FRYD er et verktøy som viser: Hvordan tiden fordeles mellom de ulike aktiviteter i hjemmetjenesten Hvordan fordelingen er mellom direkte brukertid (Ansikt-til-ansiktstid ATA-tid) og indirekte brukertid. Verktøyet viser også hvilke type aktiviteter den indirekte tiden brukes på; møter, reising, rapportering, opplæring med mer.
Dere må vite ansikt-til-ansiktstiden for å kunne styre hjemmetjenesten! Innsikt i ATA-tid vil: Vise hvor mange vedtakstimer kan dere bruke Uten innsikt i ATA-tid: Kan bli overskridelser, vet ikke hva man kan disponere Sette dere i stand til å sette mål på forbedringer
Hvis dere i tillegg til ATA-tid registrerer sum disponible timeverk og sum timer på alle vedtak får dere også innsikt i: 1. Hvor «produktiv» tjenesten er 2. Er det samsvar mellom planlagte og utførte vedtakstimer, sier noe om tjenestens pålitelighet 3. Ressurser i fht vedtak: Er det egentlig samsvar mellom våre vedtak og faktiske timeverk til disposisjon
Bruk av verktøyet/gjennomføring av kartlegging. Vi tar med dette nå slik at dere har oppskriften med dere hjem. Forberedelsene i forkant av kartlegging VIKTIG!! Sett av tid til informasjon: Info. til ansatte, tillitsvalgte, politikere m.fl. Avklar hvem som skal informere (rådmann/kommunalsjef?). Dette er en ledersak. Gjennomgå brukerhåndboka! Særlig de punktene om forberedelser, opplæring slik at alle involverte har felles definisjoner på alle sentrale punkter.
Stegene: 1. Last ned verktøyet; http://www.ks.no/fryd/ 2. Definer en administrator 3. Definer hvilke soner kartleggingen skal gjennomføres i 4. Adm. definerer hvem som skal ha brukertilgang 5. Velg hvilke aktiviteter som skal registreres 6. Avgjør periode for registrering må være en representativ periode bør være på min. 2 uker
Det er 3 forhold kan/skal registreres: 1. Resultater fra tidskartlegging fra ansatte (punching av klokkeslett) 2. Vedtakstid 3. Ressurser (planlagte og faktiske årsverk, samt antall personer på jobb i registreringsperioden) Det er mulig å foreta tidskartlegging uten å legge inn vedtak og ressurser Resultater kan hentes ut når alle data er lagt inn Det er definerte ferdige diagrammer for resultatene
Husk: Det skal registreres etter forskjellige stillingstyper og deltjenester: Pleie: Hjemmesykepleie og praktisk bistand Ledelse Merkantil Deltjenester: Hjemmesykepleie og praktisk bistand NB! Gruppeboliger skal ikke være med i kartleggingen her er netto tiden veldig høy pga døgnkontinuerlig bemanning. Disse aktivitetene ligger tilgjengelige i verktøyet:
Hamar 2006, ulike soner Andel tid i % Høyest Hamar Snitt Hamar Snitt Vest Vest 3 Vest 2 Vest 1 Snitt Vang Vang 2 Vang 1 Snitt Sentrum Sentrum 3 Sentrum 2 Sentrum 1 55,2 51,5 50,0 49,5 53,2 47,4 51,7 54,2 49,0 53,0 55,2 53,8 50,0 22,4 15,7 13,7 15,9 14,2 11,3 20,7 19,1 22,4 14,0 12,3 14,6 15,1 13,0 14,6 13,2 0,8 13,3 0,17,9 0,0 10,0 0,0 8,3 0,08,1 0,0 13,3 8,2 0,0 7,40,0 9,1 0,0 0,37,8 0,0 0,0 8,3 0,8 8,3 11,8 12,4 14,1 13,0 14,6 11,0 13,3 5,2 5,1 5,4 6,8 0,0 % 10,0 % 20,0 % 30,0 % 40,0 % 50,0 % Tjeneste Dosering utenfor brukers hjem Andre akt. navngitt bruker Administrative oppgaver Gi eller få opplæring Overlapping / rapport Avvik reg og vaktlengde 60,0 % 70,0 % 80,0 % 90,0 % Reise- / gangtid Møter vedr. navngitt bruker Dokumentasjon (Gerica/ Iplos) Pause (kveldsvakt) Andre møter - ikke navngitt br Trygghetsalarm 100,0 %
Vang 1. Andel tid i % 5,2 2,0 0,5 1,2 9,1 0,0 5,4 2,4 2,0 0,4 0,3 49,0 22,4 Tjeneste Dosering utenfor brukers hjem Andre akt. navngitt bruker Administrative oppgaver Gi eller få opplæring Overlapping / rapport Avvik reg og vaktlengde Reise- / gangtid Møter vedr. navngitt bruker Dokumentasjon (Gerica/ Iplos) Pause (kveldsvakt) Andre møter - ikke navngitt br Trygghetsalarm
Hvilke indirekte aktiviteter skal vi registrere? Diskuter 5 min kommunevis så oppsummerer vi i plenum Avtalte aktiviteter:
Registreringsskjema - oversikt over aktuelle aktiviteter: TIDSREGISTRERING FOR KOMMUNE - Uke Tileggsopplysninger: Profesjon: Leder / merkantil Vakt Hj.hjelp / assistent Sykepleier Fra kl. Til kl. Sone/gruppe Omsorgsarbeider Hjelpepleier AKTIVITET / TID Fra kl Til kl Fra kl Til kl Fra kl Til kl Fra kl Til kl Fra kl Til kl Fra kl Til kl Fra kl Til kl Hjemmesykepleie Praktisk bistand / hjemmehjelp Reise- / gangtid Utkjøring av mat - kun reise Dosering utenfor brukers hjem Handling uten bruker Apotekbesøk uten bruker Møter vedr. navngitt bruker Andre akt. navngitt bruker Dokumentasjon Administrative oppgaver Pause Beredskap dag / kveld Beredskap natt Gi eller få opplæring Andre møter - ikke navngitt br Overlapping / rapport Bestilleroppgaver: Se veil. bak Trygghetsalarm: Se veil. bak Ergo- / fysiotjenester: Hjelpemidler, saksbehandling mv Oppgaver for andre instanser: Se veil. bak
Veileder til registreringsskjemaet: VEILEDER TIL TIDSREGISTERERING: Hvorfor? Hvem registrerer? Hvordan registrere? Tileggsopplysninger: DIREKTE BRUKERTID: Pleie (hjemmesykepleie) Praktisk bistand (hjemmehjelp) INDIREKTE BRUKERTID: Reise / gangtid Utkjøring av mat Dosering Handling Apotekbesøk Brukerretta møte Andre aktiviteter navngitte brukere ADMINISTRASJON Dokumentasjon Administrative oppgaver Pause Beredskap Gi eller få opplæring Andre møter Overlapping / rapport ANDRE EVENTUELLE OPPGAVER Bestilleroppgaver Trygghetsalarm Ergo- / Fysiotjenester Oppgaver for andre instanser Det er viktig for ansatte, brukere og politisk- og adm. ledelse at kommunen sørger for rett mengde ressurser i tjenesten i forhold til de oppg. som skal løses. For å gjøre dette trenger vi din hjelp. Fortell oss hvordan arbeidsdagen din ser ut! Alle ansatte i hjemmetjenesten som har direkte kontakt med brukere av hjemmebas. tj. eller som er dir. knyttet til adm. av disse. Du fører opp klokkeslettet du starter og avslutter en aktivitet. Dvs at hvis du sluttet forrige aktivitet kl. 09.20, så starter neste kl. 09.21 (altså minuttet etter). TA MED DEG SKJEMAET UT OG REGISTRER FORLØPENDE GJENNOM DAGEN:-) Dette er en anonym tidsregistrering - du skal derfor ikke føre navnet ditt på svarskjemaet. Fyll ut punktene. Sone = gruppe / distrikt el. Profesjon = leder / merkantil el., sykepleier, hjelpepleier, omsorgsarbeider pleieassistent eller hjemmehjelper. ALLE AKTIVITETER SOM SKJER SAMMEN MED BRUKER / MED BRUKER TILSTEDE Føres i hht kommunens definisjoner av hjemmesykepleie (pleie). Dersom aktiviteten "Praktisk bistand" benyttes, fordeles tiden omtrentlig mellom de to aktivitetene ved begge aktiveter på samme besøk. Du fører ALL tiden du er direkte sammen med bruker. Føres i hht kommunens definisjoner av hjemmehjelp (praktisk bistand). Dersom aktiviteten "Pleie" benyttes i tillegg, fordeles tiden omtrentlig mellom de to aktivitetene ved begge aktiviteter på samme besøk. Du fører ALL tiden du er direkte sammen med bruker. ALLE AKTIVITETER SOM GJELDER NAVNGITT BRUKER MEN SOM IKKE ER DIREKTE SAMMEN MED DENNE Utkjøring av mat føres for seg dersom denne aktiviteten benyttes (i så tilfelle raden nedenfor). Dersom du må bistå bruker med å lage mat eller spise, føres dette på aktiviteten praktisk bistand over. Ellers føres all annen reise- / gangtid her. Reise og gangtid ved utkjøring av mat. Dersom du må bistå bruker med å lage mat eller spise, føres dette på direkte brukertid over Dosering av medisiner til dosett som ikke gjøres i brukers hjem. Ærend for bruker uten at denne er med Gå på apoteket for bruker uten at denne er med Her føres alle møter som gjelder navngitte enkeltpersoner som møte med pårørende, lege eller andre fagpersoner om brukers tilbud. Telefoner mv om enkelte navngitte brukere hvor bruker ikke er med. Her fører du også eventuelle ærend du går for bruker når denne ikke er med, f.eks matinnkjøp, apotek mv ALLE ANDRE AKTIVITETER VI GJØR FOR Å DRIVE TJENESTEN All skriftlig dokumentasjon vedr. brukere Alle andre administrative oppgaver i fht personal eller ikke navngitte brukere, som ikke er spesifisert annet sted Pause: Her føres kun BETALT matpause. Ikke betalt matpause føres ikke. Beredskap: Her føres beredskapstid uten spesifikke oppgaver, f.eks vente på oppdrag, bruker ikke hjemme osv. Opplæring, veiledning, kurs / utdanningstiltak mv Møter som ikke er sammen med eller gjelder navngitte brukere. Overlapping / rapport Her føres ALL tid som gjelder saksbehandling, vedtak, klagebehandling, vederlags- og egenandelsberegning, fakturering mv Her føres ALL tid som gjelder trygghetsalarm med unntak av eventuell utrykning. Ved utrykning registrerer du reisetid, tid inne hos bruker og eventuell indirekte brukertid til telefoner mv som beskrevet over. Dersom du kun yter ergo- / fysiotjenester - dvs ikke gjør hjemmehjelps- eller hjemmesykepleieoppdrag skal du IKKE fylle ut skjema. Registrer kun her dersom du jobber i hjemmetjenesten og kun bruker deler av din tid til ergo- / fysiotjenester. I så fall registrerer du ALL tid knyttet til disse tjenestene her, INKLUDERT reise / gangtid, saksbehandling, administrasjon mv Her føres ALL tid for oppgaver som ikke er knytta til hjemmetjenesten, f.eks oppgaver ved sykehjem, omsorgsboliger eller lignende som ikke er definert som en del av hjemmetjenesten FOR Å FÅ ET RIKTIG BILDE AV VAKTA MÅ DU FYLLE UT FOR HELE VAKTA - DET MÅ ALTSÅ IKKE VÆRE "HULL I TIDEN" PÅ SKJEMAET DITT NÅR DU LEVERER Ditt svar er viktig - Takk for hjelpen!
Definere tidsestimater for vedtakstid: Hvis kommunen har tidsfastsatte vedtak er det ikke behov for ytterligere definering. Dersom kommunen ikke fatter vedtak på tid, kan dette løses ved alle aktiviteter, og anslå et gjennomsnittlig estimat for hver av disse, som så legges til grunn for opptelling av vedtak. Forslag til tidsestimater ligger som vedlegg til brukerhåndboka Tidsestimatene er kun ment som et utgangspunkt. Kommunen legger til / trekker fra aktiviteter og tid slik at estimatene gjenspeiler kommunes tjenesteprofil.
Nøkkelpersoner: For å gjennomføre en kartlegging av hjemmetjenesten vil det være behov for å utpeke nøkkelpersoner til følgende oppgaver: Administrator: den som koordinerer kartleggingen, sørger for at forberedelsene og gjennomføringen skjer som planlagt, setter definisjoner av brukere, soner og aktiviteter og sørger for at alle som har oppgaver i gjennomføringen får den informasjonen de trenger. Den eller de som skal punche data fra registreringsskjemaene.
Forts. nøkkelpersoner: Den eller de som skal registrere ressurser dvs årsverk i sonen samt antall hoder på vakt gjennom registreringsperioden. Den eller de som skal registrere vedtakstimer dvs hvor mange timer som er bestilt av pleie og praktisk bistand for hver sone. Den eller de som skal informere ansatte i hver sone om hva som skal gjøres, hvorfor og hvordan. Den eller de som skal minne ansatte på å ta med skjemaer ut, fylle ut gjennom vakta og huske å levere når de avslutter for dagen.
Link til FRYD: http://www.ks.no/fryd/ På vedlagt link finner dere selve registreringsverktøyet, og en brukerhåndbok. Kommuner som har brukt FRYD: Vega: Elin Støylen, Elin.Stoylen@vega.kommune.no Vevelstad: Agnethe Aarstrand, agnethe.aarstrand@vevelstad.kommune.no Bindal: Anita Lund, anita.s.lund@bindal.kommune.no Nærøy: Jenny Dolmen, jenny.dolmen@naroy.kommune.no Brønnøy: Grete Bang, Grete.Bang@bronnoy.kommune.no
Hva trenger vi å avklare nå? Når skal alle være ferdige? Utgang av februar? Skal vi vise likheter og forskjeller mellom kommunene i nettverket? Bruke resultatene til felles refleksjon og læring på en senere samling? Tiltak for å bedre ATA-
Fryd; Forutsetter at årsverk tas ut av hjemmetjenesten med krav om produksjon av gitt nivå vedtakstimer Styring; Hvorfor er det helt sentralt å ha innsikt i egen ATA-tid Andel ATA-tid i %??
Hva får vi ut? FRYD viser: Hvordan tiden fordeles mellom de ulike aktivitetene i hjemmetjenesten Hvordan fordelingen er mellom direkte brukertid og indirekte brukertid. Verktøyet viser også hvilke type aktiviteter den indirekte tiden brukes på; møter, reising, rapportering, opplæring med mer. Vi ser på noen resultater fra ROBEK 3, Møre om Romsdal
Kunnskap om direkte brukertid er viktig for å kunne styre tjenesten Hvis kommunen i tillegg til direkte brukertid registrerer ressurser (sum disponible timeverk) og alle vedtak (sum timer) så får man også innsikt i: 1. Er det samsvar mellom planlagte og utførte vedtakstimer, sier noe om tjenestens pålitelighet 2. «Produktiviteten» i tjenesten, dvs. forholdet mellom disponible ressurser og utførte timer (vedtak) 3. Ressurser i fht vedtak: Har tjenesten nok bemanning for å utføre alle vedtakene?
Kan dere kartlegge ATA-tid frem til neste samling? Faglig støtte fra KS? Noe for dere/reflekter nå Hva trenger dere å vite mer om?