Til søkere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 200800256 18.03.2009 Kjøp av persontransport med fly utenlands for departementsfellesskapet Kvalifikasjonsgrunnlag Fase 1 Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (FOA [2007] Del III) Sak 200800256 Postadresse Kontoradresse Telefon Internett Saksbehandler Postboks 8129 Dep Einar Gerhardsens plass 3 22 24 90 90 www.dss.dep.no Torunn Løveid 0032 OSLO Telefaks E-post Telefon: 22 24 00 93 anskaffelser@dss.dep.no 22 24 96 35
Innholdsfortegnelse: Kvalifikasjonsgrunnlag...3 1 Innledning...3 1.1 Om oppdragsgiver...3 1.2 Generelt om avtalen...3 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon...4 2.1 Innledning...4 2.2 Omfang...4 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for...4 2.4 Annet...5 3 Administrative vilkår og bestemmelser...5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon...5 3.2 Språk...5 3.3 Tidsfrister...5 3.4 Tentativ fremdriftsplan...5 3.5 Kostnader...6 3.6 Retur av søknader...6 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag...6 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget...6 3.9 Aksept av vilkår...6 3.10 Søknadens utforming...6 3.11 Innlevering av søknaden...7 3.12 Åpning...7 3.13 Tilbud...7 4 Kvalifikasjonskrav...7 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav...7 4.2 Juridisk stilling...7 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet...8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...8 5 Utvelgelseskriterier...8 6 Vedleggsoversikt...8 Side 2 av 8
Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) (DSS) er en etat underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Virksomhetens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for Statsministerens kontor og departementene i Regjeringskvartalet ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) tilbyr rådgivnings- og kvalitetssikringstjenester innenfor anskaffelsesområdet. I tillegg tilbys inngåelse av felles rammeavtaler på områder hvor dette er rasjonelt, funksjonelt og effektivt. 1.2 Generelt om avtalen På bakgrunn av tilbakemeldinger fra departementene og statsministerens kontor, er det bestemt at DepKjøp skal inngå felles avtaler for departementsfellesskapet på kjøp av persontransport med fly på destinasjoner mellom Norge og utlandet. Formålet med konkurransen er å inngå en avtale for å dekke departementsfellesskapets behov for kostnadseffektive anskaffelser innenfor kjøp av flyreiser. Anskaffelsen gjennomføres i samarbeid med departementsfellesskapets brukere. Avtalen skal forenkle innkjøpsprosessen og redusere transaksjonskostnadene for fellesskapet. Samtidig skal avtalen sikre kvalitet og service på kjøp av tjenesten, samt sikre at de priser og betingelser en oppnår er i samsvar med brukernes behov og forventninger. Avtalen vil ha en varighet på 2 år etter kontraktsinngåelse, med mulighet for forlengelse (opsjon) en eller flere ganger i ytterligere til sammen inntil 2 år. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.15. juni 2001 nr. 402 (FOA), Del III, 14-1 (3), jfr 14-3 (1) bokstav a. Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Alle inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de beste tilbudene per destinasjon etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene Side 3 av 8
og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale om levering av persontransport med fly mellom Norge og utlandet, samt utenriks. Persontransport med fly er en prioritert tjeneste med CPV-kode 60410000 (ruteflyging). Det forventes at tilbyderne kan levere et bredt spekter innen flyreisetjenester, når det gjelder destinasjoner og frekvens i antall avganger. 2.2 Omfang På grunnlag av statistikk fra VIA Travel for 2007 kan det, uten forbindtlighet for kjøper, estimeres en total årlig omsetning på rundt NOK 40 mill inkl. skatter og avgifter for utenlands flytrafikk. For året 2008 ble volumet bestilt via reisebyrå ca. NOK 35 mill. Reisebyrå er en vanlig bestillingskanal i regjeringskvartalet ved kjøp av flyreiser, leverandører det inngås kontrakt med må derfor uten forbehold kunne levere avtalte priser og betingelser med regjeringskvartalets leverandører av reisebyråtjenester. Se for øvrig vedlegg 2 Kravspesifikasjoner. Kontrakten har en varighet på 2 år fra kontraktssignering, med opsjonsmulighet en eller flere ganger i ytterligere til sammen inntil 2 år. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for Denne avtalen gjelder for Statsministerens kontor Barne- og likestillingsdepartementet Finansdepartementet Fiskeri- og kystdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Kommunal- og regionaldepartementet Kultur- og kirkedepartementet Kunnskapsdepartementet Miljøverndepartementet Nærings- og handelsdepartementet Olje- og energidepartementet Samferdselsdepartementet Side 4 av 8
2.4 Annet Oppdragsgiver vil ha opsjon på at øvrige departementer kan slutte seg til avtalen i avtaleperioden på like vilkår. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kontortjenesteavdelingen v/ DepKjøp Einar Gerhardsens plass 3 Postboks 8129 Dep, 0032 Oslo Kontaktperson: Rådgiver Torunn Løveid. Telefon: 22 24 96 35 E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 07.04.2009, kl. 10:00. Frist for mottak av søknad om å bli kvalifisert for konkurransen er 20.04.2009, kl. 12:00. Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse 18.03.2009 Frist for spørsmål vedrørende konkurransen 07.04.2009, kl. 10.00 Søknadsfrist 20.04.2009, kl. 12:00 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 22.04.2009 Tilbudsfrist 15.05.2009, kl. 10:00 Evaluering/forhandlinger Uke 21 og 22 Innstilling 02.06.2009 Klagefrist 12.06.2009, kl. 10:00 Side 5 av 8
Kontraktsignering 12.06.2009 Kunngjøring tildeling 13.06.2009 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert. 3.10 Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden utformes med denne disposisjon: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Oppgi kontaktperson(er) med navn, e-post adresse og telefonnummer. 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetansen og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. Redegjørelse for leverandørens miljøledelsessystem eller sertifikat. Søknader som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene eller som ikke leverer dokumentasjon som det er bedt om i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, vil bli avvist. Side 6 av 8
3.11 Innlevering av søknaden Søknaden leveres til, DepKjøp, Postboks 8129 Dep, 0032 OSLO, eller direkte i vakta S-blokka, Einar Gerhardsens plass 3. Søknadene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Søknaden om å bli kvalifisert skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad, saksnr. 200800256 v/ Torunn Løveid. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 1 undertegnet, papireksemplar (original) med løsark (ikke stiftet eller innbundet) og skilleark. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom eller minnepinne. 3.12 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. 3.13 Tilbud Kun leverandører som blir kvalifisert og får innbydelse til å delta i den videre konkurranse, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Side 7 av 8
Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk solid og dokumentert inntjeningsevne Dokumentasjonskrav: Kreditvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon som viser at leverandøren ikke vil komme i økonomiske vanskeligheter i kontraktsperioden og at virksomheten skjer i henhold til lover og regler på dette området. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst tre - 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Faglig kompetanse og/eller kapasitet. Miljøledelsestiltak for å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har rutiner for kvalitetssikring av de varer og tjenester som omfattes. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet om miljøledelsessystem er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001 eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 5 Utvelgelseskriterier Samtlige kvalifiserte søkere vil bli innbudt til å levere tilbud. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Skjema for HMS-egenerklæring Side 8 av 8