1 av 4 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 31.1.2013, kl. 08.30-11.00 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Dekanus Bjørn Hafskjold X Prodekanus forskning Åse Krøkje Prodekanus utdanning Anne Borg X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth Instituttleder Øyvind W. Gregersen X Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein Jone Valen Trovåg X Vara: Martin Eide Lien X Axel Lødemel Holene Vara: Venke Bonander X Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Sekretær/referent for ledergruppen: Martin Fjeldvær Prodekanus utdanning Anne Borg Instituttleder Øyvind W. Gregersen Jone Valen Trovåg Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Lise Sagdahl Andreas Slettebak Wangen (økonomi) Gorm Beck Kay Gastinger Magnar Hole
2 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møtet 17.1.12 ble godkjent med redaksjonelle endringer. Oppfølging av tidligere saker Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Det legges ut info om EU webside ang ekspertpanel. Vi sender inn utstyrssøknader i dag. SAKSKART Leiestedsordningen 08.30-09.10 orientering ved Lise Sagdahl. Saksvedlegg. Sentralt prosjekt i UHR er også på gang. Målet er å få en ny fullkostmodell hvor vi ikke opererer med skjulte, egenfinansierte, kostnader. Løsningen må være enkel for prosjektleder, i tråd med lover og regler og minst mulig administrasjon. Modellen må heller ikke være til hinder for samarbeid med andre eller dempe aktiviteten på laboratoriene våre. Inngangspris er avhengig av antall større enheter og utnyttelsesgrad i leiestedet dette skal avgjøres av enhetene. Vi har også muligheten til å skille prisene vi tar for ulike prosjekt med ulike brukere. Hvis vi kan dokumentere markedspris har vi muligheten til å prise bruk lavere enn kost (da tar vi tapet?). I oppdragsprosjekt må vi ta fullpris eller dokumentere markedspris. Hvis ikke må vi gjøre om prosjektene til bidragsprosjekt. Vi kan også beregne fastpriser der vi ønsker det, f.eks. en pris pr intern ph.d pr år. Dekanus: Modellen må skille tydelig mellom prisen som dekker kostnadene og prisen vi tar av kundene. Teknikere: Vi må vurdere nøye hvor mange av teknikere som skal føres i leiested eller som skal føres på timepris som ekstra arbeid. Asle: Hva er et godt drevet leiested høy aktivitet eller bunnlinje? Kay: Anleggsregisteret og avskriving belastes leiested trenger vi en regning for å dokumentere dette mot f.eks. EU? Dette må det ses nærmere på kanskje må anleggsregisteret drilles ned på instituttnivå. Hvis avskriving legges på leiested kan det bli utfordrende å få det til å gå rundt. Dekanus: Det er viktig at vi fører mest mulig av kostnadene på BOA aktiviteten. Lise: NFR kommer aldri til å gi prosjekter til det universitetet som priser seg billigst. Dette handler om god styring og kompetanse. Kay: Hvor mye av frie midler/handlingsrom bør institutt og fakultet sette av til forskning og infrastruktur. Lise: Kanskje koble sammen utstyr slik at det ivaretar konjunktursvingninger.
3 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Bjørn Munro: Hvordan skal vi dekke studentenes aktivitet? Lise mener at vi nå for første gang kan regne på hva studentene koster oss. Det blir en politisk diskusjon rundt hvordan dette skal dekkes inn og løses. Dekanus: Feltstasjoner bør inn som leiested og i samme modell. Det samme med verksteder. Lise: Fordel teknikerenes årsverk ut over på leiestedene, men vi skal ikke føre timer. Asle: Det er også en diskusjon om at hvis studenter ikke blir priset vil mange kunne sende studenter i stedet for forskere. Kay: Viktig at det er nasjonal samhandling på dette slik at vi ikke konkurrerer mot hverandre på ulike premisser. Leiested og overskudd: Hvis du driver oppdragsvirksomhet kan du ta overskudd (det vil si inkludere et påslag for fortjeneste ved fastsettelse av oppdragspris). Dersom virksomheten også inkluderer bidragsaktivitet er man derimot forhindret fra å ta fortjeneste. Bidragsprosjekter skal i utgangspunktet kun betale de faktiske kostnadene som dokumenteres, det er dog ikke noe krav om at prosjektene skal betale fullkost, det er mulig å yte egeninnsats slik at totale kostnader synliggjøres. Status på ph.d utlysninger Orientering ved Heidi Hugdal. Ingen saksvedlegg. Utlysningen er annonsert bredt og vi opplever god respons. Det er satt ganske strenge krav til søkerne. Søknadsfristen er 17.februar. Ang. stillingene som gjenstår: IFY vurderer felles annonse i mars for teoretisk fysikk for å spisse budskapet IBI vurderer felles utlysning for SFF, men er usikker på når dette kan skje. Dekanus: Vi prøver en ny felles utlysning i mars hvor vi grupperer stillingene etter de ulike fagmiljøene. Søknadsfrist settes til første eller andre arbeidsdag etter påske. Utlysning settes fire uker før. Fakultetet sender ut e-post til alle sistesemesters masterstudenter om stillingene IFY ønsker å løfte frem en utfordring ang kommunikasjon rundt SO stillinger. Når man får stillinger fra rektor går det mail fra rektor til prosjektleder men ikke til institutt/instituttleder. Dette bør utbedres. Dekani vedtak angående veiledning av ph.d Orientering ved Dekanus. Saksvedlegg. Vedtaket beskriver hvem NT ønsker skal være hovedveileder og medveileder. I tillegg er det en mulighet til å bruke en mentorordning som supplement. Hovedveileder skal i prinsippet være fast ansatt, men unntak kan gjøres for prof/førsteam II stillinger. Vi stiller samme krav til resten av NTNU som for oss. IKP: Spørsmål til hva som legges i definisjonen av aktiv forsker i punkt 5. Bør skrives om.
4 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet IKJ og IMT: Dette kan føre til at de akademiske kravene gjør at vi i noen tilfeller får dårlige medveiledere. Vi har flere eksempler på at det er gode medveiledere med ingeniørbakgrunn. Da må vi i stedet bruke mentorordningen for å sikre dette. Dekanus: Post docs kan ikke være veileder eller medveileder, men kan brukes som mentor slik at de får veiledningskompetanse. IMT: Trenger det å være samme medveileder hele perioden? Vi burde kunne bruke post.docs til dette slik at de kan merittere seg. Er mentorkompetanse anerkjent internasjonalt som pedagogisk erfaring? IKJ: Hvis en overingeniør med doktorgrad ikke kan merittere seg ved hjelp av veiledning vil dette redusere muligheten til kompetanseutvikling for den ansatte. IFY mener derimot at den ansatte tar et karrierevalg når de søker på en ingeniørstilling. I tillegg vil denne muligheten på sikt kunne vanne ut den frie konkurransen om vitenskapelige stillinger via utlysning. IBI: Når vi legger opp til dette hinderet for våre faste forskere, men ikke for SINTEF forskere, bør vi være klar over at vi gir den ansatte dårligere utviklingsmuligheter hos oss. Dekanus: Dette er juridisk begrunnet. IMT: Vi bør skille tydeligere mellom formelle krav og behovet for faglig støtte. Vi bør lage en ordning som er pragmatisk men som samtidig sikrer oss juridisk. Dekanus: I punkt fire skal det stå NTNU i stedet for NT. Punktet ang. Brønnøysundregisteret skal revideres. I punkt 3 åpner vi i tillegg for å bruke emeritus fra NTNU. Vedtaket vil ikke ha tilbakevirkende kraft. Vedtaket blir justert og sendes over til juristene for vurdering. EVENTUELT Instituttleder utlysning: Vi kan lyse ut stillingene før dekanus er tilsatt fordi det skal være en generell kravspec for instituttledere. Strategisamling: Legges sannsynligvis til september i stedet for juni.
1 Leiestedsmodell NT 31.01.13
2 Ny fullkost modell: TDI-modellen
3 Leiested hva er det i TDI modellen? 1. Laboratorier / verksteder Selve arealet og kostnaden for det 2. Utstyr / maskiner / fartøy Kostnadene for avskrivinger av vitenskapelig utstyr 3. Øvrige driftsmidler Kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter, etc. 4. Teknisk støttepersonell Lønnskostnad + indirekte kostnader ----------------------------------------------------------------------------------------------------- Samlede leiestedskostnader må identifiseres og prises Prosjektene kjøper leiestedstjenester i den utstrekning de har behov for slike tjenester Leiestedstjenester betraktes dermed som direkte kostnader i prosjekter
4 Føringer fra Forskningsrådet Prosjektene budsjetteres med totale kostnader egeninnsats synliggjøres Bevilgninger skal ikke kuttes hvis kostnader er dokumentert. Leiested viktig! NTNU må sikre at penger som bevilges til leiested faktisk benyttes til å betale for slike tjenester/kostnader (dokumentasjon)
5 En leiestedsmodell skal: være enkel for prosjektleder/forsker å bruke (budsjett og regnskap) være i tråd med lover og regler (herunder gi riktig pris på oppdragsvirksomhet) ikke medføre mer enn nødvendig administrativt merarbeid (registrering, fakturering) ikke legge unødvendige hindringer i veien for samarbeid med andre ikke dempe aktiviteten i laboratoriene (spesielt ikke internfinansiert aktivitet)
6 Kartleggingsfase Kartlagt ulike driftsmodeller og erfaringer: Kjernefasiliteter (DMF) NorFab/NTNU Nanolab (NT) NorTem (NT) Varmetekniske laboratorier (IVT) Perleporten (IVT)
7 Modell Inngangspris per time til leiested (lab/verksted område) Inkluderte leiestedskostnader: Areal (internhusleie) (hele lab./verksted, lager, støtteareal og trafikkareal) Utstyr alle avskrivninger (alle blå) Driftsmidler (alle blå) Lønn og indirekte kostnader for teknisk støttepersonell som drifter lab./verksted (NB: Kun andel av årsverk som ikke faktureres særskilt for operatørtjenester) Inngangspris per time = Fri bruk (blå) inkluderte leiestedskostnader antall større enheter x utnyttelsesgrad x 1628 Pristillegg for bruk (rød) Tilleggspriser: Teknisk støtte prosjekt, timepriser (som ikke inkludert i inngangspris) Påslag for utstyr som er ekstra kostbart i drift (rød): Tilleggspris per time = Pristillegg for ekstra teknisk bistand (timepriser) avskrivninger + driftsmidler + tekniker/operatør utnyttelsesgrad x 1628 *Utnyttelsesgrad gjelder både forskning og utdanning, 1628 er arbeidstimer per årsverk (EU).
8 Juridiske problemstillinger Moms på tjenester (bytte av tjenester med eksterne aktører) Offentlige anskaffelser (anbud, hvem kjøper inn utstyr?) Statsstøtte (subsidiering av partnere) Internhusleie
9 Noen utfordringer Prisfastsettelse «Det krever god moral å selge strikk i metervis!» To prislister? Oppdrag og annet Fastpriser? Forhåndsbetaling? Fakturering Fakturering kan begrenses til BOA-prosjekter for å redusere administrativt merarbeid. Avskrivninger utstyr anleggsregister må bli bedre Bare BFV, ikke BOA, medregnet i TDI modellen