Ringsaker kommune Org.nr: 864950582 Vedlegg 5 Kontrakt Kontrakt mellom og heretter benevnt leverandøren 1. Avtalen omfatter levering av Rørleggertjenester og tilhørende materiell 2. Avtaleperiode 15.5.2015 14.5.2016 med mulighet for forlengelse på 1 + 1 + 1 år med samme vilkår. 3. Følgende betingelser gjelder for avtalen: Leveringstid produkter Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Leveringsbetingelser Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Betalingsbetingelser Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune 4. Avtalen består av denne underskrevne side og følgende vedlegg (rekkefølge viser dokumentrang): A. Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune B. Konkurransegrunnlaget C. Leverandørens tilbud 5. Kontaktperson hos leverandøren: Navn, tlf:, e-post:, adr:. 6. Kontaktperson for avtalen hos Ringsaker kommune: Ann Marit Holumsnes, innkjøpsrådgiver, tlf: 62 33 53 10, e-post: anho@ringsaker.kommune.no, adr: Postboks 13, 2381 Brumunddal. 7. Kontaktperson for oppdrag hos Ringsaker kommune: Lars Rostad, avdelingsleder ved enheten bygg og eiendom drift, tlf: 90 86 14 54, epost: lars.rostad@ringsaker.kommune.no, adr: Åsmarkvegen 3, 2390 Moelv. 8. Faktura Fakturaene skal sendes elektronisk (PDF-format eller i EHF-elektronisk handelsformat) til Ringsaker kommune. Kontaktperson for EHF-format er Ole Peder Jensen, regnskapssjef, tlf 62 33 54 49. Merking av fakturaer For Ringsaker kommune skal fakturaen merkes med oppdragets ordrenummer, et 6 sifret referansenummer, fullt navn og initialene til bestilleren. 9. Underskrift For Ringsaker kommune Brumunddal, den For.., den Espen Hvalby 1
Assisterende rådmann 2
Vedlegg A: Spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Arbeidsteam/tilbudt personell Det kreves at leverandør tilbyr et arbeidsteam for Ringsaker kommune. a) Tilbudt personell for de respektive kompetanseområdene skal være tilgjengelige for Ringsaker kommune i avtaleperioden. b) Eventuelle endringer i arbeidsteamet skal varsles minimum 2 måneder før endring inntrer. c) Kompetansen på arbeidsteamet skal opprettholdes gjennom hele perioden. Kontaktperson a) Oppdragsgivers hovedkontakt hos leverandør for avrop på rammeavtalen skal være den person som koordinerer firmaets aktiviteter innenfor rammeavtalen. b) Hovedkontakten har myndighet til ressursplanlegging og kontraktsinngåelse. Sertifiseringer og godkjenninger a) Det kreves at leverandøren opprettholder alle sertifiseringer og godkjenninger i avtaleperioden. b) Ved endringer i grunnlaget for sertifiseringer eller godkjenninger forplikter leverandøren seg til og kvalifiserer seg til de nyeste standardene for sertifiseringer eller godkjenninger til enhver tid. Ved samarbeid Ringsaker ønsker å forholde seg til en leverandør ved samarbeid. Ringsaker vil kun skrive kontrakt med avtaleansvarlig og kreve at det foreligger en samarbeidskontrakt mellom samarbeidspartnerne innen kontrakten underskrives. Hovedleverandør/kontraktspart er ansvarlig for arbeid gjort av underleverandører/samarbeidspartnere. Samarbeidskontrakt skal bekreftes ved eget vedlegg. Elektronisk handel Det kreves at leverandøren er villig til å motta bestillinger av oppdrag gjennom det elektroniske handelssystemet. Elektronisk faktura/kreditnota Det kreves at leverandøren forplikter seg til å sende fakturaer og kreditnotaer elektronisk i EHF format. Ordrebekreftelse a) Det kreves at leverandør skal oversende en ordrebekreftelse elektronisk ved alle bestillinger senest 48 timer etter bestilling. b) Ordrebekreftelsen skal inneholde et unikt ordrenummer for oppdraget. Ved bruk av kommunens innkjøpssystem skal ordrebekreftelsen inneholde kommunens ordrenummer. c) Ordrebekreftelsen skal minimum inneholde forventet leveringstidspunkt der dette ikke er avtalt ved bestilling, navn på kontaktperson hos leverandør og et prisanslag 3
d) Hvis leverandøren ikke kan utføre oppdraget innen den frist som oppdragsgiver angir, skal leverandør uavkortet gi tilbakemelding om dette til bestiller. e) Hvis oppdraget ikke kan utføres innen den frist som oppdragsgiver angir, står kommunen fritt til å benytte seg av andre leverandører. f) Det kreves at leverandør ved oppdrag over en uke leverer en komplett ordrebekreftelse som inkluderer alle kostnader som Ringsaker kommune vil bli belastet før oppstart av oppdrag. g) Ordrebekreftelsen skal sendes pr epost i hht en oversikt som oppdragsgiver utarbeider ved kontraktinngåelse. 4.8 FDV- dokumentasjon Det kreves at leverandør skal levere komplett FDV-dokumentasjon iht. siste gjeldene versjon av NS 3456 til Ringsaker kommune etter endt oppdrag. Dokumentasjonen skal inneholde alle nødvendige opplysninger for å kunne drifte og vedlikeholde anleggene optimalt. Det kreves at dokumentasjonen for hvert oppdrag må minimum inneholde: 1) Funksjonsbeskrivelser. 2) Detaljtegninger av installasjon. 3) Produktopplysninger. 4) Drift/vedlikeholds-instrukser med intervaller for kontroll og vedlikehold av de tekniske installasjonene. 5) Hvordan kontrollen og ettersynet skal utføres. 6) Eventuelle HMS-krav Dersom byggverket endres gjennom oppgradering eller ombygning, for eksempel ved at andre produkter og nye materialer kommer inn i byggverket enn de som er beskrevet i sluttdokumentasjonen, skal FDV- dokumentasjonen oppdateres iht. de endringer som er gjort. Skal sendes pr epost i hht en oversikt som oppdragsgiver utarbeider ved kontraktinngåelse 4
Dokumenter/materiale Det kreves at leverandøren skal kunne levere: a) Det kreves at leverandøren skal kunne levere all dokumentasjon digitalt samt i papirformat der hvor det er ønskelig. b) Det kreves at leverandøren skal kunne levere tegninger i DWG og PDF, gjelder også på detaljnivå. 4.9 c) Alle tegninger skal leveres i farger og ha en symbolbruk som gjør disse leselig også i sort/hvit-utgave. d) All dokumentasjon skal ivareta gjeldene lover, forskrifter, vedtekter, direktiver, retningslinjer og bransjenormer innen for gjeldene område. e) Det kreves at all materiale som utarbeides eller innhentes er, dersom ikke annet avtales, oppdragsgivers eiendom med alle rettigheter. 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 Skal sendes pr epost i hht en oversikt som oppdragsgiver utarbeider ved kontraktinngåelse. Kvalitet Det kreves at alle oppdrag skal være prosjektert og utført iht. siste gjeldene forskrifter, regelverk og direktiver. Leverandør/kontraktspart er ansvarlig for at eventuelle underleverandørers arbeider er utført i henhold til kravene over. Feil eller mangler Det kreves at dersom arbeid/oppdrag er prosjektert og/eller utført med dårlig/feil kvalitet, plikter leverandør uten opphold å rette opp feil og mangler uten kostnader for Ringsaker kommune. Det er oppdragsgiver eller omforent tredjepart som vurderer om arbeid er utført med tilfredsstillende kvalitet, dette er likevel ingen aksept for skjulte feil eller mangler som avdekkes på et seinere tidspunkt. Rent bygg Det kreves at leverandør skal gjennomføre oppdrag etter prinsippet om rent bygg. Dette vil si at det til enhver tid skal være ryddig og at leverandør skal ta med seg avfall/restmateriell underveis og etter endt oppdrag. Vareretur Det kreves at leverandør uoppfordret tar med seg gammelt utstyr kostnadsfritt ved utskiftninger. Kontroll og meldingsplikt Det kreves at leverandør gjennomfører enkel kontroll på oppdragsstedet samt melder tilbake til oppdragsgiver ved avdekte mangler ved brannvern, vann-inntrengning, skadedyr eller annen risiko for liv og helse og eiendom. Hvis avvik oppdages skal dette meldes inn elektronisk til oppdragsgiver umiddelbart. Endringsskjema Det kreves at endringsskjema skal benyttes for oppdrag når oppdragsgiver ønsker det. Egne kontrakter ved større avrop på rammeavtalen Det kreves at leverandør aksepterer at oppdragsgiver vil benytte norsk standard sine kontrakter ved større avrop på rammeavtalen. 5
Fakturering Det kreves at leverandør benytter følgende regler ved fakturering: a) Ved oppdrag starter fakturerbar arbeidstid med frammøte og avsluttes ved avreise fra oppdragssted. b) Oppmøtepris kan kun faktureres en gang pr oppdrag. c) Hvis ikke annet avtales skal overtid ikke godtgjøres utover timesatsene. d) Det faktureres etter en timepris som samsvarer med den kompetanse som kreves for det respektive arbeidet. 4.17 e) Det forutsettes at oppdrag blir gjennomført innenfor ordinær arbeidstid. Oppdrag utenom ordinær arbeidstid skal avklares med oppdragsgiver på forhånd. Eventuelle konsekvenser skal oppgis under samtalen. f) Ved oppdrag over en uke skal samkjøring prioriteres og dokumenteres i ordrebekreftelsen og fakturaen g) Det kreves at leverandør sender en faktura for hvert oppdrag. h) Miljøgebyr skal spesifiseres på fakturaen. i) Garantibevis skal vedlegges fakturaen som eget vedlegg j) Kampanjepriser som er rimeligere en avtaleprisene skal komme Ringsaker kommune til gode. 4.18 4.19 4.20 Viderefakturering Ringsaker kommune aksepterer ingen form for påslag eller gebyrer ved viderefakturering av underleverandørers arbeid. Kontraktsparts tilbudspriser skal gjelde for underentreprenører/samarbeidspartnere. Fakturakontroll Leverandør plikter ved kontroll av rammeavtalens priser å dokumentere netto innkjøpspriser på materiell og utstyr i form av fakturakopi fra grossist evt. grossist avtale. Dette gjelder også ved bruk av underentreprenører/samarbeidspartnere. Prisregulering Prisregulering av timepriser Alle timepriser skal være fast i rammeavtalens grunnperiode (1 år). Deretter kan prisene årlig reguleres. Indeksregulering gjøres i henhold til SSB sin lønnsindeks for bygge og anleggsvirksomhet. Tidspunkt som legges til grunn for reguleringen er ett år før grunnperiodens utløp. Prisjusteringer skal varsles i hht alminnelige innkjøpsvilkår. Prisregulering av materiellpriser Priser på materiell, jf. vedlegg 6 Sammenligningsgrunnlag, skal som utgangspunkt være faste i rammeavtalens grunnperiode (1 år), men det åpnes for at prisene på materiell kan reguleres opp til maksimalt +/- 5 % for hele grunnperioden per produkt. 6
Deretter kan prisene indeksreguleres for en ny periode på ett år. Indeksregulering gjøres i henhold til SSB sin prisindeks for engroshandel underområde engroshandel med spesialisert vareutval elles. 4.21 4.22 Tidspunkt som legges til grunn for reguleringen er ett år før grunnperiodens utløp. Prisjusteringer skal varsles i hht alminnelige innkjøpsvilkår. Informasjon om kampanjer Leverandør forplikter å gjøre oppdragsgiver kjent med kommende kampanjer hvor produkter er rimeligere enn nettoprisen. Deler/materiell på kjøretøy Det kreves at leverandør har et delelager på kjøretøyene som tilbudt personell benytter. Delelageret skal minimum inneholde produkter til å løse de mest vanlige oppdragene for Ringsaker kommune. Ved avreise til oppdrag for Ringsaker kommune skal kjøretøyet inneholde materiell/deler tilpasset bestilt oppdrag. Bestilling av varer hos leverandør Det kreves at leverandør enten 1. Har egen nettbutikk hvor oppdragsgiver kan bestille varesortimentet som denne rammeavtalen omhandler 2. Oppretter minimum tre kundenr for oppdragsgiver til bruk hos leverandørs grosistleverandører innen det varesortimentet denne rammeavtalen omhandler 4.23 Nettsidene må som minimum ha følgende kvaliteter Språk: Norsk Avtalens enhetspriser Mulighet for å lage handleliste/merke favorittprodukter Mulighet for å angi ønsket leveringsdag Mulighet for å angi ønsket faktureringskode/id/merking Mulighet for å angi ønsket leveringssted Vise ordrehistorikk for kundenr Behandling av bestillinger Det kreves at leverandør eller leverandørs grossist kan motta og behandle bestillinger inntil kl. 15 virkedagen før levering. Det kreves at leverandør eller leverandørs grossist kan levere minimum 3 faste dager i uken. Henting av varer i butikk/lager Det kreves ikke at leverandør har en butikk/lager i Ringsaker kommune, men i de tilfeller hvor leverandør har en butikk/lager i Ringsaker kommune skal følgende rutine benyttes når personell fra oppdragsgiver henter varer hos leverandør. 4.24 Det kreves at leverandør sjekker ID (kommunens ID kort) ved henting av varer. Strekkode på klisterlapp som inneholder grunnopplysninger på hentende personell kan benyttes. Ved valg av slik løsning skal dette bekostes av leverandør. Alle bestillinger, ordrebekreftelser og fakturaer skal påføres følgende opplysninger: 1. Bestillings/ordrenummer 7
2. Ansvar-initialer-objekt/prosjekt 3. Fullt navn på bestiller/henter 4. Signatur til bestiller/henter 4.25 4.26 4.27 4.28 4.29 4.30 4.31 4.32 Vaktordning a) Det kreves at leverandør har en døgnkontinuerlig vaktordning for utrykning ved behov for umiddelbar hjelp. b) Det kreves at leverandør har kun et kontaktpunkt/telefonnummer for vaktordningen. Opplæring Det kreves at leverandør etter endt oppdrag gjennomfører opplæring av personell i Ringsaker kommune i de tilfeller hvor oppdragsgiver ønsker dette. Taushetserklæring Det kreves at personell som skal gjennomføre oppdrag på denne avtalen må underskrive taushetserklæring. Vedlegg 3 Taushetserklæring. Underskrives ved avtaleinngåelse samt løpende i avtaleperioden ved endring i tilbudt personell. Evalueringsmøter Tilbyder forplikter seg til å gjennomføre evalueringsmøter med oppdragsgiver der målsettingen er utvikling av avtalen. Skjema for leverandørsamtaler skal benyttes som grunnlag for møtet. Møtefrekvens: minimum 1 ganger pr. år Statistikk Det kreves at leverandør leverer statistikk minimum 1 gang i året i forkant av leverandørsamtalen. Statistikken sendes til avtaleansvarlig. Statistikken skal som minimum inneholde bestillingsenhet, ordrenummer, artikkelnr, pris pr enhet, vare/produktoversikt med antall pr enhet, varegruppe og antall arbeidstimer for brukte timesatser. Det kreves at leverandør merker nettoprodukter i statistikk. Implementering av avtalen Det kreves at leverandør gjennomfører oppstartsdag i samarbeid med oppdragsgiver. Målet for disse dagene er at bestillerne skal bli kjent med tilbudt personell og avtalen. Lønns- og arbeidsvilkår Det kreves at leverandør følger norske bestemmelser i forhold til lønns- og arbeidsvilkår. Leverandør er ansvarlig for eventuelle underentreprenører/samarbeidspartnere som benyttes på oppdrag for Ringsaker kommune. Leverandør skal ved kontroll dokumentere at bestemmelsene overholdes. Lærlingeordning I tillegg til at leverandør skal være en offentlig godkjent lærebedrift, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 11(3) kreves det at leverandører jevnlig faktisk engasjerer lærlinger i kontraktsperioden. 8
4.33 4.34 Prøvetid Det kreves at leverandør aksepterer en prøvetid på 6 måneder(utvidelse i forhold til pkt 2.3 i alminnelige innkjøpsvilkår). Anser oppdragsgiver at leveringene ikke svarer til tilbudet, kan avtalen sies opp med umiddelbar virkning. Forlenget prøvetid kan også være en mulig løsning. Mangler og reklamasjon Oppdragsgiver anser følgende punkter som mangler utover beskrevne punkter i pkt 2.9 i alminnelige innkjøpsvilkår: 1. Manglende oppmøte ved avtalt leveringsdag 2. Manglende ordrebekreftelse 3. Forsinkelser på avtalt arbeid 9
Vedlegg B: Konkurransegrunnlaget (Se egne dokumenter) 10
Vedlegg C: Leverandørens tilbud (Se egne dokumenter) 11