Rundskriv 55/2004 Fylkesmennene Kommunene Kontaktperson: Ragnhild Skar (24131151), Ole Karsten Kirste (24131102) Håkon Gjerde (24131128) og Synnøve Kjos Frank (24131069) Postadresse: Postboks 8140 Dep. NO-0033 Oslo, Norway Besøksadresse: Stortingsgt. 28 Telefon: +47 24 13 10 00 Telefaks: +47 24 13 10 05 E-post: postmottak@slf.dep.no Web: www.slf.dep.no Foretaksregisteret: NO 981 544 315 MVA Bankkonto: 7694 05 02280 Vår dato: 23.07.2004 Vår referanse: 55/2004 Rundskrivet erstatter: Rundskriv nr 111/2003 og 1/2004 Vedlegg: Kopi til: LD, NBS, NB Produksjonstilskudd - saksbehandlingsrutiner ved søknadsomgangen 20. august 2004 Dette rundskrivet beskriver rutiner for saksbehandling ved søknadsomgangen 20. august 2004. Vi viser ellers til forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 54/2004, som inneholder kommentarer til forskriften. Forskriften finnes på www.lovdata.no og www.slf.dep.no, og som vedlegg bakerst i Veiledningshefte - Søknadsfrist 20. august 2004 (SLF-005). Rundskrivene og veiledningsheftet inkl. forskriften finnes på Statens landbruksforvaltning (SLF) sine hjemmesider www.slf.dep.no. Veiledningsheftet og søknadsskjemaene ble sendt til forvaltningen i uke 30 og til søkerne i uke 31. SLFs tjeneste for elektronisk søknad, WESPA, dvs. WEb-søknader og Saksbehandling for Produksjonstilskudd og tilskudd til Avløsning ved ferie og fritid, er tilgjengelig for søkerne fra og med 29. juli. Søknadene kan ikke sendes via Internett før tidligst registreringsdatoen 31. juli 2004. Se kapittel 2, Veiledning for utfylling av elektronisk søknad, i veiledningsheftet. Saksbehandlingsdelen av WESPA innebærer at kommunene kan registrere søknader som søkerne ikke har registrert selv og de kan godkjenne dem for videre behandling. Funksjoner for retting av søknader var ikke tilgjengelig ved forrige søknadsomgang, men vil bli det nå.
Side: 2 av 21 Innhold 1 Frister... 4 1.1.1 Søkerne... 4 1.1.2 Kommunen... 4 1.1.3 Fylkesmannen... 4 1.1.4 SLF... 4 2 Behandling av søknadene... 5 2.1 Foreløpig behandling i kommunen...5 2.2 Videre maskinell behandling...6 2.3 Habilitet...6 2.4 Forhåndsvarsel...7 2.5 Kommunens vedtak...7 2.5.1 Krav til begrunnelse... 7 2.5.2 Avkorting... 8 2.5.3 Sanksjoner... 8 2.6 Stopp av søknader...8 2.7 Søknader som avslås med hjemmel i 4 - frist for innlevering av ny søknad...9 2.8 Dispensasjon - forskriften 10...9 2.9 Klage...10 2.10 Særlig om motregning og utlegg...11 2.10.1 Motregning etter forskriften 14 første ledd... 11 2.10.2 Motregning etter forskriften 14 tredje ledd... 11 2.10.3 Skattemyndighetenes adgang til å motregne skyldig skatt og merverdiavgift... 11 2.10.4 Motregning med hjemmel i skattebetalingsloven 32 annet ledd... 11 2.10.5 Utlegg... 12 3 Utfylling og retting av søknadene... 12 4 Rutiner for elektronisk søknad om produksjonstilskudd... 13 4.1 Brukerstøtte...13 4.2 Tekniske tips...13 4.3 Passord...13 4.4 Registrering og behandling av elektroniske søknader...14 4.4.1 Søknadsoversikt... 14 4.4.2 Registrering... 14 4.4.3 Korrigering... 14 4.4.4 Saksbehandling... 14 4.4.5 Stikkprøvekontroll... 15 4.4.6 Søknadshistorikk... 15 4.5 Tips til saksbehandling...15 4.5.1 Oversikt over hvem som har søkt... 15 4.5.2 Bruk av LIB under saksbehandlinga... 15 4.5.3 Søk... 15 4.5.4 Lagret kladd... 16
Side: 3 av 21 4.5.5 Papir versus elektronisk søknad... 16 5 Stikkprøvekontroll... 16 5.1 Når skal kontrollen utføres?...17 5.2 Gjennomføring av kontrollen...17 5.2.1 Kontroll av ny søker... 17 5.2.2 Kontroll av grunnvilkårene... 17 5.2.3 Kontroll av areal... 17 5.2.4 Kontroll av dyretall... 18 5.2.5 Oppfølging av kontrollen... 19 6 Rapportering om krav til bevaring av kulturlandskapet... 19 7 Vedlegg... 20
Side: 4 av 21 1 Frister Kommunen mottok i uke 29 lista (PT-2000) over alle foretak som får tilsendt forhåndsutfylt skjema. Først er enkeltpersonforetak ført opp, sortert etter innehavers etternavn, og deretter er andre selskapsformer ført opp, sortert etter foretakets navn. Eventuelle tilbakemeldinger på lista gis til fylkesmannen. Etter hvert som søknadene kommer inn skal de krysses av på anviste steder i lista. Nye søkere føres opp bakerst på lista. Når søknadsfristen er utløpt, sender kommunen kopi av lista til fylkesmannen til informasjon. Kommunen beholder originalen. Kommunen har også mottatt lista (PT-2010) over søkere som ikke får forhåndsutfylt skjema. Dette er foretak som har søkt minst én av de to siste søknadsomgangene, men som av forskjellige årsaker ikke er aktuelle søkere lenger. Det er svært viktig at alle overholder fastsatte frister. Kontroll av søknadene, både søknadene i mellom og mot ulike registre, kan ikke skje før alle kommunene og fylkesmennene har levert sitt materiale. Dersom fristene ikke blir overholdt, må søknadene behandles manuelt. Det tas forbehold om at enkelte frister kan bli endret, SLF vil i så fall varsle fylkesmennene pr e-post om dette. Oppsummering av frister for søknadsomgangen 20. august 2004 1.1.1 Søkerne 31.07 Registreringstidspunkt. 20.08 Søknadsfrist. 1.1.2 Kommunen 20.08. Liste til kommunene og fylkesmannen over hvilke søkere som er trukket ut for stikkprøvekontroll. 06.09. Kommunene har mottatt kontrollskjemaer. 04.10. Frist for registrering av søknadsskjemaer. 04.10. Frist for registrering av kontrollskjemaer. 22.11 Frist for retting av skjemaer før inputkontroll 1B 10.01 Frist for retting av feil- og varselmeldte skjema før inputkontroll 1C Merk at dersom kommunen ikke foretar rettinger selv, vil fylkesmannen sette frist for kommunene for melding om rettinger etter inputkontrollene. Fylkesmannen setter frist for melding om avkorting etter 8, 12 og 13 i forskrift om produksjonstilskudd. 1.1.3 Fylkesmannen 10.01. Registrering av deltakere i selskaper (fra SLF-058) og dispensasjoner må være avsluttet, data blir overtatt av SLF for siste gang før utbetaling. 28.01. Registrering av motregning/avkorting må være avsluttet, data blir overtatt av SLF 28.01 Endring av kontonummer og stopp av søknader via FM-sambandet før utbetaling i februar må være avsluttet, data blir overtatt av SLF. 1.1.4 SLF 04.10. Søknadsdata blir overtatt av SLF. 04.10. Kontrolldata blir overtatt av SLF. 18.10. Utsending av feilliste PT-1001A etter inputkontroll nr 1 søknadsdata til fylkesmannen og kommunene. Utsendingen gir resultatet av maskinelle kontroller med oversikt over de feilene
Side: 5 av 21 kontrollene har avdekket. SLF kommer nærmere tilbake til kontrollen i eget rundskriv senere. 22.11. Rettede søknads- og kontrolldata etter inputkontroll 1A blir overtatt av SLF. 03.12. Utsending av feilliste PT-1001B etter inputkontroll nr 2 søknads- og kontrolldata til fylkesmannen og kommunene. Kontroll mot opplysninger om økologisk landbruk fra Debio er tatt inn. 10.01. Rettede søknads- og kontrolldata etter inputkontroll 1B blir overtatt av SLF. 14.01. Utsending av feilliste PT-1001C etter inputkontroll nr 3 søknads- og kontrolldata til fylkesmannen og kommunene. 17.01. Lister med grunnlag for å beregne og rapportere avkorting, PT-4100, sendes ut. Utbetaling av produksjonstilskudd er planlagt onsdag i uke 8. 2 Behandling av søknadene Kommunen fatter vedtak om produksjonstilskudd, jf. forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 10. Vedtak om produksjonstilskudd er enkeltvedtak og reglene i forvaltningsloven gjelder, merk særlig reglene i kapittel IV til VI. 2.1 Foreløpig behandling i kommunen Søknaden om produksjonstilskudd skal leveres til kommunen. Dersom et foretak driver tilskuddsberettiget virksomhet i flere kommuner, skal søknaden sendes til den kommunen der foretakets driftssenter ligger. Alle foretak som søker om produksjonstilskudd må være registrert og knyttet til korrekt landbrukseiendom i Landbruksregisteret før søknaden registreres. Hvis dette ikke er tilfelle må kommunen sende en endringsblankett for Landbruksregisteret til fylkesmannen slik at Landbruksregisteret oppdateres med korrekte opplysninger. Kommunen kan sjekke hva som ligger i Landbruksregisteret gjennom Landbruksforvaltningens InformasjonsBase (LIB). LIB er tilgjengelig både for fylkesmannen og kommunene. Kommunen går først gjennom søknaden og kontrollerer at den er fullstendig utfylt, og at nødvendig dokumentasjon er vedlagt. Søknader uten underskrift skal returneres til søkeren for undertegning. Se veiledningsheftet for nærmere informasjon om utfylling av søknadsskjema. Mangler søknaden organisasjonsnummer er det avvisningsgrunn. Kommunen bør ta kontakt med søkeren før søknaden eventuelt avvises. Søkere som ikke er registrert i Enhetsregisteret på registreringsdatoen har i utgangspunktet ikke rett til å søke om tilskudd. Kommunen foretar en foreløpig kontroll av at opplysningene i søknaden er logiske og korrekte, og at vilkårene er oppfylt. Dersom søknaden oppfyller disse kravene, godkjennes den for videre behandling. Søknader som ikke oppfyller vilkårene for utbetaling av produksjonstilskudd, skal avslås. I særlige tilfeller kan fylkesmannen gi dispensasjon fra bestemmelsene i forskriften. Søknader om dispensasjon bør behandles så tidlig som mulig, se nærmere om dette i kapittel 2.8. Kommunen skal kun rette opplysningene søkeren har gitt, etter samråd med søkeren. Unntak fra dette er åpenbare skrivefeil. Dersom kommunen oppdager opplysninger i søknaden som man antar ikke er korrekte, men som ikke nødvendigvis er skrivefeil, skal søkeren kontaktes før retting blir utført. Det samme gjelder dersom opplysninger mangler. I forskrift om produksjonstilskudd er det satt vilkår om at foretaket enten er registrert i Merverdiavgiftsmanntallet, eller har hatt en samlet omsetning og uttak av avgiftspliktige varer og
Side: 6 av 21 tjenester på til sammen minimum kr 30 000 i løpet av de siste 12 måneder før registreringsdato. Vilkåret om å være registrert i Merverdiavgiftsregisteret vil bli kontrollert maskinelt. Det er derfor ikke nødvendig at kommunen foretar en grundig vurdering av hver enkelt søknad før den godkjennes for videre behandling. Dersom foretaket ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret på registreringsdato, må foretaket ha hatt enn samlet omsetning og uttak av avgiftspliktige varer og tjenester på minimum kr 30 000 i løpet av de siste 12 måneder før registreringsdato. Foretaket skal selv gjennom egenerklæring på søknaden svare på om foretaket tilfredsstiller kravet til omsetning. Kommunen har rett til å kreve dokumentasjon fra foretaket på at kravet til omsetning er oppfylt. Se også kapitel 5.2.2 om kontroll av grunnvilkårene. Søknader som er levert på papirskjema, skal registreres av kommunen. Deretter skal søknadene saksbehandles og godkjennes for videre behandling, eventuelt avvises eller avslås. Kommuner som har problemer med å få registrert søknadene i WESPA tar kontakt med fylkesmannen. Kommunen gjennomfører kontroll av tilfeldig uttrukne søkere, jf tilsendt liste PT-2000K. Kommuner som har fått nytt jordregister i perioden 1.1.2003 til 1.7.2004 får et uttrekk som er basert på søknader fra eiendommer med størst avvik mellom nytt register og Landbruksregisteret. Oppgaveskjema for deltakere i selskaper, SLF-058, skal sendes til fylkesmannen for registrering. Oppgaven leveres av aksjeselskaper, stiftelser, selskaper med begrenset ansvar m.fl. Det skal ikke leveres av enkelpersonsforetak og ansvarlige selskaper (ANS, DA). Selskap uten endringer i deltakere fra forrige søknadsomgang skal ikke levere SLF-058. Personer som kun har rolle som kontaktperson, forretningsfører, regnskapsfører eller observatør i selskapet, skal ikke føres på SLF- 058. 2.2 Videre maskinell behandling Etter at alle søknadene er registrert blir de kontrollert maskinelt (inputkontrollen). Denne kontrollen blir foretatt som en bistand til kommunens saksbehandling. Resultatet av de maskinelle kontrollene blir sendt kommunen både på papirlister og via WESPA, og gjøres tilgjengelig for fylkesmennene på FM-sambandet (FM-sambandet er en sikret Web-løsning som benyttes av fylkesmennene og SLF). Kommunen gjennomgår lista med de ulike feil- og varselmeldingene (PT-1001). Kommunen må blant annet sjekke om de opplysninger som har fremkommet i kontrollene er korrekte. Ved tvil om de faktiske forhold må kommunen ta kontakt med søker. SLF kommer tilbake med nærmere informasjon om de maskinelle kontrollene og den videre behandling av søknadene, i separat rundskriv. 2.3 Habilitet Regler om habilitet finnes i forvaltningsloven kapittel II, ( 6-10). Reglene om habilitet skal bl.a. hindre at saksbehandleren tar utenforliggende eller usaklige hensyn ved behandling og avgjørelse. Reglene skal f.eks. hindre at saksbehandleren favoriserer eller diskriminerer en part i saken. Reglene skal dessuten sikre allmennhetens tillit til forvaltningens avgjørelser. Selv om avgjørelsen ikke faktisk er påvirket av saksbehandlerens personlige interesse i saken, kan saksbehandlerens stilling gi grobunn for mistanke om at det er tatt utenforliggende hensyn ved avgjørelsen. Reglene tjener også som en beskyttelse for saksbehandleren selv. Saksbehandleren skal ikke være tvunget til å ta avgjørelser hvor f. eks. han selv eller hans nærmeste slekt osv. er part i saken.
Side: 7 av 21 En saksbehandler som søker om produksjonstilskudd er inhabil når det gjelder behandling og avgjørelse av egen søknad. Når rådmannen/administrasjonssjefen er søker kan verken han eller andre av kommunens tjenestemenn treffe avgjørelse i saken. Avgjørelsen kan her treffes av kommunestyret, eller en annen kommune (settekommune). Er kommunen eller institusjoner som drives av kommunen søker, må avgjørelse i saken treffes av en annen kommune (settekommune). Dersom det er vanskelig å få en settekommune til å ta avgjørelsen kan den løftes opp et nivå, til fylkesmannen. Avgjørelsen kan forberedes på vanlig måte i kommunen. For å sikre at allmennheten har tillit til kommunens avgjørelser bør søknader fra ordføreren behandles og avgjøres av en annen kommune (settekommune), evt. av fylkesmannen. 2.4 Forhåndsvarsel I følge forvaltningsloven 16 skal en part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. Saken skal være best mulig opplyst og søkeren skal gis mulighet til aktivt å forsvare sine interesser. Ved avkorting i tilskuddet, for eksempel avkorting ved feilopplysninger, der søker er informert i søknadsmateriellet og i veiledningsheftet om muligheten for avkorting i tilskuddet, er det ikke nødvendig å sende forhåndsvarsel til søkeren. Søkeren har i disse tilfellene ved underskriving av søknaden godtatt at slik avkorting kan skje. I saker angående motregning etter forskriften 14 er det den som krever motregning som har ansvar for at søker får varsel om kravet. Ved saker om avkorting av produksjonstilskuddet på grunn av brudd på regelverk for jordbruksvirksomhet, jf. forskriften 12, skal søker forhåndsvarsles. Dersom for eksempel dyrevernmyndighetene ikke har varslet søkeren om at deres vedtak om brudd på bestemmelser i dyrevernloven er oversendt til kommunen med en anmodning om avkorting i produksjonstilskuddet, og at dette kan medføre at det avkortes i produksjonstilskuddet, må kommunen sende forhåndsvarsel til søkeren om at oversendelsen kan medføre at avkorting skjer. I saker angående krav om tilbakebetaling av for mye utbetalt tilskudd etter forskriften 14 skal søkeren også forhåndsvarsles om at kommunen har oppdaget at det er blitt utbetalt for mye tilskudd, at saken vurderes, og at utfallet av vurderingen kan bli at det kommer et krav om tilbakebetaling av tilskuddet. I denne typen saker vil ikke søkeren få anledning til å uttale seg uten at varsel blir sendt. 2.5 Kommunens vedtak Når søknadene er ferdig behandlet, blir det produsert en utbetalingsliste. Denne sendes kommunen sammen med kopi av tilskuddsbrevene (meldingsbrevene). Disse tilskuddsbrevene (meldingsbrevene) informerer søker om kommunens vedtak. Når kommunen godkjenner utbetalingslistene og tilskuddsbrevene (meldingsbrevene), fatter kommunen vedtak i saken. For nærmere informasjon om prosedyrene for godkjenning, se forsideteksten på utbetalingslistene. SLF iverksetter deretter utbetaling av tilskuddet. Dette skjer ved en sentral masseutbetaling. 2.5.1 Krav til begrunnelse Alle enkeltvedtak skal begrunnes, jf. forvaltningsloven 24 og 25. Dersom søknaden om produksjonstilskudd innvilges, vil tilskuddsbrevet (meldingsbrevet) som SLF produserer på vegne av kommunen ivareta kravene til begrunnelse. Dersom en søknad avslås helt eller delvis etter den maskinelle behandlingen, vil begrunnelsen for avslaget fremkomme i tilskuddsbrevet (meldingsbrevet) som SLF produserer på vegne av kommunen. I forbindelse med utbetalingen vil SLF produsere en oversikt over hvilke feilmeldinger som fører til direkte avslag.
Side: 8 av 21 2.5.2 Avkorting Dersom en søknad skal avkortes etter forskriften 8, 12 eller 13, må kommunen melde avkortingens størrelse til fylkesmannen, slik at fylkesmannen kan registrere denne. Avkortingens størrelse vil da fremkomme i tilskuddsbrevet (meldingsbrevet) som produseres hos SLF. Rapport PT- 4100 A brukes som støtte for saksbehandlingen av avkorting. PT-4100 B brukes for registrering av beløp til avkorting. Avkorting må begrunnes, se nærmere om avkorting i rundskriv 54/2004. Dersom avkorting foretas vil det derfor stå i tilskuddsbrevet (meldingsbrevet) at: "Begrunnelse for avkortingen sendes fra kommunen i eget brev." Begrunnelsen må sendes i eget brev siden det ikke er teknisk mulig å ta utfyllende tekst inn i tilskuddsbrevet (meldingsbrevet). Merk at kommunen må sende slik begrunnelse til foretaket samtidig med at utbetalingslistene godkjennes. Klagefristen fremgår av tilskuddsbrevet (meldingsbrevet) fra SLF, og er 3 uker fra tilskuddsbrevet (meldingsbrevet) er mottatt. Se nærmere om klagebehandling nedenfor i kapittel 2.9. Ved avkorting som følge av brudd på regelverk for jordbruksvirksomhet må søker forhåndsvarsles, se kapittel 2.4. Det beløp som avkortes vil bli tilbakeført til jordbruksavtalen. 2.5.3 Sanksjoner Kommunen har ansvar for å følge opp hvis det er mistanke om at foretak prøver å få mer tilskudd enn de har rett til, eller har prøvd/fått tilskudd selv om vilkårene ikke er oppfylt. Det skal legges en streng praksis til grunn. Hvis det viser seg at foretaket har søkt om tilskudd for større arealer/flere dyr enn det faktisk har, skal det ved store avvik vurderes avkorting etter forskriften 13 eller å anmelde foretaket for forsøk på bedrageri etter straffeloven 270, jf. 49. Foretaket må ha vært klar over at det er søkt om betydelig mer arealer/dyr enn det faktisk disponerte, eller det må ha opptrådt grovt uaktsomt. Se mer om uaktsomhet i rundskriv 54/2004. Hvis det viser seg at foretaket som søkte ikke oppfylte grunnvilkårene og dette oppdages før tilskuddet betales ut, skal det vurderes å anmelde foretaket for forsøk på bedrageri etter straffeloven 270, jf. 49. Foretaket må ha vært klar over at grunnvilkåret ikke var oppfylt da det søkte. Hvis det viser seg at foretaket ikke oppfylte grunnvilkårene etter at tilskuddet er betalt ut, skal beløpet kreves tilbake etter forskriften 14, og det skal vurderes å anmelde foretaket for bedrageri etter straffeloven 270. 2.6 Stopp av søknader Alle søknader som feilmeldes i de maskinelle kontrollene uten at retting blir foretatt, og som ikke får avslag i tilskuddsbrevet (meldingsbrevet), blir stoppet fra videre maskinell behandling. Disse søknadene fremkommer på stopplista PT-1003. Gjennom tilskuddsbrevet (meldingsbrevet) som produseres hos SLF vil søker bli informert om at det er forhold ved søknaden som må undersøkes nærmere. Kommunen bør stoppe søknader dersom det dukker opp forhold ved søknaden som indikerer at den bør vurderes nærmere. Eksempler på dette kan være mistanke om driftsfellesskap, jf. forskriften 4 tredje ledd, mistanke om at det ikke drives vanlig jordbruksproduksjon, jf. forskriften 3 eller dersom man ønsker å holde tilskudd tilbake etter forskriften 12 første punktum. I slike tilfeller må kommunen gi melding til fylkesmannen som stopper søknaden. Kommunen må varsle søker jf. kapittel 2.4.
Side: 9 av 21 Søknader som stoppes må vurderes nærmere. Kommunen må da fatte vedtak i samsvar med forvaltningslovens regler, merk særlig kapitlene IV - VI. Fylkesmannen iverksetter eventuell utbetaling på bakgrunn av kommunens vedtak. 2.7 Søknader som avslås med hjemmel i 4 - frist for innlevering av ny søknad Søknader i strid med 4 skal avslås. I de fleste tilfeller ville foretakene hatt rett til tilskudd dersom det var søkt for alle enhetene samlet. Dette gjelder både i forhold til begrensninger grunnet eierskap og ved driftsfellesskap. I Høringsnotat av 15.11.2001 uttaler Landbruksdepartementet om slike tilfeller at: "Det vil ikke være mulig for forvaltningen uten videre å avgjøre hvem som i slike tilfeller er den rettmessige mottaker av tilskuddsmidlene. Noen videreføring av praksis med å rette opp beregningen og utbetale et justert samlet tilskudd er ikke aktuelt. I tilfeller det er søkt separat i god tro, vil det være rimelig at det gis en ny frist for å sende en samlet søknad. Det skal således ikke være en selvfølge at alle som søker i strid med regelverket får en ny sjanse gjennom en utsatt frist for ny søknad. For uformelle samarbeid vil dette i praksis si at det også må formaliseres et samarbeid gjennom et felles foretak, eller at alle foretak legges inn i ett av de eksisterende." Foretak som får sin søknad avslått med hjemmel i 4 bør få en utsatt frist til å sende inn ny søknad. Se også kommentarer til 4 i rundskriv 54/2004. 2.8 Dispensasjon - forskriften 10 Fylkesmannen kan i særlige tilfeller innvilge dispensasjon fra forskriftens krav, jf. forskriften 10. Fylkesmannen må i slike tilfeller fatte et særskilt vedtak som oppfyller forvaltningslovens krav. Fylkesmannen har ansvar for at saken er tilstrekkelig opplyst/dokumentert før dispensasjonsvedtak treffes, jf. forvaltningsloven 17 første ledd. Det må gis en skriftlig begrunnelse for dispensasjonsvedtaket, jf. forvaltningsloven 24. Det skal i hvert enkelt tilfelle foretas en konkret skjønnsmessig helhetsvurdering av om det foreligger tilstrekkelige grunner til å innvilge dispensasjon eller ikke. I helhetsvurderingen må det tas hensyn til alle relevante forhold i saken, både forhold som taler imot at dispensasjon skal gis og forhold som taler for at dispensasjon skal gis. Rimelighetshensyn skal vurderes og har stor vekt. Helhetsvurderingen må fremgå av vedtakets begrunnelse, jf. forvaltningsloven 25 tredje ledd. I rundskriv nr 54/2004 er det pekt på en del av de momentene som kan være av betydning i en dispensasjonsvurdering. Dispensasjonene skal registreres i en egen rutine som kun fylkesmannen har tilgang til. Kommunen må rapportere særskilt til fylkesmannen om dispensasjoner som kommunen har gitt etter annet regelverk enn produksjonstilskudd, for eksempel forskrift om miljøplan. Kommunen må gi opp årsak med kode og varighet, maksimalt inntil 3 år. Tidligere dispensasjoner er maskinelt utfylt på baksiden av søknaden. Fylkesmannen har anledning til å ta ut lister over dispensasjoner som er gitt tidligere, og som ikke er utløpt. Kodene som skal registreres for de forskjellige typer dispensasjoner er følgende: Kode Dispensasjon fra: 01 søknadsfrist 25 kravet om inntil 50 % av økologisk areal i kode 875
Side: 10 av 21 28 kravet til registrering i Merverdiavgiftsmanntallet 37 krav til omsetning på minimum kr 30 000 38 miljøplan, jf forskrift om miljøplan Enkelte søknader skal ha utbetaling etter spesielle regler. Disse skal merkes med følgende koder: Kode Årsak 13 pålagt nedslakting av sau som følge av veterinære restriksjoner med hjemmel i husdyrloven 14 frivillig nedslakting av sau som følge av veterinære restriksjoner med hjemmel i husdyrloven 29 foretak eid av aksjeselskap eller andelslag som er eier av landbrukseiendom, se 4 fjerde ledd 30 medlem i samdrift, har egne grovfôrdyr 1 31 innmarksbeite disponeres av samdrift 2 32 lokal foredling av melk, se 7 andre ledd punktene 3 og 4 33 søker er organisasjonsledd, underordnet enhet eller liknende 3 35 søknad om registrering i Enhetsregisteret er sendt før registreringsdato for produksjonstilskudd, men foretaket har ikke fått tildelt organisasjonsnummer 2.9 Klage Melding om vedtak gis enten i tilskuddsbrevet (meldingsbrevet) som SLF har produsert på vegne av kommunen, eller i vedtak fattet av kommunen i forbindelse med manuell behandling av søknaden. Enkeltvedtak kan påklages, jf. forvaltningsloven 28. Klagefristen er 3 uker fra søker mottar vedtaket, jf. forvaltningsloven 29. Klagen skal sendes til kommunen, jf. forvaltningsloven 32. Når kommunen mottar klagen kan den i følge forvaltningsloven 33 enten: oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet. Kommunen underretter da søkeren om det nye vedtaket. Dersom omgjøringen fører til at fylkesmannen må foreta manuell utbetaling, må fylkesmannen få en anmodning om det, f.eks. ved en kopi av vedtaket, eller dersom kommunen ikke finner klagen begrunnet, sende dokumentene i saken sammen med en tilråding til fylkesmannen, som fatter endelig vedtak. Fylkesmannen har ansvaret for at saken er tilstrekkelig opplyst/dokumentert før vedtak i klagesaken treffes. Fylkesmannen kan pålegge kommunen å foreta nærmere undersøkelser m.m. jf. forvaltningsloven 33 femte ledd. Vedtak i klagesak kan ikke påklages, jf. forvaltningsloven 28. Fylkesmannens vedtak i klagesak kan derfor ikke påklages til SLF. 1 Medlemmer i samdrift har rett til å drive husdyrproduksjon med tilhørende grovfôrproduksjon for andre husdyrslag enn det samdrifta har. Hvis samdrifta søker om tilskudd for grovfôrarealer, brukes dispensasjonskode 30 til å merke søknader fra medlemmer i samdrift som har grovfôrproduksjon til dyr utenom samdrifta. Se veiledningsheftet for søknadsomgangen 20. august 2004 kapittel 4.6.5.6. 2 Medlemmer i samdrift som ikke har driftsfellesskap i grovfôrproduksjonen og som selger grovfôret, kan sende separate søknader for arealtilskudd. I tilfeller der samdrifta disponerer eventuelle innmarksbeitearealer hos medlemmene, kan medlemmene likevel føre opp innmarksbeite på separat søknad om arealtilskudd. Søknadene fra medlemmene merkes i slike tilfeller med dispensasjonskode 31. Se veiledningsheftet for søknadsomgangen 20. august 2004 kapittel 4.6.5.7. 3 Typiske eksempler er offentlige landbruksskoler og forskingsstasjonene/-sentrene til Planteforsk.
Side: 11 av 21 Fylkesmannen fatter vedtak om dispensasjon, jf. forskriften 10. Klagefristen er 3 uker fra søker mottar vedtaket, jf. forvaltningsloven 29. Klage på avslag om dispensasjon skal sendes fylkesmannen, jf. forvaltningsloven 32. På samme måte som kommunen kan fylkesmannen i følge forvaltningsloven 33 oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet. Dersom fylkesmannen ikke finner klagen begrunnet, sendes dokumentene i saken og en tilråding til SLF, som fatter endelig vedtak i saken. 2.10 Særlig om motregning og utlegg Det kan ikke foretas motregning mot den enkelte deltaker i ANS, DA m.fl., for eksempel medlem i samdrift når kun samdrifta søker om tilskudd. 2.10.1 Motregning etter forskriften 14 første ledd Etter 14 første ledd kan krav om tilbakebetaling av tidligere for mye utbetalt tilskudd motregnes i senere utbetalinger av produksjonstilskudd. Kommunen melder eventuelle motregninger til fylkesmannen som registrerer disse. For nærmere informasjon om forskriften 14 første ledd, se rundskriv 54/2004. 2.10.2 Motregning etter forskriften 14 tredje ledd Etter 14 tredje ledd kan krav fra "offentlig myndighet som utspringer fra foretakets jordbruksvirksomhet" motregnes i utbetalinger av produksjonstilskudd. Merk at kommunen må kontrollere at tilknytningen mellom de to kravene er nær nok, altså at statens krav på foretaket "utspringer av foretakets jordbruksvirksomhet". For nærmere informasjon om forskriften 14 tredje ledd, se rundskriv 54/2004. Kommunen melder eventuelle motregninger etter forskriften 14 tredje ledd til SLF som registrerer disse. Kommunen må påse at den som ber om motregning i produksjonstilskudd oppgir organisasjonsnummer, adresse og hvilket kontonummer pengene skal overføres til, samt hjemmel for det pengekravet som ønskes motregnet. 2.10.3 Skattemyndighetenes adgang til å motregne skyldig skatt og merverdiavgift Skatteoppkreveren har myndighetskompetanse til å foreta motregning i produksjonstilskudd i jordbruket i henhold til skattebetalingslovens 48 første ledd, jf. 32 nr 2 andre punktum. Tilsvarende gjelder for Skattefogden i forhold til skyldig merverdiavgift. Skattedirektoratet oversender motregninger for skyldig skatt og merverdiavgift til SLF ved hver søknadsomgang. Landbruksforvaltningen er forpliktet til å effektuere disse motregningene så langt produksjonstilskuddet dekker kravet. Spørsmål rettes til kommunekassereren eller Skattefogden. 2.10.4 Motregning med hjemmel i skattebetalingsloven 32 annet ledd Følgende krav kan motregnes i fordringer den skyldige har mot staten, inkludert søknad om produksjonstilskudd: parkeringsgebyr, jf. vegtrafikkloven 38 annet ledd vann- og kloakkavgift, jf. lov om vass- og kloakkavgifter 4, eiendomsskatt, jf. eiendomsskatteloven 27 feieavgift, jf. brannvernloven 28 og forskrift av 26. juni 2002 om brannforebyggende tiltak og tilsyn 7-5 avfallsgebyr, jf. forurensningsloven 34
Side: 12 av 21 Dersom kommunen mottar slike motregninger skal disse sendes til SLF for registrering. Landbruksforvaltningen er forpliktet til å effektuere disse motregningene så langt produksjonstilskuddet dekker kravet. 2.10.5 Utlegg Den som har et pengekrav mot en annen kan begjære utlegg for kravet, jf. tvangsfullbyrdelsesloven kapittel 7. Begjæring om utlegg fremsettes for namsmannen. Ved hver søknadsomgang oversender namsmyndighetene en rekke utlegg som er tatt i søknader om produksjonstilskudd til SLF. Landbruksforvaltningen er forpliktet til å effektuere utlegg så langt produksjonstilskuddet dekker kravet. 3 Utfylling og retting av søknadene Les nøye kapittel 3, Veiledning for utfylling av søknadsskjema, i veiledningsheftet. Merk følgende: Generelt om søkerens rettinger, papirsøknad: Søkerne står nå friere ved retting av søknaden enn tidligere når søknadene ble lest optisk. Det viktigste er at rettingene er tydelige, slik at kommunen lett ser dem og forstår hva som er rettet. Endringer på side 1 skal gjøres i høyre del av skjemaet, unntatt avkryssing for at telefonnummer eller mobiltelefonnummer går ut. Nye søkere: Nye søkere kan enten bruke nytt skjema eller bruke tidligere søkers forhåndsutfylte søknadsskjema. Alle registreringer skal gjøres i høyre kolonne på side 1. Feltene for organisasjonsnummer, innehavers fødselsnummer (hvis det er enkeltpersonforetak), kontonummer og driftssenter må fylles ut. Driftssenter, side 1: Driftssenter er preutfylt. Ved skifte av driftssenter må hele nummeret fylles ut på høyre side i skjemaet, dvs. kommunenummer, gårdsnummer, bruksnummer, festenummer og løpenummer. Generelt om kommunens rettinger, papirsøknad: Venstre side i skjemaet viser registrerte opplysninger, og er ikke beregnet til utfylling. Det er egne felt eller kolonner for kommunens rettinger. Bruk merknadsfeltet på side 8 til å forklare og dokumentere hvorfor rettingen er gjort, og hvem som har gjort det. Kommunen skal aldri foreta utfylling i felt som er forbeholdt søkeren, unntatt eventuelt høyre del av side 1 når søkerens utfylling er mangelfull eller feil. Komma/strek: Alle datafelt skal fylles ut med hele tall uten desimaler. ID-nummer: Alle forhåndsutfylte skjema er merket med et IDnummer i nederst til venstre for å knytte sidene sammen. Mottatt dato, side 1: Må alltid fylles ut. Formatet skal være ddmmyyyy, dvs. dag-måned-år. Søkerens underskrift, side 8: Søknaden skal være underskrevet av søkeren. Med sin underskrift forplikter søkeren seg overfor offentlige myndigheter om at opplysningene i søknaden er fullstendige og korrekte. Se ellers veiledningsheftet. Dispensasjoner, side 8: Det er kun fylkesmannen som kan gi dispensasjon etter forskrift om produksjonstilskudd. Dispensasjoner og merking av søknader skal behandles særskilt. Det er derfor ikke lenger satt av plass på søknadsskjemaet til å registrere nye dispensasjoner. Dersom et
Side: 13 av 21 foretak har gyldige dispensasjoner eller merkinger, vil dette være preutfylt på søknaden. Feltet er kun til informasjon for kommunen og søkeren. Godkjent/avslått/avvist, side 8: Husk avkryssing for om søknaden er godkjent eller eventuelt avslått eller avvist. 4 Rutiner for elektronisk søknad om produksjonstilskudd Løsningen for registrering og saksbehandling av søknad om produksjonstilskudd via Internett er videreført for søknadsomgangen 20. august 2004. Både søknads- og kontrollskjemaer kan registreres i WESPA. Ved denne søknadsomgangen utvides funksjonaliteten, slik at søknadene også kan feilrettes i WESPA etter inputkontrollen, se kapittel 2.2. 4.1 Brukerstøtte Det er lagt opp til en modell hvor kommunen er brukerstøtte for foretak, fylkesmannen er brukerstøtte for kommunene og SLF er brukerstøtte for fylkesmennene. Det er svært viktig at denne modellen følges, da SLF ikke har kapasitet til å besvare alle henvendelser om WESPA. Det er mye nyttig informasjon tilgjengelig i WESPA som bør sjekkes før brukerstøtte eventuelt kontaktes. Informasjonen er tilgjengelig via knappene øverst til høyre i skjermbildet. Her ligger det linker til relevante forskrifter og veiledningshefter, og på hjelpesiden er det lagt ut brukerdokumentasjon WESPA. med beskrivelse av alle muligheter og funksjoner som er tilgjengelige i 4.2 Tekniske tips Bruk av WESPA setter visse krav til brukerens nettleser og operativsystem. Sjekk med linken Tekniske krav fra påloggingssiden for å se om programvaren på maskinen tilfredsstiller kravene. Ta evt. kontakt med egen IT-avdeling for bistand. Dersom det oppstår problemer med å komme seg inn på Nett-SLF/WESPA anbefales linken Teknisk hjelp fra påloggingssiden som gir tips om oppkobling. Det er viktig å huske på at WESPA er en Internettløsning, og at Internett må fungere for at WESPA skal fungere. Ved problemer med å få opp WESPA bør det først sjekkes om andre Internettsider er tilgjengelige før annen hjelp eventuelt søkes. Løsningen vil dessuten være treg når det er stor trafikk på Internett, og ved slike tilfeller kan det lønne seg å prøve igjen på et senere tidspunkt. NB! Hvis en ønsker å legge inn påloggingssiden under Favoritter må det gjøres noen tilpasninger for at snarveien skal fungere. Se Teknisk hjelp for beskrivelse. 4.3 Passord Det vil ikke bli generert nye passord for foretaksbrukere, og søkere som har mistet det tilsendte passordet må derfor levere søknad på papir. Hvis det tilsendte passordet ikke fungerer kan dette skyldes at søkeren har feiltolket ett eller flere tegn, og vedkommende bør derfor oppfordres til å sjekke passordet mot alfabetet som er oppgitt på side 5 i veiledningsheftet. Saksbehandlere kan ha nytte av å endre til et selvvalgt passord som er lettere å huske. Det er to krav til passord i Nett-SLF portalen: 1. Passordet må bestå av minst 5 tegn 2. Passordet må bestå av en kombinasjon av tall og bokstaver.
Side: 14 av 21 Hvilke tegn som kan brukes i passord går fram av tabellen på side 5 i veiledningsheftet. Merk at det er forskjell mellom store og små bokstaver og at æ, ø og å ikke kan brukes i passordet. 4.4 Registrering og behandling av elektroniske søknader Veiledning for utfylling av elektronisk søknad finnes i kapittel 2 i veiledningsheftet. Vi forutsetter at kommunene og fylkesmennene gjør seg kjent med innholdet i heftet, og gjentar ikke tilsvarende informasjon her da løsningen i stor grad er sammenfallende for saksbehandlere og foretak. I tillegg viser vi til brukerdokumentasjonen i WESPA, som er tilgjengelig via valget Dokumentasjon til høyre i skjermbildet. Alle saksbehandlere bør lese gjennom de dokumentene som ligger der før oppstart av registrering og behandling av søknader. Dokumentet kan også brukes som oppslagsverk, og er tilgjengelig i både html og utskriftsvennlig format. En saksbehandler kan utføre to hovedoppgaver i WESPA: 1. Registrere søknad (på grunnlag av innkommet papirsøknad) 2. Behandle søknad (sendt inn elektronisk av foretaket eller registrert av saksbehandler) En søknad må først registreres, enten av foretak eller saksbehandler, så kan søknaden behandles av en saksbehandler. Saksbehandler benytter alltid egen brukerident og passord (ikke foretakets brukerident/passord), uavhengig av hvilken oppgave som skal utføres. 4.4.1 Søknadsoversikt Saksbehandlers søknadsoversikt inneholder 2 sider: 1. Søknadsoversikt: Viser en oversikt over søknader basert på valgte kriterier i kategoriene: kommune, periode og utvalg (status) 2. Ny søker: Gir muligheten til å opprette ny søknad på vegne av et foretak 4.4.2 Registrering Det er to måter å starte registrering av en søknad på: - Åpne en forhåndsutfylt søknad, utvalg Preutfylt, med oppgave Registrere søknad, - Trykke på Ny søker for å opprette en ny søknad. Søknader som ikke er forhåndsutfylt kan bare opprettes fra siden Ny søker. Når en saksbehandler registrerer en søknad på vegne av et foretak foregår utfyllingen med de samme skjermbildene og valgmulighetene som det foretaket har. Den eneste forskjellen er at der foretaket krysser av for å bekrefte at søknaden er fylt ut så fullstendig og korrekt som mulig, må saksbehandler isteden oppgi mottatt dato og krysse av for om søknaden er underskrevet eller ikke. 4.4.3 Korrigering Foretaket kan ikke endre på søknaden sin i WESPA etter at den er sendt inn. Saksbehandler har imidlertid muligheten til å korrigere en innsendt søknad ved å åpne den med oppgave Korrigere. Da vil det være mulig å endre alle feltene søkeren har fylt ut. Denne muligheten benyttes kun dersom søkeren ber om at det blir gjort endringer i søknaden. Endringer skal dokumenteres i søknaden, se kapittel 4.4.6. 4.4.4 Saksbehandling Når en søknad er ferdig registrert og sendt, kommer det opp en kvittering på sendt søknad. Fra denne kvitteringen kan saksbehandler gå direkte til saksbehandling av søknaden ved valget Saksbehandle søknad. Behandlingen av en søknad kan ellers startes fra - siden Søknadsoversikt ved å søke på utvalg Til behandling
Side: 15 av 21 - eller ved hjelp av knappen for Avansert søk der du kan søke opp spesifikke søknader. Utvalg settes til Til behandling hvis søknaden ikke er behandlet før. Når en søknad åpnes for behandling vil opplysningene søkeren har oppgitt kopieres over i kolonnen For kommunen. Saksbehandleren sjekker at opplysningene er korrekte, retter eventuelle feilaktige opplysninger og godkjenner eller stopper/avslår/avviser søknaden. Søknader som er godkjent får saksbehandlerstatus Ferdig behandlet og blir overført til en database i et stormaskinmiljø for maskinelle kontroller etter at kommunens frist for registrering har utløpt. Vi anbefaler at saksbehandler først registrerer og så behandler samme søknad, istedenfor å registrere alle søknadene først og så starte saksbehandlingen. NB! Vi minner om at foretak som har skiftet kontonummer må sende skriftlig endringsskjema til kommunen. Ved kontonummerendring må saksbehandler huske på å registrere dette i WESPA under behandling av søknaden, velg knapp for Endre grunnopplysninger i arkfanen for Grunnopplysninger. 4.4.5 Stikkprøvekontroll Saksbehandler kan registrere kontrollskjema i WESPA ved å velge oppgave Resultat stikkprøve. Opplysninger legges inn i kolonne Stikkprøvekontroll (søkers opplysninger blir ikke kopiert over til denne kolonnen) og dato for kontroll fylles ut på siste side i søknaden. Stikkprøve kan bare registreres for søknader som er plukket ut til stikkprøve. Utplukk til stikkprøve kan gjøres manuelt i WESPA, og søknadene blir da merket MANU i søknadsoversikten. Søknader som er maskinelt uttrukket til stikkprøve er merket MASK. 4.4.6 Søknadshistorikk Når en saksbehandler registrerer eller behandler en søknad får han muligheten til å legge inn en kommentar i forbindelse med at søknaden lagres eller sendes. Kommentaren vil bli lagret i historikken til den gitte søknaden, sammen med tidspunkt og saksbehandlerid. Søknadshistorikken kan åpnes direkte fra søknadsoversikten eller inne fra den gitte søknaden. 4.5 Tips til saksbehandling 4.5.1 Oversikt over hvem som har søkt For å holde oversikt til enhver tid over hvem som har søkt anbefaler vi at lista PT-2000 fortsatt benyttes, siden de fleste søknadene trolig leveres på papirskjema. Saksbehandler kan regelmessig gå inn på WESPA søknadsoversikt og søke på utvalg "Til behandling". De som har søkt krysses av på PT-2000. Nye søkere føres opp nederst på PT-2000. Det er også mulig å skrive ut fra WESPA oversikt over hvem som har søkt elektronisk: Velg f.eks. Til behandling under WESPA og trykk på ikonet. 4.5.2 Bruk av LIB under saksbehandlinga Dersom du ønsker å slå opp i LIB under saksbehandlinga av søknaden, anbefales det å åpne nettleseren en gang til og kjøre LIB i et separat vindu. Det er raskere og mer fleksibelt enn å bla seg fram og tilbake mellom WESPA og LIB i det samme vinduet. 4.5.3 Søk Du har tilgang til å se søknader fra hele landet. Vær oppmerksom på at søk med kommune Hele landet (se på) og utvalg Alle kan ta lang tid. Søk på kommune Alle vil søke i alle de kommunene som landbrukskontoret dekker.
Side: 16 av 21 4.5.4 Lagret kladd Saksbehandler har tilgang til søknader fra foretak som søkeren har lagret som kladd dvs. ikke sendt ennå. Med mindre søkeren ber spesielt om det, må ikke saksbehandler åpne og gjøre endringer i en kladd som søker har lagret. Dersom saksbehandler tar opp Ny søknad for å registrere søknad på vegne av et foretak som ikke har fått preutfylt søknad, vil søknaden automatisk få status Lagret kladd. 4.5.5 Papir versus elektronisk søknad Hvis en søker sender inn søknad både elektronisk og på papir, skal papirsøknaden overstyre den elektroniske søknaden. Det kan skje på følgende måter: - Kommunen kan på grunnlag av foretakets innsendte papirsøknad, korrigere den elektroniske søknaden som foretaket har levert. - Kommunen sender papirsøknaden til fylkesmannen som registrerer søknaden i registreringsrutina. Søknad registrert i registreringsrutina vil overstyre søknad registrert i WESPA. 5 Stikkprøvekontroll Stikkprøvekontrollen er hjemlet i 11 i forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket. Formålet med kontrollen er å undersøke om data oppgitt i søknaden er riktige, slik at det blir utbetalt korrekt beløp til den enkelte søkeren. Om lag 5 % av de som har fått tilsendt preutfylt søknadsskjema blir trukket ut til kontroll. I tillegg plukkes nye samdrifter og samdrifter som har hatt feil i søknadene forrige søknadsomganger, ut for kontroll. I kommuner med mange samdrifter kan derfor den totale andelen som er trukket ut for kontroll, bli høyere enn 5 %. I kommuner som har fått nytt kartgrunnlag i perioden 2002 og fram til ca. juni 2004 4, har SLF valgt å kjøre utplukket til stikkprøvekontrollen på grunnlag av avvik mellom landbrukseiendommens jordbruksareal i Landbruksregistret og tilsvarende i Jordregistret. Foretak som disponerer eiendommene med størst avvik, er plukket ut. Om lag 5 % av foretakene er med. Grunnlaget for utplukket omfatter kun tilfeller der arealet i Landbruksregistret er størst. Det blir laget forhåndsutfylte kontrollskjemaer og ei kommunevis liste (PT-2000K), som viser hvem som er trukket ut for kontroll. Materiellet blir sendt fra SLF til kommunene. Fylkesmannen får kopi av listene. Listene og kontrollskjemaene vil bli sendt ut på omtrent samme tidspunkt som tidligere år, dvs. at kommunen mottar lista i uke 35 og kontrollskjemaene i uke 36/37. Foretak som er trukket ut for kontroll er i søknadsoversikten i WESPA merket MASK. Merkingen legges ut i uke 35. Kommunen er ikke lenger bundet av at søknaden må være ferdig saksbehandlet før kontrollen kan gjennomføres og kontrollresultatet registreres. Kontrollen må likevel være gjennomført og kontrollskjemaet registrert seinest 4. oktober. 4 0106 Fredrikstad, 0213 Ski, 0220 Asker, 0226 Sørum, 0237 Eidsvoll, 0239 Hurdal, 0301 Oslo, 0512 Lesja, 0627 Røyken, 0701 Horten, 0706 Sandefjord, 0711 Svelvik, 0713 Sande, 0719 Andebu, 0720 Stokke, 0722 Nøtterøy, 0723 Tjøme, 0728 Lardal, 0806 Skien, 1018 Søgne, 1120 Klepp, 1127 Randaberg, 1221 Stord, 1222 Fitjar, 1233 Ulvik, 1256 Meland, 1260 Radøy, 1264 Austrheim, 1526 Stordal, 1664 Selbu og 1636 Meldal
Side: 17 av 21 Kontrollen er obligatorisk. Det vil si at alle søknader som er trukket ut for kontroll og har søkt, skal kontrolleres. Maskinell utbetaling av produksjonstilskudd vil ikke skje dersom det ikke foreligger kontrolldata for søknaden. I tillegg til søknader som er maskinelt trukket ut for kontroll, kan kommunen, fylkesmannen eller SLF ta ut søknader for kontroll ved behov. 5.1 Når skal kontrollen utføres? Kontrollen bør foretas snarest mulig etter at kommunen har fått kontrollskjemaene. Søkeren bør minimum varsles om kontroll over telefon. Dersom søkeren ber om det, må kontrollen utsettes til det passer for søkeren, men ikke ut over 5 virkedager. Søkerne bør også varsles om at dokumentasjon kan bli krevd ved kontrollen. 5.2 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen skal omfatte alle oppgaver gitt av søkeren ved fysisk telling av dyrene og oppmåling av arealer. Oppgaver som ikke kan kontrolleres ved telling eller måling må dokumenteres eller godtgjøres på annen måte. Merk at det er antallet på registreringsdatoen 31. juli som skal oppgis i kontrollskjemaet, ikke antallet på kontrolldatoen. Dersom søker nekter kontroll, bør kommunen vurdere å holde tilskuddet tilbake inntil kontroll er gjennomført. I tillegg bør det vurderes å gjennomføre kontroll av søknader fra samme foretak ved fremtidige søknadsomganger. 5.2.1 Kontroll av ny søker Dersom det er ny søker på eiendommen, vil kontrollskjemaet være forhåndsutfylt med det tidligere foretakets organisasjonsnummer og ev. navn. Organisasjonsnummer til det nye foretaket kan fylles inn i høyre del av side 1, slik at det forhåndsutfylte kontrollskjemaet også kan brukes for de nye søkerne. 5.2.2 Kontroll av grunnvilkårene Kommunen trenger ikke kontrollere om foretaket er registrert i Merverdiavgiftsmanntallet med mindre foretaket tidligere er feilmeldt fordi slik registrering manglet. Nye foretak og foretak som ved forrige aktuelle søknadsomgang ble feilmeldt på grunn av manglende registrering i Merverdiavgiftsmanntallet, skal kontrolles for omsetning i perioden 01.08.2003 t.o.m. 31.07.2004. Utskrift fra Brønnøysundregistrene på at foretaket er registrert i Merverdiavgiftsmanntallet kan aksepteres uten videre. Det samme kan dokumentasjon fra Skattefogden på at foretaket betaler merverdiavgift. Hvis søker ikke kan vise slik dokumentasjon, må søker legge fram regnskapsbilag som viser at omsetning og uttak av avgiftspliktige varer og tjenester er minimum kr 30 000 i nevnte periode. Hvilke varer og tjenester som er avgiftspliktige og hvilke som ikke er det, framgår av Spesiell rettledning til næringsoppgave 1, RF-1175, og Tilleggsskjema, RF-1177 som utgis av Skattedirektoratet. Se også Merverdiavgiftsnøkkel for landbruket som Norsk institutt for landbruksøkonomisk forskning utgir. 5.2.3 Kontroll av areal Jordregister, økonomisk kartverk o.l. bør legges til grunn ved kontroll av oppgitte arealer. Mangler pålitelig arealoppgave må arealet kontrollmåles med planimeter på økonomisk kartverk og eventuelt ved oppmåling i terrenget. Det totale arealet foretaket disponerer skal samsvare med søknaden.
Side: 18 av 21 Dersom det er søkt om produksjonstilskudd for en åkerkultur som er høstet før kontrollen er foretatt, skal det kreves dokumentasjon for salget. Vi presiserer at veigrunn/veikanter, dvs. de smale stripene langs veiene som tilhører veieier (hovedsakelig Statens Vegvesen), inngår ikke i tilskuddsgrunnlaget selv om de blir brukt av søker. Dersom det er gjort avtale om leie/disponering av arealet mellom grunneier og søker, og det dyrkes tilskuddsberettigede vekster på arealet, kan slikt areal likevel godkjennes. Statens Vegvesen kan også eie større areal som vanligvis leies bort enten direkte eller via kommunen. Dette sidestilles med andre leieforhold. I tilknytning til omleggingstilskudd til økologisk jordbruk er det i forskriften stilt krav til at arealet det blir utbetalt omleggingstilskudd for blir drevet økologisk minst 5 år etter omleggingen. Videre kan det ikke gis omleggingstilskudd for areal det tidligere er utbetalt omleggingstilskudd for før det er gått minst 10 år siden sist det ble utbetalt omleggingstilskudd for arealet. Vi ber kommunene være oppmerksom på dette forholdet ved stikkprøvekontrollen. Som grunnlag for kontroll av dette kravet vil SLF utarbeide oversikter over alle søkere som har mottatt omleggingstilskudd de siste 5 årene. Oversiktene vil bli gjort tilgjengelige via LIB. Debio avgjør om produksjonen på arealene tilfredsstiller kravene for økologisk produksjon. Arealstørrelsen fastsettes av kommunen. Ved jordbruksoppgjøret 2002 ble bevilgningene til produksjon av DMK (digitalt markslagskart) økt vesentlig. Gjennom satsingen på etablering og vedlikehold av DMK får både de næringsdrivende innen landbruket og landbruksforvaltningen etter hvert tilgang til nytt og bedre kartgrunnlag. Søker er selv ansvarlig for at opplysningene om størrelsen på de tilskuddsberettigede arealer er korrekte. Det legges derfor til rette for at de næringsdrivende skal kunne benytte det nye kartgrunnlaget som hjelpemiddel for å gi korrekte arealopplysninger på søknadene om produksjonstilskudd. Kartgrunnlaget består av gårdskart og en papirrapport (jordregister) som viser eiendomsfordelt areal. Det blir produsert av NIJOS på bakgrunn av markslag i DMK, grenser i DEK (digitalt eiendomskart) og eiendommer i landbruksregisteret. Kartgrunnlaget produseres etter hvert som DMK og DEK er etablert for den enkelte kommune. Kommunene skal legge til grunn det nye kartgrunnlaget ved kontroll av arealbaserte tilskudd. Basert på erfaringene i 2003 med å ta i bruk kartgrunnlag i arealkontroll er det gitt følgende retningslinjer for kontroll og arbeid med feilretting: Kartgrunnlaget skal være tatt i bruk i full skala ved kontroll av tilskuddsøknader i løpet av en 2-årsperiode etter at kommunen har mottatt det. Store avvik mellom søknad og kartgrunnlag må kommunen ta tak i umiddelbart. Rettinger av feil i kartgrunnlaget skal dokumenteres på kartet. Vi viser for øvrig til egen informasjon fra SLF og NIJOS om det nye kartgrunnlaget. Denne informasjonen blir sendt fortløpende til kommuner hvor nytt kartgrunnlag er under etablering. Ved oppretting av arealer i kommuner som har fått nytt kartgrunnlag, må både søknaden og Landbruksregistret oppdateres med korrekt areal i tillegg til at korrekt areal legges inn i kartgrunnlaget. 5.2.4 Kontroll av dyretall Dyretallet skal som hovedregel kontrolleres ved telling. Dersom søkeren har dyr som ikke er tilgjengelige for telling, skal dyretallet dokumenteres av søkeren ved hjelp av slakteriavregninger,