MØTEINNKALLING Formannskapet Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: 10.09.2014 Tid: 10:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 45/14 14/1499 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 20.08.2014. 46/14 14/1439 SØKNAD OM TILLATELSE I ETT TRINN - GARASJE - 211/13 AUDUN NYBORG - FINSKUDTVEIEN 181 47/14 14/1591 OPPNEVNING AV STEDFORTREDER FOR BARNEVERNLEDER 48/14 14/1108 LYNGRABBEN OMSORGSBOLIGER - SALG 49/14 14/1636 HARLEMHAUGEN BOLIGOMRÅDE - 2014 50/14 14/1617 VALG AV VARAMEDLEM TIL FORMANNSKAPET, ADMINISTRASJONSUTVALGET OG KULTUR- OG OPPVEKSTUVALGET
51/14 13/1654 HELHETLIG RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE (ROS) FOR RAKKESTAD KOMMUNE - HØRINGSUTKAST Sak vedrørende «Furubakken 11 krav om erstatning» ettersendes. Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 3. september 2014 Ellen Solbrække (s) Ordfører
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 20.08.2014. Saksbehandler: Ranveig Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1499 Saksnr.: Utvalg Møtedato 45/14 Formannskapet 10.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra Formannskapets møte 20.08.2014 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte 20.08.2014 Side 3 av 18
SØKNAD OM TILLATELSE I ETT TRINN - GARASJE - 211/13 AUDUN NYBORG - FINSKUDTVEIEN 181 Saksbehandler: Marius Raael Arkiv: GBR 211/13 Arkivsaksnr.: 14/1439 Saksnr.: Utvalg Møtedato 46/14 Formannskapet 10.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune gir i henhold til 19-2 i lov om planlegging og byggesaksbehandling dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelser for oppføring av garasje over 70 m2 på gbr 211/bnr. 13, Findskutveien 161 i Rakkestad kommune. 2. Det settes som vilkår at taket på tiltaket må være i ikke reflekterende materiale som en følge av det kulturelle landskapet og nærheten til Glomma. Vedlegg 1. Søknad om dispensasjon etter PBL 19-2 fra Bjørnstad Bygg AS på vegne av Audun Nyborg Bakgrunn Søknad om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel er datert 21.06.2014. Søknaden er registrert inn i kommunen 21.07.2014. Tiltakshaver er Audun Nyborg. Søknaden gjelder oppføring av en frittstående garasje med et bebygd areal BYA på 174 m2. Tomten er oppgitt til 4715 m2. Eiendommen ligger i et landbruksområde betegnet i kommuneplanen med LNF-1. Fra før står det en enebolig og en bilgarasje på eiendommen. Tiltakshaver ønsker å bygge en garasje i denne størrelsesorden for å innendørs lagring av båt og lastebil. Hjemmel Kommuneplan for Rakkestad kommune 2011-2022. Arealdelen 4: Landbruk-, natur- og friluftsformål. I kommuneplanens arealdel i siste avsnitt under 4.2 står det følgende: I tilknytning til eksisterende boliger, er det tillatt å oppføre garasje med areal hvor verken samlet bruksareal (BRA) eller bebygd areal (BYA) er over 70 m2, jf pbl 11-11 nr 1. Andre faktaopplysninger Tiltaket er i strid med kommuneplanens bestemmelser og er avhengig av dispensasjon for å kunne få tillatelse. Side 4 av 18
Sak 46/14 Plan- og bygningslovens 19-2 gir mulighet til å dispensere fra lov, vedtekt, forskrift og planer dersom det foreligger en særlig overvekt av positive samfunnsmessige grunner. For at lovvilkåret skal være oppfylt, må det foreligge spesifiserte, klare grunner som etter en nærmere konkret vurdering veier tyngre enn de hensyn bestemmelsene skal ivareta. Kommunen står imidlertid fritt til å avgjøre om dispensasjon ikke skal gis, selv om det foreligger en klar overvekt av positive grunner. I medhold av PBL 19-1 er det søkt om dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelser om oppføring av garasje nr 2 på over 70 m2 selv om det allerede står en garasje fra før på eiendommen. Kommuneplanens bestemmelser har som formål å begrense utbygging av et garasjeareal til annet enn et normalt behov for garasjering og bodplass for en boligeiendom. Det er ikke ønskelig med store uthus på slike eiendommer som da kan tas i bruk til uønsket næringsvirksomhet. Med uønsket næringsvirksomhet i denne sammenheng menes virksomheter som går ut over begrepet hobby. Slike virksomheter vil kunne medføre mer trafikk, mer forsøpling og i enkelte tilfeller forurensing i form av uønsket avløp. Flere av boligtomtene i LNF-områdene har små arealer. Kommuneplanen setter ikke begrensninger på utnyttingsgraden på slike boligtomter. Kommunen vil i hvert enkelt tilfelle ut fra tomtenes beskaffenhet vurdere hva som kan aksepteres av utbygging på slike spredtliggende boligeiendommer. Det er en også en uskreven regel om at en garasje skal underordne seg boligen både i størrelse og utforming. Helse- og miljøkonsekvenser Tiltaket vil ikke innebære samfunnsmessige helse eller miljøkonsekvenser. Økonomi Tiltaket vil ikke innebære samfunnsmessige økonomiske fordeler av betydning. Administrasjonens vurdering Den omsøkte garasjen vil få en utforming og plassering som ikke vil være til sjenanse for tilliggende naboer. Bygningen vil bli ca 5 meter til gesims og har en full andre etasje. Bygningen vil fremstå som en normal driftsbygning i landbruket og vil ha et gårdspreg. Den nye garasjen vil ikke forringe kulturlandskapet i området. Eiendommen ligger inntil Glomma, men tiltaket vil ikke stikke seg ut fra annen bebygning i området og det er kun taket som vil være synlig fra vannet. Taket må være i ikke reflekterende materiale som en følge av det kulturelle landskapet og nærheten til Glomma. Det legges vekt på at dette tiltaket slik sett ikke er til sjenanse i kulturlandskapet. Plasseringen vil føre seg inn i rekken med eksisterende bebyggelse som låver og driftsbygninger. Ansvarlig søker argumenterer videre med at det er kostnadsmessig riktig å utnytte loftsetasjen som lagerrrom, noe kommunen for så vidt ikke har noen innvendig mot, men det teller i negativ retning for sakens vedkommende da det i fremtiden kan bli misbrukt som leilghetet eller lignende for det tilfelle at eiendommens skulle overdras til en tredjepart. Trafikken forbi nærmeste nabo vil være der selv uten en slik lastebil og båtgarasje. Side 5 av 18
Sak 46/14 En garasje vil gi en mer ryddighet på tomten i og med at lastebil og båt kan gjemmes i en bygning. Dette anser kommunen som viktig både for naboer og for det estetiske inntrykket av kulturlandskapet sett opp i mot en plasthall som benyttes i dag. Tomten er av en slik størrelse at den ikke vil bli nedbygd som en følge av oppføring av garasjen, og bygget vil heller ikke fremstå som uvanlig eller eget på eiendommen. Det skal også nevnes at en slik bygning vil gi Nyborg bedre arbeidsforhold ettersom lastebilen vil være beskyttet mot vær og vind, samt tyveri. Administrasjonen legger særlig vekt på at det er utrykkelig nevnt at bygget vil bli brukt til hobby virksomhet og at det på ingen måte skal drives næring fra garasjen. Samlet sett er administrasjonen av den oppfatning at det er en overvekt av positive grunner som tilser at en dispensajon bør gis, da det er tale om et tiltak som er til liten sjenanse for andre og kulturlandskapet samt som eiendommen er såpass stor at den bærer et visst gårdspreg og at det er estetisk og økonomisk forsvarlig å plassere båt og lastebiler innendørs. Side 6 av 18
OPPNEVNING AV STEDFORTREDER FOR BARNEVERNLEDER Saksbehandler: Anne Sofie Andersen Arkiv: 411 Arkivsaksnr.: 14/1591 Saksnr.: Utvalg Møtedato 47/14 Formannskapet 10.09.2014 / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Heidi Gevoll oppnevnes som stedfortreder for barnevernleder f.o.m 01.09.2014. 2. Stedfortrederansvaret gjelder oppgaver og ansvar som beskrevet i Lov om barneverntjenester i tillegg til å ivareta øvrige lederansvar i henhold til Rådmannens administrative delegasjonsreglement ved barnevernleders fravær. Vedlegg Ingen Bakgrunn I hver kommune skal barnevernet ha en administrasjon med en leder som har ansvar for oppgaver etter barnevernloven. Kommunestyret oppnevnte i sak 55/12 6. desember 2012 Ann Kristin Olsson som barnevernleder etter administrativ ansettelsesprosess, samt Lill Merethe Hansen som nestleder/stedfortreder. Stedfortreder er nå innvilget omsorgspermisjon for en lengre periode, og etter hennes eget ønske ber hun om at det på varig basis utnevnes ny stedfortreder. Andre faktaopplysninger Stedfortrederansvaret gjelder oppgaver og ansvar som beskrevet i Lov om barneverntjenester i tillegg til å ivareta øvrige lederoppgaver ved barnevernleders fravær. Stedfortreder for enhetsledere i Rakkestad kommune har dessuten ansvar og oppgaver i enhetsleders fravær i henhold til Rådmannens administrative delegasjonsreglement. Enhet barneverntjeneste er en enhet hvor det av flere hensyn er viktig å skape forutsigbar og stabil drift. Avgjørende for dette er stabilt tilstedeværende ledelse. Det foreslås at barnevernkonsulent Heidi Gevoll fra 01.09.2014 oppnevnes som stedfortreder for barnevernleder i dennes fravær. Heidi Gevoll er sosiomom med tilleggsutdanning. Hun har arbeidserfaring innen sosialtjenester generelt fra 1999, innen barneverntjenester spesielt fra 2007, og hun har vært ansatt i Rakkestad kommune siden januar 2014. Hun er godt personlig egnet for både ansvar og oppgaver. Økonomi Barnevernleders stedfortreder mottar et årlig funksjonstillegg for sitt meransvar. Pr. dato er funksjonstillegget kr. 10.000. Side 7 av 18
Sak 47/14 Alle funksjonstillegg er gjenstand for forhandling under årets lokale lønnsoppgjør. Side 8 av 18
LYNGRABBEN OMSORGSBOLIGER - SALG Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 613 Arkivsaksnr.: 14/1108 Saksnr.: Utvalg Møtedato 48/14 Formannskapet 10.09.2014 / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar å selge Lyngrabben utleieboliger i 2014. Salget skjer som ledd i å realisere budsjettet og økonomiplanen sine målsettinger om avhendelse av eiendommer og aktiva for å reise egenkapital til spesielt skole- og sykehjemsutbyggingene i 2014 2017. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Rakkestad kommunestyre har i budsjettet 2014 og økonomiplanen 2014 2017 vedtatt salg av eiendommer og andre aktiva som følger: År, 2014 2015 2016 2017 Salg av eiendommer og andre eiendeler, 13 700 8 000 7 500 5 000 Sum, 13 700 8 000 7 500 5 000 Tall i hele hundre tusen. I 2014 er salg av aktiva budsjettert til 13,7 millioner kroner. Totalt er det beregnet at tiltaket vil innbringe 34,2 millioner kroner i 2014 2017. Det utgjør 10,3 prosent av investeringsrammen som er på kr. 331 840 000 fram til 2017. Salgsinntektene er tenkt brukt til å finansiere investeringsaktivitet først og fremst de store skole- og sykehjemsutbyggingene i økonomiplanperioden. Selvsagt er det en ambisiøs målsetting å avhende aktiva i denne størrelsesorden. På den annen side er det påkrevet for å realisere investeringsplanene i en helhet. Uten egenkapital i den aktuelle størrelsesorden, bør investeringsnivået reduseres betydelig. Tiltak 2014 Gjennom våren og sommeren, er det arbeidet for å oppfylle budsjettets forutsetninger for salg av eiendommer og andre aktiva. Side 9 av 18
Sak 48/14 I dag ligger fem enkeltleiligheter i Bygdetunet Borettslag an til å bli avhendet i løpet av året. Det gir kommunen inntekter på 5,5 6,0 millioner kroner i 2014. Disse tiltakene er innen rådmannen sine delegasjonsfullmakter på det aktuelle området. Salget er et driftsmessig nullspill for kommunen idet leieutgifter på enhetene er like store som leieinntektene. På den finansielle side reiser avhendelsen egenkapital til investeringene, og dermed relativt sett lavere renter og avdragsutgifter på alternativ kapital/lån til formålet. Leietakerne er tilbudt annen kommunal bolig. Av andre mulige avhendingsobjekter, har Lyngrabben utleieboliger etter hvert utpekt seg som mest aktuelt å gjennomføre på kortere sikt. Ifølge takst av «Prosjekt Forum AS», ligger salgssum for disse leilighetene på omkring 8,5 millioner kroner. For Rakkestad kommune, har altså Lyngrabben utleieboliger og leilighetene i Bygdetunet borettslag et inntektspotensial på 13 14 millioner kroner. Tiltakene kan realiseres i 2014. Den videre saksframstillingen redegjør for årsaker, muligheter og konsekvenser av et salg av Lyngrabben utleieboliger. Lyngrabben utleieboliger Beskrivelse Rakkestad kommune tok Lyngrabben utleieboliger i bruk i 1980 og 1983. Leilighetskomplekset er ført opp på en ca. 4,7 dekar, festet tomt, i Prestegårdsfeltet. Det neste reguleringstidspunktet for festekontrakten er i 2017. Festeavtalen utløper i 2077. Lyngrabben utleieboliger er bebygget av fire eller seks leiligheter i rekke. «Lyngrabben 5 a d» består av fire leiligheter hver med areal på ca. 65 kvadratmeter (inklusive bod), mens «Lyngrabben 6 a f» og «Lyngrabben 8 a- f» omfatter seks leiligheter hver med areal på 57 kvadratmeter (inklusive bod). Leilighetene består av «vindfang, gang, soverom, bod, vaskerom og åpen stue og kjøkkenløsning». Lyngrabben utleieboliger har til sammen seksten leiligheter. Målgruppe og bruk Rakkestad kommune etablerte Lyngrabben utleieboliger som «eldreleiligheter», men bruk går etter hvert mer i retning av ordinær utleievirksomhet til personer som selv ikke kan anskaffe seg bolig og eldre mennesker uten store hjelpebehov. Hjembaserte tjenester yter individuelle tjenester på linje med det som gis i «private hjem» til brukere i leilighetene, men boligkomplekset som sådant er ikke omfattet av ordningene med «heldøgns tjenester». Lyngrabben utleieboliger er i dette perspektivet ikke «omsorgsleiligheter», men ordinære «utleieboliger». I de siste tre- fem år, har kommunen leid ut leiligheter i dette bokomplekset til mennesker som av ulike årsaker ikke er på/kommer inn på det ordinære boligmarkedet. Det har Side 10 av 18
Sak 48/14 resultert i uorden og uro i nærmiljøet, og frykt og konflikt med naboer og det øvrige boligområdet. Rakkestad kommune har brukt store ressurser på å rydde om i disse forholdene det siste halve året. Det vises til rapporter til politisk nivå på dette punkt gjennom hele 2014. Rådmannen mener at Lyngrabben utleieboliger pr. 1.9.14 er stabilisert. Lyngrabben utleieboliger egner seg med sin beliggenhet i et boligområde utenfor sentrumskjernen ikke spesielt godt verken som «omsorgsboliger» eller «utleieleiligheter». Slik anlegg er på mange måter en sentrumsfunksjon med nærhet til alle private og offentlige tjeneste- og servicetilbud. Det er en av de viktigste erfaringene kommunen har høstet i «Lyngrabbenprosessen» i de siste åtte ti måneder. Av den grunn kan kommunen avhende leilighetene, og etter hvert bygge opp nye tilbud til brukergruppene i de områdene som passer bedre. Standard Lyngrabben utleieboliger er nå over tretti år gammel, og er svært slitt som en følge av et sparsomt vedlikehold og en til dels meget hard bruk over lang tid. Det er påkrevet med større rehabiliteringer av og påkostninger på bygningsmassen for å gjenoppbygge attraktive og tidsmessige leiligheter. «Prosjekt Forum AS» stipulerer på det aktuelle grunnlaget markedsverdien av leilighetene til ca. kr. 8 500 000, mens de normale byggekostnadene på et slikt anlegg er anslått til ca. kr. 20 900 000. Det illustrerer med stor tydelighet standard på boligkomplekset i dag. At leilighetene er nedslitte og dessuten ikke spesielt godt egnet til kommunens utleievirksomhet, trekker sånn som rådmannen ser det i den samme retning. Rakkestad kommune bør realisere bygningsmassen, og reinvestere salgssum i anlegg som lokalsamfunnet trenger og er avhengig av i framtiden. De største tiltakene på investeringsprogrammet 2014 2017 er skole- og sykehjemsutbyggingene. Økonomi Lyngrabben utleieboliger ble som sagt bygget i 1980 og 1983. Rakkestad kommune finansierte tiltaket over sitt budsjett med egenkapital, tilskuddsordninger som gjaldt den gang og låneopptak. Alle vilkår for tilskudd er oppfylt. Som en konsekvens av tiden som har gått, er også lån som ble tatt opp til formålet selv om låneporteføljen flere ganger er refinansiert og omstrukturert nedbetalt. Det er dermed i dag ikke finansielle betingelser som hindrer eller påkaller spesielle virkemidler for at et salg av leilighetene skal kunne finne sted. Lyngrabben utleieboliger omfatter til sammen 16 leiligheter. Husleie varierer mellom kr. 4 200 og kr. 5 235 pr. enhet pr. måned. Det gir et «brutto leiepotensial» på kr. 823 860 i dette boligkomplekset. All den tid Rakkestad kommune gjennomførte «gjengs husleie» i sin boligmasse for seks år siden, tar den allerede ut «markedsinntekter» på det aktuelle området. Noe mer er ikke å hente ut uten at er legitimert i standardhevinger eller påkostninger på leilighetene. Side 11 av 18
Sak 48/14 Den reelle leie er på grunn av kapasitetsutnyttelse alltid lavere enn maksimalt inntektspotensial. I de siste årene har leieinntektene er i gjennomsnitt beløpt seg til ca. kr. 700 000 pr. år. Rakkestad kommunes netto driftsutgifter på «Lyngrabbenleilighetene» er bestemt av det generelle drifts- og vedlikeholdsnivå på boligmassen og i de siste årene ikke minst av den bruk som er av de forskjellige leilighetene. Disse momentene trekker i hver sin retning. Lite ressurser er satt av til en planmessig ivaretakelse av eiendommen, mens relativt mer penger har gått med til reparasjoner på enkelte enheter. Rådmannen stipulerer de årlige drifts- og vedlikeholdsutgiftene på Lyngrabben utleieboliger til kr. 200 000 kr. 250 000 pr. termin slik at eiendommen altså har generert netto inntekter på ca. kr. 500 000 til finansiering av annen kommunal virksomhet hvert år. Ved et salg av leilighetene, faller dette bidraget bort. På den annen side reiser en avhendelse egenkapital til dekning av investeringer der låneopptak er den alternative finansieringskilde. Det styrker driftsbudsjettet med kr. 550 000 til kr. 600 000. I tillegg blir drifts- og vedlikeholdsutgiftene på «Lyngrabbenleilighetene» - kr. 200 000 kr. 250 000 pr. år eliminert. Rådmannen konkluderer på disse forutsetninger med at Rakkestad kommune styrker sin økonomiske balanse med kr. 200 000 kr. 300 000 pr. år ved å selge Lyngrabben utleieboliger. Andre konsekvenser Rakkestad kommune har siden nyttår trappet ned sin utleie av «Lyngrabbenleilighetene». Bare ti av seksten enheter er nå bebodd. Gjenværende leieforhold fungerer tilfredsstillende. De «vanskelige» leieavtalene har blitt avsluttet i løpet av det siste halve året. Lyngrabben utleieboliger er dermed i kommunens øyne stabilisert til sitt formål jf. pkt. «Målgruppe og bruk» (ordinære utleieleiligheter). Rådmannen mener at kommune bør avhende «Lyngrabbenkomplekset» til private investorer som kan rehabilitere enhetene og utvikle dem videre som boliger. For Rakkestad kommune sitt formål egner de seg ikke lenger spesielt godt verken som ordinære utleieleiligheter eller omsorgsboliger (pkt. «Målgruppe og bruk» ovenfor). Bygningsmassen er i tillegg nedslitt, og trenger omfattende rehabiliteringer og påkostninger for å bli attraktive på boligmarkedet. Når Rakkestad kommune sin posisjon er som beskrevet, blir alternativet å selge eiendommen til andre interessenter. Lyngrabben utleieboliger kan avhendes med de husleieavtalene som for tiden løper på leilighetene. En ny eier kan forlange andre leievilkår først når det er begrunnet i påkostninger og standardhevinger på boligene. På dette punktet er det ikke noen forskjell på hvordan kommunen og private investorer opptrer. Hvis leietakere fortsatt ønsker et kommunalt leieforhold, er det fullt mulig. Rakkestad kommune leier i så fall enkeltleiligheter, og framleier dem til de som måtte være interessert i det. Side 12 av 18
Sak 48/14 Som nevnt er det ikke noen «heldøgns kommunale tilbud» knyttet til de aktuelle leilighetene. Det innebærer at de fungerer som «ordinære utleieleiligheter». Leietakere kan søke andre kommunale tilbud når de ønsker det eller situasjonen for øvrig tilsier det. Nye utleieboliger Rakkestad kommune har ikke noe tilbud under konkret planlegging eller etablering til erstatning for Lyngrabben utleieboliger, men det spørsmålet vil avklare seg i høst når kommunestyret fastsetter innholdet og utformingen av det framtidige omsorgsbolig- og sykehjemstilbudet. Rådmannen viser til denne saken. Uansett bør tiltaket ikke skape noe ytterligere press på kommunens utleieleiligheter og omsorgsboliger jf. punktene «Målgruppe og bruk» og «Andre konsekvenser». For øvrig gjentar rådmannen at salgssum på bygningsmasse går med til å finansiere investeringene i 2014 2017 som i hovedsak er skolebygg, omsorgsboliger og sykehjem. Prosjektet er med andre ord nødvendig også av finansielle strategiske årsaker. Rådmannens vurderinger Rådmannen viser til sin saksframstilling og tilrår kommunestyret å legge Lyngrabben utleieboliger ut for salg i 2014. Det er gjort sonderinger i den siste tiden og også blant lokale investorer er interessen for bygningsmassen absolutt til stede. Salgsframstøt blir gjort i større målestokk enn lokalmarkedet. En avhendelse tenkes gjennomført med egne krefter og eksterne megler- og advokatressurser. Med salg av Lyngrabben utleieboliger og fire leiligheter i Bygdetunet Borettslag, bør Rakkestad kommune realisere budsjetterte salgsinntekter for eiendommer og andre aktiva (13,7 millioner kroner) i 2014. Side 13 av 18
HARLEMHAUGEN BOLIGOMRÅDE - 2014 Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: L81 Arkivsaksnr.: 14/1636 Saksnr.: Utvalg Møtedato 49/14 Formannskapet 10.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet tar saken til orientering. Vedlegg Ingen Bakgrunn Ifølge budsjett og økonomiplan skal kommunestyret vedta reguleringsplan for Harlemhaugen Boligområde innen utgangen av 2014. Rakkestad kommune utarbeider i øyeblikket forslag til områdereguleringsplan for Harlemhaugen Boligområde jf. vedtak av «det faste utvalg for plansaker/formannskapet». Faveo Prosjektledelse AS ble i fjor høst engasjert som arkitekt på prosjektet, og har nå levert det første utkastet til plan. I sitt neste møte kan det faste utvalg for plansaker/formannskapet realitetsbehandle planforslaget, og legge det ut til offentlig ettersyn lokalt og hos regionale og sentrale, statlige myndigheter. Arkitekten har bedt om avklaringer på noen enkeltpunkter i planforslaget, og kommunen bør gjøre disse før det legges ut på høring. Det er både arbeids- og tidsbesparende. Avklaringene er: - Om alle veier skal være offentlige. - Om det skal være rundkjøringsmulighet i feltet det vil si forbindelse V 1 og V 2 i nord. - Om det skal være «snarvei» mellom nytt boligområde og Kirkengfeltet. - Plangrense er nå tilpasset eksisterende lysløype i sørøst (stiplet inn). Planen kan utvides sørover fra B 7 for å få med forbindelse mellom eksisterende og ny lysløypetrase. - Det kan være fornuftig å flytte ny vei ved tomtegrensen gnr. 114, bnr. 21. Rådmannen arbeider nå med disse spørsmål. Fast utvalg for plansaker/formannskapet informeres herved om prosessen og opplegget i saken, og kan samtidig uttrykke sine synspunkter på de prioriteringene som må gjøres i prosjektet. Rådmannen mener det er arbeids- og tidsbesparende for saken i en helhet. Kommunestyret kan egengodkjenne reguleringsplanen for Harlemhaugen Boligområde i første møte i 2015. Side 14 av 18
Sak 49/14 Andre opplysninger Geotekniker har i sommer undersøkt og avklart grunnforholdene i boligområdet uten at det er avdekket spesielt vanskeligheter i grunnen på stedet. Harlemhaugen Boligområde er i dag en del av dyrket mark, og i disse dager blir årets kornavling høstet. Fylkeskonservatoren starter snart med arkeologiske registreringer i reguleringsområdet. Den endelige arkeologiske rapport foreligger neppe før saken legges ut til offentlig ettersyn. I denne fase av saksbehandlingen må det derfor tas forbehold om resultatene av de arkeologiske undersøkelsene. Denne framgangsmåte gjør at Rakkestad kommune tilnærmelsesvis kan ferdigstille planen sånn som det ble lagt opp til høsten 2014. Side 15 av 18
VALG AV VARAMEDLEM TIL FORMANNSKAPET, ADMINISTRASJONSUTVALGET OG KULTUR- OG OPPVEKSTUVALGET Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1617 Saksnr.: Utvalg Møtedato 50/14 Formannskapet 10.09.2014 / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Som nytt varamedlem til Formannskapet/Administrasjonsuvalget og Kultur- og oppvekstutvalget velges Vedlegg Ingen. Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 22/14 fritak for Ronnie Andre Havaas Markussen fra sitt verv som medlem i Kommunestyret og medlem i Kontrollutvalget grunnet flytting fra kommunen. Hans Jørgen Fagereng rykket opp som medlem for Fremskrittpartiet i Kommunestyret og Knut Ruud fra Høyre ble valgt som nytt medlem til Kontrollutvalget. Hjemmel Kommunelovens 77, nr. 2. Kommunestyret fatter vedtak i saken. Administrasjonens vurdering Knut Ruud (H) er varamedlem til Formannskapet/Administrasjonsutvalget og Kultur- og oppvekstutvalget. Jf. kommunelovens 77, nr. 2. kan han som medlem av Kontrollutvalget ikke lenger være varamedlem og det må gjennomføres nytt valg. Side 16 av 18
HELHETLIG RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE (ROS) FOR RAKKESTAD KOMMUNE - HØRINGSUTKAST Saksbehandler: Jon Ådalen Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 13/1654 Saksnr.: Utvalg Møtedato 51/14 Formannskapet 10.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak 1. Utkast til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) sendes høringsinstanser som foreslått i vedlagte oversikt. 2. Saken behandles deretter i formannskap og kommunestyre. Vedlegg 1. Helhetlig ROS-analyse Rakkestad kommune 2. Høringsinstanser Bakgrunn I henhold til krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt, plikter kommunen å gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS), herunder kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen og hvordan disse kan påvirke kommunen. Fylkesmannen i Østfold gjennomførte tilsyn med Rakkestad kommune 12.6.2012 etter forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet avgrenset seg til å omfatte forskriftens 2, Helhetlig risiko- og sårbaranalyse (ROS). Rapporten fra fylkesmannen etter tilsynet, avdekket at Rakkestad kommunes ROS-analyse av 2009 ikke var omfattende nok til å tilfredsstille kravene i forskriften til helhetlig ROSanalyse. Fylkesmannen konstaterte også avvik når det gjelder befolkningsvarsling og evakuering. Rakkestad kommune søkte Fylkesmannen i 2013 om skjønnsmidler til fornyingsprosjekter, og fikk bl.a. tildelt 150 000 kr til gjennomføring av en helhetlig ROS-analyse for Rakkestad kommune. I den forbindelse ble det sendt tilbudsforespørsel om rådgivning til tre konsulentfirmaer, hvor firmaet Norconsult AS ble antatt. Norconsult AS har i nært samarbeid med aktører i Rakkestad kommune, gjennomført en helhetlig ROS-analyse. Prosjektet ble gjennomført i perioden fra desember 2013 til juni 2014. Den helhetlige ROS- analysen bygger på tidligere overordnet ROS-analyse for Rakkestad kommune. I arbeidet med ny helhetlig ROS-analyse har kommunen kartlagt, systematisert Side 17 av 18
Sak 51/14 og vurdert sannsynligheter og konsekvenser av uønskede hendelser, og hvordan disse kan påvirke kommunen og dens tjenester. Plasseringer av hendelser i en risikomatrise innebærer at kommunen tar stilling til (ytrer seg) om risikoforhold i kommunen slik at nødvendige tiltak blir identifisert og prioritert. En ferdig ROS-analyse er således et levende styringsdokument. Den danner derfor grunnlaget for det videre arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i Rakkestad kommune. Analysen er utført på et overordnet nivå. Derfor må de ulike kommunale sektorene følge opp denne ROS-analysen gjennom sitt daglige arbeid med egne risikovurderinger og risikostyring. Dette innebærer å utarbeide ROS-analyser for sitt virksomhetsområde og å forebygge uønskede hendelser gjennom internt planverk, arbeidsinstrukser og ivaretakelse av en god sikkerhetskultur. Side 18 av 18