Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks: 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Gaute Arnekleiv 73 19 92 85 14.07.2015 2015/2835-521.0 Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref. Klæbu kommune Postboks 200 7541 KLÆBU Rapport etter forvaltningskontroll - Klæbu kommune Vi viser til forvaltningskontroll i Klæbu kommune 28.5.2015 og oversender rapport over de avvik og merknader som ble registrert. Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til planen jf. varsel om kontroll av 24.03.2015 og 04.05.2015. Som det framgår av kontrollrapporten ble det registrert 7 avvik og 12 merknader. Vi ber om en redegjørelse innen 15. september d.å. for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert kommenteres. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag oppfordrer administrasjonen i Klæbu kommune å presentere kontrollrapporten for kommunestyret. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) underdirektør Kjersti Alne Solberg seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg Embetsledelse og Kommunal og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Klæbu kommune Dato rapport : 24.6.2015 Kontroll avholdt dato: 28.5.2015 Gjennomført av: Kjersti Alne Solberg, Anne Solstad, Eva Dybwad Alstad og Gaute Arnekleiv Til stede fra kommunen: Elisabeth Høyem, Knut Brauteset, Lars Håvard Tilller, Geir Ivar Sandrød, Elen Haukås Kontrollert(e) ordning(er): Produksjonstilskudd, Tilskudd til avløsning ved sykdom mv, Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK), Skogfond, Skogbrukslov med forskrifter. 1 Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte 28.5.2015 en forvaltningskontroll i Klæbu kommune på ulike tilskuddsordninger innen jord- og skogbruk. Det ble under kontrollen avdekket 7 avvik og 12 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. Kommunen har valgt å kjøpe tjenester av Trondheim kommune i tilknytning til noen tilskuddsordninger. Det er viktig at man på disse ordingene har en klar rolleavklaring slik at det ikke blir forsinkelser for søkerne. Dette er også viktig i forhold til AR5 og vedlikehold av dette, der Klæbu kommune har ansvaret. Kartene er viktige i tilskuddsforvaltningen. God kommunikasjon rundt forhold som oppdages ved behandling av produksjonstilskudd er viktige for å holde kartene oppdatert. 2 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen, samt frist for å lukke avvik: PRODUKSJONSTILSKUDD det er permene for 2013 og 2014 som er gjennomgått Avvik 1 Noen søknader er ikke fullstendig utfylt. Ved endring eller påføring av nye opplysninger i foretakets søknad etter at søknadsfristen er gått ut, må kommentarfeltet i Wespa fylles ut med hva som er endret, hvorfor og eventuelt om det er dokumentert. Det er delvis enten manglende eller mangelfulle kommentarer for bl.a. 2 søknader (august 2013).
3 Avvik fra Frist for å lukke Merknad 1 Merknad 2 Merknad 3 Rundskriv 2014-16 kap 4.1.7 Retting av feil eller uavklarte forhold i søknaden. Endring av praksis f.o.m. søknadsomgangen august 2015 feltet i Wespa skal alltid brukes. Kommunen skal aldri foreta utfylling i felt som er forbeholdt søkeren, unntatt eventuelt høyre del av side 1 når søkerens utfylling er mangelfull eller feil. Rundskriv 2014-16 kap 4.1.1; søknad må inneholde nødvendige opplysninger og ha underskrift, inneholde kontonummer søknadsdata og nødvendig dokumenter. Søknader som ikke oppfyller de formelle vilkåra skal avises. Innstempling av papirsøknader blir i liten grad gjort. I det minste må kommunens felt fylles ut med dato og signatur. Det er viktig med gode rutiner for at søknadene skal ha rett mottattdato og spesielt når søknader blir levert inn både til Klæbu og Trondheim. Under kontrollen ble det gitt eksempler på slike mangler. Saksbehandlingssystemet for produksjonstilskudd (Wespa) er ikke et godkjent arkivsystem. De fleste søknader om produksjonstilskudd finnes kun i Wespa. Derfor oppfordres det til at kommunen finner måter for å arkivere søknader om produksjonstilskudd på, som oppfyller Arkivloven. Ifølge saksbehandler ble avkorting vurdert i forbindelse med endring av dyretall etter kontroll av en eiendom. Det er viktig at slike vurderinger fremkommer som merknader på søknaden. Ved 5 % kontroll er antallet knepet ned til et minimum. Kommunen kunne med fordel kontrollert en ekstra søknad. Avkorting ved avvik mellom søknadsdata og kontrolldata (liste PT 4100A) blir vurdert av kommunen, men det er ikke blitt foretatt avkortinger så langt. Kommunen bør bli litt strengere og benytte avkorting i større grad enn i dag. Det vises til forskrift om produksjonstilskudd 13 med tilhørende rundskriv. Tilskudd til avløsning ved sykdom mv. Avvik 2 Det er ikke vedlagt «Utskrift av likning» som dokumentasjon for næringsinntekt jordbruk for de to åra som skal legges til grunn for en av de tre kontrollerte søknadene. Dette har i mellomtida blitt innhentet og levert oss på kontrolldagen. Det mangler opplysninger fra NAV om eventuelle sykepenger eller andre stønader for en av tre kontrollerte søknader. Avvik fra Forskrift om avløsning ved sykdom mv. 6, 11, 14
4 Frist for å lukke Merknad 4 Praksis endres fra og med 28.5.2015 Fødselsnummer til avløserne var ikke fylt ut på side 1 i noen av de kontrollerte søknadene. I en av søknadene var det ikke avkrysset for næringsinntekt og heller ikke ført på sykmeldingsgrad. Fylkesmannen ber kommunen være mer oppmerksom på at søknaden er fullstendig utfylt og eventuelt returnere søknaden om manglene er for store. Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i Skogbruket (NMSK) det er permene for 2013 og 2014 som er gjennomgått Avvik 3 Det er ikke gjennomført og dokumentert kontroll av tilskuddssøknader 10 % kontroll i 2014. Avvik fra Forskrift om tilskudd til Nærings og miljøtiltak i skogbruket 12. Tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet og tildelingsbrev fra Fylkesmannen til kommunene. Frist for å lukke Avviket lukkes ved å gjennomføre kontrollen fra og med 2015 Avvik 4 Underbilag mangler som dokumentasjon for tilskuddsutbetaling. Dette gjelder 2 søknader i 2013 og 1 søknad i 2014. Avvik fra Forskrift om tilskudd til Nærings og miljøtiltak i skogbruket 12. Frist for å lukke Endring og innskjerping av rutiner framover. Avvik 5 Underskrift på søknad mangler fra 3 søkere på søknader om tilskudd i 2014. Avvik fra Forskrift om tilskudd til Nærings og miljøtiltak i skogbruket Frist for å lukke Merknad 5 Merknad 6 Merknad 7 9 og 10. Avviket lukkes ved å innføre krav om underskrift, før tilskudd vedtas. Gjennomføres fra 2015. Kommunen har utarbeidet overordna retningslinjer for håndtering av NMSK midlene. Disse er fra 2010/11 og bør revideres årlig med nye tilskuddssatser og vilkår for å motta tilskudd. Fylkesmannen anbefaler at vilkår knyttes til tilskudd for å oppnå formålet med tilskudd til skogkultur som er kvalitativ skogproduksjon. Vilkår kan eksempelvis knyttes til standard for utplantingstall i Trøndelag. Kommunen bør sjekke eiendommens status for MVA plikt i ØKS mot MVA-registeret (enhetsregisteret) før utbetaling av tilskudd eventuelt skogfond. Bilagsperm. Fylkesmannen anbefaler at bilag fortsatt ligger i nummerrekkefølge (bilagsnummer), men at underbilag og eventuelt resultat av kontroll, hektes på bilag.
5 Utbetaling av Skogfond Avvik 6 Skogfondstrekk skal være mellom 4-40 % av virkets bruttoverdi. Det er ikke trukket skogfond for 2 skogeiendommer i 2013 og for en i 2014. Dette gjelder virkeskategorier som ikke er unntatt for skogfond. Avvik fra Forskrift om skogfond o.a. 5 og 6. Frist for å lukke Avviket lukkes fra og med juni 2015. Merknad 8 Skogfondstrekk. Veldig mange skogeiere trekkes 10 %. Fylkesmannen anbefaler at kommunen bidrar til å informere om de skattemessige fordelene med skogfondet og til at skogfondstrekket generelt blir høyere. Dette fordi skogfondstrekk på 10 % blir lite for å gjøre nødvendige skogkulturinvesteringer. Det anbefales at det trekkes 15-20 % av virkets bruttoverdi til skogfond. SPESIELLE MILJØTILTAK I JORDBRUKET (SMIL) 2013 og 2014 Avvik 7 Manglende dokumentasjon ved innvilging av søknader. Miljøplan trinn II er ved flere tilfeller ikke vedlagt søknad om SMIL. Eksempler på slike for år 2013 er vist under kontrollen. Avvik fra Forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket 3. Frist for å lukke Krav til vedlagt miljødokumentasjon jf revidert SMILforskrift av 17.2.2015, 6, gjennomføres fra og med dags dato. Kart og kostnadsoverslag er ofte vedlagt søknaden. Kommunens vedtak om tilskudd er ført i skjema og det er skrevet eget vedtaksbrev. Dette er bra. Merknad 9 Ny Smil-forskrift krever, jf 6, at foretaket ved søknad skal legge ved plan der miljøtiltaket beskrives og kartfestes, og der det redegjøres for målet med prosjektet. Tilskuddssats. Det er brukt 30 % tilskudd til et hydroteknisk anlegg. I møte med Bondelaget og i tiltaksstrategi står det inntill 70 % til erosjons og forurensingstiltak. Se rundskriv 7/2005 hydrotekniske tiltak inngår her som eksempel på erosjonsog forurensingstiltak. Merknad 10 I tilfeller der det anvendes redusert tilskuddsats bør dette begrunnes. Vi anbefaler også at tilskuddsatsen for beregning av tilskuddet fremgår av vedtaksbrevet til søker. Smil og naturmangfoldloven. Kommunen vurderer om det enkelte tiltak er gode
6 miljøtiltak, men har foreløpig ikke rutine for å vurdere miljøprinsippene i naturmangfoldloven 8-12. Noe blir ivaretatt ved at saker som må godkjennes jf plan og bygningsloven, blir sendt til plankontoret. Det er også samarbeid med miljøvernrådgiver. Etter at SMIL-forskrifta ble endret i år er kravet til vurdering av 8-12 kommet tydligere fram. Vurderingene skal også fremkomme i vedtaket (se rundskriv 2015-17, s 6). Merknad 11 Merknad 12 Vi anbefaler at det brukes en sjekkliste som dokumenterer hvilke miljøverdier som er registrert, evnt at det skrives ut kartbilde fra databasen der registrerte miljøverdier fremkommer, og at dokumentene lagres på saken. Vurdering av tilskudd til gammel kulturmark. Rundskrivet sier at: Gammel kulturmark er arealer med vegetasjon av utformet av slått, beiting, styving, brenning eller andre driftsformer gjennom en lang periode, ofte uten tilførsel av gjødsel og med et plante og dyreliv som skiller seg fra det som ellers kan være vanlig i området. Viktig at en gjør en vurdering av arealene i saker der det innvilges tillskudd til restaurering av gammel kulturmark. Dokumenter som bekrefter gammel kulturmark bør lagres på saken. Utbetaling. Kommunen har dokumentert at anmodning om utbetaling er mottatt og at sluttregnskapet er godkjent. Kopi av anmodning om utbetaling samt regnskap med bilag ligger ikke i saksmappa. Jf 7 skal tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning om utbetaling fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet. Kommunen har rutine for sluttgodkjenning føres i mange tilfeller i skjema. Forslag til rutine regnskapsgodkjenning: kopi av regnskapsbillag lagres på saken, sammen med godkjenning av regnskapet. Forslag til framgangsmåte for skriftlig anmodning om utbetaling: lag et skjema for skriftlig anmodning om delutbetaling/sluttutbetaling som søker fyller ut ved avkrysning og underskrift. List opp krav til vedlegg i skjema (regnskapsbillag, timeliste eget arbeid, eventuelt bilde av gjennomført tiltak osv.) for å sikre at alle vedlegg blir med.
7 3 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom vårt tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at det ikke bør gå mer enn 7 år mellom hver forvaltningskontroll. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 4 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble, i tillegg til samtaler pr telefon, varslet på e-post 24.3.2015 og 4.5.2015. Kontrollen startet med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen. Deltakerne fra Fylkesmannen gikk gjennom dokumentasjonen og hadde også egne intervju med aktuelle saksbehandlere. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. 5 Generelt om kommunen Fylkesmannen gjennomførte en tilsvarende kontroll i Klæbu i 2010. Det ble den gang avdekket 4 avvik og 9 merknader. Klæbu kommune er den 3. minste landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Innen skogbruk er kommunen liten målt etter areal, men har bra skogbruksaktivitet og er den 11. største når det kommer til avvirkning. I 2014 forvaltet Klæbu kommune kr 6 060 372,- gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 6 Avsluttende kommentarer Saksbehandlerne i kommunen følger godt med på hva som skjer i kommunen og har god oversikt over jord- og skogbrukerne i kommunen. På skogsida har kommunen relativt få eiendommer og en moderat mengde tilskudds- og skogfondssaker. Kommunen som skogbruksmyndighet har tilsynsansvar for en rekke bestemmelser. Med generelt høy aktivitet er det viktig at kommunen som skogbruksmyndighet er synlig og bruker de virkemidler som ligger i lov og forskrifter der det er nødvendig. Kommunen har behandlet saker om vegvedlikehold på en utmerket måte. Kommunen følger med ett unntak, veldig godt opp de lovpålagte kontrolloppgavene knyttet til skogforyngelse. Kommunen har benyttet Fylkesmannen i saker som angår kommunens egen skogeiendom i tilskuddssaker. At kommunen i en periode hadde sykmeldinger/vakanser mellom 2013 og 2014 er synlig gjennom noe mangelfull dokumentasjon i tilskuddssakene.
På jordsida har kommunen valgt å kjøpe tjenester fra Trondheim kommune på noen tilskuddsordninger. Innleid saksbehandler på produksjonstilskudd og tilskudd til avløsing ved sykdom mv. har god oversikt over søkerne og god kjennskap til regelverket. 8