KONKURRANSEGRUNNLAG ANSKAFFELSE AV Evaluering av museumsreformen i Akershus KONKURANSEGRUNNLAG 1 av 8
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Anskaffelsens innhold... 3 1.2 Oppdragsgivere... 3 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.4 Kontrakt... 3 1.5 Anskaffelsens omfang... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-O bilag... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 6 2.8 Bruk av underleverandører... 6 2.9 Forbehold i tilbudet... 6 2.10 Gjennomføring av forhandlinger... 6 2.11 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 6 VEDLEGG... 8 KONKURANSEGRUNNLAG 2 av 8
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens innhold Akershus fylkeskommune v/avdeling for kultur, frivillighet og folkehelse ønsker tilbud på Evaluering av museumsreformen i Akershus i Akershus. Oppdraget skal resultere i en rapport som skal leveres innen 15. september 2015. Se SSA-O, bilag 1 for mer informasjon om oppdraget. 1.2 Oppdragsgivere Akershus fylkeskommune er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Avdeling for kultur, frivillighet og folkehelse forvalter fylkeskommunens regionale utviklingsrolle gjennom samarbeid med eksterne aktører innen folkehelse, kultur og gjennom nærmiljøpolitikk i regional sammenheng. Samarbeidet på området retter seg mot aktører innen produksjon og formidling av kultur, museumsvirksomhet, kulturvern, nærmiljøpolitikk i regional sammenheng, ungdoms-, idretts- og friluftsorganisasjoner, friluftsliv, forebyggende helsearbeid, levekår og tannhelse. Denne anskaffelsen gjennomføres av Akershus fylkeskommune (AFK) ved Avdeling for kultur, frivillighet og folkehelse, i det følgende kalt oppdragsgiver. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Stian Tyvand Horne E-postadresse : stian.tyvand.horne@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Oppdragsavtalen Statens standardavtaler om konsulenttjenester SSA-O. Tilbyder skal levere sitt tilbud i henhold til bilagsstrukturen i SSA-O. 1.5 Anskaffelsens omfang Avtale skal inngås med 1 tilbyder som senest innen 15.09.2015 kan levere en rapport i henhold til SSA-O, bilag 1 (se vedlegg 2). KONKURANSEGRUNNLAG 3 av 8
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. En anskaffelse iht. FOA del I forutsetter en kontraktsverdi under kr 500.000,-. Tilbud som er priset høyere enn denne grensen vil kunne bli avvist. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 12.00, 26. mars 2015. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 11: Kunngjøring av konkurranse Uke 13: Tilbudsfrist Uke 15: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 16: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres på e-post til tilbud@afk.no innen 26.03.2015, kl. 12.00. Merk e-postmeldingen (emnefeltet): "Tilbud Evaluering av museumsreformen i Akershus" 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal leveres som vedlegg til e-post og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Rekkefølge Signert tilbudsbrev (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 HMS-egenerklæring (se vedlegg 3) jf. punkt 3.1 3 Leverandørens tilbud i form av: 4 Ferdig utfylte SSA-O bilag (se egen veiledning under) Eventuelle forbehold 5 Annen dokumentasjon 6 Vedleggenes filnavn skal begynne med tallene angitt i kolonnen «rekkefølge» i tabellen over. KONKURANSEGRUNNLAG 4 av 8
2.6 Veiledning til utfylling av SSA-O bilag Leverandørens besvarelse av kravene skal legges inn i de bilagene til SSA-O lille hvor leverandøren mener besvarelsen av kravet hører hjemme. Som et utgangspunkt har vi foreslått bilag i kravskjemaet. Bilag Veiledning 1 Kundens beskrivelse av oppdraget. Denne er fylt ut av oppdragsgiver. Skal ikke endres av tilbyder. 2 Konsulentens spesifikasjon av oppdraget. Bilaget skal fylles ut av tilbyderen som punkt for punkt svar på bilag 1. 3 Prosjekt- og fremdriftsplan. Bilaget er delvis utfylt av oppdragsgiver. Følgende informasjon er lagt inn i bilaget: Avtalen punkt 8.5.2 Dagbot ved forsinkelse Tekst under punktet «Leveringstid» Resterende innhold består av relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 4 Administrative bestemmelser. Bilaget skal fylles ut av begge parter. Oppdragsgiver har fylt inn navn på bemyndiget representant. Øvrig innhold består av relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). 5 Samlet pris og prisbestemmelser. Tilbyder skal fylle inn priser. Det skal ikke gjøres andre endringer i bilaget. Bilaget er delvis utfylt av oppdragsgiver. Følgende informasjon er lagt inn i bilaget: Avtalen punkt 6.1 Vederlag Tilbudsskjema med tilhørende forklaring og prisbetingelser. Avtalen punkt 6.2 Fakturering Oppdragsgivers standard vilkår for fakturering Avtalen punkt 8.5.2 Dagbot ved forsinkelse Erstattet prosentandel med fast sats for dagbot Resterende innhold består av relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 6 Endringer i den generelle avtaleteksten. Bilaget inneholder en endringstabell. Oppdragsgiver har gjort seks (6) endringer i standardformularet. Den første endringen (av punkt 1.3 nr. 3 a) kommer kun til anvendelse hvis det gjennomføres forhandlinger og/eller foretas avklaringer og/presiseringer før kontraktsinngåelsen. Eventuelle avvik og forbehold skal av tilbyder fylles inn i dette bilaget. Det gjøres oppmerksom på at avvik og forbehold kan medføre at tilbudet blir avvist. 7 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 8 Eventuelle forhandlinger og avklaringer. Skal ikke fylles ut av leverandør før innlevering av tilbud. Kommer kun til anvendelse dersom oppdragsgiver ønsker å forhandle om de mottatte tilbudene etter tilbudsfrist. Se forøvrig punkt 2.10 under. KONKURANSEGRUNNLAG 5 av 8
2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud 2 måneder fra tilbudsfristen oppgitt i punkt 2.3 2.8 Bruk av underleverandører Det er ikke tillatt å bruke underleverandører. 2.9 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.10 Gjennomføring av forhandlinger Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å forhandle med de leverandørene som har levert tilbud, om alle sider ved de innleverte tilbudene. Oppdragsgiver forbeholder seg samtidig rett til ikke å forhandle med de tilbyderne som har levert tilbud, og oppfordrer derfor tilbydere til å innlevere sine beste tilbud innen tilbudsfristen. Eventuelle forhandlinger vil kunne forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil i så fall skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil kunne foregå som møter eller per e-post. 2.11 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Tilbud Kartleggingstjenester - inkluderingstiltak i idretten i Akershus» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes innen klokken 10:00, 24. august 2014. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver kunne fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. KONKURANSEGRUNNLAG 6 av 8
3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller i denne anskaffelsen ingen spesiell kvalifikasjonskrav bortsett fra de obligatoriske dokumentasjonskravene oppgitt i punkt 3.1 under. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge: 1. Attest for skatt og merverdiavgift* 2. HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til fristen for innlevering av tilbud. *Fom. oktober 2014 gjelder en felles skatteattest for skatt og merverdiavgift. Denne bestilles i Altinn. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Tilbudt kompetanse Dokumentasjon / Oppdragsgivers vurderingsgrunnlag Det skal legges ved CV samt en dedikert beskrivelse av tilbudt personells kompetanse. Beskrivelsen skal maksimalt være på 2 sider tekst. Oppdragsgiver vil vurdere kompetansen med utgangspunkt i SSA- O bilag 1, punkt 3. Fremdriftsplan Bilag 3, Fremdriftsplan for oppdraget. Levering innen 15. juni har stor verdi for oppdragsgiver. Leverandør skal angi tilbudt leveringsdato i bilag 3. Pris Totalpris i tilbudsskjema (bilag 5) Løsningsbeskrivelse Bilag 2, Konsulentens spesifikasjon av oppdraget. Oppdragsgiver vil vurdere innholdet i bilag 2 sett i forhold til bilag 1, Kundens beskrivelse av oppdraget. I prioritert rekkefølge. KONKURANSEGRUNNLAG 7 av 8
5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 SSA-O avtaletekst 2 SSA-O bilag 1-8 3 HMS-egenerklæringsskjema *** 16. mars 2015 Christian Hintze Holm ass. fylkesdirektør avd. for kultur, frivillighet og folkehelse kulturminnevernseksjonen Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURANSEGRUNNLAG 8 av 8