare. 4 personer i support til Skudeneshavn. 75 båter er påmeldt. Diskusjon i styret om vi skal arrangere Sjøslaget i år. Vedtak om at Sjøslaget 2010 avlyses. Innen oktober i år må vi ha avklart sponsor og neste års arrangement. 06/06 6. PR & sponsorarbeid ansvar Petter a. Info til medlemmene rutine hvordan sikrer vi at planlagt aktivitet gjennomføres er ambisjonene for høye? I tilfelle hvordan får vi informasjon ut til medlemmene fremover? b. Vedlikehold av web - sidene: i. Aktivitets kalender den er E - info ut den 15. og 1. i hver måned. (Petter og Arne) Kalenderoppdatering av Arne over aktiviteter. Side 2
nå tom men vi har mye aktivitet fremover som medlemmene ikke får informasjon om ii.pr- arbeid i tilknyting til kommende arrangement, før, under, etter og evt. annet knytet til akivitetene 1. Seilmakeren doublehanded 2. Sjøslaget 3. Askøy Rundt 4. Senere arr. 5. iii. Noe informasjon på webben bør oppdateres 1. Lovene 2. Oppdatering / systematisering av årsmøtedokumentene? 3. Siden med seilmagasinet oppdateres, obs. Vi kan vedlegge info / særtrykk med Seilmagasinet. Hvor er avtalen med Seilmagasinet, og hva omfatter den, bør den justeres? 4. Fjerne 2,4mR siden? 5. Nye sider? a. Hvordan finne ASF, sjøkart, veikart, vei Fredag 22.05 Korgfest for alle medlemmer? Askøy Rundt og sponsorarbeid. Arrangementsansvarlig for landarrangement er Harald Gjøsæter. Møte 3. juni Thorvald har utarbeidet kjørebeskrivelse og et kart over innseilingen til Askøy Seilsportsenter. Disse er publiserte på webben. Side 3
07/06 08/06 beskrivelse, parkering osv. 7. Komité Havn og Anlegg Ansvar Knut Erik a. Informasjon om pågående arbeider og økonomi: i. Innkjøp av vogn, lev. noe forsinket ca kost NOK 300 inkl. mva + transport NOK 13.000,-+mva ii.oppstart ny parkering, ca kost NOK 300 iii. Ferdigstilling båthall, inkl dører & port ca kost NOK 100 iv. Ferdigstilling Tak og takvinduer ca kost NOK 75 v.innkjøp EL-hovedtavle + kabling ca kost NOK 50 vi. Innkjøp vinduer og ytterdører ca kost NOK 250 grovt anslag vii. Montering utv. Brygge A ca kost NOK 25 Stålet er betalt viii. Montering T-stykker brygge B & C ca kost NOK 10 sveisearbeid, treverk m.m. 8. Medlemskap ansvar Arne a. Hvem tar seg av nye medlemmer med bekreftelse av medlemskap, utsendelse av grunn info osv? Anne Berit Apold + Arne Side 4
09/06 10/06 11/06 b. Forslag fra Tordis B. Nesse om støttemedlemskap Foreslår forslag til årsmøtet: i. Medlemmer som bor utenfor Hordaland fylke og som ikke seiler aktivt i foreningen eller har båtplass betaler medlemskap som for studenter og juniorer. 9. Komité aktivitet ansvar Ingve a. Klubbhuset i. Komité for tilsyn ii.utleieregler og priser b. Bemanning av komiteen c. Assistanse fra styret med å foreslå aktiviteter tilhøsten / vinteren d. 10. Forespørsel om seilkurs a. Forespørsel om vi gjennomfører seilkurs i. Forslag til vedtak: Det arbeides for at det settes opp års program for kurs, der det innarbeides faste kurs i seiling hver vår. Seilkurs våren 2010 er ikke tilstrekkelig forberedt og gjennomføres ikke. b. T&H kurs / NSF ref e-post med NSF v/ generalsekretæren siste dagen. 11. Komité seiling ansvar Torbjørn a. Arbeid med å finne ny leder / styremedlem - status Forslaget fra Thorvald tas videre til Årsmøtet. Seilmagasinet faktureres separat. Retningslinjer for utleie, både i og utenfor sesong utarbeides. Vi må gjøre direkte henvendelser til medlemmer om å bemanne komitèen. Direkte henvendelser til folk i båtene. Møte onsdag 26.mai klokken 19,00 Komite Aktivitet. Thorvald sitt forslag til vedtak her slutter styret seg til. Til høsten arrangeres seilkurs for nybegynnere og det lages en kursplan for 2011. Følger opp. Foreløpig er det ikke funnet ny leder. Side 5
b. Jolletreningen, status og videre arbeid c. Tilbud fra Feva klubben om medlemskap. Foreninger betaler NOK 100,- pr båt pr år. Forlag til vedtak: ASF tegner medlemskap i Feva klubben, Sekretær ordner formalitetene og post / korrespondanse går i kopi til komité seiling. d. Kjøp av optimistjoller, Forespørsel fra Karl Haugen om i. Kan vi foreta fellesinnkjøp av joller, det er vanskelig å skaffe brukte Forslag til vedtak: Vi undersøker om det kan kjøpes inn joller i bulk for salg til medlemmer, evt. til bruk på kurs og deretter videre salg til medlemmen. Saken utredes snarest mulig. ii.kan foreningens to jolle r på lager selges til medlemmer. Forslag til vedtak: De to optimistjollene som vi har på lager selges til medlemmer for NOK 25.000,- pr. stk (ca Torbjørn snakker med folk og løser praktiske problem. Ian, Bjørn Hanto og Jan Rune Hopland. Karl Petter Haugen. Petter Strømme. Håndsrekning er ønskelig Vi starter knøttekurs (under 8 år) etter nærmere avtale. Onsdag er treningsdag -(endres på aktivitetsplan) Forslag vedtatt Torbjørn undersøker med omliggende seilforeninger om mulig kjøp. Side 6
innkjøpspris), med klausul om forkjøpsrett til foreningen ved salg. iii. Kan foreningen subsidiere innkjøp av båter til medlemmene Vedtatt som foreslått 12/06 Forslag til vedtak: Foreningen har ikke som oppgave å subsidiere medlemmers kjøp av båter. 12. Parkering på området og forhold til naboer ansvar Thorvald a. I forbindelse med at vi nå anlegger utvidet parkering vil det være naturlig å lage noe regler for parkering på anlegget og p-plasser. Som utgangspunkt for dette foreslås nedforstående pkt. TH utarbeider på denne basis et forslag til regelverk som legges frem for styret. i. I utgangspunktet bør hovedanlegget bli fri for parkering, kun inn og utkjøring for av og pålessing. Av hensyn til jolleseiling og større aktivitet med hydraulisk vogn trengs bedre plass for å håndtere dette. Det er derfor ikke naturlig at biler parkeres Som foreslått Side 7
foran nøstene eller i området rundt klubbhusene. ii.for å sikre fremkommelighet for utrykningskjøretøy spesielt brannbiler som krever stor bredde - bør det innføres parkeringsforbud langs tilførselsveien og på møteplasser. iii. Parkeringsanleggene bør reserveres medlemmer som bruker seilsportanlegget. Andre bør henvise til Friluftsområdet. iv. Tilbud til naboer om reservert parkering på øvre park. plass mot mnd. avgift, utarbeides, ref vedtak i H&A. v.det bør vurderes om innføring av parkeringsoblat for kontroll. vi. Vi har fått forslag fra medlemmer at det bør vurderes bommer for p-anleggene og inn på hoved anlegget for å redusere unødvendig kjøring og fremmedparkering. Også i forhold til sikkerhet, fremkommelighet, for tyveri og for barn. Vi har bom automater fra Askøybroen lagret. Askøy Seilforening Side 8
13/06 14/06 13. Dugnadsrabatt i forhold til styret, a. Tidligere årsmøte vedtak lyder som følger: Styret og komitéledere fritas fra dugnadsplikt Hvordan skal det tolkes? Forslag til tolkning av vedtak: a)styrets medlemmer og komitéledere fritas for den økonomiske delen som knytter seg til de 15 timene pliktdugnad, dugnad opptjenes som for medlemmene med rabatt fra og med den 16. time. eller b) Styrets medlemmer og komitéledere fritas for den økonomiske delen som knytter seg til de 15 timene pliktdugnad, dugnad opptjenes med rabatt fra og med første time. 14. Eventuelt Komiteer som fritas fra dugnadsplikt er faste oppnevnte komiteer knyttet tilstyrets arbeidsområder. Ad.hoc. komiteer omfattes ikke. Det settes opp liste over de komiteer som ordningen omfatter. Som foreslått i punkt a Styret slutter seg til forslaget fra Havn og Anlegg sitt punkt 1 i referat av 14.april 2010 Knut Erik Hjort attesterer fakturaer fra Auctor Bergen. Side 9
Side 10
. Side 11