KONKURRANSEGRUNNLAG KVINNHERAD KOMMUNE GRUNNARBEID KOMBINERT SANDBANEANLEGG HUSNES UNGDOMSSKULE Tilbudsfrist: 17.november 2015
Side 2 av 7 Innhold KVINNHERAD KOMMUNE...1 KOMBINERT SANDBANEANLEGG HUSNES UNGDOMSSKULE...1 1. GENERELL INTRODUKSJON...3 1.1 Oppdragsgjevar...3 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN...3 2.1 Tilbodsbefaring/prosjektkonferanse...3 3. FRAMDRIFT...3 3.1 Framdrift i konkurransefasen...3 3.2 Framdrift i kontraktsfasen...3 4. REGLER FOR KONKURRANSEN...3 4.1 Dokument som inngår i konkurransegrunnlaget...3 4.2 Kommunikasjon...4 4.3 Regler for konkurransen...4 4.4 Anskaffelsesprosedyre...4 4.5 Anslått verdi...4 4.6 Oppdragsgivers forbehold...4 4.7 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget...4 4.8 Konfidensialitet...5 4.9 Tilbudsfrist...5 4.10 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud...5 4.11 Vedståelsesfrist...5 4.12 Tilbud på deler av leveransen...5 4.13 Tilbyders generelle plikter...5 4.14 Språk...5 5. TILDELINGSKRITERIER...5 5.1 Innledende om tildelingskriterier...5 5.2 Nærmere om kriteriet pris...6 5.3 Nærmere om kriteriet kvalitet...6 6. UTFORMING AV TILBUD...6 6.1 Tilbudets innhold og struktur...6 6.2 Leveringsadresse og merking av tilbud...6 7. BEHANDLING AV TILBUD...7 7.1 Åpning av tilbud...7 7.2 Avvisning av tilbud/tilbydere...7 7.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse...7 8. KONTRAKTSVILKÅR...7
Side 3 av 7 1. GENERELL INTRODUKSJON 1.1 Oppdragsgjevar Kvinnherad kommune. 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Anskaffelsen er en bygge- og anleggsanskaffelse knytt til kommunalt eigedom. Prosjektet har namnet Kombinert sandbaneanlegg Husnes Ungdomsskule. Baneanlegget skal oppførast på Husnes i Kvinnherad kommune. Kvinnherad handballklubb og FAU Husnes ungdomsskule ilag med Idrettslaget TRIO skal byggja ein kombinere sandbane. Anlegget skal kunne kan nyttast til fleire idrettar/akivitetar. Banen vert gitt som gåve til Kvinnherad kommune etter ferdigstilling. Anlegget skal være til open bruk for almenheita. Sandvolleyball og sandhandball er to slike idrettar som kan samlokaliserast utan at det medfører for store anleggsmessige konsekvensar. I tillegg vil størrelsen på sandbanen spille vesentlig inn. Et eksempel er å justere størrelsen på sandbaneanlegget slik at det gis muligheit for å merke opp to sandvolleyballbaner tverrstilt på en sandhandballbane. Banestørrelsen i denne kombinasjonen, inkludert fri sonar (for sandvolleyball), sikkerhets- og innbytarområda (for sandhandball), må være minimum 22 x 33 m.e 2.1 Tilbodsbefaring/prosjektkonferanse Det vil bli avholdt tilbodsbefaring måndag den 02.11. til orientering om prosjektet. Tilbodsbefaring/prosjektkonferansen avholdes kl. 14:00. Oppmøte ved Husnes Ungdomsskule. 3. FRAMDRIFT 3.1 Framdrift i konkurransefasen Oppdragsgjevar har lagt opp til fylgjande tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt sendast ut 27.10.2015 Frist for å levere tilbod 17.11.2015 Kl.12:00 Saksbehandling og evaluering 18.11.2015 Val av leverandør og medeling 20.11.2015 Kontrahering 23.11.2015 Det gjerast merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er tentativ. Framdrift vil kunne påverkast av deltakinga i konkurransen samt innhald i innkomne tilbod. 3.2 Framdrift i kontraktsfasen Det forutsettast at planleggingsarbeida startar rett etter kontraktsinngåing, og at dei fysiske arbeida startar snarast mogleg deretter med ferdigstilling av kontraktarbeid mai 2016. 4. REGLER FOR KONKURRANSEN 4.1 Dokument som inngår i konkurransegrunnlaget Tilbod skal utarbeidast i henhald til retningslinjene gitt i konkurransegrunnlaget som består av: A A01 KONKURRANSEGRUNNLAG (DETTTE DOKUMENT) Prisskjema
Side 4 av 7 A02 B B01 B02 C Kontrakts -vilkår BOK 0 MED VEDLEGG Prosjektadministrative rutinar SHA Plan TEKNISK BESKRIVELSE MED VEDLEGG D TEGNINGER 4.2 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom leverandør og oppdragsgjevar skal rettast til oppdragsgjevar sin kontaktperson. Oppdragsgjevars kontaktperson: Namn : Svein Egil Heimvik Adresse : Heio 30a, 5452 Sandvoll Tlf. : 97 55 61 36 E-post : she@skl.as Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til tilbudene. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet kan ikke påberegnes besvart. 4.3 Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattas av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006. Anskaffelsen er beregnet til under nasjonal terskelverdi (500 000 kr eks mva) og skal følgje forskriftens Del I. 4.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas etter prosedyren ved å invitere minimum tre tilbyderar til å gje pris på oppdraget. 4.5 Anslått verdi Anskaffelsens samla verdi er estimert til ca. 450 000,- NOK eks. mva. 4.6 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgjevar tar uttrykkelig forbehald om at oppdragsgjevar kan komme til å vedta at prosjektet ikkje skal realiserast dersom det oppstår ein situasjon der innkomne anbod overstiger vedtekne økonomiske rammer. Dersom det oppstår en situasjon der kostnadsrammene overskridast kan oppdragsgjevar avlyse konkurransen utan at dette medfører erstatningsplikt overfor tilbyderane i konkurransen. 4.7Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innan tilbodsfristens utløp har oppdragsgjevar rett til å foreta rettingar, suppleringar eller endringar i konkurransegrunnlaget med vedlegg, som ikkje er av vesentlig karakter. Rettingar, suppleringar eller endringar vil bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget.
Side 5 av 7 Opplysningar som oppdragsgjevar gir på førespurnad av ein deltakar i konkurransen, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. 4.8 Konfidensialitet Konkurransedeltakarane skal behandle alle opplysningar han får kjennskap til gjennom konkurransegrunnlaget og under utarbeiding av tilbodet som konfidensielle. Konkurransedokument skal betraktast som fortrolige og skal oppbevarast deretter. Tilbyder skal ikkje offentlige kommentere denne konkurransen eller konkurransegrunnlaget utan først å ha innhenta oppdragsgjevars skriftlige samtykke. 4.9 Tilbudsfrist Frist for å levere tilbod er: 17.11.2015 Kl. 12:00 Tilbyder har risiko for at tilbodet er levert innan fristen. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. 4.10 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer sjølve alle kostnader relatert til utarbeiding av tilbod og ved deltaking i konkurransen. 4.11 Vedståelsesfrist Tilbodet skal være gyldig i minimum 120 dagar etter frist for innlevering. 4.12 Tilbud på deler av leveransen Det vil ikkje være anledning til å gi tilbod på deler av leveransen. 4.13 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samlege dokumenter knytt til konkurransen og sjølve sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med tilbodet. Der tilbyder oppdagar feil, utelatingar, inkonsekvens eller andre manglar i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder straks å gjere Oppdragsgjevar merksam på dette. 4.14 Språk Samlege dokumenter, og annen kommunikasjon knytt til tilbodet skal være på norsk. Det er adgang til å levere vedlegg/dokumentasjon på svensk eller dansk der dokumentasjon ikkje finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følgjast av autorisert oversetting til eit av de tillate språk, primært norsk. Det gjelder vidare et kontrakts -vilkår om norsk som prosjektspråk. 5. TILDELINGSKRITERIER 5.1 Innledende om tildelingskriterier Tildeling skjer på basis av kva tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på fylgjande kriterier: Kriterium Dokumentasjon Vekt Pris Utfylt prisskjema 60-80% Kvalitet - Kvalitet på tilbydde løysningar. Beskrivelse og dokumentasjon av løysingar, arbeidsmetodar og materiale. Leggjast ved tilbodet. 20-40%
Side 6 av 7 Sum 100% 5.2 Nærmere om kriteriet pris Pris skal oppgis i samsvar med prisskjemaet. Både kontraktssum og estimerte enhetspriser vil være del av evalueringssummen. Hvorvidt opsjoner (positive og negativ) skal telle med ved evalueringen vil bli vurdert på evalueringstidspunktet, og avgjøres av om det på dette tidspunkt fremstår sannsynlig at de aktuelle opsjoner vil bli løst ut. 5.3 Nærmere om kriteriet kvalitet Kriteriet kvalitet vil bli vurdert ut frå undermomenta som er opplistet i tilbodsskjema. For at oppdragsgjevar skal kunne evaluere tilbodet opp mot det aktuelle kriterie må tilbydar i tilbodet beskrive sitt konsept, hovedelelement av materiell samt tekniske løysninger som tilbys. Det er viktig at tilbyderane vedlegg god dokumentasjon som gir et tilstrekkelig grunnlag for å evaluere tilbodet i forhold til det aktuelle kriterium. Ved unnlate å dokumentere kva som vert tilbydd, vil det bli lagt til grunn at minstekrava oppfyllast men ikkje noko meir. Dette vil kunne medføre en lav score, dersom andre tilbyderane tilbyr relevant meirkvalitet. Tilbod som gir meirkvalitet utover minstekrav vil få utteljing i konkurransen. Dersom det gis tilbod som inneheld avvik frå beskrive løysning, men tilbyder meiner den tilbydde løysning er like god eller betre enn det som er beskrive, så bes dette beskrive og dokumentert i tilbodsbrevet. Karakter vil bli satt ut fra oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering. Det vil bli benyttet karakterskala mellom 0 og 10 hvor 10 er høyeste mulige karakter. Karakteren vil gjenspeile oppdragsgivers vurdering av tilbodenes godhet i forhold til det aktuelle undermoment. Beste tilbud får karakteren 10. Differanse i karakter vil gjenspeile tilboda relative ulikhet. 6. UTFORMING AV TILBUD 6.1 Tilbudets innhold og struktur Tilbodet skal bestå av alle dei dokument som er etterspurt i konkurransegrunnlaget. Det bes om at tilbodet leverast per post/e-mail eller på som brev. Dokumentrekkefølgje: 1: Tilbudsbrev signert av bemyndiga person 2: Utfylt prisskjema 3: Beskrivelse, tegninger og dokumentasjon av tilbudte løsninger, materialer. 6.2Leveringsadresse og merking av tilbod Tilbodet sendes: she@skl.as Tilbodet skal merkes med: Tilbod Kombinert sandbaneanlegg Husnes ungdomsskule
Side 7 av 7 7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning av tilbod Opning av tilboda finn stad ved Husnes ungdomskule etter tilbodsfristens utløp. Opninga er ikkje offentlig. 7.2 Avvisning av tilbod/tilbydere Tilbod som er ufullstendige, uklare, ikkje tilfredsstiller krav til tilbodets utforming eller som er levert for seint, risikerer å bli avvist. Spørsmål om avvising vil bli vurdert etter forskriftens avvisingsreglar. Tilbydarar som får sitt tilbod avvist vil få skriftlig melding om dette med grunngjeving til avvising. 7.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgjevar kan avlyse konkurransen eller forkaste samlege tilbod dersom det føreligg saklig grunn for det. 8. KONTRAKTSVILKÅR Som alminnelig kontraktsbetingelsar gjeld NS 8406.