Lillehammer kommune Administrasjonsutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 14.03.2017 Tid: 09:00-13:00 Eventuelt forfall meldes til Kristen Rusaanes på tlf. 907 98 900 eller på e-post: kristen.rusaanes@lillehammer.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. ORIENTERINGER Omstilling i sektor Helse og omsorg v/kommunalsjef Omstilling i sektor Velferd v/kommunalsjef SAKLISTE Side Sak nr / Sakstittel 1/17 ENDRINGER I LILLEHAMMER KOMMUNES PERMISJONSREGLEMENT 2/17 STRATEGISK KOMPETANSEPLAN FOR 2017-2020 Lillehammer, 7. mars 2017 Espen Granberg Johnsen ordfører
Sak 1/17 Sak 1/17 ENDRINGER I LILLEHAMMER KOMMUNES PERMISJONSREGLEMENT Saksbehandler: Trond Ruen Arkiv: 17/2469-1 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 1/17 Administrasjonsutvalget 14.03.2017 Vedlegg: Lillehammer kommunes permisjonsreglement med forslag til endringer. Sammendrag: Rådmannen legger i denne saken fram forslag til endringer i Lillehammer kommunes permisjonsreglement. Bakgrunn: Lillehammer kommunes permisjonsreglement ble vedtatt i sin nåværende form i 2001. Etter dette har det kun vært foretatt mindre justeringer, mest i form av oppdateringer av henvisninger. Organisasjonen har nå lang erfaring i å praktisere gjeldende regelverk og rådmannen har registrert at det dukker opp problemstillinger som er nye og som dagens regler ikke tar opp. Dialogen med arbeidstakerorganisasjonene har bekreftet at de har det samme synet og at det er riktig med en revidering nå. Fakta: Våren 2016 ble det avholdt et felles seminar for hovedtillitsvalgte i Lillehammer kommune og HR-enheten. Her ble dagens permisjonsreglement grundig gjennomgått og vurdert. Med utgangspunkt i hva som her kom fram utarbeidet HR-enheten et forslag til endringer. Dette forslaget ble sendt arbeidstakerorganisasjonene til uttalelse. Ved fristens utløp var det kun Utdanningsforbundet som hadde uttalt seg. De støttet forslaget, men hadde en anmerkning om deltidsansattes rett til velferdspermisjoner. Denne anmerkningen er imøtekommet i det forslaget som nå fremmes. Vurdering: Forslaget til nytt permisjonsreglement må betraktes som en videreutvikling av eksisterende regler. Det er ikke gjort store gjennomgripende endringer, men flere presiseringer og mindre utvidelser av permisjonsrettighetene med bakgrunn i endret praktisering. De fleste endingene er gjort i kapitlet om velferdspermisjoner. Det er Hovedtariffavtalen som i kap.1, 14.1 fastslår at det kan gis slike permisjoner: Side 2
Sak 1/17 «Når viktige velferdsgrunner foreligger, kan en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager pr. kalenderår. Det kan avtales fleksibelt uttak av permisjonsdagene. Vårt permisjonsreglement angir med andre ord på hvilket grunnlag disse 12 dagene kan gis i Lillehammer kommune. Rådmannen ønsker her spesielt å peke på forslaget om å innføre muligheten for å få permisjon for å delta på kulturarrangementer: «For deltakelse på nasjonale eller internasjonale kulturarrangementer kan det innvilges inntil 2 dager permisjon med lønn. Rådmannen bestemmer etter konkret søknad hvilke arrangementer som omfattes av ordningen.» Bakgrunnen for dette er at kunstnere og kulturutøvere skal få samme muligheten som idrettsutøvere til permisjon for arrangementer som trekker nasjonal og internasjonal elite. Spennet i arrangementer er imidlertid så stor at det i hvert fall i en periode vil måtte foretas kontrete vurderinger av hvert enkelt tilfelle. På sikt kan det tenkes at vi ut i fra de erfaringer vi høster kan gjøre permisjonsmulighetene litt mer konkrete også i reglementet. Konklusjon: Forslaget til nytt permisjonsreglement er som nevnt i all hovedsak en videreutvikling av eksisterende regler. Det er ikke gjort store gjennomgripende endringer, men flere presiseringer og mindre utvidelser av permisjonsrettighetene. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : Administrasjonsutvalget vedtar Lillehammer kommunes permisjonsreglement. Lillehammer, 2.mars 2017 Tord Buer Olsen Rådmann Sidsel Brath HR-sjef Side 3
Sak 2/17 Sak 2/17 STRATEGISK KOMPETANSEPLAN FOR 2017-2020 Saksbehandler: Irén Rønning/Monica Knapkøien Arkiv: 17/2465-1 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 2/17 Administrasjonsutvalget 14.03.2017 / Formannskapet 21.03.2017 / Kommunestyret 30.03.2017 Vedlegg: Strategisk kompetanseplan for 2017-2020. Planverktøy for arbeid med strategisk kompetansestyring i Lillehammer kommune. Sammendrag: I denne saken foreslås at kommunestyret i Lillehammer vedtar «Strategisk kompetanseplan for 2017-2020». Bakgrunn: I henhold til gjeldende Strategisk kompetanseplan for 2012-2016 punkt 3.3., skal kompetanseplanen revideres samtidig med økonomi- og handlingsplan, og følge samme planperiode. Gjeldende plan ble vedtatt første gang i kommunestyret den 22.11.2012. Fakta: Det er et prioritert område at Lillehammer kommune skal jobbe systematisk med strategisk kompetansestyring. I vedtatt budsjett 2017 og økonomi- og handlingsplan 2017-2020 er dette påpekt. Det er gjennomført en evaluering av Strategisk kompetanseplan for 2012-2016. Evaluering er gjennomført på følgende måte: Evaluering i tjenesteområdeledermøte 16.desember 2016 Intervju med ledere i de største tjenesteområdene i januar 2017 Gjennomgang og revidering i arbeidsgruppe; med representanter fra alle sektorene og representant for hovedtillitsvalgte Gjennomgang i rådmannens ledermøte Kort sammendrag av hovedpunktene som kom frem i evalueringen: Ønske om mer kortfattet plan, med mindre tekst og mer bruk av lenker til fagstoff Målene i handlingsplanene er fortsatt relevante Rekruttering tydeliggjøres i planen Behov for tydelige ansvarsplassering Behov for økt fokus på kompetanse innen innovasjon og digitalisering Side 4
Sak 2/17 Med bakgrunn i evalueringen har revideringen hatt som mål å utarbeide en mer kortfattet plan med tydeligere hovedstrategier. I revidert plan er det beskrevet 3 hovedstrategier: analyse, kompetanseutvikling- og styring, og rekruttering. Planen legger mere vekt på rekruttering som strategi enn tidligere, som erstatning for egen overordnet plan. I revidert plan er også oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 10-faktor knyttet til det strategiske kompetansearbeidet i Lillehammer kommune. I revidert plan er tiltakene i handlingsplanene omtalt som mulige tiltak, da dette må tilpasses behovene som fremkommer gjennom analysene på de ulike organisatoriske nivåene. Revidert strategisk kompetanseplan har vært ute til høring og behandles i følgende fora: Intern administrativ høring i perioden den 14.-27.2.2017. Arbeidsmiljøutvalget 22.2.2017 Rådmannens kontaktmøte ned hovedtillitsvalgte og Hovedvernombud den 22.2.2017 Administrasjonsutvalget den 14.3.2017 Formannskapet den 21.3.2017 Kommunestyret den 30.3.2017 Vurdering: Å jobbe strategisk med kompetanseutvikling er vesentlig for å yte kvalitativt gode og framtidsrettede tjenester, og nødvendig for å lykkes med omstilling. Revidert plan har derfor lagt vekt på 3 hovedstrategier; analyse, kompetanseutvikling- og styring, og rekruttering. For å møte fremtidens kompetansebehov gjennom videreutvikling av medarbeidere eller nyrekruttering er det nødvendig å jobbe systematisk og fremtidsrettet. Det er lagt større vekt på analyse som strategi. Det er i planen gitt eksempler på verktøy til støtte for lederne i analysearbeidet. Analysearbeidet skal ende i konkrete tiltak tilpasset utfordringene innen det enkelte tjenesteområde/fagenhet/sektor/kommunenivå. Hovedstrategiene kompetanseutvikling og -styring og rekruttering er videre delt opp i 6 strategiske mål. Dette er i stor grad videreført fra forrige plan, men noen av de strategiske målene er splittet opp eller samlet under nye strategiske mål. Kompetanseutvikling og rekruttering av (ny) kompetanse har mange likhetstrekk i tilnærmingen og må som oftest må ses i sammenheng. Det er derfor valgt å legge rekruttering inn som en hovedstrategi, i stedet for en egen strategisk plan. Det er fastlagt tre strategiske mål for rekruttering; «Gode rekrutteringsprosesser», «Introduksjon og oppfølging av nyansatte», og «Mangfold og inkludering» - med tydeligere presisering og flere tiltak i overordnet handlingsplan. Hovedstrategien kompetanseutvikling og styring har nedfelt 3 strategiske mål; «Beholde og utvikle», «Ledelse og utvikling», og «Innovasjon og digitalisering». De strategiske målene «Beholde og utvikle» og «Ledelse og utvikling» er videreført med fokus på mestringsorientert ledelse. Lederutviklingsprogrammet er gjennomført, men lederutviklingen videreføres blant annet gjennom opplæring og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen «10-faktor» - et leder- og medarbeiderverktøy. Fokusområdet Side 5
Sak 2/17 «interne læringsarenaer» ligger under det strategiske målet «Beholde og utvikle» og gjennomføres også ved oppfølging av medarbeiderundersøkelsen. Som en forlengelse og en tydeliggjøring av dette målet fra forrige plan, og en tettere kobling til medarbeiderundersøkelsen 10-faktor, er det i etterarbeidet av medarbeiderundersøkelsen besluttet at alle tjenesteområder skal jobbe med relevant kompetanseutvikling, faktor 7, i medarbeiderundersøkelsen i perioden fram mot 2018. «Innovasjon og digitalisering» som strategisk mål er viktig for å møte framtidens behov. Lillehammer kommune har utarbeidet en egen Digitaliseringsstrategi. På bakgrunn av dette er det nedfelt et strategisk mål for kompetanseutvikling og forslag til mulige tiltak under dette temaet. Dette strategiske målet har også i seg mål og tiltak fra gjeldende plan som omhandler opplæring i vedtatte systemer og strukturer. Økonomiske virkemidler Det settes årlig av sentrale kompetansemidler som tjenesteområdene og enkeltansatte kan søke på. Midlene tildeles ut fra nedfelte retningslinjer og enhetenes begrunnede behov på bakgrunn av analyse og kompetansestyring og planlegging. Disse midlene kommer i tillegg til midler tjenesteområdene setter av på sine egne budsjetter og kan gi større rom for å møte fremtidige kompetansebehov. I budsjettet for 2017 er sentral pott på 1.7 mill kroner. Konklusjon: Økonomi- og handlingsplan 2017-2020 omtaler behovet for å videreutvikle kompetansen systematisk i planperioden, og setter fokus på kvalitet i alle deler av tjenesteproduksjonen, god ressursforvaltning, kompetanseutvikling og samhandling. Kompetanseutvikling blant egne ansatte, kombinert med rett lønnspolitikk, vil fortsatt være helt sentrale tiltak for å beholde og rekruttere kompetente medarbeidere. Strategisk kompetanseplanlegging og utarbeidelse av tjeneste- og virksomhetsrelaterte kompetanseplaner er en nødvendighet for å møte fremtidens kompetanseutfordringer. Gjennom evalueringen av Strategisk kompetanseplan for 2012-2016, framstår revidert plan for 2017-2020 mer helhetlig og spisset enn tidligere. Det å være «skodd for framtiden» synliggjøres gjennom handlingsplanenes mål, med fokus på utvikling av egne ansatte, rekruttering og behovet for leder- og medarbeiderkompetanse innen innovasjon og digitalisering. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : Kommunestyret i Lillehammer vedtar Strategisk kompetanseplan for 2017-2020. Lillehammer, 2.mars 2017 Tord Buer Olsen Rådmann Sidsel Brath HR-sjef Side 6