Saksbehandler, innvalgstelefon Hilde Skogli, 55 57 23 63 Vår dato 11.11.2014 Deres dato 04.09.2014 Vår referanse 2014/10746 423.1 Deres referanse 13/6015 Askøy kommune Postboks 323 5323 KLEPPESTØ Askøy - gnr 16 bnr 35 - Ravnanger - delvis dekning av saksomkostninger Vi viser til oversendelse fra Askøy kommune, mottatt her den 04.09.2014. Vedtak: Fylkesmannen stadfester Askøy kommunes vedtak av 21.03.2014, sak DS 341/41, delvis dekning av sakskostnader med kr. 15.000,- inkl mva. Sakens bakgrunn Saken gjelder krav om dekning av sakskostnader etter forvaltningsloven (fvl) 36. Askøy kommune gav i vedtak av 02.09.2013, sak DS 1162/13, tillatelse til oppføring av tomannsbolig på gnr 16 bnr 35. Den 17.09.2013 mottok kommunen klage fra Aud Grete Eknes, eier av nabotomten. Den 06.03.14 vedtok Askøy kommune v/ utvalg for teknikk og miljø at administrasjonens vedtak av 02.09.13, DS 1162/13, skulle opprettholdes, med den endring at topp møne ble senket fra cote +53 til cote +52,4, en senkning på 60 cm. Ved brev datert 13.03.2014 har advokatfullmektig Monika Korsvik Sætre fremsatt krav om å få dekket sine sakskostnader på kr. 49.034,- inkl. mva. i forbindelse med klagesaken. Den 21.03.2014, i sak DS 341/41, fattet Askøy kommune vedtak om å delvis dekke sakskostnader, med kr. 15.000,- inkl. mva, som følge av at utvalg for teknikk og miljø endret administrasjonens vedtak av 02.09.2014. Vedtaket om delvis dekning av sakskostnader ble påklaget av advokatfullmektig Monica Korsvik Sætre ved brev datert 04.04.2014. I klagen anføres det at det ikke foreligger grunnlag for den avkortningen som er foretatt, og advokat Sætre fastholder at den timebruk som foreligger har vært nødvendig for sakens opplysning og oppfølgning. Videre anføres det at det har vært nødvendig å dra på befaring på eiendommen som ledd i vurdering/rådgivning av om det skulle utarbeides ytterligere bemerkninger i saken, og deretter har det vært arbeid knyttet til å utarbeide bemerkninger samt tilstedeværelse under befaringen med utvalget. At utvalget etter befaringen fattet vedtak om å utsette saken, medførte også at det påløp ytterligere kostnader. Det vises her til at det var behov for å gjennomgå og komme med bemerkninger til Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 28 51 Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: 974760665 E-post: postmottak@fmho.no Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland
de tilleggsopplysningene som ble oversendt fra utbygger i e-post av 13.01.2014. Videre anføres det at de har hatt arbeid i forbindelse med at administrasjonen, i etterkant av utvalgets vedtak av 13.02.2014, besluttet å sende saken til ny vurdering hos utvalget slik at de kunne treffe et nytt og mer presist vedtak. Vi viser til klagen i sin helhet. Klagen fra advokatfullmektig Sætre ble behandlet av utvalg for teknikk og miljø i møte den 28.08.2014, under sak PS 194/14. Klagen ble ikke tatt til følge, og utvalget opprettholdt administrasjonens vedtak av 21.03.2014, sak DS 341/41 om delvis dekning av sakskostnader. Saken ble etter dette oversendt til Fylkesmannen i Hordaland for endelig avgjørelse. Når det gjelder sakens bakgrunn for øvrig, viser vi til sakens dokumenter som vi forutsetter at partene er kjent med. Fylkesmannen finner saken tilstrekkelig opplyst, jf. fvl 17. Fylkesmannens vurdering Forvaltningsloven (fvl) gjelder for Fylkesmannens behandling av saken. Fylkesmannen kan prøve alle sider av saken, og enten stadfeste, omgjøre eller oppheve kommunens vedtak, jf. fvl 34. Det fremgår av fvl 36 at: «Når et vedtak blir endret til gunst for en part, skal han tilkjennes dekning for vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket, med mindre endringen skyldes partens eget forhold eller forhold utenfor partens og forvaltningens kontroll, eller andre særlige forhold taler mot det.» En forutsetning for dekning av sakskostnader er at et vedtak er blitt «endret til gunst» for parten, jf. 36. I den opprinnelige rammetillatelsen av 02.09.2013, DS 1162/13, var boligens topp møne satt til cote + 53. Ved behandling av klagesaken i utvalg for teknikk og miljø den 06.03.2014 ble topp møne satt til cote + 52,4, en sekning på 60 cm. Det påklagede vedtaket må derfor anses å være «endret til gunst» for parten. Etter fvl 36 skal parten tilkjennes dekning for «vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket». Ordlyden «vesentlige kostnader» omfatter ikke småutgifter og partens eget arbeid med saken. Som et utgangspunkt omfattes utgifter til advokat. Det er fremsatt krav om dekning av advokatutgifter på totalt kr. 49.034,- inkl. mva. Spørsmålet blir om de på løpte utgiftene har vært «nødvendige» for å få endret administrasjonens vedtak av 02.09.2013, jf. 36. Hva som ligger i «nødvendige» kostnader må vurderes konkret i den enkelte sak. Sentrale momenter i vurderingen vil være sakens karakter og kompleksitet og forvaltningens holdning til og vilje til å respondere på partens anførsler. Sivilombudsmannen har i sak 2009 94 (2009 s. 373) uttalt følgende om vurderingen som skal foretas: «Spørsmålet om hvilke kostnader som har vært nødvendige, må avgjøres etter en konkret vurdering med utgangspunkt i hva parten og dennes advokat med rimelighet har oppfattet som naturlige tiltak for å få endret vedtaket. Det er altså ikke avgjørende om utgiftene objektivt sett har vært nødvendige. Dette innebærer imidlertid ikke at det fullt ut er opp til 2
parten eller dennes advokat å avgjøre hvilke utgifter som er nødvendige og dermed dekningsberettigede. I så fall ville begrensningen til «nødvendige» kostnader mistet mye av sin reelle betydning. Dekningsadgangen omfatter kun utgifter til tiltak som med rimelighet kan ha vært oppfattet som naturlige. Den nærmere avgrensningen av dekningsberettigede utgifter, beror på en konkret vurdering av skjønnsmessig karakter. Partens eller advokatens oppfatning av situasjonen, er bare er ett av flere momenter som kan være av betydning i denne vurderingen. Når parten har benyttet advokat, vil blant annet alminnelige forventinger til advokaters kunnskap om regelverket og forvaltningssystemet, kunne innvirke på vurderingen av hvilke tiltak som med rimelighet kan ha blitt oppfattet som naturlige.» Og videre: «det skal legges vekt på hva parten med rimelighet har oppfattet som naturlige tiltak, selv om tiltakene objektivt sett ikke var nødvendige for å få endret vedtaket. Samtidig kan det etter omstendighetene være grunnlag for å avslå dekning av utgifter til arbeid med anførsler som ikke har hatt betydning for endringen av vedtaket. En slik forståelse av forvaltningsloven 36 har vært lagt til grunn i en rekke tidligere saker her, og kommer også til uttrykk i flere uttalelser fra Justisdepartementets lovavdeling. Nødvendigheten av arbeidet med å angripe vedtaket på et bestemt grunnlag, vil således kunne avhenge både av sannsynligheten for å nå frem på det aktuelle grunnlaget og av sannsynligheten for å nå frem på de alternative grunnlagene som er anført.» Videre peker Sivilombudsmannen på at hvor mye arbeid som er nødvendig å legge i klagen, må også vurderes i lys av forvaltningens plikt til å selv sørge for at saken er godt nok opplyst før den avgjøres, jf. fvl 17. Han uttaler følgende om dette i sak 2009 94 (2009 s. 373): «Forvaltningens plikt til å sørge for sakens opplysning, begrenser dermed hvilket arbeid som er nødvendig fra partens side. Med mindre det foreligger holdepunkter for noe annet, må det legges til grunn at klageinstansen vil oppfylle sin plikt etter loven og fremskaffe de opplysningene som kreves før saken avgjøres. Det vil normalt ikke være nødvendig at klageren eller dennes advokat også utfører det samme arbeidet. I hvilken grad det er nødvendig for klageren å fremskaffe supplerende opplysninger, varierer sterkt fra sak til sak og må avgjøres konkret. Det er forståelig at en privat part som har fått et negativt vedtak i førsteinstansen kan ha et ønske om å være på den sikre siden i klagerunden, og derfor legger mye arbeid i de ulike grunnlag som kan anføres mot vedtaket og også selv utfører oppgaver som påhviler forvaltningen etter forvaltningsloven 17 og 33. Det avgjørende for dekningsadgangen etter 36 er imidlertid om arbeidet har vært nødvendig. Dette innebærer at parten i slike tilfeller kan bli nødt til selv å bære deler av omkostningene knyttet til en vellykket klage.» I vedtak av 21.03.2014 gjør kommunen følgende vurdering: «I vurderingen vil administrasjonen legge vekt på at Eknes selv hadde påklaget vedtaket før Advokatfirmaet Harris kom inn i saken. Dermed var kommunen allerede på dette tidspunkt forpliktet til å foreta en ny vurdering av de ulemper nabo måtte ha som følge av oppføringen av omsøkte tomannsbolig. 3
I fakturaen fra Advokat firmaet Harris er det lagt til grunn at arbeidsmengden i saken har vært nærmere 30 timer. Etter administrasjonens forståelse er det imidlertid ikke tale om en sak av stor kompleksitet, hverken rettslig eller faktisk, som skulle tilsi en slik tidsbruk. I vurderingen må det også sees hen til at det her er tale om et advokatfirma som har spesialisert seg innenfor plan- og bygningsrett.» I klageomgangen viser kommunen blant annet til at det «fremgår (..) av praksis og teori at det må være årsakssammenheng mellom de aktuelle utgiftene og det forhold at vedtaket ble endret. Se blant annet Graver, Alminnelig forvaltningsrett, s. 568 og SOMB sak 2007/1360. Der klager kun får delvis medhold, er det kun de kostnader som knytter seg til de deler av klagen som fører frem som skal dekkes. Bestemmelsen gir dermed en begrenset adgang til å dekke kostnader knyttet til endringen av vedtaket, og ikke en rett til å få dekket samtlige utgifter klager har pådratt seg i saken. I kravet om at kostnadene må ha vært nødvendige henvises det både til timesats og timeforbruk. Timebruken må vurderes opp mot sakens karakter og kompleksitet. Av den detaljerte timelisten er det oppført 29,5 fakturerbare timer i anledning klagesaken, hvorav 9,5 timer er medgått tid til befaringer. Etter administrasjonens syn står de pådratte kostnadene som kreves dekket ikke i rimelig forhold til sakens karakter, omfang eller kompleksitet. Administrasjonen vil også fremheve at vedtaket var påklaget allerede før Advokatfirmaet Harris kom inn i saken. I Eknes opprinnelige klage datert 11.09.13 fremgikk de momenter som senere ble fremhevet av Advokatfirmaet Harris. Kommunen var dermed allerede på dette tidspunkt forpliktet til å foreta en ny vurdering av ulempene Eknes måtte ha som følge av tiltaket. Administrasjonen vektlegger videre at Eknes kun fikk delvis medhold i sin klage. De deler av klagen som knyttet seg til etablering av avkjørsel og utforming av boligens tak, vant ikke frem. Det ble heller ikke gitt fullstendig medhold i kravet om senking av boligen, hvor klager opprinnelig krevde en senking på to meter. Det foreligger dermed ikke årsakssammenheng mellom det totale krav og de deler av klagen som førte frem. Kommunen finner samlet sett at de samlede kostander som klager pådro seg, ikke var nødvendig for å få endret vedtaket til sin gunst. På bakgrunn av ovenstående vurdering finner kommunen å tilkjenne saksomkostninger på kr. 15 000,-.» Fylkesmannen har ikke vesentlige merknader til kommunens vurdering. Vi vil særlig peke på at vedtaket allerede var påklaget da advokatfirmaet Harris kom inn i bildet, og kommunen var derfor allerede på det tidspunktet pliktig til å foreta en ny vurdering av de ulempene klager anførte å ha som følge av tiltaket. Videre vil vi peke på at klager kun fikk delvis medhold i sin klage. Slik vi ser det har kommunen foretatt en konkret vurdering av i hvilken grad de påløpte kostnadene var «nødvendige» for å få endret administrasjonens vedtak av 02.09.2012, og vi finner etter en gjennomgang av saken ikke grunnlag for å sette til side den vurderingen kommunen har gjort etter fvl 36. Kommunens vedtak av 21.03.2014, sak DS 341/41, om delvis dekning av sakskostnader med kr. 15.000,- inkl. mva., stadfestes. Klagen er etter dette ikke tatt til følge. 4
Fylkesmannens vedtak er endelig og kan ikke påklages videre, jf. fvl 28 tredje ledd. Med hilsen Laila Pedersen Kaland e.f. seniorrådgiver Hilde Skogli rådgiver Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen underskrift. Kopi til: Ole Jørgen Garmann Rindadalsvegen 57 5310 HAUGLANDSHELLA Advokatfirmaet Harris DA Postboks 4115 - Sandviken 5835 BERGEN J. E. Aasebø Maskin AS Postboks 28 5327 HAUGLANDSHELLA Aud Grete Eknes Postboks 112 5327 HAUGLANDSHELLA Askøy Eiendom og Postboks 28 5327 HAUGLANDSHELLA Entreprenør AS Thor-Arne Borlaug Rindalsvege 30 5310 HAUGLANDSHELLA 5