ROADMAP 2014 Neste versjon av Proplan Attføring Proplan Attføring Brukerkonferanse 2013
Agenda 1. Bakgrunn - Styringsgruppen -Styringsgruppens kravspesifikasjon - Proplans løsning 2. Presentasjon av løsningsbeskrivelser for prioriterte områder -Prosessstøtte Arbeidsbenken -Personalsystem for egne ansatte -Rapportering equass og benchmarking -Bedriftsregister og jobbmatching 3. Realisering
Bakgrunn
Etablert 15.mars 2011
Proplans svar på styringsgruppens kravspesifikasjon for fremtidens attføringsløsning 21.09 2012 NHO Oslo, 21.september 2012
Om løsningsbeskrivelsen 4. prioriterte hovedområder -Prosessstøtte Arbeidsbenken -Personalsystem for egne ansatte -Rapportering equass og benchmarking -Bedriftsregister og jobbmatching
Løsningsbeskrivelser
Prosessstøtte Arbeidsbenken Behov Sikre at tiltak gjennomføres i henhold til NAVs kravspesifikasjon og krav i EQUASS kravspesifikasjon samt sikre mer effektive arbeidsprosesser. Overordnet løsningsbeskrivelse På Arbeidsbenken i Proplan Attføring vil den enkelt bruker av systemet finne sine daglige oppgaver knyttet til sine deltakere. På en enkel måte vil oppgavene lede brukeren inn i egne skjermbilder eller dokumenter som er knyttet til ulike faser i tiltaksgjennomføringen. Det vil være ulike oppgaver som knyttes til ulike tiltakstyper og faser i tiltaket. Hver oppgave vil brytes ned i ulike oppgavetrinn. Arbeidsbenken vil gi den enkelte bruker oversikt over oppgaver som genereres automatisk av systemet og oppgaver som den enkelte bruker selv kan opprette.
Prosessstøtte Arbeidsbenken Gevinster Bedre kvalitet på attføringsløpet, lik kvalitet i hele organisasjonen og mer effektive arbeidsprosesser. Raskere opplæring og lavere brukerterskel. Oversikt og og kontroll av hvilke ansatte som er à jour med sine oppgaver til en hver tid. Bedre innsamling av equass og Benchmarking målelparametre ved at dette legges inn som obligatoriske oppgavetrinn. Mer fornøyde medarbeidere. Bedre kontroll på arbeidsdagen og mindre stress på de ansatte.
Proplan Attføring Arbeidsbenken
Arbeidsbenken Når en medarbeider logger seg på systemet skal man komme inn i ett skjermbilde kalt Arbeidsbenken. Finne sine daglige oppgaver Ved å klikke på oppgave blir man ført til skjermbilder, dokumenter eller rapporter. Oppgavene er knyttet til ulike faser i tiltaksgjennomføringen
Arbeidsbenken Ved hjelp av forhåndsdefinerte oppgaver knyttet til de ulike fasene i tiltaksløpet, vil man på en bedre måte sikre at oppfølgingen av deltakerne: Blir utført til riktig tid Medarbeider kan planlegge oppfølgingen på en best mulig måte.
Arbeidsbenken Systemet genererer oppgavene Det vil være ulike oppgaver som knyttes til ulike tiltakstyper og faser i tiltaket. Hver oppgave vil brytes ned i ulike oppgavetrinn.
Arbeidsbenken Eksempler på oppgaver er: Registrering ny deltaker Tiltaksoppfølging Handlingsplanlegging Registrere CV Gjennomføre Oppfølgingssamtaler/samarbeidssamtaler Underveisrapportering Sluttrapportering
LØSNINGEN
Arbeidsbenken Metoden for prosesstyring er bygd opp rundt Oppgaver og Oppgavetrinn. En oppgave vil kunne inneholde flere oppgavetrinn. En oppgave er med andre ord en samling av en eller flere oppgavetrinn.
Arbeidsbenken En oppgave kan være knyttet til en eller flere tiltakstyper. Frister for gjennomføringen av oppgaver vil være med utgangspunkt i en dato på tiltaket, enten startdato eller sluttdato. I definisjonen av oppgavetrinnet kan man bestemme hvilken rolle for eksempel Veileder, som er ansvarlig for oppgavetrinnet. I definisjonen av oppgavetrinnet kan man også spesifisere fristen for når oppgavetrinnet skal være utført. Det vil være antall dager før eller etter startdato eller sluttdato på tiltaket. I definisjonen av oppgavetrinnet kan man også knytte oppgavetrinnet mot ett skjermbilde, en dokumentmal eller en rapport.
Proplan Attføring Personalsystem for egne ansatte
Personalsystem for egne ansatte Behov Det er et ønske om å kunne bruke Proplan Attføring som et personaldatasystem også for ordinært ansatte. På samme måte som det defineres et sett med arbeidsprosesser knyttet til tiltaksgjennomføringen, må det defineres et sett med arbeidsprosesser knyttet til et ansettelsesløp for en ordinært ansatt. Gjennom å utføre disse arbeidsoppgavene skal det være mulig å ta ut årlig rapport over gjennomførte medarbeidersamtaler, kompetanseutvikling og opplæring ihht equass-krav, ta ut oversikt over samlet kompetanse til ansatte, ta ut rapport om kompetanseønsker, ta ut rapport om gjennomførte dialogmøter mm.
Personalsystem for egne ansatte Løsning På samme måte som man definerer oppgaver og oppgavetrinn knyttet til deltakere på tiltak og oppfølgingen av disse, vil et personalsystem for egne ansatte bruke arbeidsbenken som verktøy for daglige /periodiske oppfølginger av egne ansatte. Noen oppgaver blir generert automatisk av systemet, mens andre vil kunne legges til manuelt av den enkelte ansatte. Det vil være noen oppgaver som vil felles for alle bedrifter, mens andre oppgaver vil bli definert av den enkelte bedrift. Peronalsystemet vil inneholde opplysninger om oppgaver, huskeliste, kompetanse, journaler, dokumenter samt oversikt over egne deltakere. Gevinster Bedre kvalitet på personaloppfølging i egen bedrift. Felles personalsystem, integrert løsning.
Rapportering, equass og Benchmarking Behov Effektivt rapportere på Equass og Benchmarking måleparametre samt i henhold til krav fra NAV NAV har de senere årene stilt stadig større krav til rapportering. I tillegg til refusjonskravene inkluderer dette blant annet rapportering av oppstart, forlengelse og slutt, rapportering på sluttårsaker, rapportering av prosent leverte sluttrapporter pr måned mm. I tillegg skal det rapporteres til Attføringsbedriftene og ASVL på 13 indikatorer som en del av et nasjonalt benchmarking-prosjekt, samt noen bedrifter rapporterer til Indikator-prosjektet. I tillegg til det stiller EQUASS krav til at man tar ut rapporter på antall mål oppnådd, kompetanseheving mm. Et personalsystem/saksbehandlingssystem må derfor ha gode muligheter til uttak av rapporter og statistikker fra systemet.
Rapportering, equass og Benchmarking Løsningsbeskrivelse Proplan Attføring (PAT) skal dekke behovet den enkelte attføringsbedrift har for rapportering og innelevering av statistikker til NAV og Attføringsbedriftene. Dette gjelder også innlevering av refusjonskrav. Dette skal være lett tilgjengelig rapporter som kan startes via menyvalg eller direkte fra definerte oppgavetrinn. I noen tilfeller vil det kreve at systemet legger til nye parametre eller indikatorer. For at det skal kunne skje optimalt er en selvfølge at det opprettes forum som utveksler slik informasjon. I forhold til kravspesifikasjonen er det i de fleste tilfeller snakk om kun små justeringer på dagens rapporter. I tillegg til dette vil det være mulig ved hjelp av transaksjonstabeller å trekke ut data ut fra egne behov. Gevinster Tilfredstille til en hver tid krav fra NAV, equass og Indikator Tidsbesparende, økt kvalitet
Bedriftsregisteret. Behov Bedriftsregisteret skal fungere som et funksjonelt verktøy for å holde oversikt over aktuelle hospiteringsbedrifter, hospiteringshistorikk og bedrifter hvor deltakere blir formidlet. Felles vil det være å finne igjen deltakere som er på hospitering og deltakere som er i fast jobb. Både sett fra attføringsbedriften og fra samarbeidsbedrift er det et behov for å matche bedriftens ønsker om kvalifikasjoner på deltaker knyttet mot deltakerens ønsker om type jobb/hospiteringsplass.
Bedriftsregisteret. Løsning Etablere ny og utvide eksisterende funksjonalitet som beskriver jobbønsker og jobbtilbud. Funksjonalitet som sørger for at man holder god oversikt over kontakten man har med bedriften om deltakere og avtaler som inngås. Bedriftsregisteret skal også dekke behovet man har for rapportering til NAV og Attføringsbedriftene. Presentasjon løsningsforslag bedriftsregisteret og jobbmatching Live demonstrasjon i Proplan Attføring Gevinster Bedre kvalitet på attføringsløpet gjennom bedre kvalitet på jobbmatching og bedrifsoppfølging. Tidbesparende. Mer effektiv arbeidsprosess.
Realisering
Realisering Nye moduler i Proplan Attføring for 2014 1. Prosessstøtte Arbeidsbenken Ny modul 2. Personalsystem for egne ansatte Ny modul Rapportering equass og benchmarking Fase 1 Bedriftsregister og jobbmatching Fase 1
Veien videre
Veien videre Proplan vil informere om nye moduler i løpet av høsten Ta hensyn til i budsjett for 2014 Kontakte kundesenter@proplan.no, eller deres kontaktperson
Sammen om fremtidens attføringsløsning