Kategori: Informasjonsteknologi Gyldig fra: 10.05.2017 Organisatorisk plassering: HVRHF - Helse Bergen HF Prosedyre Dok. eier: Øygunn Kallevik Dok. ansvarlig: Rose Mari Eikås Formål Rett bruk av avsluttkoder i kontakt og henvisning. Ansvar Alle som avslutter kontakter og henvisningsperioder. Tilgjengelige avsluttkoder: Allerede behandlet Ambulant behandling Behand. annet sykehus rekvirert av HELFO Behandlers fravær Feilregistrert Fritt sykehusvalg Ikke medisinsk ind. Ikke møtt/ingen beskjed (registreres fra oppmøtelisten) Interne tjenester (ferdigbehandlet) Brukes kun av fysio-/ ergoterapeuter, sosionom, logoped og ernæringsfysiolog Kjøp av helsetjenester i utlandet Manglende kapasitet Manglende tilbud Ordinært avsluttet (Kommer automatisk etter ferdig registrering av poliklinikk/innleggelse. Koden Ordinært avsluttet skal ALDRI brukes når pasienten ikke har møtt). Pasienten syk Pasienten død Pasientønsket avbestilt Til annen avd/oms.nivå Til annen institusjon Tilh. annet sykehus Utf. Oppl. mangler Årsaker andre (skal kun brukes når ingen av de andre avsluttkodene kan brukes) Ref. nr.: 02.1.5.5.3.7-27 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 1 av 5 Bedriftsnavn: Helse Bergen
Fremgangsmåte Dersom pasienten har en planlagt kontakt som skal avsluttes: Gå inn på F7 Finn aktuell planlagt kontakt Klikk velg Velg riktig avslutningskode I dette eksempelet ønsker pasienten å endre planlagt time pga ferie. Legg inn Pasientønsket avbest. i Avsluttkode Avsluttid kommer automatisk Rett verdi i feltet Utsettelse kommer automatisk En får opp en melding med spørsmål om Ønsker du å avslutte henvisningsperioden slik at all behandling tilknyttet henvisningen avsluttes? I dette tilfellet må en da velge Nei og lage en ny kontakt som passer for pasienten. Ref. nr.: 02.1.5.5.3.7-27 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 2 av 5
Dersom hele henvisningsperioden skal avsluttes: I eksempelet her har pasienten fått behandling ved annet sykehus og vil avsluttes hos oss. Velg rett avsluttkode Avsluttid kommer automatisk En får melding med spørsmål om «ønsker du å avslutte henvisningsperioden slik at all behandling tilknyttet henvisningen avsluttes?» Velg «Ja» Ved svar «Ja» blir Avsluttkode overført til Henvisningen og rett «Slutt dato» blir satt automatisk av Dips. En skal IKKE sette dato i feltet «Ventetid sluttdato» - en skal kun sette inn riktig Avsluttkode og systemet håndterer resten rett. Ref. nr.: 02.1.5.5.3.7-27 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 3 av 5
NB! Koden Ordinær avsluttet skal ALDRI brukes når pasienten ikke har møtt. Ventetid slutt dato skal KUN settes i de tilfeller der pasient har vært i kontakt med sykehuset og der medisinskfaglig ansvarlig finner å kunne sette denne datoen ut fra ventelisteforskriftene. Avsluttkoden Andre årsaker skal KUN brukes når ingen av de andre avsluttkodene er aktuelle. Det kan være tilfeller da avsluttkoden på kontakten ikke er den samme som avsluttkoden på henvisningen. Avslutte konsultasjonsserie Konsultasjonsserie skal avsluttes med dato for siste registrert frammøte (avsluttet behandling), siste planlagte kontakt eller den dato behandler/lege bestemmer. Avslutningsdato er i de fleste tilfeller lik i konsultasjonsserie, kontakt og henvisning. Avslutningskode i kontakt og henvisning er i de fleste tilfeller lik. I noen tilfeller ble det gjort avtale med pasient og behandler at saken skal stå åpen i en periode uten ny planlagt kontakt, eller pasient skal ta kontakt innenfor en avtalt dato før saken blir avsluttet. Det skal i slike tilfeller registreres en kontakt med tentativ måned og dokumentasjon/grunnlag for utsettelse registreres i feltet Kontaktårsak i kontakt. Før saken kan avsluttes, må behandler ta kontakt med pasient. Etter at behandler/lege har vært i kontakt med pasient, må den registrerte kontakten med tentativ måned gjøres om til en reell kontakt med dato. I de tilfeller behandler/lege ikke får kontakt med pasient, er det behandler/lege som bestemmer dato for avslutning av sak. Dersom behandler/lege ikke registrerer/avslutter sak selv har denne ansvar for å sende melding via Gul lapp til arbeidsgruppe Kontor for registrering. Melding må inneholde avslutningsdato og avslutningsgrunn. Korrekt avslutning av konsultasjonsserie sikrer at epikrisevarsel til ansvarlig behandler sendes i arbeidsflyt. Rutinen er nødvendig for at korrekt utvedtak blir gjort. Ref. nr.: 02.1.5.5.3.7-27 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 4 av 5
Velg fra meny: Vis Vis konsultasjonsserier (Ctrl+K) Merk aktuell konsultasjonsserie og trykk Rediger. Fyll ut dato for Serie slutt. Det kommer et varsel om at det også må settes slutt-dato på ansvarlig behandler. Dersom Til-datoen for den ansvarlige behandler ikke registreres vil en del av rapportene vise feil oversikt over pasienter i behandling. Fyll ut: Ut til og Oppfølgende instans. Hak av for om pasienten har mottatt Medikamentell behandling. Når sluttdatoen er fylt ut er det også mulig å fylle ut om epikrise skal skrives og hvem som er epikriseansvarlig. Fyll ut rekvirentkoden til epikriseansvarlig og varsel om at epikrise skal skrives sendes i arbeidsflyten til epikriseansvarlig. Klikk Lagre. Parallelle henvisninger Det er ikke uvanlig at en pasient henvises til samme sykehus/institusjon for flere tilstander slik at det opprettes flere henvisningsperioder for en pasient. Disse henvisningsperiodene med tilhørende episoder løper parallelt. Det er viktig at de pasientadministrative systemene er i stand til å håndtere slike situasjoner på en ryddig måte og at sykehus/institusjoner har rutiner som kvalitetssikrer at registrering av ventetid sluttdato blir knyttet til den korrekte henvisningsperioden. Merk: Dersom en pasient henvises for flere tilstander opprettes en Henvisningsperiode for hver henvisning/tilstand. Ref. nr.: 02.1.5.5.3.7-27 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 5 av 5