1 av 7 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 10.5.2012, kl. 0830-1100 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Dekanus Bjørn Hafskjold Ellen Stormo Fakultetet Prodekanus forskning Åse Krøkje Vara: Elisa Elmies Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Prodekanus utdanning Anne Borg Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Olav Vadstein Vara 2: Professor Eivind Almaas Ellen Stormo Vara: Elisa Elmies Anne Barsnes Vara: Ine Beate Larsen Ralf Beck Vara: Marit Takla Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Heidi Hugdal Seksjonssjef Martin Fjeldvær Sekretær/referent for ledergruppen: Konsulent Ludwika Osiak ludwika.osiak@nt.ntnu.no
2 av 7 FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møtet 26.4.2012 ble godkjent. Oppfølging av tidligere saker Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen SAKSKART NTL-sak 21/12 Utlysning av stilling som kommunikasjonsmedarbeider/webmaster ved NTfakultetet Orientering ved seksjonssjef Martin Fjeldvær Stillingen er vedtatt i bemanningsplanen for 2013, men kan lyses ut i juni 2012 takket være rektors kostnadsdekning av Researchers Night. Det er fornuftig å lyse ut denne stillingen sammen med stilling som kommunikasjonsmedarbeider ved IMT (jf. NTL-sak 29/12). Det bør vurderes om begrepet webmaster skal brukes i utlysningsteksten. Det er tilrådelig å gjennomføre intervju på både norsk og engelsk for å sikre seg en medarbeider med gode språkkunnskaper. Krav om minst to år utdannelse er kanskje for lite. Utdanningskravet bør revurderes. Utlysningen settes i prosess. NTL-sak 22/12 Utlysning av stilling som maskinsjef/avdelingsingeniør ved NTNUs forskningsfartøy F/F Gunnerus Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal Ingen kommentarer Stillingen lyses ut.
3 av 7 NTL-sak 23/12 Utlysning av stilling som HR-rådgiver ved NT-fakultetet Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal Dette er en stilling som HR-rådgiver med rekruttering som spesialfelt. Tilsetting er fra høsten 2012 og det ble godkjent i bemanningsplanen. Ledergruppen er opptatt av at stillingen ivaretar støttefunksjon overfor instituttene, ikke bare innen prosessarbeid, men også innen saksbehandling. Dette bør komme tydeligere fram i utlysningsteksten. Stillingen lyses ut. NTL-sak 24/12 Utlysning/Tilsetting av studiekonsulent ved IFY Ledergruppen har pekt på en del enderinger/feil i utlysningsteksten. Stillingen lyses ut med de endringene som er foreslått. NTL-sak 25/12 Utlysning/Tilsetting av overingeniør/senioringeniør leder for teknisk gruppe ved IKJ Stillingen skal avlaste kontorsjefen ved IKJ som hittil har hatt lederansvar for teknisk gruppe. Det at stillingen innebærer personalansvar er ikke riktig og bør omformuleres i utlysningsteksten. Det anbefales at begrepet «personalledelse» brukes i stedet. Leder for teknisk gruppe har i tillegg ansvar for personalutvikling. Oppgaver knyttet til leiestedene bør inkluderes i utlysningsteksten. Stillingen lyses ut med de endringene som er diskutert.
4 av 7 NTL-sak 26/12 Utlysning av stilling som HR-konsulent ved IKP Stillingen står i bemanningsplanen for 2013, men ble godkjent fra høsten 2012. Det bør komme tydeligere fram i utlysningsteksten at stillingen ikke bare bestå av HRoppgaver rettet mot instituttet, men også mot fakultetet. Stillingen lyses ut. NTL-sak 27/12 Utlysning/Tilsetting av studiekonsulent ved IMT Ingen kommentarer. Tilsettingsprosessen startes. NTL-sak 28/12 Utlysning/Tilsetting av kommunikasjonsmedarbeider ved IMT Stillingen er vedtatt i bemanningsplanen for 2012. Kvalifikasjonskravene, spesielt når det gjelder utdanning, bør vurderes på nytt. For denne type stillinger (jf. også NTL-sak 21/12) er det viktig å tiltrekke kandidater som har genuin interesse for teknisk-naturvitenskapelig formidling. Teksten bør forbedres før stillingen lyses ut. Stillingen lyses ut etter at nødvendige endringer i teksten er foretatt.
5 av 7 NTL-sak 29/12 Utlysning/Tilsetting av konsulent/førstekonsulent ved IMT Teksten må forbedres. Kvalifikasjonskravene, spesielt når det gjelder utdanning, bør vurderes på nytt ut i fra de behovene instituttet har. Utlysningsteksten presiseres før stillingen lyses ut. Saken tas ikke opp på nytt på ledermøtet. NTL-sak 30/12 RFP kommunikasjonsfunksjonen og rekrutteringsfunksjonen Orientering ved seksjonssjef Martin Fjeldvær Saken skal legges fram for fakultetsstyret 31. mai. Ledergruppen har ingen kommentarer til forslag til styrevedtak. Når det gjelder rekrutteringsfunksjonen, foreslås det at instituttene oppnevner en «rekrutteringsmedarbeider» per institutt. Denne rollen krever minimum 20 % kapasitet. Når det gjelder kommunikasjonsfunksjonen, er det foreslått 6 årsverk. IKP påpeker at planen er for ambisiøs med tanke på hvor stor kapasitet det er behov for innenfor kommunikasjon ved instituttene. Vitenskapelig ansatte har bl.a. selv ansvar for formidling i forskningstiden. Rapporten bearbeides slik at dette momentet blir med. IBI mener instituttene har et generelt behov for medarbeidere som kan bidra til at vi formidler på en god måte til allmenheten. Det viktigste, når det gjelder denne problemstillingen, er at det finnes løsninger som fungerer lokalt. Det er veldig viktig å presisere hvordan oppgaver/ansvar knyttet til begge funksjonene skal fordeles, hva som skal ligge sentralt, på fakultets- eller instituttnivå. Dekanus er enig i dette. Det er meget viktig å synliggjøre begge funksjonene og bestemme hvordan de skal dimensjoneres på en fornuftig og hensiktsmessig måte. Arbeid med sosiale medier er en ny oppgave som skal inngå i funksjonene. Fakultetet trenger imidlertid en plan for hvordan man kan bruke denne kanalen på en effektiv måte. Det er viktig å vurdere hvor strategisk viktig sosiale medier er, hvem som tilhører målgruppen og hvor mye ressurser man skal legge inn i arbeidet med disse. NTNU sentralt og andre fakulteter har fått erfaring med sosiale medier som NT kan dra nytte av. Dette blir belyst i rapporten.
6 av 7 Ledergruppen er enig i at sosiale medier kan brukes som informasjonskanal for eksisterende studenter, men tviler på at de kan være ett effektiv rekrutteringsverktøy overfor nye studenter. Det er i dette tilfellet viktigere å holde nettsidene oppdatert og sørge for at informasjon om fakultetet/instituttene som er tilgjengelig på nettet (f. eks. på Wikipedia) også er oppdatert. Støtte til beredskapsledelsen er også en ny oppgave som vil inngå i kommunikasjonsfunksjonen. Når det gjelder ph.d.-rekruttering og internrekruttering er det naturlig at rekrutteringsmedarbeidere deltar også i dette arbeidet, men at det må koordineres godt med det som gjøres i fagmiljøene. Rekrutteringsteamet vil se nærmere på det når de er etablert. Spørsmål knyttet til Samarbeidsforum skal tas opp som egen sak på ledermøte på et senere tidspunkt. Det samme gjelder saken om NT-løypene. Momenter fra diskusjonen brukes til en siste bearbeiding av rapportene. Notatet ang. spesielle spørsmål som ble diskutert i ledermøte blir vedlagt styresaken som orientering. Orienteringssaker: Styring og ledelse ved NTNU o Orientering ved dekanus Bjørn Hafskjold o Seksvedlegg o Jf. ephorte sak 2012/6068 Instituttene har sendt innspill til saken via ephorte 2012/6068. Innspillene som er kommet skal tas i betraktning. Saken skal videre diskuteres på dekan- og fakultetsstyremøtet. EVENTUELT Det eksisterer en mulighet for streik ifm. lønnsoppgjøret i offentlig sektor. Datoen for en eventuell streik er 24.5. Fakultetet må sende inn navnelister over de ansatte som skal gå inn i streik til NTNU sentralt innen fredag 18.5. NTNU har fått tildelt 1,8 MNOK fra KD for tilsettinger av kvinner innen MNT fagene. Målet med tiltaket er å øke kvinneandelen i høyere vitenskapelige stillinger i MNT-fag ved NTNU. Midlene skal brukes som et økonomisk initiativ for kallelse av kvinner til professor II stillinger, alternativt førsteamanuensis II stillinger. Fristen sentralt er 1. juni. Instituttene bes om å sende en prioritert navneliste til fakultetet. Dette er en bra mulighet for å satse på gode folk med kompetanse innen industri og/eller muliggjørende teknologi (nanoteknologi, materialteknologi og spesielt bioteknologi). Dekanus har deltatt i Nasjonalt fakultetsmøte for realfag 8-9. mai. Blant saker som ble diskutert på møtet var: o Opprykkordningen status for implementeringen av nyordningen;
7 av 7 o Harmonisering av masterkarakterer I diskusjonene kom det fram synspunkter angående karakterbeskrivelsene inklusive forholdet til kvalifikasjonsrammeverket. Ordningen som innføres vil gjelde for oppgaven til de masterstudentene som har oppstart høsten 2012. o MNT, strategi, prioritering og økonomi.