Klagesaksbehandling i kommunen

Transkript

1 Klagesaksbehandling i kommunen Hvordan tiltrettelegge saken og skrive oversendelsesbrev til Fylkesmannen Første skritt når det kommer inn klage jf. fvl. 33, 2. ledd [ ] foreta de undersøkelser klagen gir grunn til også plikt til å ta stilling til om klagen skal gis oppsettende virkning etter fvl. 42 dersom det er begjært Neste skritt, jf. fvl. 33, 2. ledd [ ] oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet Dersom vilkårene for å behandle klagen ikke foreligger, skal underinstansen avvise saken, jfr. dog 31 1

2 Oversendelse til Fylkesmannen, jf. fvl. 33, 4. ledd Blir det ikke truffet avgjørelse som nevnt i annet ledd, skal sakens dokumenter sendes klageinstansen så snart saken er tiltrettelagt Hva må være med i oversendelsen oversendelsesbrev (fremstilling av saken) alle sakens dokumenter som er av betydning og i alle fall - søknaden med tegninger og andre tillegg, vedtak, klage og evt. uttalelse til klage, kart, evt. reguleringsplan og reguleringsbestemmelser, forarbeidene til planer i plansaker og lignende også interne notater hvis de har hatt betydning for avgjørelsen - Fylkesmannen kan evt. unnta disse fra offentlighet hvis det er nødvendig og i tråd med offentleglova Oppbygging av oversendelsesbrevet (fremstilling av saken) hvordan skrive dette litt smak og behag innholdet er viktigere enn rekkefølge/oppsettet men noen forslag i det følgende 2

3 1. Ingress? kort om hva som er omsøkt og påklaget hvem er det som klager kort oppsummering av anførsler kommunens anbefaling til Fylkesmannen er det gitt oppsettende virkning? når kom søknaden inn 2. Historikk/fakta hva går søknaden ut på hva er eiendommens reguleringsstatus når ble vedtak fattet/hva går vedtaket ut på evt. andre opplysninger dere synes er viktig her hvem har klaget 3. Om klagen(e) har klagen kommet inn til rett tid foreligger det klagerett hva anfører klager i hovedsak, oppsummering av klagens innhold 3

4 4. Evt. tilsvar fra motparten har det kommet inn tilsvar fra motparten/tiltakshaver/søker i saken? hva anføres i tilsvaret, oppsummering 5. Utsatt iverksetting av vedtak? er det vurdert og evt. gitt oppsettende virkning etter fvl. 42? 6. Kommunens vurderinger og anbefaling Her ligger den viktigste jobben sett fra Fylkesmannens ståsted 4

5 6. Vurderingen fortsettelse fint om dere her skriver punktvis og kort hva hver anførsel går ut på og deretter hvordan dere vurderer anførslene konkret spesielt viktig å vise vurderingene ved lovbestemmelser med skjønnsmessige vurderingstema, f.eks. pbl ( 7) og 29-1 og 29-2 ( 74 nr. 2) der lokalkunnskap er viktig og - det er viktig at det vises hvilke momenter som har vært med i avveiningen og hvordan man har avveid særlig viktig med utførlige vurderinger i klageomgangen hvis det påklagede vedtaket er snaut i sin ordlyd 6. Vurderingen forts. men vis gjerne til vurderingene nedfelt i vedtaket eller gjengi disse hvis anførslene/forholdene rundt dette er vurdert tilstrekkelig tidligere i prosessen eller hvis det er foretatt en grundig vurdering i forbindelse med oversendelse av klagen til f.eks. Planutvalg/Bygningsråd - så er det selvfølgelig tilstrekkelig å vise til dette og legge ved kopi av innstillingen 6. Oppsummering/anbefaling evt. en kort oppsummering av deres vurderinger av klagen(e) deres anbefaling - klagen anbefales ikke tatt til følge 5

6 Fordelen med en god vurdering i oversendelsen fra dere det letter Fylkesmannens arbeid vi kan klippe inn vurderingen i vedtaket og/eller bare vise til dem vi får da fortere gjort unna saker, og kan igjen få behandlet flere saker i løpet av ett år Dekning av sakskostnader Forvaltningsloven 36 Fvl. 36 gir en viss rett til erstatning for utgifter i klagesaker og i saker om (opphevelse)/omgjøring av enkeltvedtak uten klage både (opphevelse)/omgjøring av det organ som har truffet det opprinnelige vedtak og av overordnet organ omfattes erstatning for utgifter som faller utenfor ordningen - må søke hjelp i alminnelig erstatningsrett 6

7 Forvaltningsloven 36, 1. ledd - hovedregelen Når et vedtak blir endret til gunst for en part, skal han tilkjennes dekning for vesentlige kostnader som har vært nødvendig for å få endret vedtaket [ ] Fvl. 36, 1. ledd - unntak fra hovedregelen selv om det står skal ikke tale om noe ubetinget krav [ ] med mindre endringen skyldes partens eget forhold eller forhold utenfor partens og forvaltningens kontroll, eller andre særlige forhold taler mot det Endret til gunst ikke nødvendig at det forligger en ugyldighetsgrunn utgangspunktet er at det foreligger en endring til gunst der et vedtak blir omgjort etter klage, dvs. at det treffes nytt realitetsvedtak men kan også gjelde ved opphevelse av vedtak - før bare hvis opphevelsen medførte en endring av realiteten i klagers favør (- nå kan den gjelde ved enhver opphevelse, også før kommunen fatter nytt realitetsvedtak) 7

8 Vesentlige kostnader avgrensning mot småbeløp f.eks. til porto, kopiering og lignende tap ved tidsspille omfattes heller ikke utgifter til reiser, gebyrer, sakkyndig bistand som advokathonorar og/eller hjelp av arkitekt/ansvarlig søker dekkes derimot typisk av ordlyden Nødvendig for å få endret vedtaket en ytterligere begrensning i kravet på dekning - legger vekt på feilens art og - sakens vanskelighetsgrad både de juridiske spørsmål og de faktiske forhold skal vektlegges i denne vurderingen Nødvendige kostnader forts dersom forvaltningens forhold gjør det påkrevd med utredning og oppklaring fra klagerens side - er kriteriet normalt oppfylt utgangspunkt i partens subjektive oppfatning - dvs. at parten hadde grunn til å tro at utgiften var nødvendig for å få endret vedtaket Men dersom parten burde ha forstått at det var tilstrekkelig å henvende seg direkte til forvaltningen for å få endret vedtaket, - så har man normalt ikke krav på å få dekket utgifter til for eksempel advokat 8

9 Krav til spesifisering av utgifter og litt om satser utgiftene kan kreves spesifisert ved - timelister - fakturaer - eller lignende fremstår timetallet urimelig høyt, kan det reduseres, jf. nødvendige kostnader satsene til advokat må være i samsvar med de alminnelige retningslinjer fastsatt av Den Norske Advokatforening Partens eget forhold parten har f.eks. i første omgang gitt uriktige eller ufullstendige opplysninger eller parten har selv skrevet klagen og fulgt opp saken, har ikke hatt kostnader Forhold utenfor partens eller forvaltningens kontroll har da heller ikke krav på dekning eller når Andre særlige grunner taler mot det konkret vurdering om det er tilstrekkelig grunn til å avkorte kravet etter disse kriteriene - må begrunnes i så fall husk at avslag på krav om sakskostnader kan påklages til overordnet instans 9

10 Hvem avgjør kravet? fvl. 36, 3. ledd Spørsmålet om en part skal få dekning for sakskostnader, avgjøres av klageinstansen, men av underinstansen dersom underinstansen har truffet nytt vedtak i saken[ ] Hvem skal dekke kostnadene? fvl. 36, 3. ledd [ ] Det organ som treffer avgjørelsen, er ansvarlig for at det offentliges utgifter etter første ledd blir dekket, men har kostnadsansvaret sitt grunnlag i mangel ved vedtaket eller saksforberedelsen, kan fastsettes at ansvaret helt eller delvis skal ligge hos det eller de avgjørsorganer som var ansvarlig for mangelen NB! Kommunen kan IKKE velge å ikke betale fordi man er uenig med Fylkesmannens vurdering 10

11 Forvaltningsskjønn Vurdering på mer eller mindre fritt grunnlag Lovgivningen kan gi forvaltningen vide fullmakter til å treffe avgjørelser på grunnlag av skjønn Dvs. at det treffes avgjørelser ut fra andre vurderinger enn de rent juridiske Grunnlaget for forvaltningens skjønn en tolkning av kompetansebestemmelsen viser at det hører inn under forvaltningens skjønn (i mer eller mindre grad) å selv avgjøre visse spørsmål dvs. at rettsreglene gir ikke uttømmende svar på hva forvaltningen kan bestemme 11

12 Begrensninger i friheten til å skjønne friheten til å skjønne kan likevel være mer begrenset enn det som følger av rettsreglene om dens kompetanse overordnet organ har gitt instruks om utøvelsen av skjønn forvaltningen plikter å holde seg til de grenser som følger av slike instrukser Hva kan en viss frihet til å skjønne innebære? kan ta sikte på om vedtak skal treffes kan også vise at forvaltningen har større eller mindre frihet til å bestemme over avgjørelsens innhold Frihet til å bestemme over avgjørelsens innhold forvaltningen kan ha større eller mindre frihet til å bestemme over avgjørelsens innhold men har aldri kompetanse til å treffe hvilke som helst vedtak lover åpner kun for et visst spillerom for skjønn 12

13 To hovedmåter å åpne for et visst skjønn vedrørende vedtakets innhold loven lar noen spørsmål stå helt åpne, slik at den som skal anvende regelen må ta stilling til dem på egen hånd eller noen vurderinger som det henvises til anses overlatt til forvaltningens eget skjønn Vurderinger overlatt til forvaltningens skjønn ganske vanlig at lover henviser til vurderingsnormer av en eller annen art, for eksempel - rimelig, urimelig, uverdig eller usikket men den generelle tolkning av uttrykkene er en rettslig oppgave derimot kan avgjørelsen av om fakta i saken dekkes av bestemmelsen være overlatt til forvaltningens skjønn Eks. på momenter i grensedragningen for eksempel vurderingstemaets art - jo vagere lovens kriterium er og - jo flere forskjellige hensyn som kan komme i betraktning desto mer nærliggende å anse vurderingen for å være overlatt til forvaltningen, - for eksempel tilstrekkelig grunn eller særlige grunner etter pbl. 7 (ny 19-2) 13

14 Utenforliggende hensyn selv om loven tolkes slik at skjønnet som utg. pkt er lagt til forvaltningen selv setter den alltid visse grenser for hvilke hensyn det kan legges vekt på ved utøvelsen av skjønnet Hvilke hensyn kan/kan ikke legges vekt på i skjønnsvurderingen må være saklige og relevante NB! ikke utenforliggende eller usaklige men ingen formål eller faktum er utenforliggende eller usaklig i seg selv spørsmålet er om hensynet er relevant i forhold til kompetansegrunnlaget (loven/forskriften) ved siden av ordlyd, forarbeider osv. vil rettspraksis kunne gi argumenter til løsningen Mer om hvilke hensyn det kan legges vekt på hvis loven ikke angir uttømmende hvilke hensyn det kan legges vekt på formålet med loven eller bestemmelsen vil kunne gi holdepunkter pbl. 7 er et eks. på en bestemmelse hvor formålet med bestemmelsen det skal dispenseres fra, spiller en stor rolle ved avgjørelsen om det kan gis dispensasjon 14

15 Hvordan konkret utøve skjønn? er ikke alltid så lett det innebærer ofte kompliserte avveininger og tolkninger og kanskje er det ikke alltid er så lett å få vurderingene ned på papiret, slik at andre forstår hva man har lagt vekt på faktum er at mange av Fylkesmannens opphevelser skyldes mangelfulle/utilstrekkelige vurderinger/skjønnsutøvelse Det viktige i forbindelse med skjønnsutøvelsen er derfor at det kommer fram hvilke hensyn/forhold dere har tatt med/lagt vekt på i vurderingen og hvordan de er avveid mot hverandre hvilke(t) hensyn/forhold har til slutt hatt tyngst vekt og dermed vært avgjørende Altså hvilke vurderinger dere har gjort i forbindelse med søknaden og i saken generelt og i forbindelse med en konkret bestemmelse husk at dere som nevnt sitter med lokalkunnskap som Fylkesmannen ofte mangler 15

16 Da kan vi alle unngå opphevelser Fylkesmannen ser hvordan dere har tenkt og hva dere har lagt vekt på kan da mye lettere avgjøre om dette er i tråd med lovgivningen og om de hensyn det er lagt vekt på er saklige og relevante osv og da kan vi oftere stadfeste vedtakene Takk for meg og lykke til [email protected] 16