Forslagshefte til årsmøtet

1 Forslagshefte til årsmøtet (inneholder forslag til klubbens årsmøtet fra styret, vedtatt i styremøte 6.februar og 20.februar 2017) Møtets dagsorden 1. Godkjennelse av de stemmeberettigede 2. Godkjennelse av innkalling, sakliste og forretningsorden 3. Valg av årsmøtefunksjonærer: dirigent og referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen 4. Behandling av Fotballklubbens årsmelding 5. Behandling av Fotballklubbens regnskap i revidert stand 6. Behandling av innkomne forslag og saker fremmet av styret 7. Fastsettelse av medlemskontingent 8. Behandling og vedtak av klubbens budsjett 9. Behandling/revisjon av Klubbhåndboka 10. Valg: Valgkomiteen legger fram forslag til nytt styre (se eget dokument for innstillingen) * Leder og nestleder * 5 styremedlemmer * 2 varamedlemmer Valg av valgkomité 11. Avslutning ved styrets leder Sak 3 Valg av årsmøtefunksjonærer Dirigent: Referent: Signere protokollen (2 stk): Jørgen Knapskog Olav Burkeland Besluttes i møtet

2 Sak 6: Innkomne forslag og saker Forslag til uttalelse fra styret: 1) Vedrørende oppløsning av idrettsalliansen Det vises til enstemmig vedtak fra årsmøtet i februar 2016, der Astor FK åpnet for oppløsning av idrettsalliansen mellom IL Astor, Astor ishochey og Astor Fotballklubb. Årsmøtet i Astor FK vil understreke behovet for snarlig avklaring i dette spørsmålet, og ønsker en prosess for oppløsing av idrettsalliansen mellom Idrettslaget Astor, Astor Fotballklubb og Astor Ishockeyklubb. Vi er kjent med årsmøtevedtak fra IL Astor 26.januar 2017, og deler de forutsetninger som ligger til grunn for dette vedtaket. Vedtaket forutsetter følgelig: o Positive vedtak om oppløsning på årsmøter også i [Astor Fotballklubb og] Astor Ishockeyklubb. o At Idrettslaget Astor, Astor Fotballklubb og Astor Ishockeyklubb drives videre uten å være i idrettsallianse. o At selve oppløsningen ikke fører til endringen i de enkelte klubbers drift. o At oppløsningen gjennomføres i løpet av 2017. Vedlagt forslaget til vedtak ligger vedtak fra årsmøte i Astor FK 2016 og IL Astor fra 2017: Vedlegg 1: Vedtak fra årsmøtet i Astor FK 2016: Vedrørende mulig sammenslåing med IL Astor Astor Fotballklubb er opptatt av å ivareta og videreføre den stolte historien som ble innledet ved etableringen av IL Astor den 24. november 1963. Derfor stiller årsmøtet seg positiv til en eventuell framtidig fusjon mellom IL Astor og Astor Fotballklubb, dersom idrettslaget skulle ha ønske om eller behov for dette i fremtiden. Det er årsmøtets vurdering at en slik sammenslåing av Fotballklubben og "moderklubben" vil kunne videreføre klubbhistorien, og legge et grunnlag for god drift framover. Årsmøtet gir styret i Astor FK fullmakt til å gå i dialog med IL Astor og eventuelt Astor Ishockeyklubb med sikte på en avklaring og eventuell iverksettelse av en prosess som kan medføre fusjon mellom FK og IL. En slik prosess vil måtte skje på IL Astor sitt initiativ. Årsmøtet i Astor FK mener prinsipielt at en slik sammenslåing kan være en god ide, og vår intensjon er sammenslåing av klubbene. Årsmøtet vil gi uttrykk for at en eventuell etablering av en veterangruppe ("Astors venner") kan være en måte å videreføre deler av IL Astor sin virksomhet på. Vi er innforstått med at dette må behandles på et årsmøte i klubbene, og er parat til å gå inn i en prosess med intensjon om fremtidig sammenslåing. Vedlegg 2: Vedtak fra årsmøtet i IL Astor (26/1 2017): Eventuell oppløsning av idrettsalliansen Årsmøtet i Idrettslaget Astor er positiv til og ønsker å legge til rette for at Astor Ishockeyklubb kan foreta en elitesatsing. Årsmøtet er enig i at idrettsalliansen mellom Idrettslaget Astor, Astor Fotballklubb og Astor Ishockeyklubb oppløses. Vedtaket forutsetter: o Positive vedtak om oppløsning på årsmøter også i Astor Fotballklubb og Astor Ishockeyklubb. o At Idrettslaget Astor, Astor Fotballklubb og Astor Ishockeyklubb drives videre uten å være i idrettsallianse. o At selve oppløsningen ikke fører til endringen i de enkelte klubbers drift. o At oppløsningen gjennomføres i løpet av 2017.

3 2 ) Ja til snarlig realisering av 11-erhall i Granåsen: på høy tid at Trondheim får en fotballhall For å sikre gode treningsvilkår for fotballen er det behov for mer innendørs spilleflate, særlig med dekke som er beregnet for fotball: kunstgress. Det er i dag innendørs fotballhaller i en lang rekke trønderske kommuner, og konkrete planer om ytterligere haller. Blant kommunene som per februar 2017 har bygget kunstgresshaller til glede for fotballen er Melhus, Malvik, Selbu, Lensvik, Rindal (Nordmøre, snart Trøndelag, men del av NFF Trøndelag). Den nyeste er 11-erhallen på Frøya som ble innviet i januar 2017, med to lag fra Astor FK som inviterte gjester. Dessverre har det så langt ikke latt seg gjøre å realisere innendørs fotballhall i Trondheim. Dette anser vi som synd, all den tid fotball er den suverent største idretten blant barn og unge, og i økende grad er å regne som en helårsidrett. Årsmøtet i Astor Fotballklubb mener det er på høy tid at det bygges en fotballhall også i Trondheim, og mener alle gode krefter nå må gå sammen for snarlig realisering. Vi ønsker bygging av en 11-er kunstgresshall i Granåsen, som både topp og breddefotball kan gjøre seg nytte av. Det er naturlig å bygge hallen i Granåsen blant annet fordi kommunen da kan gjøre seg nytte av flate og bygningsmasse under Ski-VM og andre arrangementer, og det vil bidra til å skape et et samlet idrettssenter i Granåsen. Dersom det er mulig å reise en slik hall i partnerskap mellom kommunen og ekstern aktør, som feks. Coerver Coaching, tror vi det kan være riktig vei å gå. Det er viktig at en hall ikke blir privatisert og kun for en enkelt klubb, men til glede for fotballen. Ideelt sett ønsker vi også en stor fotballhall nord/øst i byen, men vi mener det er viktig å realisere hallen i Granåsen mer eller mindre umiddelbart. Som den største rene fotballklubben for barn og unge i Trondheim ønsker vi å sihgnalisere stor utålmodighet, og at vi som klubb kan være villig til å bidra aktivt for realisering og eventuelt drift av en slik hall i Granåsen. Det er vi sikkert ikke alene om blant de mange klubbene i sør/vest Trondheim. 3. Astor FK skal bli NFF Kvalitetsklubb nivå 2 Årsmøtet i Astor FK stiller seg bak forslaget fra styret om å starte prosess for å bli sertifisert som NFF Kvalitetsklubb nivå 2. Styret vil være ansvarlig for framdrift og prosess. Det forutsettes forankring i klubben gjennom prosessen. 4) Løft for ungdomsfotballen i Astor FK På bakgrunn av klubbens visjon, "Varig fotballglede", ønsker Astor FK å iverksette konkrete tiltak for å motvirke frafall i ungdomsfotballen. Det er ønskelig å etablere robuste lag også i de eldre klassene, og det er en målsetning at det skal skje uten at det går ut over klubbens satsing på yngre årskull og barnefotballen. Ambisjon: Astor Fotballklubb sin ambisjon for ungdomsfotballen skal være: 1) Overordnet ambisjon: Bærekraftige Juniorkull i både jente- og ungdomsklassene 2) Divisjonsambisjon: Lag i 1.div pluss lag i 2/3.div alternativt et miljølag i 7 er serie

4 3) Utviklingsambisjon: Klubben ansetter klubbtrenere og spillerutvikler som ett ledd i å få kontroll på ungdomsfotballens retning og utviklingspotensial. Virkemidler: Nevnte ambisjon må følges av et sett med målrettede virkemidler: 1) Klubben fremholder sin ambisjon om å ansette spillerutvikler Spillerutvikler vil være ett viktig supplement for de ivrigste spillerne som i tillegg har ambisjoner 2) Klubben ansetter 2 trenere i ungdomsfotballen fra og med høstsesong 2017 Det anses som viktig å ha gode trenerressurser på plass. I første omgang må disse trenerne rettes inn mot de to eldste guttekullene, der utfordringene er størst. Vi ser at det ikke er samme akutte behovet i jentefotballen, og foreslår at klubben venter til neste sesong med å ansette trenere her. Jentefotballen bør kompenseres med høyere lagsstøtte fram til de begunstiges med klubbtrenere. Stillingene bør lyses ut før sommerferien 2017: 1 hovedtrener og 1 trener Lønn for klubbtrenere vil være henholdsvis 45.000,- og 20.000,- i året. Klubbens Sportslig leder ungdom og klubbens trenerutvikler vil ha den praktiske oppfølginga av klubbtrenerne, som rapporterer til Sportslig utvalg. 3) Klubben ansetter 1 seniortrener (herrer) Trenerstabilitet er minst like viktig for å sikre «neste års» seniorfotball som det er for ungdoms-fotballen. Det å ha et godt og stabilt seniorlag vil være av stor betydning for klubben og ikke minst for ambisiøse, sisteårs Juniorspillere. 4) Felles treningsleir i ungdomsfotballen Erfaringene med treningsleir er gode, både sportslige og sosiale. Det er ønskelig at det fra og med 2017/18 arrangeres en årlig felles treningsleir for alle spillere i alderen 14 19. Det foreslås at fast arrangør (lag) vil være G16 og J17, eventuelt med bistand fra Sportslig utvalg (SU). Det kan søkes om økonomisk støtte fra klubb (styrevedtak) til treningsleiren, som bør være til en fast tid på året og til samme sted hvert år. Struktur ved sammenslåing Klubben ønsker at det skal innføres tydelig organisatorisk struktur for lagsapparatene til sammenslåingslagene. Det skal være EN hovedlagleder Klubben skal ha ansatte hovedtrenere Klubben (SU) kaller inn lagene til to møter (forberedende og konstituerende) i forangående sesong.

5 6.2 Styrets forslag til datoplan 2017* Dato Aktivitet Sted Kommentar Mandag 27.februar Trenerforum/Årsmøte Astor FK Astorhuset Helga 4.-5.mars NFF Forbundsting Oslo Styreleder deltar Helga 10.-12.mars Astor SpareBank1 SMN Cageballcup Cageball Rosten/ 3T Mandag 13.mars Styremøte 1 Astorhuset Mandag 20. mars Årsmøte, Idrettsrådet i Tr.heim Spektrum 3 representanter Tirsdag 21.mars Sesongstart-treff Nyborg skole Må bestilles Mandag 27.mars Vår-dugnad & Handledag Nor- Astorbanen/huset Med forbehold om snø Contact Astorutstyr Mandag 3.april Styremøte 2 Astorhuset Søndag april (?) Sykkelreparasjonsdag (?) Må avklares, Olav Mandag 1.mai Kampdag 1 Miniserien Astorbanen Helga 6.-7.mai Astor 3v3-cup Astorbanen Mandag 8.mai Styremøte 3 Astorhuset Søndag 14.mai Kampdag 2 Miniserien Astorbanen 17.mai Folketoget Søndag 21.mai Kampdag 3 Miniserien Astorbanen Søndag 28.mai Kampdag 4 Miniserien Astorbanen Helga 2.4.juni Briskeby cup (klubbturnering Hamar 11/12-årslag) Mandag 5.juni Styremøte 4 Astorhuset Søndag 11.juni Kampdag 5 Miniserien Dalgård 24.-29. juli Dana cup (klubbturnering Hjørring, 13/14-årslag) Danmark Helga 12.-13. august Levanger cup Levanger Mandag 21.august Styremøte 5 Astorhuset Søndag 27. august Kampdag 6 Miniserien Astorbanen 2.-3. september Tine Fotballskole Astorbanen Søndag 3. september Kampdag 7 Miniserien Astorbanen Mandag 4.september Styremøte 6 Astorhuset Søndag 10. september Kampdag 8 Miniserien Astorbanen Søndag 17. september Kampdag 9 Miniserien Astorbanen Tirsdag 19.september Barnefotballkveld Astorhuset Søndag 24. september Kampdag 10 Miniserien Dalgård Søndag 1. oktober Minikamp-dag (6-årslag i Dalgård sonen) Mandag 2.oktober Styremøte 7 Astorhuset Oktober (dato?) Foreldreakademi Astorhuset Må avklares

6 Helga 27.-29. oktober Coerver Weekend/ Champions Astorbanen Academy Tidlig november Høst-dugnad Astorbanen Må avklares Mandag 6. november Styremøte 8 Astorhuset Søndag 26. november Sesongavslutning for Astor FK Sverresborg skole Mandag 4.desember Styremøte 9 Astorhuset Første uka i januar 2018 Ungdomsfotballkveld Astorhuset * Det er opp til årsmøtet og det nye styret å revidere vedtatt datoplan utover året.

7 Sak 7 - Fastsetting av medlemsavgift Fastsettelse av medlemsavgift Medlemsavgiften i Astor FK for 2017 er 250 kroner (samme nivå som i 2016). Astor FK opererer ikke med familiemedlemskap. Det er årsmøtets intensjon at medlemstallet skal øker og stabiliserer seg på 1.000 betalende medlemmer. Det krever fortsatt innsats på rekruttering av nye spillere og mobilisering av voksne støttespillere. Samtlige trenere som ikke er medlem i klubben skal oppfordres aktivt om å betale medlemsavgift, i tråd med føringene i Klubbhåndboka. Det er ønskelig med en gjennomgang av system for purring/innkreving for å optimalisere dette. I 2017 gjennomføres en mer aktiv oversikt over betalt medlemsavgift på de enkelte lag, og samtlige lagledere skal få oversendt oversikt over hvem som har betalt medlemsavgift 2 ganger (i juni og desember), slik at det kan purres skikkelig. Årsmøtet ønsker å holde treningsavgiftene på samme nivå i 2017 som i 2016.

8 Sak 8 - Vedtak om disposisjon av overskudd fra 2016 Årsmøtet i Astor FK er tilfreds med et driftsoverskudd på kr 498.702 i 2016, året etter at klubben nylig har investert i ny 7-erbane, som åpnet i oktober 2015. Det gode årsresultatet er en kombinasjon av stram økonomistyring og kontroll på utgiftssiden, samt høyere inntekter enn budsjettert på flere poster, blant annet kommunal drifts- og anleggsstøtte, grasrotandel, statlige LAM-midler og treningsavgift. Årsmøtet går inn for å disponere overskuddet på følgende vis: 100.000,- settes på Anleggsfond, for å legge grunnlag for forventet oppgradering av banedekket omkring år 2025. Årsmøtet ønsker at det hvert år framover skal settes av minst 100.000,- på Anleggsfondet, men det vil være opp til fremtidige årsmøter. Det resterende overskuddet fra 2016 overføres til klubbens egenkapital. Deler av det overførte overskuddet fra 2016 skal brukes på en offensiv satsing for ungdomsfotballen i 2017-18. Inntil 150.000,- av overskuddet fra 2016 kan brukes til ungdomssatsing etter vedtak i styret. Det er mulig å investere deler av overskuddet i en "målbod" og garasje/større bod, forutsatt at man får på plass en organisering av arbeidet og en god kombinasjon av profesjonelle fagfolk og dugnad.

9 Sak 9 - Revisjon av Klubbhåndbok Ny tittel Tittelen på dokumentet justeres fra "Klubbhåndbok 2015-2016" til "Klubbhåndbok 2017-2018". Endre undertekst til: "Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2015, oppdatert på årsmøtet 29. februar 2016 og 27.februar 2017." Endring i punkt 2 (Ta bort tabell + siste to setninger i siste avsnitt): Innledning Endre setningen til : "Den ble vedtatt på årsmøtet i Astor FK 23. februar 2015, og er siden oppdatert på årsmøtet i 2016 og deretter i 2017". Endre til: "Astor FK hatt økende medlemstall mer eller mindre uavbrutt i perioden 2002-2016. I 2016 ble medlemstallet 917 registrerte medlemmer, som er på samme nivå som i 2015. Det er en målsetning å passere 1.000 medlemmer, og det fordrer mer effektiv oversikt og purring av medlemsavgift på de enkelte lagene fra 2017." Punkt 3.5 (Tillegg, Sportslige mål) Nye kulepunkt: På bakgrunn av klubbens visjon, "Varig fotballglede", ønsker Astor FK å iverksette konkrete tiltak for å motvirke frafall i ungdomsfotballen. Det er ønskelig å etablere robuste lag også i de eldre klassene, og det er en målsetning at det skal skje uten at det går ut over klubbens satsing på yngre årskull og barnefotballen. Klubben skal på sikt ha robuste junior- og seniorlag i seriesystemet. 4.4 Hvem har ansvar for hva? Stryk siste linje i tabellen ("Minikamper").

10 7.2.3 Leder i husutvalget Punktet strykes da Husutvalget ikke lenger eksisterer 7.2.6 - endring Rollebeskrivelse Spillerutvikler Aktivt støtte og utvikle spillere i Astor FK som deltar på BDO-tiltak (kretslag) i ungdomsfotballen Bidra til økt kvalitet og sportslig utvikling i ungdomsfotballen i Astor FK gjennom bevisst utvikling av enkeltspillere, i samarbeid med hovedtrenere Bidra i samarbeid med trenerutvikler til at klubbens sportsplanen før best mulig kvalitet mhp treningsinnhold og spillerutvikling Representere Astor FK på spillerutvikler-tiltak i regi krets og forbund Øke egen og klubbens kompetanse ved å delta på kurs og kompetansehevende tilta Være bidragsyter i utvikling av sportsplanen med hensyn til spillerutvikling Formidle sportsplanens budskap om spillerutvikling, og bidra til etterlevelse Bidra til god dialog med krets/forbund/naboklubber i felles spillerutviklingstiltak Bistå styret og Sportslig utvalg i spillerutviklingssaker I samarbeid med Sportslig utvalg delta aktivt i spillerutviklingstiltak på tvers av årsklasser (ekstratrening, treningsleir el.) Bistå med hensyn til spørsmål om hospitering/differensiering på lag, ved behov Ungdomsfotball (13-19 år): Være tilgjengelig for ungdomstrenerne i spillerutviklingsøyemed o Samtale-/sparringpartner ved faglige og praktiske spørsmål o Bistå lagstrenerne med hensyn til spillerutvikling Se 3 kamper og treninger i hver årsklasse i løpet av året Spillerutvikler er medlem i Sportslig utvalg (SU) Funksjonen er betalt med inntil 20.000,- i året, etter levert timeliste. 7.2.8 Klubbtrener eldre årskull Fra sesongen 2017/18 er det ønskelig at Astor FK har ansatt hovedtrener og trener/ hjelpetrener i junior og seniorfotballen. Dette som et konkret tiltak for å styrke det sportslige tilbudet og motvirke frafall i ungdomsfotballen. Klubben har en sentral rolle i forhold til rekruttering og oppfølging, samt finansiering av disse trenerne. Rollebeskrivelse på disse rollene utvikles av Sportslig utvalg og deretter legges inn i Sportsplan og Klubbhåndbok.

11 7.4.1 erstatte kapittelet med 7.4.1 Sportslig Utvalg (SU) Sportslig utvalg (SU) har en nøkkelrolle i Astor Fotballklubb. Utvalgets viktigste funksjon er å sikre at de sportslige aktivitetene i klubben, på trening og i kamp, får god tilrettelegging fra klubbens side og at de utføres i tråd med intensjonene i klubbens Sportsplan og verdisettet til Norges Fotballforbund. SU skal bidra aktivt til å fremme god sportsånd, samt kvalitet i klubbens sportslige arbeid. SU er en viktig ressurs for klubben når det gjelder planlegging og gjennomføring av fotballaktiviteter gjennom året. SU er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av de aktiviteter som er beskrevet i årshjul for sportslig utvalg (se nedenfor), at disse gjennomføres til riktig tid og med god kvalitet. SU ledes av Sportslig leder barn (SLB) og Sportslig leder ungdom (SLU), som sammen utgjør klubbens sportslige ledelse og begge sitter i klubbstyret. SU består av 10-15 medlemmer. Utvalget konstituerer seg selv, og melder inn sammensetningen til styret. Medlemmene er normalt valgt for 2 år av gangen, om ikke annet er bestemt. Det er ønskelig med bredde og mangfold i utvalget. Praktiske/administrative arbeidsoppgaver, ref SU sitt årshjul 7.4.1.1, fordeles på utvalgsmedlemmene. Det er ønskelig at medlemmene i SU har erfaring både fra barne- og ungdomsfotballen, at både gutte- og jentefotballen i klubben er representert, og det bør tilstrebes at begge kjønn er representert. Det er viktig at utvalgets medlemmer har ønske om å bidra både operativt og strategisk, og er villig til å avsette tilstrekkelig med tid til i fellesskap å gjennomføre aktivitetene som er definert som utvalgets ansvar. Møtefrekvens og tidspunkt skal i størst mulig grad fastsettes på det første møtet. Det skal minimum settes opp fire faste møter i løpet av året. Arbeidsmøter o.a. gjennomføres etter behov mellom de representantene i SU som til enhver tid har definerte oppgaver iht. årshjulet. Det er en forutsetning at alle medlemmene i SU er motivert for å bidra etter beste evne, og utfører sine aktiviteter til rett tid slik at arbeidet fordeles og det blir minst mulig belastning på enkeltpersoner. Utvalgsmedlemmene skal blant annet dekke følgende roller som er viktige i klubben: * Keeperutvikler Ansvar: Gjennomføre Keeper-Xtra for unge keepere * Dommerkoordinator Ansvar: Opplæring, veiledning og administrering av klubbdommere * Trenerutvikler Ansvar: Praktisk fagressurs for klubbens trenere, oppfølging av oppstartskull * Spillerutvikler Ansvar: Utviklingsansvarlig på spillersiden * Påmeldings-ansvarlig Ansvar: Digitalt verktøy for påmelding/oppsett cup * Treningsøkta.no-ansvarlig Ansvar: Digitalt verktøy for trenerne i klubben * Kurs/kompetanseansvarlig Ansvar: Sikre at klubben deltar på alle kurs i kretsen

12 Blant de viktigste ansvarsområdene til Sportslig utvalg er: Understøtte klubbens drift ved å gjennomføre oppgaver gitt av SU sitt årshjul. Forvaltning, implementering og utvikling av klubbens Sportsplan. Ansvar for kvalitet ift. påmelding (Profixio) og sekretariatsfunksjon for de to cupene som arrangeres av Astor FK. Sikre gode prosesser knyttet til årlig lagsammenslåing for gutter 16 år/jenter 17 år og menn/damer Junior. Bidra til kompetanseheving gjennom å representere klubben på sportslig rettede kurs/seminar og annen skolering i regi av Fotballkretsen. Sikre best mulig utnyttelse av Astorbanen og støtte opp under kompetansefremmende tiltak klubben arrangerer. Sikre fokus på sportslig utvikling og bidra til å trekke motiverte folk i lagenes støtteapparat inn i sportslig arbeid i klubben. Følge opp klubbens dommerkoordinator, trenerutvikler og spillerutvikler. Planlegging og gjennomføring av Trenerforum i klubben to ganger i året, årlig Barnefotballkveld og Ungdomsfotballkveld Etablere miniserieutvalg og administrere påmelding og kampoppsett for Miniserien Sone Trondheim Vest Arrangere aktivitetshelg med 3 er fotball for 6-åringene i Sone Trondheim Vest Arrangere fotballskole og bistå oppstarterne med praktisk veiledning 7.4.1.1 "Årshjul for Sportslig utvalg" endres til: Årshjulet er en innretning som definerer de aktivitetene som medlemmene i Sportslig utvalg (SU) minimum skal gjennomføre i løpet av året. Alle medlemmene i SU dedikeres til en eller flere aktiviteter. Hver aktivitet har EN Aktivitetsansvarlig og mellom 0 10 Bidragsytere. Til sammen utgjør disse en aktivitetsgruppe Aktivitetsansvarlig har ansvar for at aktiviteten gjennomføres og står fritt til å delegere oppgaver til de andre medlemmer i aktivitetsgruppa. Det kan dukke opp andre aktiviteter i løpet av året, eksempelvis i dialog med daglig leder og klubbstyret, som overføres til Sportslig Utvalg for gjennomføring

13 (ALLE eksisterende tabeller i 7.4.1.1 erstattes av denne) 7.4.1.2 Medlemmer i SU, Klubb- og lagsfunksjon. Endres til:

14 7.4.3: Baneutviklingsutvalget Avsnittet utgår. Nytt avsnitt 7.4.3 Inkluderingsutvalget Inkluderingsutvalget har i oppgave å sikre at det jobbes godt og målrettet med inkludering i klubben. Astor FK ønsker å være inkluderende i alle ledd, og bidra til toleranse og mangfold. Dette er fastsatt i vårt verdigrunnlag, og er i tråd med Norges Fotballforbunds visjon om «fotball for alle». Inkluderingsutvalget skal bidra til at det tilrettelegges for at alle som ønsker å være med i vår klubb skal ha mulighet til det. Gjennom tiltak som skal motvirke økonomiske, sosiale og kulturelle barrierer som kan være til hinder for deltakelse i klubben, skal utvalget bidra til økt mangfold blant spillere, trenere og tillitsvalgte i Astor FK. Utvalgets leder og sekretær utnevnes av styret i Astor, og disse skal selv være medlemmer av klubbstyret. Utvalget består i alt av 4-7 medlemmer. Utvalget konstituerer seg selv, og melder inn sammensetning til styret. Medlemmene i utvalget er normalt valgt for 1 år av gangen, om ikke annet er bestemt. Det er ønskelig at medlemmene i utvalget rekrutteres fra ulike deler av barne- og ungdomsfotballen, og at det tilstrebes mest mulig kjønnsbalanse. Det er også ønskelig at medlemmer med minoritetsbakgrunn er representert i utvalget. Inkluderingsutvalget skal avholde et minimum av fire faste møter i løpet av året. Det innkalles utover dette til møter ved behov, og arbeidsflyten vil ellers gå per epost. Sentrale ansvarsområder i inkluderingsutvalget er: Motta og behandle søknader, og tildele inkluderingsmidler innenfor ramme satt av styret i Astor FK. Bistå klubben i å søke midler til nye og eksisterende inkluderingstiltak. Bistå klubben i arbeidet med og dokumentere og rapportere på klubbens bruk av inkluderingsmidler. Være bindeledd mellom lagledere og klubben i forhold til inkluderingsaker. Følge opp enkeltspillere, familier og lag som har særskilte behov for tilrettelegging. Koordinere utlån av utstyr fra klubbens utstyrspool. Etablere kontakt, og formalisere samarbeid, med lokale instanser og kommunetjeneste i forhold til nybosatte flyktninger, og andre som trenger særskilt oppfølging i vår bydel. Drive informasjonsarbeid om inkludering og mangfold internt i klubben.

15 Bistå med inkluderingsperspektiv inn i Astors øvrige arrangement som cuper, aktivitetsdager og fotballskole. Holde dialogen med Idrettsrådet, kommune og andre etater som arbeider med inkludering. Delta på kurs og møter for å sikre kompetanseheving, og holde seg oppdatert på arbeidet med inkludering i fotballens og idrettens øvrige organisasjoner. Jobbe for at arbeidet med inkludering i størst mulig grad forankres i klubben. 7.4.5 Cup-utvalg Endres til Punkt 7.4.4 Nytt punkt 8.1.1 Spilleroverganger Det er mange årsaker til at spillere melder overgang til ny klubb. I Astor FK er vi både opptatt av spillerens beste og at spilleroverganger skjer i henhold til det enhver tid gjeldende regelverk satt av Norges Fotballforbund (NFF). Alle klubber har et felles ansvar for at alle trives med fotball og er i aktivitet så lenge som mulig. Et godt og stabilt lagsmiljø er en av de aller viktigste faktorene for Varig Fotballglede. I Astor FK skal vi derfor ikke "fiske spillere" fra våre naboklubber. I tillegg til at det kan være med på å ødelegge velfungerende lagsmiljø, fører det også til dårlige relasjoner klubbene imellom. I Astor SKAL vi gjøre det sånn: Dersom en spiller ønsker overgang til Astor FK gir treneren (Astor) beskjed til sin lagleder, som igjen informerer Astor sin daglig leder eller sportslig leder. Sportslig leder eller daglig leder tar kontakt med avgivende klubb (spillerens klubb), og gir denne klubben en mulighet til å sjekke ut årsakene til at spilleren ønsker overgang. For spillere som er medlemmer i andre klubber må det enten etableres en hospiteringsavtale med den klubben spilleren er medlem i, eller spilleren må melde overgang til Astor FK, for at spilleren skal kunne trene/spille sammen med Astor FK. Spillere uten medlemskap i annen klubb må melde seg inn i Astor FK for å kunne trene/spille med Astor FK. Spillere som trener/spiller med Astor FK uten hospiteringsavtale eller medlemskap faller utenfor NFF sitt forsikringsområde. Spillere som trener med Astor FK på hospiteringsavtale har ikke anledning til å spille seriekamp eller offisielle cuper før permanent overgang er gjennomført.

16 Hospiteringsavtaler og medlemskap skal håndteres av Daglig leder i Astor FK. 8.2.1: Påmelding og antall spillere per lag Stryk følgende tekst: "Fra og med 2015 opererer Trøndelag Fotballkrets med følgende frister for påmelding til seriespill: 6. januar Påmelding lag 13 år og eldre 6. februar Påmelding lag 11 og 12 år" 8.2.2 Ny tekst Miniserien Trondheim vest Fra og med 2016 er Astor FK teknisk og praktisk arrangør av Miniserien Trondheim Vest. Det er et betydelig ansvar, som det er viktig at Sportslig utvalg og styret sikrer får den tilstrekkelige oppmerksomhet. Klubben har utviklet en Håndbok som er diskutert med og forankret i de øvrige fire klubbene i sone vest, og et eget Miniserieutvalg i Astor FK har ansvaret for planlegging og gjennomføring. For mer informasjon vises til websida http://miniserientrondheimvest.blogspot.no/ og Håndbok for Miniserien Trondheim Vest. Nytt punkt 8.2.6 Reisestøtte I Astor FK er det tradisjon for å bidra med reisestøtte til lag i ungdomsfotballen. Hensikten er å redusere reisekostnader i forbindelse med cup/treningsleir utenfor Trondheim og nærområdet. Dette er et konkret tiltak for å redusere egenbetaling og

17 motvirke frafall i ungdomsfotballen, og noe klubben også søker støtte til gjennom ulike ordninger i kommunen og via Idrettsrådets inkluderingsmidler. Det er klubbens årsmøte i februar som fastsetter samlet sum for reisestøtten i klubbens årsbudsjett. Omfanget på reisestøtten kan derfor variere noe fra år til år. Reise til Dana cup gis høyeste prioritet, da det er en sentral klubbturnering forankret i Sportsplan og Klubbhåndbok. Lag kan sende skriftlig søknad til daglig leder om reisestøtte. Søknaden må inneholde anslagsvis antall spillere og et enkelt oppsett over påregnede reisekostnader. Jo tidligere på året man søker, jo større er sjansen for å få innvilget reisestøtte. Utbetaling skjer kun mot framlagt kvittering. Nytt punkt 8.3 Struktur i ungdomsfotballen a. Generelt I Astor skal det være en fast struktur på lagsapparatene, også ved sammenslåing av flere kull i ungdomsfotballen. Lagsorganisering og tilrettelegging fra klubb skal være gjort kjent i klubbhåndboka og i sportsplanen (i den grad det er nødvendig). b. Lagsorganisering Alle årskull skal ha separat økonomi og disponere sin egen lagskonti helt til de er ferdige med ungdomsfotballen. Alle årskull skal stille med minimum 1 lagleder og 1 økonomikontakt helt til de er ferdige med ungdomsfotballen. Laglederen til det eldste kullet i ett sammenslåingslag er «hovedlagleder» med ansvar for lagspåmeldinger til serie og cuper, draktbestillinger etc. Alle årskull skal stille med minimum 1 sosialkontakt helt til de er ferdige med ungdomsfotballen. Alle årskull skal stille med minimum 1 foreldretrener (hjelpetrener) per femtende barn helt til de er ferdige med ungdomsfotballen* Klubben vil stille med hovedtrener/trener c. Tilrettelegging fra klubb Klubben v/sportslig Utvalg initierer til to møter med «sammenslåingslagene» i god tid før sammenslåing finner sted. Møte 1: Forberedende møte i løpet av forangående vårsesong Møte 2: konstituerende møte innen utgangen av forangående høstsesong Forberedende møte skal sikre at alle lag har samme oppfatning som klubben når lagene skal sammenslåes. Herunder kullenes disponering av ressurser / økonomi samt klubbens sportslige ambisjoner og virkemidler Konstituerende møte skal definere hvem som innehar de forskjellige rollene på de respektive årskullene På dette møtet deltar også klubbtrenere slik at lagenes sportslige opplegg gjøres kjent i den nye gruppa

18 Felles treningsleir for ungdomslagene For å komplettere ungdomsløftet trenger klubben et felles årlig reisearrangement for ungdomslagene (fra og med 14 år). Vi anbefaler derfor at klubben setter rammer for en felles treningsleir der både jenter og gutter i aldersspennet 14 19 år reiser bort en helg, trener sammen, har sosiale tilstelninger og overnatter sammen. Et slikt arrangement vil styrke klubbfølelsen og motivere flere til å bli med neste år også. Klubben (ansvarlig for lagledere) må være med ungdomslagene og evaluere turen med tanke på å etablere dette som en klubbstyrt tradisjon. Det anbefales at treningsleir finner sted utenom hovedsesong, fortrinnsvis vinterstid. Det vil være formålstjenlig at et enkelt årskull eller to står som arrangører (eksempelvis G16 og J17). Det er vedtak i styret at treningsleir for ungdom 2017 ble kompensert med kr 250,- per deltaker. Det vil være opp til den økonomiske situasjonen og vedtak i styret hva eventuell fast sum i støtte vil være for treningsleir ungdom. Nytt punkt 8.8.6 Årets ildsjel I en klubb som Astor Fotballklubb er man helt avhengig av enkeltpersoner som gjør en innsats for fellesskapet. Derfor har klubben mulighet til å utnevne ildsjeler som man mener har gjort en spesielt stor innsats over tid og fortjener betegnelsen "Årets ildsjel". Kåringen er basert på ønsket om å trekke fram enkeltpersoner og positive rollemodeller som har gjort en innsats utenom det vanlige. Klubben består av hundrevis av ildsjeler som gjør en kjempeinnsats, og det er derfor viktig at dette skjer på en transparent måte, basert på tydelige kriterier og tidsfrister. Offentliggjøring av Årets ildsjel finner sted på klubbens Sesong-avslutning i november. Det skal i god tid være gjort oppmerksom via informasjonskanalene websida, Facebook og Nyhetsbrev om at alle som er aktive i klubben kan foreslå/nominere kandidater innen en gitt frist. Forslag skal sendes på e-post til daglig leder og/eller styreleder. Den/de som blir utnevnt til Årets ildsjel/dommer får en liten pokal og et gavekort fra klubben. Navnet på vinner(ne) gjøres kjent via klubbens informasjonskanaler. Det er mulig å tildele utmerkelsen til mer enn en enkeltperson. Det er ikke nødvendigvis slik at det foretas utnevnelse(r) hvert år. En komité bestående av styreleder, daglig leder og Sportslig ledelse (Sportslig leder barn og Sportslig leder ungdom) er ansvarlig for å trekke konklusjonen, basert på innspill/nominasjoner og egne vurderinger. Det er mulighet for å bruke tilsvarende kriterier for å kåre Årets dommer. Utvelgelsen av Årets ildsjel skal skje basert på følgende kriterier: Vedkommende må ha gjort en solid innsats for klubben over flere år, og i vesentlig grad bidratt til at klubben når sin visjon og målsetninger.

19 Årets ildsjel har, med sin utrettelige innsats, fremmet Astor FK sin posisjon som en positiv bidragsyter til et oppvekstmiljøet i vår bydel. Både organisatoriske, sosiale og sportslige aktiviteter kan vektlegges. Kandidater til årets ildsjel må være registrert medlem i klubben. Det er ikke mulig for en enkeltperson å bli "Årets ildsjel" mer enn én gang. Folk som allerede er utnevnt som æresmedlem i Astor vil ikke være aktuelle for denne utmerkelsen. Personer som mottar lønn for sitt virke i klubben kan ikke vurderes som årets ildsjel for aktivitet de mottar økonomisk kompensasjon for Sittende styremedlemmer skal ikke vurderes som årets ildsjel 8.9.3 Banemester/banemannskap Slett følgende del av teksten: "Fra vinteren 2015 har et eksternt firma (Bloch Lie) ansvaret for vintervedlikehold av selve banen (brøyting, salting etc.) Ved behov kan banemannskap o.a. bistå i dette arbeidet, etter avtale med styreleder." 8.10 Astorhuset Priser, utleie av huset 2017 2017 Medlemspris **** Leie kveld - helg* 3.000,- 1.700,- Leie kveld - ukedag** 700,- 500,- Leie dag *** 750,- 500,- * Fredag-lørdag eller lørdag-søndag fra klokka 12.00. Huset disponeres til 12.00 påfølgende dag ** Mandag-torsdag fra klokka 16.00-23.00 *** Mandag-fredag fra klokka 09.00-16.00 **** Forutsetter at leietaker har vært registrert medlem i Astor FK i 6 måneder, med betalt medlemsavgift inneværende år 8.11 Kiosken Legg til en setning før avsnittet som starter slik: " Hensikten med...": "Oversikt over hvilke uker de ulike lag har kiosk-ansvar sendes ut til lagene innen utgangen av februar hvert år. Det gjør det mulig å planlegge og fordele vakter internt på de ulike lagene." Fjern bildet av Steffen Iversen iført gammel Astor-drakt.

20 9.6 Grasrotandelen Endre til "Grasrotandelen er blant Astor FK sine viktigste inntektskilder. I 2016 mottok klubben mer enn 130.000 kroner fra våre 325 registrerte "givere" 9.7.1 Skilt Stryk følgende: "Svenil & Indergaard, som har en avtale for produksjon av riktig type skilt til Astorbanen." 9.8.1 Endre setning til "Medlemstallet i Astor FK har økt radikalt de siste årene, og i 2016 var klubben totalt 917 medlemmer". 9.8.2 Treningsavgift Endre til: Årsmøtet i februar 2017 vedtok treningsavgift som gjengitt nedenfor (samme nivå som i 2016): 6 år Ingen treningsavgift, må være medlem for å delta på trening/kamp * 7-8 år 1.400,- 9-10 år 1.600,- 11-12 år 1.800,- 13-14 år 2.800,- 15-16 år 3.200,- Junior dame/menn 3.700,- Junior (kun trening) 3.200,- Senior menn 4.400,- Old Boys 3.000,- Old Boys (kun trening) 2.500,- Senior damer 2.500,-

21 * Unntak gjelder for de første treningene 10.6 Sosiale medier Endre til: "For Astor FK er Facebook en viktig kommunikasjonskanal. Det mer enn 960 personer følger sidene (februar 2017), gjør det mulig for klubben å raskt og gratis spre mye informasjon til mange hundre interesserte mottakerne." 11.1 NFF C-lisenskurs Overskrift endres til "NFF C-lisenskurs/Grasrottreneren" Og hver gang det står "NFF C-lisens" skal det tilføyes "/Grasrottreneren" Sak 10: VALG Valgkomiteens innstilling til nytt styre ligger i eget dokument (presenteres i møtet.) Styrets forslag til valgkomite som legger fram innstilling for årsmøtet 2018: Leder: Medlem: Medlem: Vara: Terje Storvik Roy Tommy Bråten Bente Haugen Karen Rathe Amdam Revisorer: Gjenvalg på Jan Paul Bolstad og Knut Lynum