Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, 2. etasje 9. desember 2009 Fra sak: Til sak: 17/2009 21/2009 Fra kl.: Til kl.: 12.00 15.15 Følgende medlemmer møtte: Olav H. Steinland (leder) Odd Skogvold (nestleder) Karl-Otto Kaati Kjersti Dahlin Simonsen Oddny Bakke IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 09.12.09 - ELU sak 17/09 til 21/09 Side 1
Sak 17/09 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 13. oktober 2009 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 13. oktober 2009 ble gjennomgått. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 13. oktober 2009 fattet kontrollutvalget slikt : Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 13. oktober 2009 godkjennes. Sak 18/09 Kommunestyresak 96/09, anledning til protokolltilførsel. Med bakgrunn i henvendelse fra Lene Fjelldal til kommunen ved Ordfører, med kopi til kontrollutvalgets leder, behandlet kontrollutvalget angjeldende brev fra Fjelldal, korrespondanse mellom kommunen og dennes advokat, samt svarbrev fra Ordfører til Fjelldal. Det ble deretter fattet følgende Kontrollutvalget har gjennomgått henvendelsen fra Lene Fjelldal, korrespondanse med kommunens advokat og svar fra Ordfører til Fjelldal og finner ikke grunn til å forfølge saken angående påstandene om urettmessig nekting av protokolltilførsel videre. Sak 19/09 Arbeidsmiljøutvalg i Ballangen kommune Kontrollutvalget har tidligere hatt arbeid med AMU og HMS oppe til behandling i flere saker. Det har også blitt rettet henvendelser til kommunen hvor kontrollutvalget har bedt om tilbakemelding på hvordan status på dette området er. I kontrollutvalgssak 20/08 ble det orientert om at første møte i et nyopprettet AMU var avviklet. I tillegg var det ansatt en prosjektleder for HMS i en 40 % stilling. Kontrollutvalgets leder orientert om at prosjektleder for HMS nylig har sagt opp sin stilling. Kontrollutvalget ønsker å følge opp fremdriften i arbeidet med AMU og HMS i kommunen, særlig tatt i betraktning at tilsatt prosjektleder for HMS-arbeid nylig har fratrådt sin stilling. Sekretariatet orienterte om siste tilbakemeldinger fra KomRev NORD IKS om fremdrift i pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt, jfr. protokoll til sak 21/09, som omhandler kommunens arbeid med AMU og HMS. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 09.12.09 - ELU sak 17/09 til 21/09 Side 2
Kontrollutvalget foretok en grundig diskusjon av flere forhold knyttet til viktigheten av at et slikt arbeid prioriteres i kommunen, og fattet deretter slikt Sekretariatet bes rette en henvendelse til administrasjonen og be om en oppdatert tilbakemelding om hvem, i navns nevnelse, som for kommunens vedkommende innehar HMS ansvar og det løpende ansvar for kommunens AMU-arbeid. Sekretariatet bes henvende seg til administrasjonen og be om referat fra avholdte AMU-møter. Sekretariatet bes rette henvendelse til administrasjonen og be om tilbakemelding på hva kommunen har tenkt å gjøre videre med arbeidet med AMU og HMS. Sak 20/09 HMS arbeid i Ballangen kommune Sak 19/09 og 20/09 ble behandlet samtidig og det ble fattet slikt Sak 19/09 og 20/09 ble slått sammen og man viser til vedtak i sak 19/09 Sak 21/09 Eventuelt/orienteringssaker - Status forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Forvaltningsrevisjon: Sekretariatet orienterte om at de har vært i kontakt med saksbehandler i KomRev NORD for det bestilte forvaltningsprosjektet. Alt av forarbeid skal være ferdig og Kom Rev NORD IKS er klar til å sette i gang med gjennomføringen av prosjektet. Ved henvendelse til kommunen har KomRev NORD fått tilbakemelding om at kontaktperson for HMS har sagt opp på kort varsel og at ny kontaktperson er rådmannen. Det er i følge KomRev NORD IKS fra rådmannens side ytret ønske om at prosjektoppstart utsettes til februar 2010. Selskapskontroll: Vedtak fra KS sak 91/09 om plan for selskapskontroll for Ballangen kommune 2008 2011 ble referert. Vedtaket gir føringer om at kontrollutvalget prioriterer selskapskontroll av Bal Eiendom AS og Ofoten Brann IKS. Kontrollutvalget fattet deretter følgende Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 09.12.09 - ELU sak 17/09 til 21/09 Side 3
Kontrollutvalget tar orienteringen fra sekretariatet om forvaltningsrevisjon til orientering. Sekretariatet bes om å formidle til KomRev NORD om at at forvaltningsprosjektet om Kommunens arbeid med sykefravær i Ballangen kommune må prioriteres iverksatt så snart som mulig, fortrinnsvis innen utgangen av 2009. Kontrollutvalget tar kommunestyrets vedtak om selskapskontroll til etterretning. - Avtale mellom Ballangen kommune og Nikkel og Olivin AS, orientering Kontrollutvalgets leder orienterer om at det er gjort vedtak i kommunestyre om at punkt 6 i avtale mellom kommunen og Nikkel og Olivin AS skulle strykes. Dette er senere bekreftet overfor kommunestyret. Avtalen har i ettertid blitt signert uten at dette punktet er blitt slettet. Sekretariatet orienterer om at de har vært i kontakt med kommunens advokat om dette, og fått tilbakemelding om at avtalen står fast og at det ikke anses formålstjenlig å gjenoppta forhandlinger med Nikkel og Olivin AS for endring av dette punkt.. Kontrollutvalget fattet så slikt Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. - Revisjon av Ballangen kommune Vedtaket i KS sak 90/09 om revisjon av Ballangen kommune ble referert og det ble deretter fattet slikt Kontrollutvalget tar kommunestyrets vedtak til orientering og vedtar å sette evaluering av revisjonsordningen på sakskartet i løpet av første halvdel av 2010. - Kontrollutvalgets kompetanse og saksbehandling Kontrollutvalgets leder og sekretariatet orienterte om Ordførers tilbakemelding via mail av 4. desember 2009 på siste utsendte sakspapirer, og ga uttrykk for det en mener er en innblanding i kontrollutvalgets arbeid og fastsetting av sakslister som ligger utenfor Ordførers mandat. Forholdet ble diskutert i kontrollutvalget og det ble fattet slikt Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 09.12.09 - ELU sak 17/09 til 21/09 Side 4
Kontrollutvalget gir tilsvar til Ordførers mail av 4. desember 2009 med klargjøring av kompetanse og mandat. Møtet ble etter dette hevet. Ballangen, 14. desember 2009 Olav H. Steinland Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 09.12.09 - ELU sak 17/09 til 21/09 Side 5