Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Gulen kommunehus, rådsalen Dato: 28.04.2017 Tid: Kl. 10:15-14:30 Faste representantar som møtte: Jarle Nordgulen Margrethe Thune Trædal Marit Austgulen Wick Sakliste Sak nr. Sakstittel 07/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 08/17 Skriv og meldingar 09/17 Rådmannen informerer om status for NORM-midlar 10/17 Rådmannen informerer om oppfølging etter Fylkesmannen sin tilsynsrapport med Gulen kommune som barnehagemyndigheit 11/17 Forvaltningsrevisjon: Inntektsområdet - rapport 12/17 Forvaltningsrevisjon: Vedlikehald av bygg/eigedom - tinging 13/17 Informasjon om organisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane 14/17 Oppfølgingsliste 2-2017 15/17 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat v/audhild Ragni Vie Alme KRYSS Revisjon v/terje Førde (heile møtet) og Charles Litsheim (sakene 07-12/17) Rådmannen v/ass.rådmann Harald Haugejorden (heile møtet), og kommunalsjef for oppvekst Jan Ove Einebærholm i sak 10/17. Underskrifter: Margrethe T. Trædal Jarle Nordgulen Marit Austgulen Wick
07/17: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. GUL- 07/17 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 08/17: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande. Kontrollutvalet deltek ikkje på FKT sin fagkonferansen 7.-8. juni. Kontrollutvalsleiaren vil delta på Kontrollutvalsdagen 15. juni, og SEKOM-sekretariat melder på til FKT. GUL- 08/17 VEDTAK: Skriv og meldingar vert teke til vitande. 09/17: Rådmannen informerer om status for NORM-midlar Kontrollutvalet tek informasjonen om status for NORM-midlar til vitande. Rådmannen v/ass.rådmann Harald Haugejorden møtte og informerte om status for NORM-midlar. GUL- 09/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen om status for NORM-midlar til vitande. Side 2
10/17: Rådmannen informerer om oppfølging etter Fylkesmannen sin tilsynsrapport med Gulen kommune som barnehagemyndigheit Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen til vitande. Rådmannen v/ass.rådmann Harald Haugejorden og kommunalsjef for oppvekst Jan Ove Einebærholm møtte i saka. Kommunalsjefen informerte om plan for arbeidet med oppfølging av Fylkesmannen sin tilsynsrapport med Gulen kommune som barnehagemyndigheit. GUL- 10/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen til vitande. 11/17: Forvaltningsrevisjon: Inntektsområdet - rapport (Saka går vidare til kommunestyret). Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Inntektsområdet», frå KRYSS Revisjon datert 21.4.2017, og tek den til orientering. 1. Kommunestyret ber rådmannen følgje opp tilrådinga om å lage til skriftlege rutinar for tilskotsområdet. 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan 1.1.2018 om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådinga i rapporten. KRYSS Revisjon v/terje Førde og Charles Litsheim møtte i saka, og revisor gjekk gjennom rapporten. Rådmannen v/ass.rådmann Harald Haugejorden møtte i saka og kom med sine kommentarar. GUL- 11/17 VEDTAK: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Inntektsområdet», frå KRYSS Revisjon datert 21.4.2017, og tek den til orientering. 1. Kommunestyret ber rådmannen følgje opp tilrådinga om å lage til skriftlege rutinar for tilskotsområdet. 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan 1.1.2018 om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådinga i rapporten. Side 3
12/17: Forvaltningsrevisjon: Vedlikehald av bygg/eigedom - tinging Gulen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Vedlikehald av bygg/eigedom, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: 1. Har Gulen kommune politisk bestemte mål og planar for vedlikehald av kommunale bygg? 2. Har Gulen kommune system for planlegging og styring av vedlikehald av kommunale bygg? 3. Har Gulen kommune oversikt over tilstand på eigen bygningsmasse? 4. Vert det sett av midlar til vedlikehald av kommunale bygg i samsvar med kartlagt behov? 5. Rapporterer administrasjonen om utviklinga i vedlikehaldet av kommunale bygg til politisk nivå? Frist for levering av rapport: 1.3.2018 KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. KRYSS Revisjon v/terje Førde og Charles Litsheim møtte i saka. Revisor var usikker på om dette kunne gjennomførast som forvaltningsrevisjonsprosjekt, men kjem attende til det i samband med prosjektplanen. GUL- 12/17 VEDTAK: Gulen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Vedlikehald av bygg/eigedom, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: 1. Har Gulen kommune politisk bestemte mål og planar for vedlikehald av kommunale bygg? 2. Har Gulen kommune system for planlegging og styring av vedlikehald av kommunale bygg? 3. Har Gulen kommune oversikt over tilstand på eigen bygningsmasse? 4. Vert det sett av midlar til vedlikehald av kommunale bygg i samsvar med kartlagt behov? 5. Rapporterer administrasjonen om utviklinga i vedlikehaldet av kommunale bygg til politisk nivå? Frist for levering av rapport: 1.3.2018 KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Side 4
13/17: Informasjon om organisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Informasjonen frå revisor vert teke til vitande. KRYSS Revisjon v/terje Førde møtte og informerte om eventuell omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane. GUL- 13/17 VEDTAK: Informasjonen frå revisor vert teke til vitande. 14/17: Oppfølgingsliste 2-2017 Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. GUL- 14/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 15/17: Eventuelt 1. Kontrollutvalet ynskjer at rådmannen møter i neste kontrollutvalsmøte 23. mai og informerer om anbodsrutinar i Gulen kommune, jamfør sak 002/17 i Klagenemnda: Brekke bu- og omsorgssenter og Dalsøyra bu- og omsorgssenter. Klage vedk. tildeling av oppdrag på middagslevering. 2. Kontrollutvalet ynskjer at rådmannen informerer om tilsettingsprosessar i Gulen kommune i neste kontrollutvalsmøte 23. mai. Side 5