1 Holmentunet Bs Protokoll fra ordinært sameiermøte i Holmentunet Bs ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 26.04.2017 Møtetidspunkt: 18.00 Møtested: Holmenkollen Tennisklubb Til stede: 25 seksjonseiere, 10 representert ved fullmakt, totalt 35 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Ane Line Bergseth. Møtet ble åpnet av Hans Jacob Christensen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Hans Jacob Christensen foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Ane Line Bergseth foreslått. Som protokollvitne ble Trine Fredriksen foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning for 2016 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3. Behandling av årsregnskap for 2016 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen.
4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse 2 Holmentunet Bs A Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 100 000. I tillegg kommer en sum på kr 15 000, som er avsatt i regnskapet for 2016. Total sum kr 115 000. B Forslag fra Styret til vedtak for arbeid utover normalt styrearbeid Styrearbeid har endret seg vesentlig de siste årene ved at - store prosjekter er stadig mer kompliserte og tidkrevende. Deler av pågående prosjekter (reseksjonering, utskifting av distribusjonssystemet, salg osv.) må håndteres på dagtid (dvs. innenfor normal arbeidstid) eller gir betydelig merarbeid i form av tid (utover normalt styrearbeid * ) - det er stadig vanskeligere å fylle styreplassene gjennom valg det er en synkende vilje til å utføre styrearbeid, også fordi ansvaret gjennom årene har økt betraktelig. I Holmentunet Boligsameie har man nå «profesjonell» styreleder gjennom at «tidligere» styreleder, som flyttet i desember 2016, på årsmøtet i 2016 ble valgt for 2 år med et helt annet honorar enn de forutgående 6 år. - enkelte unødvendige saker med enkeltsameiere (se «Styrets tidsbruk» over) ( * med normalt styrearbeid menes ordinære styremøter, ordinære sameiemøter, forberede styremøter og sameieårsmøter, utarbeidelse av årsberetninger, godkjennelse av fakturaer, regnskap, protokoller, dugnad hva man vil kalle normal drift av sameiet). I kombinasjon medfører punktene over det at tiden hvor styremedlemmer utfører gratisarbeid, utover normalt styrearbeid, er forbi. Dette betyr at arbeid i forbindelse med utskifting av distribusjonsnettet (2015), større vedlikeholdsprosjekter, reseksjonering, salg av Vmleiligheten og Fellesvaskeriet faller utenfor «normalen», da dette i stor grad må foregå på dagtid eller i seg selv gir betydelig merarbeid. Man har da valget mellom å sette bort alt til eksterne konsulenter eller la Styret selv håndtere dette. Stort sett vil det siste lønne seg da det ofte tar mer tid å sette en ekstern inn i sakens innhold enn det tar å utføre oppgaven selv. Alternativet er å avvikle ordningen med styrehonorar og innføre en flat timesats for alt arbeid som finner sted. Forslag til vedtak: For spesifisert merarbeid utover normalt styrearbeid, herunder i 2016, honoreres styremedlemmer for medgått tid (tidsenhet er per påbegynte 5 minutter). Satsen som benyttes er hva som defineres som «normal konsulenttimesats» (kr. 990:-/t). Vedtak: Vedtatt. Det var 21 stemmer for og 12 stemmer mot.
3 Holmentunet Bs 5. Behandling av innkomne forslag og saker A Om innregulering av varmeanlegget Forslag til vedtak: Styrets anbefaling presenteres nærmere årsmøte i egen forsendelse Forslaget ble trukket, kommer tilbake til dette ved et ekstraordinært sameiermøte. B Forslag fra Kine Sørensen om kompensasjon for ekstra fyringskostnader I et sameie er man «solidarisk ansvarlig» for driften; betaling av felles lån, løpende driftsutgifter etc. Noen trapperom har (pga. skader) vært utbedret de siste årene, mens andre har det ikke. I «pipesaken» kom man halvveis i rehabiliteringen før kostnadene måtte bremses, derfor ble bare halvparten av pipene tatt. Utbedringen av balkongene i #63 (noen år tilbake) ble utbedret av sameiet, da disse er en klar del av et sameies ansvar for ytre vedlikehold. I #47 er et soverom pusset opp grunnet fuktskader fra sameiets (ytre) takrenne, og i #65 er en kjellerstue pusset opp grunnet mangelfull drenering. Ikke alle sameiere «nyter godt av» dette, men som sameiere må man stå solidarisk sammen. Enkelte ganger kan det oppstå situasjoner som medfører ulemper for en eller et fåtall sameiere, hvor ulempen er bevislig og er knyttet man kan hevde er sameiets ansvar (i dette tilfellet fyring). Her er det en gråsone mellom sameiets solidariske ansvar og seksjonseiers ansvar, men hvor ulempene for seksjonseier er begrenset i omfang og/eller kostnad. I tillegg vil det være vanskelig for sameiet å få stadfestet fakta i slike saker. Viktigere er det at hvis man åpner opp for at en hver form for ekstra kostnad eller ulempe skal dekkes av sameiet skaper det en umulig situasjon. I tilfelle til Sørensen (se graf nedenfor som viser forbruk i kwt) og Aga er fyringskostnadene begrenset og oktober-november viser en nedgang i kwt. Forslag til vedtak: Seksjonseierne skal ikke tilstås kompensasjon. Vedtak: Ikke vedtatt. C Forslag fra Silje Hansen Aga om kompensasjon for ekstra fyringskostnader Saken er redegjort for i vedlegg og i forslag 5B. Forslag til vedtak: Seksjonseierne skal ikke tilstås kompensasjon. Vedtak: Ikke vedtatt.
D 4 Holmentunet Bs Forslag fra Stasjonsveien 40/40B om adkomst via Holmentunet (mellom #61 og #59) til utskilt eiendom Styrets holdning er at: - økt trafikk gjennom sameiet vil forringe den skjermede karakteren sameiet har - Nye parkeringsplasser på baksiden av #59 vil kunne fremstå som upraktisk i bruk siden man må svinge inn på baksiden av bygget - økt trafikk på den kommunale veien gjennom Holmentunet kan utløse en tinglyst rett for kommunen å pålegge sameiet å utvide veien med flere meter (en umulighet f.eks. mellom #63 og #57), Dette ble tinglyst i forbindelse med rammesøknaden for utbygging av vaskeriet. Skulle et slikt pålegg komme vil ikke sameiet være i stand til å møte kostnadene, da disse vil oversige beløpet fra S40/40B et ukjent antall ganger. Sannsynligheten for at dette skal inntreffe er begrenset, men dette vil i så fall representere en (kalkulert) risiko for sameiet - Makrellbekken kommer i rør under det omtalte området. Selv om det for sameiet kan fremstå som gratis drening og sikring av rør for fremtiden, kan det allikevel innebære en risiko ved at arbeider på rørene kan gi rørbrudd andre steder i sameiet og påføre bygningsmassen skader skader man ikke nødvendigvis kan lede direkte tilbake til dreningsarbeider. Forslag til vedtak: Holmentunet ønsker ikke å imøtekomme anmodningen fra Stasjonsveien 40/40B om adkomst fra Holmentunet til utskilt eiendom i Stasjonsveien 40/40B. Vedtaket krever 2/3 flertall Vedtak: Enstemmig vedtatt.
E Endring av vedtektenes 10 5 Holmentunet Bs Det er vanlig at styrer i sameier (og vanlige aksjeselskaper) innvilges ansvarsfrihet i forbindelse med fremleggelse av reviderte regnskaper. I motsatt fall kan Styret holdes ansvarlig i årevis (inntil normale foreldelsesfrister trer inn) for disposisjoner gjort i perioden. I den anledning foreslås vedtektenes 10 endres til (nytt punkt understreket) 10. SAKER SOM SKAL BEHANDLES PÅ ORDINÆRT SAMEIERMØTE. På det ordinære sameiermøtet skal disse saker behandles: - Konstituering - Styrets årsberetning - Styrets regnskapsoversikt for foregående år - Styret innvilges ansvarsfrihet - Styret forslag til anvendelse av overskudd/dekning av underskudd - Godtgjørelse til revisor og styret - Styrets forslag til budsjett - Andre saker som er nevnt i innkallingen - Valg av styremedlemmer og -leder (når valgperioden er utløpt). Forslag til vedtak ble presisert til: «Spørsmål om ansvarsfrihet for styret» Vedtaket krever 2/3 flertall Vedtak: Enstemmig vedtatt F Ansvarsfrihet for Styret I lys av ovenstående vedtak bør Styret innvilges ansvarsfrihet for forutgående regnskapsår. Forslag til vedtak: Styret innvilges ansvarsfrihet for 2016. Vedtak: Enstemmig vedtatt
6 Holmentunet Bs 6. Valg av tillitsvalgte A Som styremedlem for 2 år, ble Edvard Chr. Dahl foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon C Som varamedlem for 2 år, ble Eivind Dypvik foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble Anne Cathrine Eng, Paul Vidar Håkestad og Ina Rognerud foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 21:20. Protokollen signeres av Hans Jacob Christensen /s/ Møteleder Ane Line Bergseth /s/ Fører av protokollen Trine S. Fredriksen /s/ Protokollvitne
7 Holmentunet Bs Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Hans Jacob Christensen Holtegata 29 B 2016-2018 Styremedlem Edvard Chr. Dahl Arnebråtveien 45 B 2017-2019 Styremedlem Ute Falck Arnebråtveien 55 2016-2018