BOTT økonomi og HR Nettverk for administrative ledere 31. mai 2017
BOTT økonomi og HR-programmet Universitetene Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) Universitetenes kontrakter knyttet til økonomisystemene, lønns- og lønnsnære HRsystemer samt bestillings- og fakturahåndteringssystemer må fornyes (utløper ca 2018) ARKIV Gjennom forstudier (2015) ble konklusjonen at BOTT går sammen om en anskaffelse av felles løsninger driftet og forvaltet på tvers for å støtte felles arbeidsprosesser Det er også satt i gang andre BOTT-prosesser knyttet til bl.a. SAK/Arkiv og bibliotek BOTT felles ende-til-ende kjerneløsning innen økonomi og HR (1.1.2020)
Ikke noe enkelt landskap
Forenkle, forbedre og fornye Effektive helhetlige tjenester og frigjorte ressurser gjennom digitalisering og automatisering
BOTT samarbeidet Gå sammen om å anskaffe, etablere og forvalte felles administrative tjenester som sikrer god støtte til primærvirksomheten for UH sektoren; Felles drift Felles forvaltning Felles løsninger Felles prosesser 1. HELHETLIG PROSESTILNÆRMING: Ivareta prosessområdene økonomi, lønn, HR og SakArkiv på en helhetlig måte 2. STANDARD & INNOVATIVT: Størst mulig grad består av moderne markedsledende standardkomponenter kjennetegnet av eiere og partnere med stor innovasjonskraft. 3. SKYLØSNINGER, AUTOMATISERT & BRUKERVENNLIG: Muliggjør skybaserte leveranseformer, automatisering generelt, og innovative brukeropplevelser spesielt. 4. BESTE PRAKSIS & GEVINSTREALISERING: Understøtter felles prosesser,- definert som sektorens beste praksis, på en slik måte at universitetene kan ta ut gevinster både mht ressursbruk og kvalitet 5. DIGITALT KOMPETANSELØFT: Løfter organisasjonenes digitale kompetanse
BOTT felles praksis Helhetlig prosesstilnærming Kvalitet i prosessene fra A-Å Størst mulig grad av datafangst nærmest mulig kilden, én gang og gjenbruk Standardisering som utgangspunkt System: Anskaffe standardløsning og minst mulig spesialtilpasninger Prosesser: Felles prosesser for alle brukerne, jf definerte prosesser i prosjektet Rutiner og praksis: Felles rutiner og praksis definerer hvordan prosessene skal utføres; dvs. like roller og arbeidsflyt Faglig utnyttelse av ressurser og kompetanse på tvers
Organisering av BOTT økonomi og HR-programmet Styrene Styrene Styrene Styrene Styringsgruppe UDIR- BOTT Programleder Programstøtte Anskaffelses prosjektet Innføringsprosjektet (Ikke startet ennå) OUprosjektet DFØavklaringsteam Består av SG-representanter fra hvert BOTT. Ledes av Cecilie Ohm(UiB)
Aktuelle avklaringer og status Departementsnivå o o Avklaring rundt DFØ som aktuell leverandør Egen prosess/team for å avklare dette BOTT-nivå; Vise til at vi får til felles løsninger (prosessbeskrivelser) o BOTT-samarbeid med ny samarbeidsavtale Beskrevet et felles målbilde Må beskrive felles forvaltning og innføring av felles kjerneløsninger Anskaffelsen Anskaffelsesgrunnlag foreligger o Predialog gjennomføres med leverandører (utsatt pga. avklaring DFØ)
Effekter og nytte for organisasjonen Smidige og mer brukervennlige løsninger Større grad av enkel selvbetjening Helhetlig systemstøtte for prosesser Bedre arbeidsflyt, mer løses i forkant, mindre feilretting i etterkant Bedre datafangst og integrasjon Større grad av automatisert datafangst, nærmest mulig kilden Data hentes én gang (gjenbruk av data) Enklere sammenstilling av data Sterkere BOTT-samarbeid Styrket forvaltning av nye IT-løsninger, større miljø Standardisering av prosesser Felles drift og økt kompetanse Sterkere mot leverandør Økt kvalitet i tjenester rettet mot sektoren
UiO-økonomi-HR lokal tidslinje Etablere struktur for forarbeid ved UiO Etablere UiO mottaksprosjekt Planlegge produksjonssetting sommer * Utlysning felles anskaffelse H2016 V2017 H2017 V2018 H2018 * kontraktsinngåelse Etablere struktur for oppfølging og kommunikasjon Etablere og forankre budskap kommunikasjon via prosjekt Prosess anskaffelsesgrunnlag Omfang mottak Oppstart mottaksprosjekt
Nettside https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/bott-okonomi-hr/index.html