Utvalg: VALGSTYRE Møtested: Botnkrona, Rådhuset Møtedato: 09.06.2015 Tid: 10.30 Eventuelt forfall meldes snarest. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 4/15 14/1231 MOTTAK AV FORHÅNDSSTEMMER I ALSTAHAUG KOMMUNE - OPPNEVNING AV STEMMEMOTTAKERE. KOMMUNESTYREVALG OG 5/15 14/1231 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING VED INSTITUSJONER, OG AMBULERENDE STEMMEMOTTAKING. KOMMUNESTYREVALG OG 6/15 14/1231 DELEGASJON AV MYNDIGHET. KOMMUNESTYRE- OG 7/15 14/1231 UTLEGGELSE AV MANNTALL. KOMMUNESTYRE- OG 8/15 14/1231 OPPTELLING I SANDNESSJØEN/KLEIVA STEMMEKRETS. OPPBEVARING AV VALGMATERIELL. KOMMUNESTYRE- OG OPPNEVNING I AV STEMMESTYRET. KOMMUNESTYRE- OG Ettersendes Sakspapirene er sendt medlemmer og varamedlemmer pr. mail. Sandnessjøen, 02.06.2015 Bård Anders Langø leder
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 4/15 Valgstyre 09.06.2015 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Valgstyre Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 14/1231 Arkivnr.: 014 SAK: MOTTAK AV FORHÅNDSSTEMMER I ALSTAHAUG KOMMUNE - OPPNEVNING AV STEMMEMOTTAKERE. KOMMUNESTYREVALG OG I Saksdokumenter (vedlagt): II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I henhold til valglovens 8-1 skal mottak av forhåndsstemmer foregå fra 10.august t.o.m siste fredag før valget (11. september). Ordinær forhåndsstemmegivning starter i år mandag 10.august. Mottak av forhåndsstemmer har ved de siste valgene foregått på Rådhuset. Saksbehandler tilrår at åpningstiden for mottak av forhåndsstemmer i tidsrommet 10.08 11.09 settes lik kommunens åpningstid, dvs. kl. 08.00 15.00 med tillegg av to langdager til kl. 17.00 - torsdag 27. august og torsdag 3. september, samt lørdag 5. september kl. 10.00 14.00. I tilegg er det i perioden 1. juli til 9. august, mulig for velger å henvende seg til kommunen og avtale tid for å stemme, såkalt tidligstemmegivning. Det følger av valgloven 8-2 første ledd bokstav a) at det er valgstyret som oppnevner stemmemottakere innenriks. Valglovens 8-1 avsnitt 5: Ved forhåndsstemmegivningen innenriks, unntatt på Svalbard og Jan Mayen, skal det fra 10. august være minst to stemmemottakere til stede ved mottak av forhåndsstemmer. I henhold til valglovens 8-4 fjerde ledd kreves at det ved forhåndsstemmegivning på institusjon og ved ambulerende stemmegivning skal være to stemmemottakere tilstede. 2
Sak 4/15 Valgstyret må oppnevne det antall stemmemottakere som er nødvendig for å gjennomføre forhåndsstemmegivningen på en tilfredsstillende måte. Det er valgstyrets ansvar å sørge for at stemmemottakerne får den nødvendige opplæring. Stemmemottakerne må sette seg grundig inn i bestemmelsene om forhåndsstemmegivning. Med bakgrunn i ovennevnte foreslås at det oppnevnes flg. stemmemottakere Linda Jakobsen, Siv Abs Aakerøy, Alfhild Iversen, Ann Karin Grande, Bente Bye, Rønnaug Trondsen, Roy Hansen, Irmelin Wilmann og Kristin Vangen. Fra valgstyret oppnevnes 3 stemmemottakere som kan delta ved forhåndsstemmegivning på institusjon og ved ambulerende stemmegivning. Det følger av valgloven 8-2 (3) at kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, ikke kan oppnevnes til stemmemottaker. IV Saksbehandlers innstilling: I henhold til valglovens 8-1 skal forhåndsstemmegivning generelt foregå på rådhuset i Alstahaug kommune i tiden mandag 10. august fredag 11. september 2015. Åpningstiden settes lik kommunens åpningstid, dvs. 08.00 15.00, med tillegg av to langdager til kl. 17.00 - torsdag 27. august og torsdag 3. september, samt lørdag 5. september kl. 10.00 14.00. Som stemmemottakere ved forhåndsstemmegivningen oppnevnes Linda Jakobsen Siv Abs Aakerøy Roy Hansen Irmelin Wilmann. Alfhild Iversen Ann Karin Grande Bente Bye Rønnaug Trondsen Kristin Vangen Som stemmemottakere som kan delta ved forhåndsstemmegivning på institusjon og ved ambulerende stemmegivning, oppnevnes: 1 : 2 : 3 : Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Kristin Vangen Formannskapssekretær Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den Hans Jan Aarsund Ass.administrasjonssjef Side 3 av 13
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 5/15 Valgstyre 09.06.2015 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Valgstyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 14/1231 Arkivnr.: 014 SAK: FORHÅNDSSTEMMEGIVNING VED INSTITUSJONER, OG AMBULERENDE STEMMEMOTTAKING. KOMMUNESTYRE- OG I Saksdokumenter (vedlagt): II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Reglene om forhåndsstemmegivning fremgår av valgloven kapittel 8 og valgforskriften kapittel 6. Det er kommunene som har ansvaret for forhåndsstemmegivningen innenriks. Forhåndsstemmegivning foregår fra og med i valgåret, jf, valgloven 8-1 første ledd. Forhåndsstemmegivningen kan ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen. Ved årets valg starter forhåndsstemmegivningen mandag 10.august. I tillegg er det i perioden 1. juli til 9. august, mulig for velger å henvende seg til kommunen og avtale tid for å stemme, såkalt tidligstemmegivning. Det er valgstyret som bestemmer hvor det skal mottas forhåndsstemmer. Det skal også avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner. Forhåndsstemmegivning på kommunens helse- og sosialinstitusjoner Etter valglovens bestemmelser 8-3 skal det avholdes mottak av forhåndsstemmer på helseog sosialinstitusjoner. 4
Sak 5/15 I henhold til tidligere praksis bør mottak av forhåndsstemmer foregå på flg. institusjoner i Alstahaug: - Alstahaug sykehjem og Åsheim Terrasse - Sandnessjøen sykehus Tid og sted for mottak av forhåndsstemmer settes til onsdag på Alstahaug sykehjem kl 9.30 11.30 og Åsheim Terrasse kl. 12.00 14.00. Hva angår Sandnessjøen sykehus bør mottak av forhåndsstemmer foregå så nær valgdagen som mulig av hensyn til sist ankomne pasienter. Av praktiske hensyn (etterarbeid) bør mottak av forhåndsstemmer dog ikke legges senere enn onsdag. Ambulerende stemmegivning Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes mottak av forhåndsstemmer, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. Valgloven 8-3 sjette ledd. Valgstyret skal fastsette svarfristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. For at stemmemottakerne skal kunne gjennomføre ambulerende stemmemottaking innen fredag bør søknadsfristen settes til tirsdag. IV Saksbehandlers innstilling: Forhåndsstemmegivning på kommunens helse- og sosialinstitusjoner Mottak av forhåndsstemmer skal foregå på flg. institusjoner i Alstahaug kommune: - Alstahaug sykehjem og Åsheim Terrasse. - Sandnessjøen sykehus Tidspunkt for mottak av forhåndsstemmer settes til: - Alstahaug sykehjem: onsdag 2. september kl 9.30 11.30 - Åsheim Terrasse: onsdag 2. september kl. 12.00 14.00 - Sandnessjøen sykehus: onsdag 9. september kl. 10.00 13.00 Ambulerende stemmegivning Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. Valgloven 8-3 sjette ledd. Søknadsfristen for når søknadene må være kommet inn til kommunen settes til tirsdag 8. september. Sandnessjøen, den 27.5.15 Kristin Vangen Formannskapssekretær Side 5 av 13
Sak 5/15 V Administrasjonssjefens innstilling: Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den Hans Jan Aarsund Ass.administrasjonssjef Side 6 av 13
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 6/15 Valgstyre 09.06.2015 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Valgstyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 14/1231 Arkivnr.: 014 SAK: DELEGASJON AV MYNDIGHET. KOMMUNESTYRE- OG I Saksdokumenter (vedlagt): II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Bakgrunn Valgstyret har nesten all myndighet til å treffe vedtak i forbindelse med avvikling av valg. Eksempler på dette kan være valg av stemmestyrer, åpningstider for forhåndsstemming og valgting, valg av stemmemottakere for forhåndsstemmer og prøving av forhåndsstemmer. Valgstyret velger stemmestyrer (etter delegasjon fra kommunestyret), men det kan likevel oppstå situasjoner hvor det må oppnevnes flere medlemmer/vara for å få nok folk ute på stemmekretsene. Forhåndsstemmer avgitt av velgere i egen kommune skal legges rett i urne. Dvs. at konvoluttene er borte og framgangsmåten lik den som er på valgdagen. 10-1a. Stemmemottakers godkjenning av forhåndsstemmegivning som legges i urne (1) En stemmegivning avgitt på forhånd i henhold til 8-4 annet ledd skal godkjennes dersom a) velgeren er innført i manntallet i kommunen, b) velgeren har fått anledning til å avgi stemme, og c) velgeren ikke allerede har avgitt godkjent stemmegivning. (2) Velgerens stemmegivning er godkjent når vedkommende er krysset av i manntallet. 7
Sak 6/15 Dette betyr at det blir få stemmer som skal prøves. Det er kun stemmer som er avgitt på papir i andre kommuner innenriks, eller papirstemmer avgitt utenriks, som skal prøves. Vurdering Dersom valgstyrets leder får fullmakt til å treffe vedtak i eksempelvis saker som nevnt ovenfor, så kan slike avgjørelser tas fort uten forsinkelser. I valghåndboken står det i kapitlet om delegering: Kommunelovens bestemmelser om delegering av myndighet kommer til anvendelse. Delegeringsadgangen omfatter enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller administrasjonssjefen kan gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven. Det er imidlertid begrensninger med hensyn til omfang og sakstype. Det er ikke mulig å gi eksakt svar på hva som anses å være av prinsipiell betydning, slik at myndigheten ikke kan delegeres. Som en veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Dette vil typisk være gjøremål som å behandle søknader om å få stemme heime, sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler og lignende. Prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres. Valgstyret kan imidlertid ikke overlate til valgstyrets leder å utføre denne oppgaven alene. Valgstyrets leder må gjøre det sammen med valgstyrets sekretær eller en annen valgmedarbeider. Dette følger av regelen i valgforskriften 35 som sier at det skal være to personer til stede ved åpning av stemmegivninger. Videre at dersom åpning av omslags- og stemmeseddelkonvolutter foregår samtidig, må dette ikke gjøres av de samme personene. Denne begrensningen er begrunnet i prinsippet om hemmelig valg. Delegasjon gjelder bare kurante saker. Ukurante saker vil fortsatt gå til valgstyret. Saker som blir vurdert som ukurante vil være for eksempel forkastelse av stemmer eller avslag på søknad om å få stemme heime. Saksbehandler foreslår at valgstyrets leder delegeres myndigheten til å prøve forhåndsstemmegivninger. Valgstyrets leder vil selvfølgelig måtte rette seg etter prinsippene i valgloven om hemmelig valg og det må være minst 2 tilstede når forhåndsstemmegivningene godkjennes. Disse kan da ta behandlingen etter hvert som stemmene kommer inn og gjøre unna alt av kurante stemmegivninger. Ukurante stemmer delegeres ikke. Forkastelse må til valgstyret. Det vil også være slik at valgstyret har ansvaret for tellingen av forhåndsstemmene på lik linje som valgtingsstemmene. Side 8 av 13
Sak 6/15 IV Saksbehandlers innstilling: 1. Valgstyrets leder delegeres valgstyrets myndighet i kurante saker for denne valgperioden. Vedtak truffet på delegert myndighet rapporteres til valgstyret. 2. Valgstyrets leder gis fullmakt til prøving av kurante forhåndsstemmegivninger sammen med valgstyrets sekretær eller annen valgmedarbeider. Sandnessjøen, den 27.5.15 V Administrasjonssjefens innstilling: Kristin Vangen Formannskapssekretær Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den Hans Jan Aarsund Ass.administrasjonssjef Side 9 av 13
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 7/15 Valgstyre 09.06.2015 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 14/1231 Arkivnr.: 014 SAK: UTLEGGELSE AV MANNTALL. KOMMUNESTYRE- OG I Saksdokumenter (vedlagt): II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Valgloven 2-6 siteres. Valgstyret skal legge manntallet ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Valgstyret kunngjør tid og sted for utleggingen og opplyser om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil opprettet. Skjæringsdatoen for manntallet er 30. juni. Departementet er ansvarlig for at manntallet opprettes og oppdateres på grunnlag av opplysninger fra folkeregistermyndigheten. Departementet sørger for at alle kommuner får et manntall over personer med stemmerett i kommunen. Annonsering skjer gjennom annonsebyrået Frantz annonseservice i Helgelands Blad og Helgeland Arbeiderblad. 10
Sak 7/15 IV Saksbehandlers innstilling: Hel avskrift av manntallet legges ut på Rådhuset, Strandgt. 52, Sandnessjøen fra første halvdel av juli og frem til og med valgdagen. Kretsvise avskrifter legges ut på følgende steder i samme tidsrom: - Sandnessjøen/Kleiva krets: Rådhuset, Sandnessjøen - Søvik/Hamnes krets: Rådhuset, Sandnessjøen - Austbø krets: Austbø S-lag - Tjøtta krets: Joker, Tjøtta - Mindland krets: Joker, Tjøtta Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Kristin Vangen Formannskapssekretær Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den Ass.administrasjonssjef Hans Jan Aarsund Side 11 av 13
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 8/15 Valgstyre 09.06.2015 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Valgstyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 14/1231 Arkivnr.: 014 SAK: OPPTELLING I SANDNESSJØEN/KLEIVA STEMMEKRETS. OPPBEVARING AV VALGMATERIELL. KOMMUNESTYRE- OG I Saksdokumenter (vedlagt): II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Valgloven 10-4 gir valgstyret ansvaret for opptelling av stemmesedler. Foreløpig opptelling av stemmesedler kan delegeres til stemmestyrene. Et vilkår for dette er at manntallet for vedkommende stemmekrets inneholder minst hundre navn. I Alstahaug valgsogn har det vært vanlig at valgstyret selv foretar opptelling for samtlige kretser. Stemmestyrene i distriktet bringer valgmateriellet til valglokalet i Sandnessjøen på hurtigste måte. Departementet har i forskriften 34 første og annet ledd fastsatt regler om oppbevaring og transport av valgmateriell. Når stemmegivningen ved et stemmested er avsluttet første valgdag, skal urnene med stemmesedler og det øvrige materiellet forsegles av stemmestyret. Materiellet skal forsegles på en slik måte at ingen får tilgang til det som er forseglet, uten at det vil etterlate seg tydelige merker. Valgstyret avgjør ut fra lokale forhold hvor og hvordan de forseglede urnene og det øvrige materiellet skal oppbevares mellom de to valgdagene. 12
Sak 8/15 Materiellet kan for eksempel oppbevares i stemmelokalene eller det kan fraktes til valgstyrets lokaler for oppbevaring der. Valgstyret har ansvaret for at det etableres rutiner som sikrer at uvedkommende ikke får tilgang til forseglet materiell. Dette gjelder både når materiellet er under oppbevaring, og når det transporteres mellom stemmelokalene og valgstyrets lokaler. IV Saksbehandlers innstilling: 1. Opptelling av stemmesedler for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 skal for hele Alstahaug valgsogn, foregå i Kulturbadet, stemmelokalet i krets nr. 01, Sandnessjøen/Kleiva. Opptellingen begynner umiddelbart etter at valglokalene stenger mandag 14.09 kl. 20.00. 2. Alstahaug valgstyre vedtar at både valgurner og avkryssingsmanntall oppbevares under forsegling på Rådhuset fra søndag til mandag. To av stemmestyrets medlemmer bringer valgurnene fra Kulturbadet til Rådhuset. De samme personer bringer materiellet til Kulturbadet mandag morgen, i god tid før valglokalet åpner. Minst ½ -parten av stemmestyret er til stede ved forseglingen og de samme er til stede når forseglingen brytes neste dag. Sandnessjøen, den 27.5.15 V Administrasjonssjefens innstilling: Kristin Vangen Formannskapssekretær Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den Hans Jan Aarsund Ass.administrasjonssjef Side 13 av 13