Evaluering av Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning

Transkript

1 Til søkere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Evaluering av Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning Kvalifikasjonsgrunnlag Fase 1 Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (FOA Del III)

2 Innholdsfortegnelse: Kvalifikasjonsgrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Beskrivelse av leveransen Innledning Omfang Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av søknader Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Aksept av vilkår Søknadens utforming Innlevering av søknaden Åpning Tilbud Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Utvelgelseskriterier Vedleggsoversikt... 9 Side 2 av 9

3 Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver har ansvar for fiskeri-, havbruks- og kystforvaltninga. Dette innebærer blant annet å utforme, forvalte og tilrettelegge politikk for sektoren. Samordning av ulike departementers arbeid er en viktig del av dette. Departementets mål er nedfelt i strategien Verdier fra havet Norges framtid, og er gjengitt i de årlige budsjettproposisjoner. Departementet har: etatsansvar for Kystverket, Fiskeridirektoratet, Havforskningsinstituttet, Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning (NIFES) og Fiskeri- og havbruksnæringas forskningsfond. ansvar for statlig eieroppfølging av Nofima AS og Eksportutvalget for fisk AS faglig styringsansvar knyttet til Mattilsynet, Veterinærinstituttet, Norges forskningsråd og Innovasjon Norge. 1.2 Generelt om avtalen Det ønskes å inngå avtale om evaluering av NIFES. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.15. juni 2001 nr. 402 (FOA), Del III, 14-1 (3), jfr Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. 3 tilbydere vil bli invitert til å levere tilbud. Dersom flere enn 3 oppfyller minimumskravene i pkt. 4 i kvalifikasjonsgrunnlaget vil det bli foretatt en ytterligere utvelgelse basert på utvelgelseskriteriene i pkt. 5. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Innledning NIFES er et rådgivende forskningsinstitutt med forvaltningsoppgaver. NIFES er myndighetenes forsknings- og kompetansesenter innen fiskeernæring og trygg og sunn sjømat. Instituttets virksomhet skal ha sin basis i forskning og utvikling og omfatter analyser, beredskap, risikovurdering og referansefunksjoner knyttet til analysemetoder. Instituttet er organisert som et forvaltningsorgan under. Fra 1. januar 2011 Side 3 av 9

4 ble styret for NIFES avviklet, og det vil bli opprettet et faglig råd som skal bidra til å sikre høy faglig kvalitet. Forskningsaktiviteten til NIFES er delt inn i tre programmer, som omfatter forskning og dokumentasjon i spennet fra råvarer til virkninger på fisk og folks helse. De tre programmene er Program for akvakulturernæring, Program for trygg sjømat og Program for sjømat og helse. NIFES er validert og akkrediterte i henhold til NS-EN ISO/IEC og utdanner forskere på master- og doktorgradsnivå for Universitetet i Bergen. Forskningen publiseres i vitenskaplige artikler i internasjonale kollegavurderte (peer reviewed) tidskrift. Slike artikler legges blant annet frem i EU ved bestemmelse av øvre grenseverdier for forurensende stoffer som dioksiner, kvikksølv og arsen. Oppdragsgiver ser for seg at evalueringen konsentreres om tre hovedspørsmål. Det første tar for seg måloppnåelse, inkludert kvalitet på rådgivning og vitenskapelig standard. Det andre omfatter effektivitet i måloppnåelsen, herunder organisering, styring, finansiering og samarbeid. Den siste delen tar for seg hvordan måloppnåelsen kan bli mer effektiv i framtiden. Evalueringen av NIFES er forankret i statsbudsjettet for Fiskeri- og kystdepartementet jf. Prop. 1 S ( ). Ytterligere beskrivelse av evalueringen vil følge i konkurransens fase II. 2.2 Omfang Oppdraget vil være i størrelsesorden 1-1,3 mill. kroner eks. mva. og gå over en tidsperiode på måneder. Det tas sikte på tildeling av oppdrag innen 1. juli 2011 og oppstart medio august. Oppdragsgiver ønsker opsjon på tilleggskjøp utover dette ved eventuelt merbehov. 2.3 Annet Oppdragsgiver ser på Norges forskningsråds fagevaluering av biologi, medisin og helsefag som svært relevant for deler av dette oppdraget. Oppdragsgiver ønsker at evalueringen av NIFES i størst mulig grad skal være komplementær til Forskningsrådets evaluering. Blant annet kan hovedtyngden av vurderingen av vitenskapelig standard bygges på Forskningsrådets arbeid. Se: Oppdragsgiver ser at det kan være behov for flere typer fagkompetanse for å kunne gjennomføre oppdraget og vil oppfordre til samarbeid mellom ulike miljøer/bruk av underleverandører. Dersom dette er klart allerede i forbindelse med innsendelse av kvalifikasjonssøknad, bør dette beskrives. Det vil bli opprettet en referansegruppe for evalueringen. Side 4 av 9

5 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Grubbeg. 1 Postboks 8118 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Olav Rostad Postboks 8118 Dep 0032 Oslo Telefon E-post : oro@fkd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk/eventuelt annet skandinavisk språk eller engelsk. Hovedrapporten av evalueringen skal være på norsk. Det er nødvendig at evaluerer kan sette seg inn i norskspråklige dokumenter og kommunisere på norsk. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen , kl 11:00. Frist for mottak av søknad om å bli kvalifisert for konkurransen er , kl 11:00. Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse 21. februar 2011 Frist for å stille spørsmål 17.mars kl. 11:00 Søknadsfrist 24. mars, kl 11:00 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 4. april Tilbudsfrist 9. mai, kl 11:00 Evaluering/forhandlinger Uke Innstilling 9. juni Klagefrist 20. juni Kontraktsignering medio august 2011 Leveranse innen 1. juni 2012 Fremdriftsplanen er ikke bindende for oppdragsgiver Side 5 av 9

6 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli sendt per e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden utformes med denne disposisjon: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 8. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetanse og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 9. Eventuell annen dokumentasjon i henhold til kvalifikasjonskravene Innlevering av søknaden Søknaden kan leveres til:, Resepsjonen Grubbegt Oslo Side 6 av 9

7 Søknaden kan eventuelt sendes pr post til: Pb 8118 Dep 0032 Oslo Søknadene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Leverandør har risikoen for at oppdragsgiver har søknaden i hende innen søknadsfristens utløp. Søknaden om å bli kvalifisert skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad, Evaluering av NIFES, v/olav Rostad. Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i 2 eksemplarer, uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme eller lignende. I tillegg leveres søknaden på cd-rom/minnepenn. Ved motstrid har papirversjonen forrang Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene Tilbud Kun leverandører som blir kvalifisert og får innbydelse til å delta i den videre konkurranse, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Side 7 av 9

8 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bl.a kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks finansielle og økonomiske styrke, må det foreligge en signert bekreftelse fra dette andre foretaket som forplikter dem ovenfor leverandøren. Denne skal være vedlagt søknaden. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til minst 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevante leveranser menes evalueringer av organisasjoner eller deler av organisasjoner og / eller tjenester / program / aktiviteter som er sammenlignbare med NIFESs oppgaver og rolle. Leverandøren må ha kompetanse innen evaluering av organisasjoner og prosjektledelse. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referansepersoner med telefon og e-post. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen, samt eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. Dokumentasjon på kompetanse innen evaluering av organisasjoner og prosjektledelse. Beskrivelse av leverandørens kapasitet For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere ovenfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt søknaden. Side 8 av 9

9 5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn 3 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: Score mellom 0 (dårligst) og 10 (best) KANDIDATER Utvelgelseskriterier Vekt K1 K2 K3 Kn Grad av relevans i angitte referanseprosjekter 60 ScoreXvekt Grad av omfang, relevans og bredde i 40 leverandørens kompetanse Totalscore 100 De høyest rangerte leverandører er de som oppnår størst samlet scoringssum (summen av søkernes vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra = (minst gunstig/lavest verdi) til 10 (mest gunstig/høyeste verdi). Manglende kvalifikasjon scorer null. Summen av vekttall er 100. Nærmere om kriteriene: Ved utvelgelseskriterium I gis det poeng etter grad av relevans i listen over beskrevne referanseprosjekter, herunder hvor sammenlignbare referanseprosjektene er med den aktuelle utredningen. Leveranse som omfatter organisasjoner med lignende mål, roller og oppgaver vil også telle positivt. Ved utvelgelseskriterium II gis det poeng for hvor omfattende, relevant og bred den dokumenterte kompetansen til leverandøren (inkludert ev. dokumenterte samarbeidspartnere/underleverandører) er. De 3 leverandørene med høyest totalscore vil bli invitert til å delta i den videre anbudsprosessen. 6 Vedleggsoversikt Dette vedlegget følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Skjema for HMS-egenerklæring Side 9 av 9