Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013
Agenda Intro NXC Godkjent Noark uttrekk og formidlingsløsninger for kommunale fagsystem Digitalisering av byggesaksarkiv et samarbeidsprosjekt med IKA Trøndelag NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 2
Hvem er NXC? NXC er et konsulentselskap som baserer alle sine løsninger på åpne standarder og åpen arkitektur. Etablert i Ålesund i 2000 Forvaltning av åpen kildekodeprodukter for våre kunder Etablert i 6 land : Norge, Danmark, Frankrike, Sveits, Ukraina og USA. Hovedkontor I Norge: Ålesund Distriktskontor: Oslo Selskapet eies av grunderne, Yngve Tvedt og Christian Lundvang 80 ansatte NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 3
INTRO - NXC Samarbeidet med KAI miljøet i over 12 år gjennom arkivplan.no HiOA v/ Thomas Sødring har de siste 2 årene utviklet en open source NOARK-5 kjerne NXC har tatt på seg ansvaret for å videreutvikle denne kjernen samt bidra til at den spres til brukerne NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 4
Godkjent Noark uttrekk og formidlingsløsninger for kommunale fagsystem NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO
Dagens situasjon - fagsystemer Ansvaret for a lage fagsystem uttrekk ligger hos kommunen kommunene har ofte ikke kompetansen som trengs for a lage slike uttrekk Ofte ikke-standardiserte system med ingen dokumentasjon Primærbehovet er a sikre danning, mens bevaring er ofte glemt. Kompetansen til a lage slik uttrekk finnes til en hvis grad hos IKAene, men det er varierende i hvilken grad dette er en rolle IKA ønsker a pa ta seg. Omfanget av et slikt arbeid er ukjent og hvordan dette materialet egentlig skal forvaltes i depot er også usikkert. Tilgjengelighet etter avlevering til depot? NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 6
Bevaring av fagsystem Bevaringssituasjonen er spesielt kritisk for dokumentasjon i spesialiserte fagsystemer Ingen fagsystemer (eller noark 4 sak/arkivsystem) har hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren Det samlede antallet bevarte datauttrekk utgjør om lag ett uttrekk per norske kommune for hele perioden på de 30 årene systemene har vært i bruk Av totalt 666 fagsystemer i Oslo kommune var få av systemene spesifisert med sikte på at det skulle foretas uttrekk av data NXC AS Oslo Ålesund www.nxc.no 7
Bruksområder for løsningen Uttrekk fra eldre fagsystem for langtidslagring og tilgjengeliggjøring av data. Digitalisering av papirarkiver Tilgjengelighet Forenklet saksbehandling Frigjøring av plass hos kommunene Mindre slitasje på papirarkivene Langtidsbevaring Noark 5 kjerne for fagsystem og sakbehandlersystem 8
NOARK5 FELLESKJERNE 9
Dots NOARK 5 Fokuserer på standarden en åpen kildekode kjerne for NOARK 5 Støtter alle strukturer i NOARK 5 standarden Databasen er enkel å forstå Opererer på 2 nivåer Deponering Dag til dag arkivdanning NXC supportere, vedlikeholder og videreutvikler
Dots NOARK 5 Avanserte søkefunksjonalitet Full tekst søk Amazon stil på søkeforslag Søkeforslag for alle databasefelt Muligheter for å indeksere ulike typer dokumenter Skalérbar
Hvordan er Noark 5 standarden fulgt i DOTS? 12
Fordeler med åpen kjerne Kommunene/IKA tar eierskap til sine egne arkivsystemer og data Ytelse > 263 000 saker/time Fleksibilitet Kostnadseffektivt (ingen lisenser, kan dele på kostnader for utvikling) Sikrer NOARK5 for alle fagsystemer Felles innlogging Felles søkemotor Integrasjon mot depotsystemer 13
NXC og ARKIV Vår visjon: Gjøre alt av dokumenter søkbare for publikum Ta vare på historien for fremtiden Supportere og vedikeholde dots kjernen Hovedutfordringer Store mengder gamle dokumenter er enten på papir eller innlåst i gamle saksbeh-/fagsystemer (behov for kostnadseffektive løsninger for dette skippertaket ) Daglig produksjon av dokumenter i mange fagsystemer er ikke koblet med en NOARK5 kjerne Mengden av ikke-tilgjengelige dokumenter øker hver dag 14
5 DIGITALISERING AV BYGGESAKSARKIV
16
Samarbeidsprosjekt Skanning og innsyn 1. Samarbeidsprosjekt mellom IKA Trøndelag og NXC AS 2. Trondheim, Klæbu og Malvik kommune stiller med data 3. Digitalisering av byggesakarkiv 1. Registrering 2. Skanning 3. OCR 4. Lagring i åpen noark 5 kjerne 5. Innsyn 17
Documaster skanning 100% webbasert skanningløsning Lagrer dataene i ønsket noark5 struktur Avanserte søkefunksjonalitet Full tekst søk Amazon stil på søkeforslag Søkeforslag for alle databasefelt Muligheter for å indeksere ulike typer dokumenter Skalérbar
3 lags arkitektur 19
Hva har vi gjort? Oppdaterte saksmappe med bygningsspesifikke data Navn, gatenavn, gårds og bruksnr etc Skrev en modul for å importere skannede byggesaker fra Trondheim kommunes arkiv Konfigurerte søket til å indeksere byggesaksfiler (pdfer)
21
DEMO NXC AS Oslo Ålesund www.nxc.no 22
NXC AS Industrigata 36 Grimmergata 5 0357 Oslo 6002 Ålesund Christian Lundvang Daglig leder 41 08 40 83 cl@nxcgroup.com