MØTEINNKALLING Fellesnemnd nye Steinkjer kommune Møtedato: 23.08.2017 Møtested: Rådhuset, Weidemannsalen Tidspunkt: 09:00 - Før møte i fellesnemnda blir det fellesmøte med kommunestyrene i Verran og Steinkjer, i regi av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, og kommunestyremøter med behandling av sakene som drøftes i fellesmøtet. Møtene vil bli kjørt fortløpende med oppstarttidspunkt kl 09.00. 1
2
Saksliste Utvalgssaksnr PS 17/1 PS 17/2 PS 17/3 PS 17/4 PS 17/5 PS 17/6 Innhold Orientering fra prosjektleder Konstituering av fellesnemnda, valg av leder og nestleder Mandat for fellesnemndas arbeidsutvalg Prosjektplan og budsjett Møteplan for fellesnemnda Eventuelt Unntatt off. 3
4
PS 17/1 Orientering fra prosjektleder 5
SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Fellesnemnd nye Steinkjer kommune 23.08.2017 17/2 Arkivsaksnr: 2017/4996 Klassering: Saksbehandler: Susanne Bratli KONSTITUERING AV FELLESNEMNDA, VALG AV LEDER OG NESTLEDER Prosjektleders forslag til vedtak: Som leder av fellesnemda velges: Som nestleder av fellesnemnda velges: 6
Saksopplysninger: Etter 26 i inndelingsloven skal fellesnemnda konstituere seg selv: 26. Fellesnemnd Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. 7
SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Fellesutvalget Verran-Steinkjer 18.08.2017 17/15 Fellesnemnd nye Steinkjer kommune 23.08.2017 17/3 Arkivsaksnr: 2016/5099 Klassering: Saksbehandler: Susanne Bratli MANDAT FOR FELLESNEMNDAS ARBEIDSUTVALG AAUs forslag til innstilling: Fellesnemdas arbeidsutvalg (FNAU) får følgende mandat: FNAU kan gjøre vedtak i saker som ikke er av prinsipiell karakter. FNAU innstiller i saker som legges fram for fellesnemnda. FNAU har ansvar for koordinering av politiske og administrative prosesser og for å fatte vedtak som sikrer nødvendig framdrift i etableringen av den nye kommunen. Behandling i Fellesutvalget Verran-Steinkjer - 18.08.2017: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Fellesutvalget Verran-Steinkjer - 18.08.2017: Fellesnemdas arbeidsutvalg (FNAU) får følgende mandat: FNAU kan gjøre vedtak i saker som ikke er av prinsipiell karakter. FNAU innstiller i saker som legges fram for fellesnemnda. FNAU har ansvar for koordinering av politiske og administrative prosesser og for å fatte vedtak som sikrer nødvendig framdrift i etableringen av den nye kommunen. 8
Saksopplysninger: Inndelingslova åpner for at fellesnemnda kan gi et arbeidsutvalg myndighet til å gjøre vedtak i enkeltsaker, eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Arbeidsutvalget har som oppgave å behandle saker før de legges fram for fellesnemda. Arbeidsutvalget har videre ansvar for mer løpende koordinering av politiske og administrative prosesser og for å fatte vedtak som sikrer nødvendig framdrift i etableringen av den nye kommunen. Fellesnemnda avgjør hvor store fullmakter arbeidsutvalget skal ha. Verran og Steinkjer har valgt at alle medlemmene i kommunestyrene er medlemmer av fellesnemnda og at medlemmene i formannskapene er fellesnemndas arbeidsutvalg (under forutsetning av at dette vedtas av kommunestyrene i møter 23.august). Det foreslås følgende mandat for fellesnemdas arbeidsutvalg (FNAU): FNAU kan gjøre vedtak i saker som ikke er av prinsipiell karakter. FNAU innstiller i saker som legges fram for fellesnemnda. FNAU har ansvar for koordinering av politiske og administrative prosesser og for å fatte vedtak som sikrer nødvendig framdrift i etableringen av den nye kommunen. Saksvurderinger: Forslaget til mandat for FNAU er i tråd med bestemmelsene i inndelingsloven og vurderes som nødvendige for å sikre nødvendig fremdrift og forankring for prosessen med å etablere den nye kommunen. 9
SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Fellesutvalget Verran-Steinkjer 18.08.2017 17/16 Fellesnemnd nye Steinkjer kommune 23.08.2017 17/4 Arkivsaksnr: 2016/5099 Klassering: Saksbehandler: Susanne Bratli PROSJEKTPLAN OG BUDSJETT Vedlegg: 1 Nye Steinkjer kommune. Prosjektplan for gjennomføring av kommunesammenslåing. Verran kommune og Steinkjer kommune AAUs forslag til innstilling: Forslag til prosjektplan og budsjett vedtas. Behandling i Fellesutvalget Verran-Steinkjer - 18.08.2017: Fellesutvalget kom frem til følgende alternative forslag: Prosjektplan vedtas. Prosjektleder bes om å legge frem budsjettforslag i neste møte i Fellesnemnda. Vedtak i Fellesutvalget Verran-Steinkjer - 18.08.2017: Prosjektplan vedtas. Prosjektleder bes om å legge frem budsjettforslag i neste møte i Fellesnemnda. 10
Saksopplysninger: Prosjektledelsen har utarbeidet forslag til prosjektplan for gjennomføring av sammenslåingsprosessen. Forslag til budsjett for sammenslåingen er en del av prosjektplanen. Sammenslåingsarbeidet mellom Verran og Steinkjer kommuner organiseres som prosjekt, med et hovedprosjekt og delprosjekter med felles overordnet mål. Et overordnet bilde av prosjektet er slik : Fase 1 Forprosjekt Etablere Fellesutvalg Kartlegge og igangsette tidkrevende prosesser Samarbeid på enkelte fagområder Ansette felles rådmann, prosjektleder og rådmann ny kommune + felles strategisk ledergruppe Utarbeide prosjektbeskrivelse for kommunesammenslåing, mandat for fellesnemnd og budsjett i Fellesutvalget Inngå omstillingsavtale Fase 2 Gjennomføring del 1 Etablere fellesnemnd Få på plass prosjektorganisasjonen Kartleggingsfase i arbeidsgrupper Planlegge kulturelle og identititetsskapende tiltak Forprosjekt digitalisering Prosess politisk organisering/lokaldemokrati Fase 3 Gjennomføring del 2 Strategisk ledergruppe Nye Steinkjer ansettes Arbeidsperiode for arbeidsgruppene Beslutninger i fellesnemnd om politisk organisering, planverk, vedtekter, delegasjon, arbeidsgiverpolitisk plattform, retningslinjer, standarder, interkommunalt samarbeid osv. Lønns- og personalpoltikk inkl. særavtaler Forberede omplassering, innplassering og nye arbeidsavtaler Kulturelle og identitetskapende tiltak Fase 4 Avslutning Budsjett 2020 og LTB 2020-2023 i fellesnemnd Fellesnemdna oppløses Prosjektorganisasjonen oppløses, prosjektarbeidet sluttføres og klargjøres for overføring til linjen. Nye arbeidsavtaler til alle ansatte Forberede saker for det første kommunestyret i Nye Steinkjer kommune 11
Målet med prosjektet er å etablere Nye Steinkjer kommune. I intensjonsavtalen er prinsipper for arbeidet med kommunesammenslåing fastsatt og mål for den nye kommunen vedtatt. Det er også formulert konkrete mål på ulike områder i Nye Steinkjer. Politikerne i fellesnemnda vil få en sentral oppgave i å se til at intensjonsavtalens mål ivaretas og omsettes i praktisk handling. I prosjektplanen beskrives roller og ansvar i prosjektorganisasjonen. Oppgavene knyttet til å bygge en ny kommune har ulik karakter. Noen oppgaver vil være politisk ansvar, andre oppgaver vil være et administrativt ansvar. Det vil derfor være både politiske og administrative delprosjekt. Det opprettes administrative delprosjekt med arbeidsgrupper som tematisk følger den administrative organiseringen i dagens Steinkjer kommune. I tillegg opprettes noen få delprosjekt som er overordnet og har tema som er gjennomgående. Disse gjennomgående temaene er digitalisering, kommunikasjon og kultur og identitetsskapende arbeid. Budsjettforslaget som ligger i prosjektplanen tar utgangspunkt i 25,6 millioner kroner som er støtten til dekning av engangskostnader fra kommunal- og moderniseringsdepartementet. Saksvurderinger: Forslaget til prosjektplan vurderes å være et godt utgangspunkt for det videre arbeidet med sammenslåing av Verran og Steinkjer. Det legges opp til at den kan justeres/kompletteres etter behov undervegs i prosessen. Slik justering/komplettering skal behandles i fellesnemnda. Budsjettforslaget vurderes også som et godt utgangspunkt. Budsjettforslaget bygger både på egne vurderinger og på erfaringstall fra andre kommunesammenslåinger. Den største utgiftsposten er "Digitalisering/IKT" på 6 millioner kroner. Erfaringer fra andre sammenslåinger sier at dette kan være noe lavt. Det legges derfor opp til å endre/justere budsjettet etter hvert som vi får mer kunnskap og overblikk over kostnadene. 12
23. AUGUST 2017 Nye Steinkjer 2020 Beitstadsundbrua (skisse fra Statens vegvesen) NYE STEINKJER KOMMUNE PROSJEKTPLAN FOR GJENNOMFØRING AV KOMMUNESAMMENSLÅING. VERRAN KOMMUNE OG STEINKJER KOMMUNE BEHANDLET I FELLESNEMNDA 23.08.17 13
Innhold 1 Vi skal bygge Nye Steinkjer kommune...2 2 Prosjektets hovedfaser...4 2.1 Fase 1: Forprosjekt...5 2.2 Fase 2: Gjennomføring del 1...5 2.3 Fase 3: Gjennomføring del 2...5 2.4 Fase 4: Avslutning...6 2.5 Overordnet milepælsplan...6 3 Mål og suksesskriterier...7 4 Prinsipper i prosjektet...9 4.1 Innledning...9 4.2 Overordnede prinsipper...9 4.3 Prinsipper for politisk prosjektorganisering...9 4.4 Prinsipper for administrativ prosjektorganisering...10 4.5 Prinsipper for involvering av de ansatte...10 4.6 Roller og ansvar i prosjektorganisasjonen...11 4.6.1 Fellesnemnda (FN)...11 4.6.2 Fellesnemdas arbeidsutvalg (AU)...12 4.6.3 Partssammensatt utvalg (PSU)...12 4.6.4 Prosjektledelse...12 5 Delprosjekter...14 6 Politiske delprosjekt...14 6.1 Politisk organisering...14 6.2 Kommunevåpen, visuell profil og øvrige symboler...15 6.3 Andre tema...15 7 Administrative delprosjekt...15 7.1 Delprosjekt/arbeidsgrupper...15 7.2 Delprosjekt som tematisk følger den administrative organiseringen...16 7.3 Delprosjekt som er overordnet og har gjennomgående tema...16 7.3.1 Digitalisering...16 7.3.2 Kommunikasjon...17 7.3.3 Kultur og identitetsskapende arbeid...17 8 Budsjett for sammenslåingsprosessen...17 14 1
1 Vi skal bygge Nye Steinkjer kommune Kommunene Verran og Steinkjer har vedtatt intensjonsavtale som ligger til grunn for kommunesammenslåingen, datert 01.06.16. Intensjonsavtalen har formulert følgende ambisjoner og mål for den nye kommunen: Ambisjoner for den nye kommunen Den nye kommunen skal være et regionalt tyngdepunkt i Trøndelag. Den skal bygge på det beste fra dagens to kommuner. Byen og bygdenes fortrinn skal forsterkes og den nye kommunen skal være attraktiv for bosetting og næringsvirksomhet. Hele kommunen skal tas i bruk, og videreutvikles ved langsiktig og bærekraftig utvikling av ressursene. Mål for den nye kommunen være en god kommune å bo og vokse opp i gi gode tjenester tilpasset innbyggernes behov utvikle lokaldemokratiet i aktivt samspill med innbyggerne være en attraktiv arbeidsgiver og sikre kapasitet, relevant kompetanse, effektiv tjenesteproduksjon og sterke fagmiljøer ta i bruk nye arbeidsmetoder, ny teknologi og ny kunnskap være en aktiv samfunnsutvikler som satser på livskraftige lokalsamfunn, næringsutvikling og infrastrukturutbygging i hele kommunen ha god samhandling med frivilligheten og styrke bredden i kulturlivet være en folkehelsekommune ha en sunn økonomi være en miljøvennlig og bærekraftig kommune Navnet på den nye kommunen skal være Steinkjer. Intensjonsavtalen ble behandlet og godkjent i Steinkjer kommunestyre 30.06.16 og i Verran kommunestyre 24.06.16. Stortinget behandlet og vedtok kommunesammenslåing 08.06. 2017. Etter at Stortinget har fattet sitt vedtak skal kommunene ha felles kommunestyremøte 23.08.2017 der bl.a. fellesnemnd etter Inndelingsloven vil bli valgt. Kommunene har i perioden fram til etablering av fellesnemnd hatt et Fellesutvalg som har hatt ansvar for å starte opp forberedelsene til kommunesammenslåingen. Den nye kommunen vil få nesten 24 500 innbyggere. Om lag 1800 ansatte vil bli berørt av kommunesammenslåingen. To kommuner avvikles og en helt ny kommune skal bygges. Dette er et svært omfattende arbeid. Tidshorisonten for denne prosessen er lengre enn tidligere sammenslåinger i Norge. Dette gir oss bedre forutsetninger til å få til gode prosesser på de områdene som er tidskrevende, men vil også bli utfordrende for driftsorganisasjonene i dagens kommuner. Dette fordrer en robust organisering av sammenslåingsarbeidet. God organisering og god prosjektledelse er avgjørende for at prosessen skal bli vellykket, ikke minst for å realisere ønsket gevinst av sammenslåingen. En viktig del av dette blir å sørge for en vellykket integrasjon mellom kommunene som organisasjon og en god prosess for omstilling for de ansatte. Sammenslåingsarbeidet mellom Verran og Steinkjer kommuner prosjektorganiseres. Det organiseres som et hovedprosjekt og delprosjekter med felles overordnet mål. 15 2
Prosjektbeskrivelsen er utarbeidet med bakgrunn i innspill i forprosjektfasen, sentrale veiledere og systematiserte erfaringer fra tidligere sammenslåingsprosesser samt erfaringsutveksling og drøftinger med andre kommuner i sammenslåingsprosesser. Prosjektet skal ledes av fellesnemnda. Kommunene har ansatt felles rådmann og prosjektleder som også skal bli den nye rådmannen i Nye Steinkjer. Prosjektbeskrivelsen er sammenslåingsprosessens styringsdokument. Prosjektbeskrivelsen må leses i sammenheng med andre viktige dokumenter, bl.a.: Intensjonsavtale om sammenslåing mellom Verran og Steinkjer kommuner av 01.06.16 Prinsipper for kommunikasjonsarbeid i sammenslåingsperioden mellom Verran kommune og Steinkjer kommuner, vedtatt i Fellesutvalget 25.11.16 Omstillingsavtale (under utarbeidelse) Gevinstrealiseringsplan (skal utarbeides) Prosjektplan for de ulike delprosjekt (skal utarbeides) 16 3
2 Prosjektets hovedfaser Under presenteres et overordnet bilde av prosjektet. Fase 1 Forprosjekt Etablere Fellesutvalg Kartlegge og igangsette tidkrevende prosesser Samarbeid på enkelte fagområder Ansette felles rådmann, prosjektleder og rådmann ny kommune + felles strategisk ledergruppe Utarbeide prosjektbeskrivelse for kommunesammenslåing, mandat for fellesnemnd og budsjett i Fellesutvalget Inngå omstillingsavtale Fase 2 Gjennomføring del 1 Etablere fellesnemnd Få på plass prosjektorganisasjonen Kartleggingsfase i arbeidsgrupper Planlegge kulturelle og identititetsskapende tiltak Forprosjekt digitalisering Prosess politisk organisering/lokaldemokrati Fase 3 Gjennomføring del 2 Strategisk ledergruppe Nye Steinkjer ansettes Arbeidsperiode for arbeidsgruppene Beslutninger i fellesnemnd om politisk organisering, planverk, vedtekter, delegasjon, arbeidsgiverpolitisk plattform, retningslinjer, standarder, interkommunalt samarbeid osv. Lønns- og personalpoltikk inkl. særavtaler Forberede omplassering, innplassering og nye arbeidsavtaler Kulturelle og identitetskapende tiltak Fase 4 Avslutning Budsjett 2020 og LTB 2020-2023 i fellesnemnd Fellesnemdna oppløses Prosjektorganisasjonen oppløses, prosjektarbeidet sluttføres og klargjøres for overføring til linjen. Nye arbeidsavtaler til alle ansatte Forberede saker for det første kommunestyret i Nye Steinkjer kommune Realisering av Nye Steinkjer 4 17
2.1 Fase 1: Forprosjekt Forprosjektfasen er gjennomført i perioden august 2016 til juni 2017. Forprosjektet har bidratt til: Etablert Fellesutvalg og administrativt arbeidsutvalg Kommet i gang med arbeid innen arkiv, matrikkel, personal og satt i gang eget forprosjekt innen digitalisering Vedtatt " Prinsipper for kommunikasjonsarbeid i sammenslåingsperioden mellom Verran kommune og Steinkjer kommuner" Ansatt felles rådmann, prosjektleder for sammenslåingen og rådmann for Nye Steinkjer + felles strategisk ledergruppe. Utarbeidet forslag til prosjektbeskrivelse for sammenslåingen. Utarbeidet forslag til mandat for fellesnemnda. Utarbeidet forslag til budsjett for sammenslåingen 2.2 Fase 2: Gjennomføring del 1 Gjennomføring, fase 2, skal formelt etablere prosjektorganisasjonen med at: Felles kommunestyre oppnevner fellesnemnda og vedtar mandat for fellesnemnda Etablering av fellesnemnd med vedtak om prosjektbeskrivelse for sammenslåingen og budsjett I fase 2 skal delprosjektene detaljplanlegges med sammensetning, mandat, ressursavsetning og framdriftsplan. De delprosjektene som er mest tidskritisk skal igangsettes først. I tillegg til de som allerede er igangsatt i forprosjektet gjelder dette bl.a. avtaler og anskaffelser. Det igangsatte forprosjekt Digitalisering skal gjennomføres og det skal legges planer for kulturelle og identitetsskapende tiltak. I denne fasen skal det også arbeides med den politiske organiseringa, både under og etter sammenslåing. 2.3 Fase 3: Gjennomføring del 2 Fase 3 som strekker seg fra 01.01.18 31.10.19 er produksjonsfasen i prosjektet. Dette er hovedperioden for arbeidet i delprosjektene. I denne perioden får fellesnemnda en sentral rolle som beslutningsorgan for prosjektet og den nye kommunen, f.eks. planverk, vedtekter, standarder, retningslinjer, delegasjon, arbeidsgiverpolitisk plattform, interkommunalt samarbeid osv. Prosjektleder har ansvar for at prosjektorganisasjonen er på plass, delprosjekt gjennomføres og ved utgangen av fasen at alle elementer i sammenslåingsprosessen er på plass og at alt er klart for å etablere den nye kommunen. Den felles strategiske ledergruppen vil få sentral rolle i den praktiske gjennomføringen av sammenslåingen. Lønns- og personalpolitikk inkl. særavtaler skal på plass. Og omplassering, innplassering og nye arbeidsavtaler skal forberedes. Det skal arbeides med å skape identitet for de ansatte til den nye kommunen og skape en felles kultur i organisasjonen. Befolkningen skal trekkes med for å skape en felles identitet i den nye kommunen. Kommunevalget i 2019 skal forberedes og gjennomføres. 18 5
2.4 Fase 4: Avslutning Fase 4 er tidfestet til 4.kvartal 2019. I denne perioden skal fellesnemnda oppløses og nytt kommunestyre konstitueres. Det skal velges representanter til råd og utvalg. Prosjektorganisasjonen oppløses, linjeorganisasjonen etableres. Alle ansatte får sine nye arbeidsavtaler og etableringen av Nye Steinkjer kommune bli behørig markert. 2.5 Overordnet milepælsplan Figuren under viser framdrift i prosjektet og viktige milepæler. Utrede og beslutte prosjektbeskrivelse for kommunesammenslåing Felles kommunestyre Etablere fellesnemnd Ansette felles rådmann og prosjektleder + felles strategisk ledergruppe Etablere prosjektorganisasjon. Detaljplanlegge delprosjekt Utrede og vedta administrativ struktur Ansette strategisk ledergruppe Nye Steinkjer Gjennomføre delprosjekt Kulturelle og identitetsskapende tiltak Siste forberedelser for kommunesammenslåing M1 Forprosjekt avsluttes 18.08.17 2017 2018 2019 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 M3 M1 M2 M4 M5 M6 M7 M8 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 Felles kommunestyre og valg av fellesnemnd 23.august Felles rådmann og prosjektleder ansatt fra 01.05.17. Felles strategisk ledelse for de to kommunene på plass fra 08.06.17 Alle arbeidsgrupper er etablert 15.09.17 Administrativ struktur vedtatt 01.10.18 Strategisk ledergruppe på plass 01.01.19 Alle delprosjekt er gjennomført 01.10.19 Alt er klart for etablering av nye Steinkjer 01.01.20 19 6
3 Mål og suksesskriterier Målet med prosjektet er å etablere Nye Steinkjer kommune. I intensjonsavtalen er prinsipper for arbeidet med kommunesammenslåing fastsatt og mål for den nye kommunen vedtatt. Det er også formulert konkrete mål på ulike områder i Nye Steinkjer. Politikerne i fellesnemnda vil få en sentral oppgave i å se til at intensjonsavtalens mål ivaretas og omsettes i praktisk handling. En enkel målstruktur med suksesskriterier kan formuleres slik: Hovedmålsetting Nye Steinkjer i drift 01.01.2020 med alle elementer for en kommunal organisasjon på plass Resultatmål En komplett organisasjonsstruktur for den nye kommunen er etablert Driftsforstyrrelser er minimert Kommunens prosesser er videreutviklet og forbedret Gevinster er realisert Tiltak for kultur- og identitetsbygging for innbyggere og ansatte er gjennomført Suksesskriterier Politisk eierskap til og deltagelse i prosessen En effektiv og kompetent prosjektorganisasjon med tydelig rolle og mandat God prosjektstyring Endringsledelse Involvering og kommunikasjon Innovasjon og digitalisering Ressursoptimalisering og gevinstrealisering 20 7
Suksesskriteriene er gruppert i seks områder og baserer seg på erfaringene fra andre kommunesammenslåinger. Politisk eierskap til og deltagelse i prosessen o Intensjonsavtalen er resultat av en politisk prosess. Politisk eierskap til prosjektet vil sikre målene som er nedfelt i intensjonsavtalen. Politisk deltakelse underveis i prosessen vil gi bidrag og eierskap til prosessen og sikre felles grunnlagskunnskap til beslutninger i fellesnemnd. o Riktige beslutninger til rett tid. o Etablere en politisk struktur for Nye Steinkjer En effektiv og kompetent prosjektorganisasjon med tydelig rolle og mandat o Prosjektleder ansettes så tidlig som mulig o Sikre tydelige rollebeskrivelser og mandat for alle organ og grupper på alle nivå i prosjektorganisasjonen. o Et prosjekt med realiserbare delprosjekter o Den administrative organiseringen på plass tidlig i prosjektet. o Strategisk ledergruppe for Nye Steinkjer på plass med tydelig mandat for arbeidet i prosjektet. o Sikre tilstrekkelig opplæring i alle ledd. o Sikre gode planleggings- og rapporteringsverktøy. God prosjektstyring o Delprosjekter med avklarte ressursrammer og milepæler. o Etablere prosjektorganisasjonen med administrativ styringsgruppe og arbeidsgrupper o Sikre forutsigbarhet med god prosjektstyring og dialog med alle parter. o Ha god økonomistyring i prosjektet. o Kontroll og koordinering. Endringsledelse o Sikre en god omstilling av personell o Sikre riktig kompetanse og tilstrekkelig ressurser for å ivareta arbeidsgiverspørsmål og omstillingsarbeidet i organisasjonen. o Identifisere og erkjenne kulturelle forskjeller og arbeide for å skape en ny felles kultur o Sikre deltakelse bredt i organisasjonen med så små driftsforstyrrelser som mulig o Omstilling til best og mest effektiv praksis. o Redusere usikkerhet og misforståelser Involvering og kommunikasjon o Kommunikasjon preget av åpenhet, respekt og troverdighet o God og balansert involvering av ansatte o Sikre rett informasjon til rett tid til den rette interessegruppen. o Etablere en Vi-følelse for innbyggerne i Nye Steinkjer. Innbyggermedvirkning og vektlegging av det frivillige organisasjonsarbeidet i det identitetsskapende arbeidet. o Kommuneplanarbeidet skal involvere og engasjere. Innovasjon og digitalisering 21 8
o Digitalisering for å Levere tjenester på nye måter, ved hjelp av teknologi Fornye tjenesteproduksjonen Effektivisere o Initiere innovasjonsprosjekter som kan utvikle morgendagens metoder i tjenesteproduksjonen. o Ta i bruk ny teknologi for å forbedre og effektivisere tjenesteproduksjonen Ressursoptimalisering og gevinstrealisering o Utarbeide en gevinstrealiseringsplan og jobbe kontinuerlig med denne fra dag en. o Gjensidig informasjon og involvering i kommunale handlings- og økonomiplaner o Arbeide med sektor- og temaplaner. Utarbeide mål og standarder for tjenesteyting som ivaretar intensjonsavtalen mål. o Identifisere stordriftsfordeler, etablere effektive organisasjoner og tilpassede bemanningsplaner o Prosjektet skal identifisere og realisere innsparingspotensialet i innkjøps- og samarbeidsavtalene. 4 Prinsipper i prosjektet 4.1 Innledning Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for byggingen av Nye Steinkjer kommune. Dette innebærer at fellesnemnda skal styre prosessen og fatte de nødvendige vedtak ihht. Inndelingsloven, intensjonsavtalen og mandatet fra kommunestyrene. Dette krever at fellesnemnda holdes løpende orientert om framdrift og status i prosessen. Fellesnemnda har også ansvar for å opprettholde en dialog med innbyggere, nærings- og samfunnsliv. 4.2 Overordnede prinsipper Arbeidet reguleres av bestemmelsene i Inndelingsloven med tilhørende forskrifter. Intensjonsavtalen er førende for arbeidet. Sentralt utviklede veiledere og veivisere skal ligge til grunn for prosjektet og gjennomføringen av dette. Prosjektet skal sikre o Klare ansvarsforhold mellom kommunene og prosjekt o Tydelig skille mellom politiske og administrative oppgaver i sammenslåingsprosessen og områder der det er behov for samhandling. o Gevinstrealisering i alle faser av prosessen. Hovedavtalens bestemmelser om samhandling mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte skal gjelde. Det skal nedsettes et partssammensatt utvalg etter kommunelovens 27, jfr. intensjonsavtalen. Intensjonsavtalen slår også fast at ingen ansatte skal sies opp som følge av kommunesammenslåingen. 4.3 Prinsipper for politisk prosjektorganisering Fellesnemnda fungerer som sammenslåingsprosjektets politiske organ etter inndelingsloven og etter mandat gitt av kommunestyrene. Fellesnemnda er prosjekteier Det etableres egne delprosjekter for områder med særlig politisk betydning 22 9
Arbeidsgrupper skal så langt mulig settes sammen med likevekt mellom kommunene. Det skal tas sikte på å engasjere bredt blant fellesnemndas medlemmer. Det skal stilles administrativ ressurs til rådighet i arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene i de politiske delprosjektene rapporterer til fellesnemnda. De politiske delprosjektene v/leder har innstillingsrett til fellesnemnda i saker fra de politiske delprosjektene. 4.4 Prinsipper for administrativ prosjektorganisering Intensjonsavtalens føringer skal ligge til grunn for arbeidet i den administrative prosjektorganisasjonen. Det etableres egne delprosjekt med arbeidsgrupper for alle tjenesteområder og enkelte tema som blir berørt av sammenslåingsprosessen. Arbeidsgruppene kan opprette undergrupper. Det kan stilles administrativ ressurs til rådighet for delprosjektene. Bruk av eksterne konsulenter skal begrenses og kun brukes når kommunene selv ikke besitter kompetansen som kreves. Arbeidsgruppene skal settes sammen med vekt på fagkompetanse og balanse i representasjonen fra de 2 kommunene. Sammensetningen kan justeres underveis i prosjektet avhengig av hvilke spørsmål som til enhver tid behandles. 4.5 Prinsipper for involvering av de ansatte Partssammensatt utvalg (PSU) opprettes etter kommunelovens 25 og skal ha definerte oppgaver og ansvar i prosjektet. Involvering av de tillitsvalgte skal ivaretas i alle prosjektets faser. Dersom tema som spesielt berører de ansatte er del av mandatet i delprosjektene, skal de ansatte være representert i arbeidsgruppen. Hvilke arbeidsgrupper som skal ha tillitsvalgtrepresentasjon avklares i PSU. Arbeidsgiver skal legge til rette for de ansattes involvering i sammenslåingsprosjektet. PSU skal ha mulighet til å uttale seg til saker som skal behandles i fellesnemnd. Frikjøp av tillitsvalgte avklares gjennom budsjettet for sammenslåingen. 23 10
4.6 Roller og ansvar i prosjektorganisasjonen Figuren under viser en prinsippskisse for prosjektorganiseringen: Fellesnemnda (FN) Fellesnemndas arbeidsutvalg (AU) Prosjektkoordinator Partssammensatt utvalg (PSU) Prosjektleder Administrativ styringsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe 4.6.1 Fellesnemnda (FN) Fellesnemnda er prosjekteier. I intensjonsavtalen står det bl.a.: Det velges ei Fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelsene til kommunesammenslåing i henhold til Inndelingslova sine bestemmelser og denne avtalens intensjoner. Referatene og grunnlagsdokumentene i forbindelse med forhandlingene av intensjonsavtalen oversendes Fellesnemda. Kommunestyrene fastsetter reglement og fullmakter for Fellesnemda, hvor det tilstrebes en tydelig rollefordeling mellom administrasjon og politikk og mellom Fellesnemda og kommunestyrene. 24 11
Fellesnemnda består av alle medlemmene i begge kommunestyrene i Verran og Steinkjer. Mandat og delegasjon er gitt av kommunestyrene. Prosjektleder har innstillingsrett overfor fellesnemnda dersom en sak ikke er behandlet i fellesnemndas arbeidsutvalg først. 4.6.2 Fellesnemdas arbeidsutvalg (AU) Fellesnemndas arbeidsutvalg består av formannskapsmedlemmene i de to kommunene. Mandat og delegasjon er gitt av Fellesnemnda. Prosjektleder har innstillingsrett overfor fellesnemndas arbeidsutvalg om ikke annet er bestemt. 4.6.3 Partssammensatt utvalg (PSU) PSU er nedsatt etter kommunelovens 25 og skal ivareta medbestemmelsesordningen etter lov og avtaleverk. PSU skal bestå av 24 medlemmer: Fellesnemdas arbeidsutvalg 6 tillitsvalgte, 3 fra hver kommune PSU har følgende oppgaver: PSU skal arbeide med hvordan de tillitsvalgte skal involveres på en god måte i beslutninger og i prosessen. Uttale seg om overordnet personalpolitikk eller arbeidsgiverpolitikk Uttale seg om overordnede personalstrategier Uttale seg om arbeidsreglement Uttale seg om personalpolitiske retningslinjer Uttale seg om plansaker som omhandler det overordnede personalpolitiske området. Som eksempel på plan- og strategisaker er overordnet IA-arbeid og HMS. 4.6.4 Prosjektledelse Prosjektledelsen består av prosjektleder og administrativt arbeidsutvalg i fase 1 og prosjektleder og administrativt styringsgruppe i fase 2, 3 og 4. 4.6.4.1 Prosjektleder - rådmann Steinkjer og Verran kommuner har fra 01.05.17 ansatt felles rådmann. Rådmannen er også prosjektleder for sammenslåinga og skal være rådmann for Nye Steinkjer kommune fra 01.01.20. Prosjektleder har øverste administrative ansvar for sammenslåingsprosjektet og de ulike delprosjekter. Prosjektleder rapporterer jevnlig til fellesnemnda. Prosjektleder skal med utgangspunkt i prosjektbeskrivelsen utarbeide delprosjektplaner der mandat, sammensetning, framdriftsplan og ressurser skal fastsettes. Prosjektleder har ansvar for at prosjektets ulike deler blir formålstjenlig og effektivt organisert og bemannet. Prosjektleder har ansvar for kommunikasjonen med de ansatte i de to kommunene. Prosjektleder får ulikt ansvar for ulike delprosjekter: 25 12
Politiske delprosjekter: De politiske delprosjektene har direkte styringslinje til fellesnemnda. Den administrative prosjektledelsen skal bistå med kartlegging, utredning og saksforberedende arbeid. De politiske delprosjektene v/leder har selv innstillingsrett overfor fellesnemnda. Prosjektleder har forslags- og talerett til de politiske delprosjektene og i fellesnemnd. Administrative delprosjekter De administrative delprosjektene er plassert inn direkte i den administrative styringslinja og leder for delprosjekt rapporterer direkte til prosjektleder. Prosjektleder innstiller overfor fellesnemnda. Prosjektleder skal sikre prosjektkoordinering og støtte med bl.a. Sekretariatsbistand i fellesnemnd, utvalg og arbeidsgrupper, herunder o Bistå med saksforberedende arbeid o Bistå med koordinering og rapportering. o Bistå med planlegging og gjennomføring av arrangementer o Sikre god saksflyt, tidsriktig innkallinger og arkivering ihht. lov og retningslinjer. Kartleggings- og utredningskompetanse. At kommunikasjonsstrategien blir gjennomført Gode rutiner og systemer i prosjektet samt tilby kurs og opplæring. 4.6.4.2 Administrativt arbeidsutvalg fase 1. Administrativt arbeidsutvalg (AAU) er en del av prosjektledelsen og deler ansvar for koordinering og gjennomføring av sammenslåingsprosjektet med underprosjekter. AAU består av de 2 rådmennene/administrasjonssjefene og en representant fra arbeidstakerorganisasjonene i hver kommune. I tillegg møter en representant fra arbeidstakerorganisasjonene i de to kommunene med tale- og forslagsrett. AAU skal fungere som del av prosjektledelsen i forprosjektfasen fram til felles kommunestyremøte 23.august og etablering av fellesnemda og den nye prosjektorganiseringen. 4.6.4.3 Felles strategisk ledergruppe og strategisk ledergruppe for Nye Steinkjer fase 3 og 4. Felles strategisk ledergruppe for Verran og Steinkjer vil gå inn i prosjektledelsen fra 23.08.17 og fram til strategisk ledergruppe for Nye Steinkjer er på plass og inngår i prosjektledelsen (01.01.19). 26 13
5 Delprosjekter Oppgavene knyttet til å bygge en ny kommune har ulik karakter. Noen oppgaver vil være politisk ansvar, andre oppgaver vil være et administrativt ansvar. Det er en mangesidig og kompleks oppgave å bygge en ny kommune. Det er et poeng at delprosjektene ikke blir for mange. Det vil øke kompleksiteten og øke behovet for koordinering på tvers. Delprosjektene skal utrede og komme med forslag til løsninger innen sitt mandat. Enkelte delprosjektgrupper vil også kunne få operativt ansvar for gjennomføring av ulike tiltak underveis i prosessen. Delprosjektene kan støtte seg til prosjektsekretariatet og utredningskapasitet i kommunene ved behov (skal være avklart med prosjektledelsen). Delprosjektene vil kunne opprette undergrupper for en bestemt problemstilling eller oppgave. Undergruppene skal ha sine egne oppgavebeskrivelser med framdriftsplan og avklart ressurstilgang. Deltakelse i delprosjektgrupper og undergrupper er et viktig tiltak for involvering av ansatte og informasjon ut i organisasjonene. 6 Politiske delprosjekt Det vil opprettes politiske delprosjekt etter behov. Det er allerede oppnevnt arbeidsgruppe som arbeider med politisk organisering. I tillegg er det i intensjonsavtalen beskrevet at det er fellesnemnda som skal håndtere utarbeidelse av kommunevåpen, visuell profil og den nye kommunens øvrige symboler. Det vil være naturlig at dette er et eget delprosjekt med egen arbeidsgruppe. 6.1 Politisk organisering Mål for lokaldemokratiet i den nye kommunen og hovedtrekkene i den politiske organiseringen er nedfelt i intensjonsavtalen. Delprosjektet får ansvar for: 27 14
Detaljert politisk organisering Utarbeide forslag til politisk organisering under formannskap og hovedutvalg, herunder partssammensatte utvalg, brukermedvirkning og samhandlingsarenaer med frivilligheten, nærings- og samfunnsliv. Utarbeide forslag til delegasjonsreglement fra kommunestyre til underliggende organ og til administrasjonssjefen. Utarbeide forslag til reglement for folkevalgt organ og folkevalgtes arbeidsvilkår 6.2 Kommunevåpen, visuell profil og øvrige symboler Kommunevåpen er en viktig del av identiteten til Nye Steinkjer kommune. Hvordan kommunen framstår ellers med symboler og handlinger er også med å skape denne identiteten. Delprosjektet har ansvaret for: Prosess som leder fram til forslag om kommunevåpen Foreslå kommuneblomst for den nye kommunen Utarbeide forslag til ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen. Lede prosessen med ny grafisk profil. 6.3 Andre tema Det opprettes andre politiske delprosjekter etter behov. 7 Administrative delprosjekt 7.1 Delprosjekt/arbeidsgrupper Det opprettes administrative delprosjekt med arbeidsgrupper som tematisk følger den administrative organiseringen i dagens Steinkjer kommune. I tillegg opprettes noen få delprosjekt som er overordnet og har tema som er gjennomgående. 28 15
Det vil bli utarbeidet arbeidsbeskrivelser/instrukser for arbeidet i arbeidsgruppene. Disse skal blant annet sikre at det tenkes på tvers av sektorer både når det gjelder oppgaveløsning og fremtidig organisering. 7.2 Delprosjekt som tematisk følger den administrative organiseringen Den strategiske ledergruppen har ansvar for delprosjektene/arbeidsgruppene innen egen sektor. Det kan også opprettes undergrupper etter behov. Med utgangspunkt i den administrative organiseringen i dagens Steinkjer kommune blir det følgende delprosjekt: Delprosjekt/arbeidsgruppe Oppvekst Helse Omsorg Samfunnsutvikling Kultur IKT- og kontorstøtte Personal Plan- og utredning Økonomi og skatteinnkrever Merknad Matrikkel er allerede i gang som egen undergruppe/prosjekt Arkiv er allerede i gang som egen undergruppe/prosjekt. Kommunikasjon etableres også som eget delprosjekt. Digitalisering blir eget delprosjekt og skal være gjennomgående tema for alle arbeidsgruppene. Personal er i gang som eget prosjekt 7.3 Delprosjekt som er overordnet og har gjennomgående tema 7.3.1 Digitalisering Det er store ambisjoner om å ta i bruk ny teknologi og nye arbeidsformer i Nye Steinkjer kommune. Det er besluttet at dette skal skje i nært samarbeid med de andre kommunene i Inn- Trøndelagsregionen. Det er derfor etablert et eget digitaliseringsprosjekt for Inn- Trøndelagsregionen som bl.a. skal levere følgende: Utredning av de digitale konsekvensene for kommunesammenslåingen mellom Steinkjer og Verran Utarbeidelse felles og sektorvise målbilder for digitaliseringen for kommunene i Inn- Trøndelagsregionen Utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for kommunene og Inn-Trøndelagsregionen Utarbeidelse av plan for digital sammenslåing mellom Steinkjer og Verran Utarbeidelse av felles veikart med tiltak på kort, mellomlang og lengre sikt for digitalisering i Inn-Trøndelagsregionen Videre arbeid med digitalisering av Nye Steinkjer kommune vil skje med utgangspunkt i resultatene fra dette prosjektet og vil fortsatt organiseres som et eget delprosjekt. Digitalisering vil også være et gjennomgående tema for alle arbeidsgruppene/delprosjektene. 29 16
7.3.2 Kommunikasjon Kommunikasjon etableres som et eget delprosjekt Følge opp kommunikasjonsstrategien med kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon herunder å støtte de andre arbeidsgruppene i sine oppgaver for måloppnåelse av planen. Etablere og drifte hjemmeside for Nye Steinkjer Lage forslag til en ny kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen gjeldende fra 01.01.2020. 7.3.3 Kultur og identitetsskapende arbeid For å bygge en felles identitet og kultur for Nye Steinkjer kommune må det arbeides målrettet med dette. Dette gjelder både internt blant ansatte i kommunen og eksternt blant den nye kommunens innbyggere. Det opprettes derfor to arbeidsgrupper: en for identitets- og kulturbygging i den kommunale organisasjonen og en for identitets- og kulturbygging blant innbyggerne. 8 Budsjett for sammenslåingsprosessen Prosjektledelse/prosjektorganisasjon kr 4 000 000,00 Styrking arkiv kr 3 000 000,00 Styrking personal kr 2 400 000,00 Informasjonsarbeid kr 2 500 000,00 Frikjøp tillitsvalgte + HVO kr 2 150 000,00 Utgifter økonomi, regnskap/lønn kr 1 600 000,00 Digitalisering/ IKT kr 6 000 000,00 Andre kostnader/investeringer kr 2 000 000,00 Kirkelig fellesråd kr 500 000,00 Fellesnemnd/politiske prosesser kr 500 000,00 Revisjon kr 50 000,00 Styrking matrikkel kr 800 000,00 Div kr 100 000,00 Sum kr 25 600 000,00 30 17
SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Fellesutvalget Verran-Steinkjer 18.08.2017 17/17 Fellesnemnd nye Steinkjer kommune 23.08.2017 17/5 Arkivsaksnr: 2017/4996 Klassering: Saksbehandler: Susanne Bratli MØTEPLAN FOR FELLESNEMNDA Vedlegg: 1 Utkast til møteplan 2018 AAUs forslag til innstilling: Neste møte i fellesnemda er 15.07.2017 kl.14.00 Fellesnemndas arbeidsutvalg får fullmakt til å fastsette møteplan for 2018. Behandling i Fellesutvalget Verran-Steinkjer - 18.08.2017: Forslaget ble vedtatt. Vedtak i Fellesutvalget Verran-Steinkjer - 18.08.2017: Neste møte i fellesnemda er 15.11.2017 kl.14.00 Fellesnemndas arbeidsutvalg får fullmakt til å fastsette møteplan for 2018. 31
Saksopplysninger: Det må fastsette møteplan for fellesutvalget. Arbeidsgruppa for politisk organisering, som laget forslaget om at kommunestyrene skal være fellesnemnd og formannskapene skal være arbeidsutvalg, mener også at det vil være en god ide å samkjøre møteplanene for kommunestyrene og formannskapene i de to kommunene med møteplanene for Fellesnemnd og Fellesnemdas arbeidsutvalg fra 2018. Det vil være behov for et møte til i fellesnemda i 2017. Det foreslås at neste møte i fellesnemnda avholdes 15.11.2017 kl.14.00 Det antas at det ikke vil være behov for mer enn 3 møter i fellesnemnda i 2018. Det er lagt ved en skisse til hvordan møteplanen for 2018 kan være. Møteplanen for 2018 for begge kommunene er ikke fastsatt enda. Derfor må forslaget sannsynligvis justeres dersom det skulle bli endringer. Det kan derfor være formålstjenlig at fellesnemndas arbeidsutvalg får fullmakt til å fastsette møteplanen for 2018. 32
Møteplan 2018 Steinkjer Utvalg Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Kommunestyre 31 21 23 20 12 Torsd. 25 19 Formannskap 18 25 1 15 8 15 22 5 18. -19 (strategisaml) 3 24 7 21 16 23 30 (6) 13 27 11 18 25 8 22 29 6 (13) 20 Hovedutvalg 30 6 8 5 16 27 Kontrollutvalg Fellesnemnd 21 23 25 PSG ASG Siste mand i mnd Trøndelagsmøte 11. og 12.jan Skolens vinterferie uke 8 (19-23.03) Skolens høstferie uke 41 (8-12.10) Fylkesting 1.mars, 26.april,13-14.juni,, 4.oktober,12-13.desember HU 13.14 febr., 11-12.april, 30.-31.mai, 19-20.sept, 14-15.nov Møteplan 2018 Verran Utvalg Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Kommunestyre 25 22 Onsd 26 Onsd 27 23 26 25 15 13 21 23 Formannskap tirsd Grønn nemnd Komite næring, miljø, bosetting 33
Fellesnemnd PSG ASG 34
PS 17/6 Eventuelt 35