01.10.2013 KARLSØY KOMMUNE Bo bedre Prosjektskisse
INNHOLDSFORTEGNELSE: 1.0 Bo bedre s.2 1.1 Bakgrunn s.2 1.2 Mål og strategier s.2 2.0 Organisering s.3 2.1 Prosjektstyring s.4 2.2 Prosjektledelse s.5 3.0 Beslutninger, oppfølging og milepæler s.6 4.0 Kritiske suksessfaktorer s.6 5.0 Gjennomføring s.6 6.0 Handlingsplan s.9 7.0 Økonomi s.11 2
1.0 Bo bedre 1.1 Bakgrunn Omstillingsprogrammet i Karlsøy kommune har som målsetting å skape en attraktiv kommune i vekst. Dette gjennom å styrke eksisterende næringsliv og skape nye arbeidsplasser. Fokus skal være på ungdom og flere kvinner i arbeid. Omstillingsprosjektet har fem fokusområder; Styrke etablert næringsliv, nyetablering, omdømme, kommunen som samarbeidspartner, kommunikasjon og infrastruktur. Som en del av denne målsettingen søkte Karlsøy kommune i 2012 om deltakelse i et 3- åring satsingsprosjekt i regi av kommunal- og regionaldepartementet (KRD). Bakgrunnen til satsingen er å bidra til utvikling av attraktive lokalsamfunn i distriktene gjennom å stimulere til økt tilbud av ulike boliger og boligutbygging. KRD ønsket 10-12 kommuner med i dette prosjektet, og Karlsøy kommune var blant de som ikke kom med. Søknaden til deltakelse i dette prosjektet skulle beskrive boligsituasjonen i kommunen og man har i denne prosjektprosessen lagt søknaden til KRD til grunn som forstudie. (Vedlegg 1) Omstillingsprogrammet ønsket på tross av at kommunen ikke kom med i satsing til KRD å rette et fokus på boligproblematikken i Karlsøy. Man søkte derfor om midler til gjennomføring av et forprosjekt. Formannskapet bevilget 21.mai 2013 kr 70.000,- for finansiering av forprosjektet Boligsatsing i Karlsøy. Hovedmålet for forprosjektet var å klargjøre mål og strategier for et hovedprosjekt. Delmålene var å kartlegge og analysere boligsituasjonen i Karlsøy. Videre skulle forprosjektet vurdere ulike modeller for økt boligutbygging i kommunen, samt analysere organiseringen av den kommunale utleiedelen, slikt at man på best mulig måte kunne få utnytte den kommunale boligmassen. Forprosjektet Boligsatsing i Karlsøy skulle berede grunnen for et gjennomføringsprosjekt og var ferdig 30.september 2013. (Vedlegg 2) 1.2 Mål og strategi Med utgangspunkt i forprosjektrapporten har man klarlagt mål og strategier for gjennomføringsprosjektet Bo bedre. Prosjektets hovedmål er at Karlsøy kommune skal bidra til å tilrettelegge for et mer velfungerende boligmarked i hele kommunen. Flere boliger og 3
gjerne mer varierte boformer vil gi økt reell valgmulighet og i større grad imøtekomme innbyggernes og arbeidssøkeres ønsker i ulike livsfase. For at man skal nå hovedmålet har man knyttet følgende strategier til prosjektet: De ulike strategiene gir noen skisser til prosjektideer. Disse må videre kvalitetssikres og vurderes, samt være politisk forankret før man går videre til utforming av konkrete tiltak i prosjektplanen. 2.0 Organisering I forprosjektet er det konkludert med at følgende organisering vil være mest hensiktsmessig for prosjektet: Prosjektet vil kreve forankring på et politisk og administrativt nivå, derfor ser man det mest gunstig at prosjekteier er kommunestyret i Karlsøy. Prosjektet vil kreve ressursinnsats på tvers av tjenesteområdene i administrasjonen, og det vil dermed være hensiktsmessig at rådmann og kommunalsjef er prosjektansvarlig. Det legges opp til at enhetsledere/etatsleder skal ha en rolle i prosjektet, og det anbefales at disse aktørene inngår i styringsgruppen. Prosjektet koordineres og ledes av prosjektleder som skal holde prosjektet sammen i sin helhet og samarbeide tett med øvrige aktører i prosjektorganisasjonen. Ved å organisere prosjektet slikt modellen ovenfor skisserer vil man kunne forankre nødvendige fokusområder både politisk og administrativt. Prosjektet skal følge samme budsjett- regnskapssystem som den øvrige kommunale virksomhet, og som er fastsatt i gjeldende budsjettforskrifter. Revisjon av prosjektet utføres av kommunerevisjonen. 2.1 Prosjektstyring Karlsøy kommune, ved kommunestyret, vil ivareta rollen som prosjekteier for prosjektet. Kommunestyret har det overordnede ansvaret for gjennomføringen av prosjektet, herunder følgende oppgaver: I henhold til gitte rammer fastsette mål og retningslinjer for prosjektet - Bo bedre 4
Administrere prosjektbevilgning Gi prosjektansvarlig oppdrag å gjennomføre prosjektet Behandle og gi tilbakemelding på evalueringsrapporter. Prosjektet organiseres med styringsgruppe. Styringsgruppen skal gi faglig vurdering og råd i alle prosjektets faser. Styringsgruppen er satt sammen med representanter fra følgende: Prosjektansvarlig: Rådmann og kommunalsjef Enhetsledere Etatsleder Styringsgruppens rolle: Bidra til at nødvendige ressurser stilles til disposisjon Være en rådgivende funksjon for prosjekleder Gi aktiv støtte til prosjektleder Inneha rollen som pådriver for å sikre at fokusområder og tiltak iverksettes og gjennomføres etter plan og innenfor gitte ressursrammer 2.2 Prosjektledelse Prosjektansvarlig for prosjektet er rådmann og kommunalsjef. De prosjektansvarlige skal sørge for at rett kompetanse fins i alle fasene av prosjektet. I tillegg er de ansvarlig for å tilsette prosjektleder og sammensette styringsgruppe. Prosjektleder som tilsettes av prosjektansvarlig vil ha følgende rolle: Oversiktlig planlegging og kontinuerlig oppfølging av arbeidet At informasjonsstrømmen mellom gruppen fungere Å fordele arbeidsmengde rettferdig mellom medlemmer i prosjektet Å overvåke risiko Ledelse av daglig arbeid i prosjektet Ansvar for framdrift og resultat 5
Rapportere framdrift, økonomi, og resultater til prosjekteier Disponere prosjektets ressurser og sørge for at prosjektet fullføres. Modell for prosjektledelse og tilsetting av prosjektleder vil være en kritisk suksessfaktor hovedprosjektet. Det er i forprosjektet ikke besluttet relatert til hvordan prosjektledelsen skal organiseres, men dette tas opp igjen ved igangsetting av hovedprosjektet. Man har likevel sett på to ulike modeller for prosjektledelse: 1. Ansettelse av prosjektleder i 100 % stilling 2. Ansettelse av prosjektleder i deltids eller fulltidsstilling, samt prosjektmedarbeider som en ansvarlig for ulike fokusområder. Deler av alternative aktiviteter i hovedprosjektet kan utføres intern i administrasjonen. Kommunen kan søke husbanken om kompetansetilskudd til et av fokusområdene, boligpolitisk og boligsosialt arbeid. Tilskudd kan bidra til finansiere til stillingen som prosjektmedarbeider. 3.0 Beslutninger, oppfølging og milepæler Ved beslutningspunktmøtene/statusmøtene deltar styringsgruppen og prosjektleder. Beslutninger tas om prosjektet skal startes, videreføres eller avsluttes. Prosjektleder har ansvar for å sammenstille en statusrapport og milepælsrapport for hvert møte. Statusrapporten skal være tilstede som beslutningsgrunnlag. 4.0 Kritiske suksessfaktorer Prosjektet Bo bedre er bredt og for seg ulike fokusområder. For å lykkes er det viktig å være bevisst at kritiske suksessfaktorer vil være: Politisk og administrativ forankring, tillit og engasjement. I hvor stor grad prosjektet får tilgang på engasjerte aktører til gjennomføring av prosjektets aktiviteter. Samarbeid innenfor prosjektorganisasjonen Tilgang på ressurser. Den administrative ledelsen i kommunen må sikre at personalet med relevant kompetanse gis anledning til å delta i prosjektet. 6
En god oppfølging av de ulike fokusområdene Løpende evaluering underveis i prosjektet som innspill til den videre prosessen, slik at beslutninger om fremdrift blir best mulig. Et godt samarbeid med Husbanken Interesse fra private utbygger 5.0 Gjennomføring Prosjektet vil være inndelt i 5 strategier for å nå det overordnede målsettingen, «Karlsøy kommune skal bidra til å tilrettelegge for et mer velfungerende boligmarked i hele kommunen. Flere boliger og gjerne mer varierte boformer vil gi økt reell valgmulighet og i større grad imøtekomme innbyggernes og arbeidssøkeres ønsker i ulike livsfase». Strategiene er som følgende: 1. Delta i minst et boligprosjekt med privat aktør 2. Attraktive tomter 3. Aktiv markedsføring 4. Boligpolitisk og boligsosialt arbeid 5. Kommunens boligmasse Slikt nevnt under 1.2 Mål og strategier, har man ikke konkretisert hovedaktiviteter i prosjektet. Prosjektidéene som er skissert ovenfor under hver strategi må kvalitetssikres og vurderes, og ikke minst ha politisk forankring. Det vil være nødvendig i oppstartsfasen å konkretisere hovedaktivitetene og utarbeide aktivitets/milepælsplan. Årsaken til at det ikke gjøres her er grunnet prosjektets størrelse, og ønske om at prosjektansvarlig og dens ledelse skal få utforme en slik plan, samt skape en større eierfølelse og engasjement. 1. Delta i minst et boligprosjekt med privat aktør. Innenfor dette skal det planlegges etablering av 10 nye boligenheter på Hansnes. Disse 10 boligenheten skal bygges på prinsipper fra «Hamarøymodellen». Dette innebærer at kommunen skal annonsere et tallfestet behov på boliger til vanskeligstilte og i 7
kravspesifikasjon be utbygger om å stille til rådighet et gitt antall enheter med nærmere definert størrelse/standard til leietakere som regnes som vanskeligstilte på boligmarkedet. Boligene skal oppføres ved at man lyser ut leieavtaler i Doffin og privat utbygger velges ut etter anbudsrunde. Utbygger plikter å realisere og finansiere 10 boenheter. Boligene vil være finansiert med startlån og tilskudd fra Husbanken. Husbanken gir tilskudd til 40 % av bygge kostnadene for 2 av de 10 leiligheten. 3 av de 10 leilighetene får 20 % tilskudd fra husbanken. Kommunen inngår 20 årlig leieavtale med utbygger for 5 av leilighetene og dekker dette gjennom videre framleie. 2 av boenhetene defineres som bolig til særskilt vanskeligstilte med heldøgnlig hjelpebehov. De øvrige 3 defineres som boliger innenfor boligsosial plan og utleies til prioriterte målgrupper. Utbygger plikter å etablere 5 boenheter i tillegg til de 5 som kommunen garanterer leie for. Utbygger kan velge å disponere de 5 andre boligenheten fritt enten til utleie, salg, næringseiendom o.l. I tillegg står utleier fritt til å bygge de andre 5 boenhetene andre plasser i kommunen. Som et alternativ til beliggenhet for 5 av de boligenheten som kommunen skal leie, vil tomten til den gamle barnehagen på Hansnes være en mulighet. Ved renovering av eksiterende grunnmur vil utbygger kunne søke husbanken om 100% finansiering. Kommunens budsjetter berøres ikke av prosjektet verken med låneopptak eller driftskostnader. Kommunen får ved å f.eks. samle tunge brukere på et sted oppnå å spare driftskostnader. I tillegg vil beboerne kunne søke om bostøtte. Dersom det er ønskelig fra utbyggers side kan kommunen være behjelpelig med å fremskaffe leietakere til de øvrige 5, men uten noen formell garanti. 2. Attraktive tomter Innenfor dette skal man arbeide for at kommunen skal være proaktiv med fremskaffelse av attraktive og byggeklare tomter. I tillegg skal man føre en liberal praksis med fradeling av tomter og spredt boligbebyggelse. Videre skal man vurdere hva man kan gjøre med boligtomtene som har stått urørt i flere år på Korsnes på Vannareid og i Kristoffervalen. 3. Aktiv markedsføring Kommunen skal aktivt markedsføre kommunale og private tomter og boligprosjekter på kommunens webside. Link til kart, bilder, informasjon, pris og nærområder. Aktivt tilby startlån. Dra bedre nytte av Husbankens virkemidler og øke markedsføring av tilbudet, samt vise priseksempler 8
4. Bolig politikk og boligsosialt arbeid Utarbeide ny bolig politisk handlingsplan, innenfor denne rammen skal man i tillegg knyttet inn boligsosialt arbeid. Herunder søkes det om kompetansetilskudd fra husbanken. Innenfor dette skal man samtidig øke husleieprisene på den kommunale utleieboligene med 20 %, slikt at dette samsvarer med dagens marked. Forprosjektrapporten konkluderte med at det var 4 grupper som man burde ha et fokus på for å tilrettelegge boliger for; eldre, unge i etableringsfasen, pendlere og vanskeligstilte. Boligbehovet til disse gruppene bør beskrives nærmere i en boligplan for kommunen. 5. Kommunens boligmasse Etter at man har tatt for seg de overstående fokusområdene bør man utrede ytterligere organisering og forvaltning av kommunens boligmasse, og se dette i sammenheng med de øvrige fokusområdene. 6.0 Handlingsplan Strategi 1: Delta i minst et boligprosjekt med privat aktør Forventet resultat: 5 nye boenheter til kommunenes bruk og 5 nye boenheter på det private markedet Måleindikator: Telling av nybygde boenheter TILTAK: Nr Aktivitet Ansvar Tid Økonomi 1.1 Gjennomføre lokal Rådmann Innen Vurderes boligkonferanse for entreprenører og andre aktuelle interessenter januar 14 1.2 Utarbeide anbudsgrunnlag Rådmann Innen Vurderes februar 14 1.3 Aktivt samarbeid med Husbanken Rådmann kontinuerlig Tilnærmet 0 9
Strategi 2: Forventet resultat: Måleindikator: Attraktive tomter Fremskaffe attraktive og byggeklare tomter Antall byggeklare tomter, antall solgte tomter, antall nybygde boenheter Nr Aktivitet Ansvar Tid Økonomi 2.1 Øke antall byggeklare tomter Rådmann 2014 Vurderes 2.2 Vurdere alternative måter å Rådmann 2014 Tilnærmet 0 klargjøre kommunale og private boligfelt 2.3 Føre liberal praksis med Rådmann 2014 0 fradeling av tomter og spredt boligbygging 2.4 Vurdere alternativ bruk av Rådmann 2014 0 regulerte boligfelt på Vannareid og Kristoffervalen 2.5 Oppfordre private til å ta initiativ til å opparbeide attraktive boligtomter Rådmann 2014 0 Strategi 3: Forventet resultat: Måleindikator: Aktiv markedsføring Flere solgte tomter, Antall solgte tomter Nr Aktivitet Ansvar Tid Økonomi 3.1 Aktivt markedsføre Rådmann Des 13 Tilnærmet 0 kommunale og private tomter og boligprosjekter på kommunenes webside 3.2 Utvikle enkelt brosjyremateriell til bruk på Rådmann Jan 14 Vurderes 10
møter, messer o.l om fordelene med å bo i Karlsøy 3.3 Aktivt og målrettet bruk av startlån 3.4 Løpende kontakt Husbanken, bedre nytte av Husbankens virkemidler Rådmann Feb 14 Vurderes Rådmann Jan 14 Strategi 4: Forventet resultat: Måleindikator: Bolig-politisk og boligsosialt arbeid Utarbeide en bolig-politisk og boligsosial handlingsplan Godkjente planer, Nr Aktivitet Ansvar Tid Økonomi 4.1 Søke kompetansetilskudd fra Rådmann Mars 14 0 Husbanken for utarbeidelse av boligsosial handlingsplan 4.2 Utarbeide boligpolitisk handlingsplan inklusiv boligsosial handlingsplan Rådmann 2014 Vurderes Strategi 5: Forventet resultat: Måleindikator: boligmassen Kommunens boligmasse Bedret standard, avklart forhold til organisering Vedtatt plan for organisering, økte leieinntekter, vurdering av verdi av Nr Aktivitet Ansvar Tid Økonomi 5.1 Øke husleieprisene på Rådmann Des 13 0 kommunale utleieboliger med 20-30% 5.2 Utarbeide oversikt over Rådmann 2014 Vurderes standard og verdianslag på boligmassen 5.3 Plan for organisering og eierskap til kommunenes boligmasse Rådmann 2015 Vurderes 7.0 Økonomi 11
Prosjektskissen for Bo bedre har ikke en endelig organiseringsmodell og det foreligger dermed ikke et budsjett for prosjektet. Dersom man fra det politiske ledelse i Karlsøy ønsker å igangsette prosjektet, anbefales det at rådmannen vurderer nærmere hvilke oppgaver som kan utføres i den ordinære administrasjonen og om/hvilke oppgaver som krever kjøp av eksterne tjenester. Rådmann vil etter vurdering av estimert tids- og ressursbruk kunne legge frem et budsjett som vil gjenspeile den faktiske kostnad for prosjektet Bo bedre. 12