Rammeavtale om kjøp av software og utstyr til ITV, med tilhørende vedlikeholdsavtale, samt bistandsavtale for installasjonstjenester.

Transkript

1 Departementenes servicesenter (DSS) Til søkere Deres referanse Vår referanse Dato 13/ Rammeavtale om kjøp av software og utstyr til ITV, med tilhørende vedlikeholdsavtale, samt bistandsavtale for installasjonstjenester. Kvalifikasjonsgrunnlag Begrenset anbudskonkurranse To trinns prosedyre Fase I (FOA Del I og III) Saksnr: 13/390

2 Innholdsfortegnelse: 1 Innledning Om oppdragsgiver Sikkerhetstjenesteavdelingen (SAV) Anskaffelsesprosedyre Beskrivelse av leveransen Leveransen Omfang Hvem skal avtalen gjelde for Sikkerhetsklarering Tilbudskonferanse Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av søknader Uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget Endringer Aksept av vilkår Søknadens utforming Innlevering av søknaden Åpning Tilbud Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling: Økonomisk og finansiell kapasitet: Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Referanseoppdrag Utvelgelseskriterier Vedleggsoversikt...10 Side 2 av 10

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Departementenes servicesenter (DSS) er en forvaltningsetat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) Departementenes servicesenter (DSS) har ansvaret for anskaffelse, drift og vedlikehold av ulike felles sikkerhetssystemer for Statsministerens kontor og departementene. Hovedoppgaven til DSS er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene og Statsministerens kontor ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. 1.2 Sikkerhetstjenesteavdelingen (SAV) Sikkerhetstjenesteavdelingen skal yte sikkerhets-, resepsjon - og bedriftshelsetjenester til departementsfellesskapet iht. gjeldende trusselbilde. Lover og forskrifter, samt inngåtte tjenesteavtaler. 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Del III 14-1(1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. Alle kvalifiserte og inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Leveransen Denne rammeavtalen skal sørge for at DSS til enhver tid har et velfungerende og fremtidsrettet video management systemet (VMS) for ITV-anlegget til sikkerhetstjenesteavdelingen i departementenes servicesenter. Dagens ITVanlegg har analoge og digitale kamera i samvirke mot et VMS-system. Oppdragsgiver ønsker å kjøpe software og utstyr, samt vedlikeholds- og bistandstjenester for anlegget. Oppdragsiver ønsker å inngå tre avtaler. En rammeavtale for kjøp av software og utstyr til ITVanlegget, en vedlikeholdsavtale, samt en bistandsavtale for kjøp av bistandstjenester. DSS ønsker en totalleverandør og leverandørene må derfor kunne inngi tilbud på alle tre avtaler. Side 3 av 10

4 Bistandstjenester omfatter utstyrsmontasje, idriftsettelse av utstyr, konsulenttjenester, utrykning, telefonbistand og opplæring. Eksisterende system består av rekordere, enkodere, dekodere, nettverkskomponenter, servere og klientutstyr. Alle anleggskomponentene er sammenbundet over dedikert nettverk uten ekstern tilknytning. 2.2 Omfang Rammeavtalen for kjøp av software og utstyr til ITVanlegget skal ha en varighet på to år med opsjon for forlengelse av kontrakten i ytterligere to år, med ett år av gangen (1+1), slik at avtalen maksimalt vil kunne ha en varighet på fire år. Tilhørende vedlikeholdsavtale skal ha en varighet på to år. Kunden skal ha opsjon for forlengelse av kontrakten med ett år av gangen til en av partene sier opp avtalen. Bistandsavtalen skal ha en varighet på et år med opsjon for forlengelse av kontrakten i ytterligere tre år, med ett år av gangen (1+1+1), slik at avtalen maksimalt vil kunne ha en varighet på fire år. Opsjon utløses automatisk med mindre Kunden varsler leverandøren skriftlig senest tre måneder før opprinnelig avtale løper ut. Kunden kan velge å la en eller flere avtaler bli forlenget. Anskaffelsesverdien for avtalene er estimert til å ligge mellom NOK ,- og ,- ekskl. mva. Oppdragsgiver understreker at det er stor usikkerhet knyttet til estimert anskaffelsesverdi. Dette skyldes bl.a. at det ikke er tatt endelig stilling til hvor de ulike departementene skal lokaliseres og at antall lokasjoner, bygningsmasse mv. vil ha betydning for anskaffelsens verdi. Oppdragsgiver gjør også oppmerksom på at rammeavtalen ikke innebærer noen kjøpsplikt, og at investeringer er avhengig av årlige bevilgninger. Dersom det i forbindelse med bygging av nytt regjeringskvartal blir bestemt at ITV-systemet skal skiftes ut, helt eller delvis, slik at avtalene ikke lenger er hensiktsmessige, forbeholder Kunden seg retten til å avslutte samtlige avtaler. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen skal gjelde for Departementenes Servicesenter (DSS). De øvrige virksomhetene i departementsfellesskapet, herunder Statsministerens Kontor (SMK), Høyesterett samt Statsbygg, skal imidlertid ha opsjon på å slutte seg til avtalen på samme vilkår som DSS gjennom hele avtaleperioden. 2.4 Sikkerhetsklarering Før konkurransedokumentene utleveres, skal det personell hos Leverandøren som skal ha tilgang til konkurransedokumentene og inngi tilbudet på vegne av Leverandøren, gjennomføre en autorisasjonssamtale hos oppdragsgiver. Videre må de det gjelder i tillegg signere en Side 4 av 10

5 taushetserklæring. Leverandøren må kunne stille med personell som kan sikkerhetsklareres til høyere nivå. Videre må valgte Leverandør klareres og inngå en sikkerhetsavtale i henhold til Forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser av 1.juli 2001 nr Dersom sikkerhetsgraderingen skulle skjerpes, må leverandøren kunne etterleve krav til gjeldende sikkerhetsnivå. 2.5 Tilbudskonferanse Det personell hos Leverandøren som skal ha tilgang til konkurransedokumentene og inngi tilbudet på vegne av Leverandøren, kan delta på en tilbudskonferanse hos oppdragsgiver. Her vil vedkommende få innsyn i oppdragsgivers ITV-anlegg, samt muligheten til å gjøre enkelte avklaringer. Slik tilbudskonferanse gjennomføres etter gjennomgåtte autorisasjonssamtaler og signering av taushetserklæring. Videre legges det opp til at konkurransedokumentene utleveres omkring en uke før slik tilbudskonferanse. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Departementenes servicesenter Postboks 8129 Dep 0032 OSLO E-post: postmottak@dss.dep.no Kontaktperson: Susanne Hadler, rådgiver Mobil: E-post: susanne.hadler@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson med kopi til anskaffelser@dss.dep.no innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter / kommunikasjon som omhandler denne søknaden skal være / foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk eller annet skandinavisk språk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson senest innen onsdag 4. desember 2013 klokken Frist for mottak av søknad om å bli kvalifisert for konkurransen er mandag 9. desember 2013 klokken Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Side 5 av 10

6 Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål klokken 14:00 Frist for mottak av kvalifikasjonssøknad klokken 14:00 Kvalifisering/Utvelgelse* Uke 50 Innstilling/Meddelelse* Autorisasjonssamtaler* Uke 2 Utsendelse av konkurransegrunnlag* Tilbudskonferanse* Frist for å stille spørsmål klokken 14:00 Tilbudsfrist* klokken 14:00 Evaluering * Uke 9 / 10 /11 Innstilling/Meddelelse* Klagefrist* klokken 14:00 Kontraktsignering* Uke 14 *Tentative datoer oppdraggiver ikke er bundet av. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. 3.7 Uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Spørsmål og svar anonymiseres og legges ut som tilleggsinformasjon til kunngjøringen på Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å registrere seg og følge med på kunngjøringen på Doffin for ny informasjon. 3.8 Endringer Oppdragsgiver kan foreta endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige, innen søknadsfristens utløp. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli lagt ut som tilleggsinformasjon til kunngjøringen på Doffin. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sin søknad. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert. Side 6 av 10

7 3.10 Søknadens utforming Søknaden skal besvares i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet kvalifikasjonsbrev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. Søknaden utformes med denne disposisjonen: 1. Kvalifikasjonsbrev med aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Bekreftelse på oppfyllelse av kravet som fremkommer under punkt Liste over leverandørens referanseoppdrag som angitt under punkt Beskrivelse av leverandørens kapasitet som angitt under punkt Annen dokumentasjon i henhold til kvalifikasjonsgrunnlagets krav. Søknader som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene eller som ikke leverer dokumentasjon som det er bedt om i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, risikerer å bli avvist Innlevering av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal leveres til: Departementenes servicesenter Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Alternativt kan søknaden sendes per post til: Departementenes servicesenter Depkjøp v/ Susanne Hadler Postboks 8129 Dep Oslo Søknadene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Leverandør er ansvarlig for at kvalifikasjonssøknaden er oppdragsgiver i hende innen fristen. Søknaden om å bli kvalifisert skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad, Saksnr.: 13/390 v/ Susanne Hadler. Åpnes kun av adressat. Side 7 av 10

8 Søknaden skal leveres i 2 eksemplar i hver sin ringperm med skilleark. I tillegg leveres søknaden på minnepinne eller cd-rom( MS Word eller søkbar pdf). Ved motstrid går papirversjonen foran. Vedkommende som leverer søknadene, må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering. Dette grunnet sikkerhetsmessige rutiner i DSS Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene Tilbud De 5 best kvalifiserte leverandørene, basert på utvelgelseskriteriene under pkt. 5, vil bli invitert til å inngi tilbud. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS-egenerklæring utfylt og signert. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. 4.2 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor det stilles krav om kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse. Dokumentasjonskrav: Side 8 av 10

9 Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen type dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha rutiner som sikrer at videosikkerhetssystemet til enhver tid opererer innenfor kravene I NEK 400/700 og NEK EN: samt andre relevante normer og regler for tekniske leveranser i Norge. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal dokumentere at nevnte punkter ivaretas i internkontrollsystemet. 4.5 Referanseoppdrag Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal vise til gjennomføring av tre leveranser siste tre år som er relevante knyttet til software og utstyr for ITV-anlegg high-end segmentet. Ett av anleggene skal ha minst 200 samlede aktive videokanaler fordelt på et vesentlig antall styrbare kamera levert til samme kunde. Leverandør skal oppgi sitt engasjement og kvantifisere bidraget. Leverandøren skal vise til gjennomføringen av tre leveranser siste tre år som er relevante med tanke på ytelse av konsulenttjenester i forbindelse med et ITV-anlegg. Leverandøren skal vise til gjennomføringen av tre leveranser siste tre år som er relevante med tanke på opplæring innen nettverk og ITV-anlegg. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over tre leveranser de siste tre år knyttet til software og utstyr for ITVanlegg high-end segmentet. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn, samt navngitt kontaktperson. Videre skal omfanget av leveransen fremgår, herunder verdi på oppdraget hvis mulig. Det må videre fremkomme hva som er levert og hvilken rolle Leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelsene må være fyllestgjørende slik at oppdragsgiver faktisk kan vurdere omfang og innhold. Referanseliste over tre leveranser de siste tre år angående ytelse av konsulenttjenester i forbindelse med et ITV-anlegg. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn, samt navngitt kontaktperson. Videre skal omfanget av leveransen fremgår, herunder er verdi på oppdraget hvis mulig. Det må videre fremkomme hva som er levert og hvilken rolle Leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelsene må være fyllestgjørende slik at oppdragsgiver faktisk kan vurdere omfang og innhold. Referanseliste over tre leveranser de siste tre år knyttet til opplæring innen nettverk og ITV-anlegg. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn, samt navngitt kontaktperson. Videre skal omfanget av leveransen fremgår, herunder er verdi på oppdraget om mulig. Det må videre fremkomme hva som er levert og hvilken rolle Side 9 av 10

10 Leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelsene må være fyllestgjørende slik at oppdragsgiver faktisk kan vurdere omfang og innhold. Beskrivelse av leverandørens kapasitet, blant annet ved å vise til nåværende bemanning og eventuelle samarbeidspartnere knyttet til den aktuelle leveransen. Referanselisten kan være overlappende, men det må fremkomme tydelig hvilke kvalifikasjoner som dekkes av de ulike referanseoppdragene. Oppgitte referanseperson vil kunne bli kontaktet for at Kunde skal kunne verifisere opplysningene. 5 Utvelgelseskriterier De 5 best kvalifiserte søkere vil bli invitert til å levere tilbud. Dersom det melder seg flere enn 5 søkere som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter utvelgelseskriteriene som fremkommer nedenfor. Nærmere om utvelgelseskriteriene: ITV kompetanse (40%) Ut fra referanseoppdragene vil oppdragsgiver vurdere grad, bredde og erfaring fra leveranser med omfattende og komplekse installasjoner. Blant annet vil leveranse av termisk teknologi, video analyse, samvirkende med andre systemer og transmisjons teknologi kunne gi uttelling. Opplæring og bistand (40%) Ut fra referanseoppdragene vil oppdragsgiver vurdere grad, bredde og erfaring med gjennomføring av bistand, kurs og opplæring innen nettverk og ITV-anlegg. Leveranser med omfattende og komplekse installasjoner, idriftsettelse av utstyr og software vil tillegges vekt. Leveranse av software og utstyr (20 %) Ut i fra referanseoppdragene vil oppdragsgiver vurdere grad, bredde og gjennomføring av anleggets kompleksitet. Herunder termisk teknologi, video analyse, samvirkende med andre systemer og transmisjons teknologi vil kunne gi uttelling. De fem leverandørene med høyest totalscore vil bli invitert til å delta i den videre anbudsprosessen. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg Skjema for HMS erklæring Side 10 av 10